So wenig wie möglich Dokumente auf Papier, sondern als Scan, archivieren

Antrag

(Antragsdatum) Antragstellerin

(2025-08-18) Assistenz zur Geschäftsführung

Antragstext

Der StuRa möge beschließen, möglichst wenige Dokumente auf Papier zu archivieren und statt dessen etwa jährlich Dokumente für etwa bis zu 250 € einscannen zu lassen.

Begründung zum Antrag

Es soll - im Unterschied zu "jeher" - kontinuierlich darauf geachtet werden, dass möglichst wenig Dokumente auf Papier "gehortet" werden. Dazu soll es alljährlich die Möglichkeit geben, dass als "alt" zu betrachtende Dokumente eingescannt werden.

Davon ausgenommen sollen Dokumente sein, die essentiell sind oder ohnehin digital vorhanden sind. Je nach Festlegung als OdE (aka VO) soll es so beispielsweise ermöglicht werden, dass Belege, die (zeitlich) noch irgendwie aufzubewahren sind, aber wofür bereits eine Entlastung auf Grundlage des Berichts der Innenrevision (der Hochschule) stattfand, nur als Scan "rumliegen".

Im Übrigen kommt das Thema auf, da sich endlich einmal ernsthaft dem Thema (langfristige) Ablage angenommen wird. Bisher wurde einfach wuchernd alles aufgehoben und wild gelegentlich unwiederbringlich Akten geleert und wohl auch entsorgt.

Kostenposition im Haushalt (2025)

ohne finanzielle Mittel

Vorschlag zum weiteren Verfahren

KontO!

Anlagen

Änderungsanträge

[in der Regel vom Präsidium auszufüllen]

[Alles nachfolgende füllt das Präsidium aus.]

Abstimmung

erforderliche Mehrheit

Zustimmung der Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder gemäß § Ordnungen Satz 2 GrundO (allgemeine Mehrheit für Beschlüsse zu Ordnungen)

Behandlung

24. Sitzung Plenum 2024/2025
Tagesordnungspunkt 10

Beschlussdatum

20yy-mm-dd

Beschlussfähigkeit

X (anwesende Stimmberechtigte) von Y (gegenwärtig Stimmberechtigten)

Ergebnis

angenommen/abgelehnt

Ausfertigung