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10. Vorbereitungstreffen ESE 2019

10. Vorbereitungstreffen zur Planung der Erstsemestereinführung 2019
Wann 05.08.2019
von 15:00 bis 17:00
Wo A 105/106
Name
Termin übernehmen vCal
iCal

Neues Pad: https://pentapad.c3d2.de/p/10_Sitzung_ESE-Headorga_2019

 

Anwesende

  • Tiffy (Lauch)
  • Max (Stura/ Lauch)
  • Arnold (Kultur)
  • Lars (ET)
  • Caro (WiWi)
  • Yewgenij (Info)
  • Franz (Lauch)

TOP 1 Was ist passiert?

Max: ich habe die Erstipost im StudSek abgegeben. Sollte so passen.
Lars: stehe mit Anne in Kontakt wegen HS-ABC --> nicht wie geplant machbar, aber wie bereits vorhanden möglich --> wird demnächst überarbeitet
Max: ich habe schon mal auf der Website eine erste Version als PDF hochgeladen
Max: hat bereits ersten Inhalt für Ersti Beutel abgeholt. Steht in der 109
Anne: Ich hab die Beutel in Auftrag gegeben, nachdem endlich alle FSRe ihre Beschlüsse eingereicht haben, soweit ich es verstanden habe, muss das Ref. Finanzen jetzt aber innerhalb von 7 Tagen das Geld überweisen, bevor sie anfangen, zu produzieren.
Max: ich frage da mal beim Ref. Finanzen nach

TOP 2 Organisatorisches

TOP 2.1. Wer beantwortet im August/September Mails von ese@, erstis@, und evt. stura@ ?

Max: Die Mail-Liste erstis@ leitet an ese@ weiter.
Lars: Wenn es keinen Verantwortlichen gibt dann wird man von der Frage und Antwort schüttet 
Arnold: ich denke es wäre gut, wenn es 2-3 Leute machen würden.
Tiffy: ja kann ich machen 
Telefon A 101 (evtl. Rufumleitung auf Servicebüro)
Max: ich frag da mal beim Ref. Verwaltung an

TOP 2.2.Lageplan für Dez. Technik 

Caro: Lageplan muss noch mal digitalisert werden
Max: haben jetzt eine Vorlage vom Dez. Technik dazu bekommen
Tiffy: Lautsprecher aus den Fenster aus dem Audimax
Max: Weiß das Dez. Technik davon?
Tiffy: Lukas weiß davon, aber im Raumantrag wahrscheinlich nicht
Lars: Alternativ eine Box im Audimax und eine unter der Bibo in Richtung N-Gebäude
Max: ich digitalisiere die beiden Lagepläne mal und würde diese dann an ese@ rumschicken
Caro: dann würde ich den Lageplan bis 25.08. machen
Tiffy: (vollständiger) Sanikasten aus dem Sitzungssaal beim StuRa-Stand
ggf selber noch was besorgen ? 

TOP 2.3.Raumanträge Vortragsräume - bisher keine Rückmeldung

Caro: 2 von 4 Raumanträge sind genehmigt wurden: Lager (S 104) und Vortragsräume. Die anderen werden erst bearbeitet, wenn die Lagepläne da sind. 

TOP 2.4. Helferlisten erstellen, Personalkonzept machen

Tiffi: Ich habe noch vom letzten Jahr eine Liste als Vorlage 
Tiffi: Würde dann wieder eine Liste Fertig machen und Beschrifte die Helferbändchen mit G - Getränk und E-Essen 
Tiffi: Ausgabe am StuRa-Stand (ich mache mind. 3 exemplare ) mit Auffälligen edding Anzahl Getränke und Essen vor dem Buchstaben notieren wenn mehrer Schichten absolviert werden 
Lars: Ihr solltet den FSRs kommunizieren, dass die Schichten bei Bedarf getauscht werden können
Max: 2 Kassenverantwortliche (Bierwagen und Grill) notwendig
Arnold: Frühe Bierwagenschicht notwendig damit Kaffee gekocht werden kann

TOP 2.5.  Absprache mit Smuda zwecks Vortragstechnik

  • einen "Springer" bzw. Techniker vom Dienst am Montag haben
  • Arnold: Ich mache den Verantwortlichen für die Technik bei den Vorträgen, Telefonnummer von mir wird den Vortragenden bekanntgegeben. Technik wird vom StuRa bereitgestellt bzw. vorgehalten
  • Smuda (AVZ) Tel. 0351/ 462 2375
  • Arnold Krieger Tel.: 0152 05 333 000

TOP 2.6 Ausleihe StuRa

  • Bierbänke (zusätzlich Feldschlösschen)
  • Liegestühle (zusätzlich eventuell Feldschlösschen)
  • Absperrband 
  • 1-2 Kühltruhen 
  • Verlängerrungskabel, Kabeltrommel
  • Wasserkocher
  • Kaffeemaschiene 
  • 2 Grills
  • Gewichte für das Zelt 
  • 2 Zelte
  • Spanngurte 
  • Stehtische 
Arnold: 6€ pro Garnitur von Feldschlösschen
Arnold: Dann 20 Stück bestellen

TOP 3 Öffentlichkeitsarbeit

Monitorbild: 
    nur allgemeines Bild mit Stura-Link
    Max macht sich da mal Gedanken
Facebook:
  • Facebook-Veranstaltung
  • Facebook-Gruppen für alle HTW Studenten (FSR Gruppen sollen bei Bedarf die FSRe selbst erstellen)
Max klärt das mit Verena ab
Treffpunkte FSR: Rosengarten bzw. überdachter Bereich Bibliothek
Verena könnte Kamera machen - Max fragt mal nach
Instagramstorys während der ESE machen
--> mehre Zugang zu Account, einen #  kreieren und den Stura Verlinken lassen ? 
Arnold: wäre gut, wenn man Hinweiszettel zu Fotografieren macht
Max: Wie machen wir das mit dem Moderator ? 
- Caro und Tiffi machen das am Montag zusammen ( Vorstellen, wichtige Hinweise, Organisation der Gruppe -> Studentenclubtour) 
- Dienstag wird das nicht gebraucht.

TOP Logistik

Transporter von Enterprise- Angebot von 223€ (sehr hohe Selbstbeteiligung)
Einkauf machen Arnold und Lukas am Freitag (27.09.)

TOP 5 Getränke

Arnold: habe Feldschlösschen angeschrieben - Bierwagen mit Kühlzelle, Kühlwagen
Bier und Radler
Cola, Fanta, Sprite

TOP Sponsoring 

Arnold: RedBull angefragt, wären aber tendenziell dabei
  • Feldschlösschen: Plastikbecher, Schürzen, Kappies, Rundschirme
Caro: Johannes von den Maschis hat Anne gefragt, ob noch andere Fakultäten Interesse hätten an Almdudler Falschen für die Ersti Beutel. Die Falschen würde es nur geben, wenn die Nachfrage für viele Flaschen da ist. Einzige BEdiugn ist während des Austeilens 30 Fotos zu machen. Die Bilder werden dann nur intern verwendet.
  • - Tiffi: Lasst doch einfach "JA" sagen .. nehmen 1500... jeder Beutel bekommt eine Flasche und dann suchen wir uns willige Erstis die von sich ein BIld machen lassen und das trinken 
  • - Arnold: oder wir nehmen den Rest für unsere Helfer und schlagen 2 Fliegen mit einer Klappe 
Nächster Sitzungstermin wird in der Whatsapp Gruppe kommuniziert (letzte August- bzw. erste Septemberwoche)

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