16. Sitzung Orga BuFaK WiSo 2020

Protokoll

Start: 17:05 Uhr

Anwesende: 

Anne Rübe

Caro Schmucki

Caro Spitzi

Lisa Kästner

Anselm Naake

Max Schönberg

Niklas Dicks

Paul (Gast)

Elisa

Abgemeldet: 

Florian Guhr

Hendrik Zobel

Sebastian Marinov

TOP 0 Berichte

0.1 Allgemeines

• Nix neues

0.2 Finanzen + Sponsoring

To Do vom 19.03.: BMBF Antrag

• Elisa: Es kam ein Fragen auf was die Unterkunft und Verpflegung angeht. Wir hatten mehr als doppelt so hohe kosten was die Posten angeht. Das geht zwar schon in Richtung Logistik aber ist heute hier auch wichtig.

• Spitzi: in dem angebot der enso steht aktuell drin, dass samstag mit drin. Aber ich habe auch an andere kontakte für samstag angefragt. Im bmbf antrag haben wir mit den 10€ gerechnet. Jetzt hatte Anne aber ja die Regelungen was das nichteinhalten der Kalkulation angeht. Und 6€ oder 10€ sind eine schwankung von mehr als 10%.

• Elisa: das war auch das was ich mit Niklas besprochen habe. Das 24h Buffet ist ja gar nicht berücksichtigt. Deswegen würde ich das Enso angebot nehmen und dazu die Getränke und Snacks während der Konferenz. Gestern über Ratsverteiler den antrag von Hohnhein bekommen. Liegen unter verpflegung aber über Unterkunft. 

• Spitzi: ich hab die daten und zahlen damals an hendrik geschickt und da waren auch Zahlen für das Buffet dabei. 

• Niklas: Muss untergegangen sein, ich hab davon noch nichts gehört. Aber elisa so wichtig war das doch jetzt nicht oder? Wenn das 24h büffet dann mit drin ist gleicht sich das dann aus. Hab mit elisa heute telefoniert und verpflegungstechnisch passt das aber über unterkunft müssen wir nochmal reden.

• Nikla: Wir haben mal darüber diskutiert bettwäsche und handtücher wegzulassen. Aber elisa war darüber eher geschockt, weil das vielleicht zu chaos kommen könnte. Ist das aktuelle angebot über 12000€ mit oder ohne die sachen war.

• Rike: guckt nach

• Elisa: Wir hatten mehrfach das problem, dass wenn gesagt wurde, dass handtücher mitgebracht werden sollte diese nicht mitgebracht wurden. Und das ergab logistische probleme bei bufaklern und hostel ma. WS wurden verpasst, lange schlangen, check in verzögert sich.

• Anne: letztens haben wir gesagt, wir stellen das klar und deutlich in der einladung dar, dass bettwäsche und handtücher mitgebracht werden sollen. Und wir können das hostel da ja auch drauf vorbereiten.

• Rike: sind alle in nem alter, in dem man erwarten kann, die sachen mitzubringen. Und wenn sie es vergessen, dann bekommen wir das schon geregelt

• Anselm: muss rike ganz stark unterstützen. Wenn wir davon ausgehen, dass die keinen packliste durchgehen können, dann brauchen wir auch keine konferenz für die abhalten. Wir haben uns dazu entschieden und müssen 

• Elisa: ok dann plant das bitte in eurem zeitplan ein und baut puffer ein. Ihr dürft nicht davon ausgehen, dass es erwachsene sind. Es sind bufakler… stellt euch darauf ein, dass sie sich beschweren und es wird zu verzögerungen im Ablaufplan kommen.

• Rike: fände ich super schade, wenn das wirklich so passiert. Wollen wir nochmal abstimmen? (Nur Niklas war dafür, der Rest nicht) →  Es gibt keine Handtücher und bettwäsche!!!

• Schmucki: Elisa hat uns ja jetzt vorgewarnt, dass Beschwerden kommen und so haben wir doch jetzt genug zeit, dass krisenmanagement mäßig vorzubereiten und denen zu beweisen es geht auch so.

0.3 Inhaltliche Tagesplanung

• Lisa: Also ich hab mich gestern mal mit Anselm zusammengesetzt. Da es noch ziemlich früh ist und wir in der jetzigen Situation noch keine konkreten Pläne zu Gastvorträgen und möglichen Workshops machen wollen, haben wir erstmal versucht ein grobes Grundkonzept zu entwerfen. Wir haben uns gedacht, zu unserer BuFaK ein Workshopangebot zu haben, dass sozusagen in „Familien“ eingeteilt ist. Das bedeutet, dass alle drei Workshop-Slots, das gleiche Thema haben und sich die Teilnehmer bei der Anmeldung nicht für drei verschiedene Workshops, sondern nur für eines der geplanten 8-10 Themen entscheiden (Beispielthemen: Gremientätigkeit, BuFaK-Rat, E-Learning). Damit wollen wir bezwecken, dass man nicht wie vorher, viele verschiedenen Themen anschneidet, sondern am Ende der BuFaK einen Überblick mit vielen Informationen über EIN Thema gewonnen hat. 

• Haben über Podiumsdiskussion nachgedacht aber noch nicht so intensiv

• Spitzi: finde ich an sich eine gute idee, aber ich glaube, dass es schwierig werden könnte das umzusetzen. Ich fande es cool in verschiedene Themen reinzuschnuppern und glaube das es vielen so geht. Ich glaube das könnte kritisch werden. Also wenn sie keine chance i

• Anselm: man hat grundsätzlich das problem, dass man nicht an allen ws teilnehmen kann weil sie gleichzeitig stattfinden und man sich so eh entscheiden muss. Ich finde wir sind zur spezialisierung dar. Um zu schnuppern sind barcamps und vorträge da. Ich glaube durch das konzept haben wir ein besseren output und die ws leiter können untereinander absprechen. 

• Rike: Könnt ihr mir das nochmal erklären?

• Anselm erklärt nochmal

• Elisa: Man braucht eh 13-15 Workshops parallel. Daher hat man mehr als nur die “Familien”. Wir hatten das damals auch so (mit Familien) und die Teilnehmer direkt beraten, was man am besten belegen sollte, je nach Interesse oder zukünftiger Position im FSR (Finanzer, HoPo, etc). Referenten sollten aber demnächst angefragt werden, denn die sind sonst ausgebucht.
  Solltet aber trotzdem möglichkeit lassen zum ausbrechen. Aber das angebot der familien ist gut. Feedback der TN war auch positiv

• Niklas: wollte mal fragen, ob es irgendwelche ambitionen gibt, mit oldenburg zusammenzuarbeiten? Um uns zu zuarbeiten? Generell im Sponsoring, Tagesplanung oder so?

• Anselm: Die idee hatten wir auch schon und wir werden auch fragen wie ihre Planung aussah. Inwieweit deren intention ist, da mit zu helfen kann ich nicht sagen. Hatte von flo r. Letzte woche den eindruck, dass die froh sind, dass es abgesagt wurde. Aber es kann ja jeder in seinem bereich mal anfragen

• Rike: Ich wollte das tatsächlich auch ansprechen, was Niklas meinte. Ich hab sonst nur nochmal den Einwand - ich sehe sowohl Spitzis als auch Anselms Punkt. Wenn irgendwie möglich, sollte man vielleicht beides möglich, sowohl hopping als auch Familie, oder man macht nicht direkt solche Familien sondern spricht nur Empfehlungen aus, wie Elisa das meinte. Ich sehe es halt schwierig, da genug Referenten zu finden und die Alumni mit einzubeziehen. Manche Themen biete halt auch gar nicht die Fülle von 3 Workshopslots.

• Anselm:

• Anne: Ich denke eben, man ist nicht zum privaten Vergnügen bei einer BuFaK, sondern um einen Mehrwert für seine Fachschaft zu gewinnen und wenn man da zu einem ‘Experten’ in einem bestimmten Gebiet wird, hat das denke ich mehr Nutzen, als wenn man wieder nur alles oberflächlich mal hört. Außerdem denke ich, dass wir unsere Bereichsleiter bewusst bestimmt haben und sollten uns da ein bisschen mehr Vertrauen entgegenbringen gegenseitig und den Leuten mehr Freiheiten in ihren Entscheidungen geben. Also wenn die Bereichsleitung gern eine Rückmeldung möchte, dann können sie alle mit einbeziehen, aber ich finde wenn Lisa und Anselm das gern mal so ausprobieren möchten, sollten sie die Freiheit haben, das einfach mal zu machen.

• Spitzi: Guter Punkt, hast du absolut Recht. Wollte euch (Lisa und Anselm) bzw eure Entscheidung da nicht angreifen, wenn ihr Gründe und nen guten Plan habt, dann wird das sicherlich gut werden so <3

• Schmucki: ich finde die idee auch super! Habe damals auch akkreditierung 1 und 2 belegt, da mir einer von beiden recht sinnfrei erschienen ist… ich könnte mir vorstellen, dass es auf jeden fall hilfreich wäre solche “Pakete” anzubieten. Aber gebe elisa auch recht, dass wir das bunte zusammenbasteln zulassen sollten. Gebe anne teilweise recht, aber dann sollten die abteilungen klar kommunizieren, wenn sie sich treffen damit man teilhaben kann. :)

• Elisa: Nette Geste Oldenburg zu fragen (Sponsoring, etc), aber was Workshops betrifft waren die leider in der Planung noch nicht so weit. Da ist es besser Jena zu fragen. Bezüglich Fachreferenten gibt es ja mehr Optionen als nur BuFaKler. Wir hatten Leute vom Akkreditierungsrat, fzs, KSS, anderen Fachschaftentagungen etc. Ich stehe bei der Suche nach Referenten gern zur Verfügung. Man sollte die Fachschaften im Vorfeld informieren, dass sie sich gezielt abstimmen sollten, wer welche Workshops besucht (nicht alle in Einem) und, dass es die “Familien” und eine Beratung von unser Seite aus gibt.

0.4 Logistik (Unterkunft, Verpflegung, etc)

Unterkunft:

• Gru&Rike haben erneut an das Hostel ne Mail geschickt, um das nochmal zu probieren → wir bekommen vom Hostel schon einen besseren Preis als Normal. Als Großgruppenreise ist das Frühstück quasi koschtenlos, was heißt, dass wir das Frühstück nicht extra bezahlen und demnach auch nicht einsparen können. 

• Elisa: Wir hatten das hostel inklusive frühstück bei unterkunft drin und das war kein problem beim bmbf

Sonstiges (Catering): Enso dauert mal wieder, für Samstag habe ich schon ein paar e-Mails rausgeschickt und warte auf Rückmeldungen. Zur Zeit haben wahrscheinlich alle möglichen Leute viel andern Kram im Zeug

0.5 Kooperationen

0.6 Helfer

• Nix neues, noch ziemlich weit weg

• Elisa: Man kann für die neuen Wiwi-Erstsemester in die Post für die Immabescheinigung neben Infos zu Hohenstein auch Infos zur BuFaK beilegen (werde Helfer etc). → Linda dazu fragen, wie das bei uns damals war. Ein zeitplan sollte dafür erstellt werden, bis wann die Post raus geht.

• Termin ersti Post immer so anfang Juli

0.7 Rahmenprogramm

• Nächstes Meeting: 01.04.2020 (April, April 🤣)

• Themen: Motto, Deko, usw.

0.8 PR+Visuals+IT

• Anselm: arbeitet sich in die tiefen des WordPress vor. Je nachdem wie es weiter geht steigt/sinkt die motivation. Hab kein termin habt ihr einen? Oder etwas was ihr unbedingt auf die website haben wollt?

• Rike: Wir wollten kurz nach Oldenburg die Einladungen verschicken, bis dahin wäre ne fertige Website nice. Oder, man zieht das jetzt alles ein bisschen vor so nach dem Motto “hey, Oldenburg fällt zwar aus, aber die nächste BuFaK steht ja schon vor der Tür”.

• Anselm: Bis Anfang Mai bekomm ich das ding hin.

0.9 Teilnehmer

• Termin wird demnächst bekanntgegeben

TOP 1 StuRa Anträge

• Erfahrung gestern in der SItzung (Wie wars? Wieso hats scheinbar nicht gefruchtet? Woran lags? Wie ist der Stand/Plan nun?)

• Anne: Das Problem was, dass viele Leute, die nur im Plenum sitzen, ihre Rolle absolut nicht ernst nehmen. Erst haben es nur 7 Leute geschafft, ihre Stimmen ruhen zu lassen (genau genommen hat nur Hendrik das aktiv beantragt glaube ich und bei dem Rest ruhen sie, weil die einfach schon so oft gefehlt haben). Trotzdem waren nur 13 von den übrigen 22 anwesend, da haben es also 9 Leute verpennt, sich wenigstens von der Sitzung abzumelden und ihre Stimme ruhen zu lassen, wenn sie schon nicht ihren Arsch vor den Laptop bewegt kriegen. Hätten die alle ihre Stimme ruhen lassen, hätte es gereicht, wenn 7 von 13 Leuten für den Antrag stimmen. So mussten 12 von 22 dafür stimmen, weil es halt eine Haushaltsplanänderung beinhaltet hat und man dafür die Mehrheit der stimmberechtigten braucht und nicht nur die Mehrheit der anwesenden. Womit wir beim zweiten Problem wären: Da das Thema ja ganz neu im StuRa ist und man noch nie nie nie was von einer BuFaK gehört hat und weil es ja auch nicht der einzige Job der Leute im Plenum ist, sich vernünftig auf Sitzungen vorzubereiten, gab es Kandidaten, die zu spät zur Sitzung gekommen sind, die Diskussion zu dem TOP verpasst haben und in der 15-minütigen Sitzungspause auch nicht die Zeit gefunden haben, im Pad nachzulesen, was da gesagt wurde. Mal davon abgesehen, dass wir vor der Pause NOCHMAL nachgefragt haben, ob es zu irgendeinem der ganzen Anträge jetzt noch irgendwie Redebedarf gibt, bevor wir die alle gesammelt abstimmen. Diese wertvollen Kandidaten haben sich dann bei der Abstimmung lieber enthalten, weil sie ja einfach nicht wissen konnten, worum es ging. Und somit hatten wir zwar eine sehr positive Abstimmung (es war ja KEINER dagegen), aber uns hat halt die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder gefehlt. Super.

• Anne: Immerhin waren nicht nur wir schockiert, sondern auch alle im StuRa, die sich damit seit Monaten befassen, allen voran Jens, Tino und Paul, die auch direkt versucht haben, Lösungen zu finden.

Morgen soll es jetzt eine Präsidiumssitzung geben, in der wir darüber reden werden, einen Umlaufbeschluss zu machen, von dem bis Montagfrüh das Ergebnis da sein soll. Wenn es dazu kommt, müssen wir alle unsere sämtlichen Kontakte spielen lassen und jedem stimmberechtigten in den Arsch treten, den wir kennen, dass er das gefälligst abstimmt (zum Beispiel Lars und die Maschis), damit es am Ende nicht wieder zu wenig sind!

An diesen Umlaufbeschluss soll das Konzept ran, was Hendrik und ich mal für die Kanzlerin erstellt haben. Ich habe das jetzt noch mit Informationen aus Elisas alten Dokumenten erweitert: https://docs.google.com/document/d/1UrVezUeeX0aRLYvJAiGNWYZNuQ9QhxTvei-rDhkkoZc/edit

Schmucki kümmert sich jetzt darum, das wieder hübsch zu machen.

Als zweites würde ich da außerdem gern noch unsere Kalkulation dran hängen.

Und dann müssen wir hoffen, dass der Beschluss durchgeht, die StuRa Sprecher müssen dann SOFORT den BMBF Antrag unterschreiben und versenden und dann müssen wir hoffen, dass er es bis Mittwoch schafft, anzukommen…

Deswegen sollte Niklas auch möglichst schon VOR Montag alles mit den StuRa Sprechern bzgl des BMBF Antrags abklären!!

• Anne: Alternativ könnte man nochmal den BuFaK Rat fragen, ob sie den Antrag nicht doch für uns stellen können. Wenn die den Antrag morgen losschicken, sind die Chancen ein winziges bisschen höher als wenn wir es Montag losschicken. Aber das ging ja nicht, oder?

• Niklas: Die Sache mit dem BMBF ist, ist das der Antrag am 01.04. Postalisch eingehen MUSS. Das heißt wir müssen ihn spätestens am 31.03. Vormittag, noch besser am Montag Vormittag. 

• Schmucki: Kann man vielleicht irgendwie die Leerungszeiten der Postkästen sehen? Dann können wir das ja in einen schmeißen der relativ spät geleert wird.

• Niklas: Ja das ist kein Ding, ich laufe sonst auch durch die Stadt.

• Elisa: Wenn du mit dem BMBF telefonierst, dann lass dir alles nochmal per mail schriftlich bestätigen.

• Rike: Aber wir haben dann ja immer noch nicht die Unterschrift der HS?

• Niklas: Ja das ist vielleicht etwas untergegangen. Wir haben uns jetzt dazu entschieden es komplett über den StuRa zu stellen. Wir wollten es damals ja über die HS stellen, da die festangestellte Leute haben die das dann bearbeiten. Ich versuch mit den Sprechern die Tage ein kleines Meeting abzuhalten und die darauf vorbereiten.

• Rike: Ja aber was machen wir denn, wenn das alles so nicht funktioniert.

• Schmucki: ?

• Anne: Wenn der StuRa uns nicht unterstützt, unterstützt uns die HS nicht, was bedeutet wir bekommen auch keine Räumlichkeiten etc. Also sehe ich den dem Falle wirklich schwarz… Ohne den BMBF Antrag sieht es sehr nach Absage aus, Jenni meinte, dass wenn die 24.000 wegfällt sie da ein veto einlegt, um die studentischen gelder zu schützen.

• Anselm: So wie das ganze läuft wirft das aber eh schon ein schlechtes licht auf die bufak gegenüber der HS. Die bekommen das ja auch mit.  Das ist jetzt noch nicht so schlimm, da wir keine festen verträge aber wenn dem dann so ist könnte das echt problematisch werden.

• Anne: Wir haben gestern ja kein Brett vor dem Kopf bekommen. Die Abstimmung war ja positiv und nur 3 Leute die sich, oder einige davon, die sich aus unwissenheit enthalten haben. Der stura ist nicht gegen uns un die BuFaK. Es haben sich einfach nur einige nicht ordentlich auf die Sitzung vorbereitet.

• Anselm: aber wir sind dann ja trotzdem abhängig von den Leute. Und im Grunde hängen wir dann mit denen zusammen in einem Boot. Und wenn die Arbeitsweise so aussieht wie sie aussah, dann wird das sicher kein schönes Arbeiten.

• Elisa: Zur Alternativ Fianzierung: Wir haben ja geschaut ganz viele Sachspenden zu bekommen, dadurch waren unsere Verpflegungskosten zum beispiel auch so gering. Mit dieser Prämisse sollte ihr sowieso daran gehen. Flo Rappen ist gerade was den Osten angeht ein super ansprechpartner was Sponsoring angeht. Es gibt auch noch andere Fördertöpfe die man Beantragen könnte (Stadt, Land, etc). Die Entscheidung über das BMBF kommt eh erst im September. Es ist aber relativ sicher, dass wenn alles pünktlich ist ,dass wir die Förderung bekommen. Ist denn eine mail an die Stimmberechtigten rausgegangen?

• Niklas. Ja zwar erst vor knapp 3 stunden aber sei ist raus gegangen.

• Rike: iCh glaube wir haben durch die aktuelle Situation durch den Corona Virus eventuell später wirklich probleme mit Spenden. Weil einige UN weder Geld noch Sachspenden stemmen könnten.

• Lisa: hätte man die absolute mehrheit auch bei dem antrag 

• Niklkas: Wir haben bei der P-Sitzung drüber diskutiert, dass wenn der StuRa ausführende Stelle ist, muss es auch im HP auftauchen.  

• Schmucki: wegen der sache mit der HS aber vielleicht kann der gestring zusammen mit dem Sonntag was regeln?

• Niklas: wir müssen eh erstmal montag abwarten.

TOP 2 Ausrichtertreffen

• Elisa: Also man kann überhaupt nicht absehen, wann es stattfindet, aber man sollte es nicht vergessen. Im sommer dann irgendwann mal eines ausrichten. Oder eine klausurentagung. Ist wichtig um auch neue leute für den rat zu gewinnen.

• Niklas: Frage an Elisa direkt, wie darf ich mir denn so ein Treffen vorstellen, wie viele Tage, wer trägt die Kosten, etc.?

• Elisa: wir hatten das damals das erste mal gemacht. Weil wir den input haben wollten. Aber parallel immer die klausrentagung des rates laufen lassen und es dann über den rat abrechnen lassen. Unterkunft war couchsurfing bei den jeweiligen zuständigen also logistik pennt bei logisitk. Ging vonm freitag bis sonntag und dann immer so 90 minuten über die breiche sprehcen. Kleiner bufak einer orga ws, planspiel mit ablaufen der wege. Ankunft freitag 18 uhr und stand der planung, samsatg dann ws bereiche vormittga und nahcmittag pkanspiel. 

• Niklas: Also das heißt auf uns kommen erstmal keine Kosten zu sondern nur Organisatorisches.

• Elisa: verpflegung sollte schon gewährleistet werden und wird von einzelperson oder stura vorgestreckt, und später über rat abgerechnet

TOP 3 Explainervideos

• Elisa: Um Vorfreude trotz Oldenburg Absage zu generieren. Videos um zu erklären was ist ne BuFaK, etc.; Alternativ: Videotagebuch auf die Website hauen, und da die Videos mit einarbeiten. 

• Oder ein Videotagebuch zum stand der Planung?

• Anselm: Gibt auf der Website jetzt schon die möglichkeit videos hochzuladen. Halte videos gerade vielleicht etwas schwierig aber wenn wir wieder alle zusammen sind, dann go for it.

• Anne: die explainervideos sind ja aber eher grafische videos und habe davon leider gar keinen plan, hat da jemand know how?

• Elisa: dazu alle bufakler einbeziehen und das dann auf der website veröffentlichen. 

• Max: Ich denke halt, dass wir die aktuelle Situation erstmal abwarten sollten, bevor wir hier groß weitere Schritte ergreifen.

• Elisa: es geht nur darum, wöchentlich was zu posten um die leute bei laune zu halten und die trauer über dem ausfall von oldenburg zu verringern.

TOP 4 Verein

• Anne: Wollen wir jetzt eigentlich nochmal eine Online Sitzung versuchen oder nicht?

• Niklas: Ich wäre da sehr stark dagegen. Am Ende sagt uns das Gericht, dass es nicht ok war. Im Internet stand überall nur, dass das nicht legal ist. Ich sehe die zeitliche Dringlichkeit nicht.

• Anne: Ich sehe sie halt nur insoweit, dass wir die Kooperationsbroschüre seeehr zeitnah fertig kriegen müssen und dafür der Verein eigentlich stehen müsste.

• Elisa: Vielleicht wäre es eine gute Idee, ein “Treffen” zwischen Vorstand/Mitgliedern des Vereins und des StuRas anzusetzen, um die Satzungs- und Vorstandsänerung zu besprechen. Ziel: Entwurf einer finalen Satzung, die dann später formalrechtlich nur noch abgestimmt werden muss.

• Anne: Wir müssen das vom Amtsgericht ändern, aber wir müssen die gestern im stura beschlossene Satzung ja auch mit einbeziehen. Klar wir können das auch nach dem beschluss erst ändern, aber wir brauchen den für die sponsoring mappe schon demnächst.

• Niklas: am schnellsten wäre es das eine wort zu ändern, dann das konto eröffnen und dann erst die satzung ändern

AOB

• Rike: Ich wollte nochmal sagen, dass ich es ganz cool finden würde, wenn wir uns ein bisschen besser auf die Sitzungen vorbereiten würden wieder. Also wieder vorher selber mehr reinschreiben (vor allem, wenn man selbst nicht anwesend sein kann) und auch die alten Protokolle lesen, wenn man nicht da war.

Ende: 18:46 Uhr

To Dos