Durchführung SEP WiSe 2025/2026

Antrag

(Antragsdatum) Antragstellerin

(2025-07-31) Referat Kultur

Antragstext

Der StuRa möge beschließen, eine Semestereröffnungsparty für das Wintersemester 2025/2026 mit Ausgaben von bis zu 2100 € durchzuführen.

Begründung zum Antrag

Auch zu Beginn dieses Wintersemesters möchten wir den neuen und bestehenden Studierenden der HTW Dresden die Möglichkeit geben, mit einer offenen, gemeinschaftlichen und vor allem spaßigen Veranstaltung ins Studium zu starten. Zu diesem Zweck planen wir wie gewohnt die Ausrichtung einer Semestereröffnungsparty am 10. Oktober 2025.

Als Veranstaltungsort haben wir erneut die Gisela ausgewählt, da sie mit ihrer zentralen Lage und Bekanntheit unter den Studierenden eine ideale Kulisse für ein gelungenes Event bietet. Die Wahl dieser Location soll den Erstsemestern außerdem die Möglichkeit geben, eine der beliebtesten Ausgehoptionen in Dresden direkt zu Beginn ihres Studiums kennenzulernen.

Im Vorfeld der Planung wurden neben der Gisela auch weitere Clubs in Dresden angefragt. Das Arteum schied jedoch frühzeitig aus, da die Lage für viele Studierende als zu abgelegen eingeschätzt wurde und zudem die Erreichbarkeit mit den ÖPNV durch Bauarbeiten weiterhin eingeschränkt ist. Auch das Downtown wurde angefragt, hatte jedoch für unser Wunschtermin, den 17. Oktober, ebenso wie die Gisela keine Kapazitäten mehr.

Letztlich bot die Gisela noch zwei potenzielle Termine an: den 10. und den 24. Oktober. Bei der Entscheidung zwischen diesen beiden Daten war zu berücksichtigen, dass der 10. Oktober zwar sehr früh im Semester liegt, wir jedoch auf einen Offline-Vorverkauf an der Hochschule verzichten müssten, da eine rechtzeitige Organisation aufgrund der ESE nicht realisierbar ist. Der spätere Termin am 24. Oktober liegt hingegen bereits drei Wochen nach Vorlesungsbeginn, was die Veranstaltung schwerer als Semestereröffnungsfeier vermittelbar macht. Nach sorgfältiger Abwägung und mit Blick auf die Erfahrungen der vergangenen Jahre – insbesondere die vergleichsweise geringe Nachfrage beim Offline-Vorverkauf und die Herausforderungen bei der Besetzung der Verkaufsschichten – haben wir uns entschieden, die Veranstaltung am 10. Oktober durchzuführen und den Kartenverkauf ausschließlich online abzuwickeln. Natürlich gibt es am Veranstaltungsabend auch die Möglichkeit Tickets an der Abendkasse zu erwerben.

Im Vertrag mit der Gisela wurden vorsorglich beide verfügbaren Termine – der 10. und der 24. Oktober – aufgenommen. Obwohl wir uns im Orgateam nach Abwägung einstimmig für den früheren Termin ausgesprochen haben, möchten wir dennoch ein Meinungsbild im Referatskollegium einholen. Hintergrund ist, dass der spätere Termin am 24. Oktober den Vorteil bietet, noch einen Offline-Vorverkauf an der Hochschule durchführen zu können. Demnach haben wir auch zwei verschiedene Finanzierungen, die die jeweiligen Optionen abdecken.

Für musikalische Vielfalt wird auf insgesamt drei Floors gesorgt, sodass für alle musikalischen Vorlieben etwas dabei ist. Dabei haben wir uns für folgende Genre entschieden:

• Main Floor (Wohnzimmer): Elektro, Aktuelles
• Garage: Vote-Floor
• Keller: Techno
  
  

Als Willkommensgeschenk erhalten die Gäste am Veranstaltungsabend unsere beliebten selbstgemachten Begrüßungsshots (auch alkoholfrei), die erfahrungsgemäß sehr gut angenommen werden und für einen stimmungsvollen Start sorgen.

Unsere Kalkulation basiert auf einer realistischen Besucher:innenzahl von etwa 550 Personen. Basierend auf den Erfahrungen der letzten Semesterfeiern ist jedoch davon auszugehen, dass die Kapazitäten der Gisela mit über 700 Teilnehmenden vollständig ausgeschöpft werden.

Angaben zu Mindestbarumsatz sowie Aufgliederung der weiteren Kosten können dem Vertrag entnommen werden.

Folgende Getränkespecials konnten mit der Gisela vereinbart werden:

Getränkespecials

• Astra: 2,20 €
• Vodka Wildberry 4 €
• Pfeffi und Kirsche: 1 €
  
  

Für den Veranstaltungsabend wird eine Abendkasse mit ca. 200€ benötigt. Zusätzlich müssen für 30€ über Mittelverwendung 1000 neue Eintrittsbändchen bestellt werden.

Kostenposition im Haushaltsplan 2025

2000 € Semestereröffnungsparty (Referat Kultur)
70€ Werbemittel (Referat Öffentlichkeitsarbeit)
30€ Mittelverwendung (Referat Finanzen)

Verantwortlichkeit Nachbereitung

Ansprechperson: Marlene Neubauer
Zeitraum: 2 Wochen

Vorschlag zum weiteren Verfahren

Kassen beantragen, Plakate drucken, Werbung ausrollen, Shots zubereiten, Veranstaltung durchführen, Spaß haben, Nachbereiten und Veranstaltungsabrechnung bearbeiten.

Anlagen

Vertrag Gisela
Finanzierung Option 10.10.2025
Finanzierung Option 24.10.2025

Änderungsanträge

[in der Regel vom Präsidium auszufüllen]

[Alles nachfolgende füllt das Präsidium aus.]

Abstimmung

erforderliche Mehrheit

Zustimmung der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder des Referatskollegiums gemäß § Referatskollegium Absatz 2 Nummer 1 StuRa-GrundO (allgemeine Mehrheit für Beschlüsse zu Finanzanträgen durch das Referatskollegium)

Behandlung

19. Sitzung Referatskollegium 2024/2025
Tagesordnungspunkt 2

Beschlussdatum

20yy-mm-dd

Beschlussfähigkeit

X (anwesende Stimmberechtigte) von Y (gegenwärtig Stimmberechtigten)

Ergebnis

angenommen/abgelehnt

Ausfertigung