01.1 BuFaK Orga Kennelernen alte und neue Orga

Protokoll

Start: 

Anwesende: 

Carolin Spitzar

Sebastian Marinov

Lisa Kästner

Elisa Löwe

Linda Apenborn

Joschiee (Georg Polte)

Ulrike Schröder

Anselm Naake (kommt 12:50)

Abgemeldet: 

Carolin Schmuck 

Niklas Dicks

Anne Rübe

Hendrik Zobel

Max Schönberg

TOP 1 Vorstellung Alte Orga

Linda (Finanzen, Teilnehmerbetreuung, Helferakquise) wird vor Ort sein und Christoph Korb (Logistik, Sachsponsoring) per Zoom zugeschaltet. Die Anderen haben leider keine Zeit heute. Ich würde die einzelnen Bereiche später mit den alten Zuständigen matchen. Damit habt ihr alle einen jeweiligen Ansprechpartner

• Raumplanung: eventuell Backup TU 

• Generell: andere Themen in Orga-Meetings verbieten!

• Vereinsgründung: wird positiv bewertet, kann sinnvoll sein

• Finanzen: Zeichnungsberechtigten, alle Rechnungen/Quittungen ordentlich verwalten

• Sponsoring: Biersponsoren: Quartiermeister, Feldi → gut für Image & regional

• Zeitplan/ProjektMM ist wichtig

• Helfer rechtzeitig suchen: mit kleiner Präsi in alle Wiwi-Studiengänge, Zertifikat anbieten, Helferparty, Helferschulung/-einweisung, andere FSRä/Fachschaften anfragen, Helfer (TU C/DD, Uni Leipzig), genaue unmissverständliche Schichtpläne

• Wichtig pro Aufgabenfeld 2 Hauptverantwortliche und evtl. Schon 1-2 “Helfer”

• Workshops: inhaltlich durchgehen, quali-prüfend, Konzepte anfordern → viel Kontakt zur alten Orga halten und abstimmen!; auch mehrere zu einem Thema zulassen 

• A&O: im vorhinein informieren über Konfetti/Glitzer, Nachtwache 

• Zimmer: 2 Einzelzimmer vielleicht für Orga

• Generell: Reisetasche packen mit allem wichtigen, pro Tag 1-2 Stunden für sich selbst nehmen, Konfettiverbot in der HS, eher 1 Bereich zuordnen

• Orgasitzungen: genaues Filtern von Themen, die in Gesamtsitzung besprochen werden muss; am Ende konstruktives Feedback

• Tshirt: jeder Helfer braucht pro Tag 1 Shirt

• Logistik: Verpflegung mit Alternativen, Enso, (mit Minilinda vernetzen), Wegweiser, brainstorming zu jeder Veranstaltung (von wo, wohin?), zentrales Lager für Büro/Banner etc, Dezernat Technik, Geschenke für alle Dez Technik etc, 

• Teilnehmerhefte: Lineupr + 1 analoge Version → Linda Vorschlag: erstmal digital und auf Abfrage 1 Printversion über Anmeldung abfragen

• Badges: mit QR-Code zur Abfrage für Lineupr → eigener Programmablauf, Wegbeschreibungen, etc

• IT → sollte jetzt mit allem beginnen vorallem website

• Teilnehmeranmeldung: nicht über Google Doc (Datenschutz) → Lösung: über nem Formular der Website ODER 

• Prioritätensystem eher blöd, lieber “wer zuerst kommt, mahlt zuerst” und dann justieren und eventuell WS doppelt anbieten o.Ä.

• Nachzügleranmeldung zeitlich einplanen

• Anselm hat Idee für Badges

• Badges und Tüten nicht die Nacht vorher fertig packen

TOP 2 IT

• Website: Teilnehmerfoto, Orgablog, etc. 

• Zum 24.12. Als Present in die BuFaK Gruppe

• Mit BuFaK-IT kommunizieren 

• Für Website: Ablauf, allg. Infos, Verlinkung, evtl. Vergangene BuFaKs Speiseplan, Workshop, Lageplan, “Blog”, Positionspapiere, social media, Antragstool, bufak wiki, 

TOP 3

AOB

Ende: 

To Dos