Durchführung SEP WiSe 2024/2025

Antrag

(Antragsdatum) Antragstellerin 

(2024-09-06) Referat Kultur

Antragstext

Der StuRa möge beschließen eine Semestereröffnungsparty für das Wintersemester 2024/2025 mit Ausgaben von bis zu 1.950 € durchzuführen.

Begründung zum Antrag

Auch in diesem Wintersemester ist es unser Ziel, den Studierenden einen traumhaften Startschuss ins Semester zu geben. Aus diesem Grund planen wir erneut die Durchführung einer Semestereröffnungsparty am 16. Oktober 2024. Die Studis können erneut die Gelegenheit wahrnehmen, um im Kreise ihrer Liebsten das Semester zu eröffnen und sich auf fantastische Monate voller neuer Erfahrungen und Bekanntschaften einstimmen.

Aufgrund von sehr guten Erfahrungen und Konditionen haben wir uns dieses Semester für die Gisela entschieden, bei der wir die Möglichkeit haben drei Dancefloors (Wohnzimmer, Garage und Keller) zu nutzen.

Wie gewohnt findet der Kartenvorverkauf in einem hybriden Format statt. Hierbei werden wir zwei Vorverkaufstage an der Hochschule offline anbieten und den zweiten Teil des Vorverkaufs online über die Pretix-Plattform des StuRa durchführen. Das Publikum wird auf drei Floors mit unterschiedlichen Musik-Genres begeistert.

Für die SEP ist ein großes Highlight die "Emoji-Rausch: Dein Emoji, dein Match, dein Freeshot!"-Aktion werden, bei der die Studierenden am Einlass jeweils einen Zettel mit einem Emoji erhalten. Die Aufgabe besteht darin, eine(n) passende(n) Partner:in zu finden, der/die das gleiche Emoji hat. Belohnt werden die Pärchen mit einem der beliebten und selbstgemachten StuRa-Shots.

Wir rechnen in der Kostenkalkulation mit circa 450 Besucher:innen, auf die mit großer Wahrscheinlichkeit bei der Veranstaltung gezählt werden kann.

Der Vertrag sieht vor, dass ein Mindestbarumsatz von 2.300 € erreicht werden muss. Falls dieser nicht erreicht wird, ist die Differenz auszugleichen. Aus Erfahrungen der letzten Jahre ist das Erreichen des Mindestbarumsatzes sehr wahrscheinlich. Um für die Sicherheit am Abend zu sorgen, werden vier Sicherheitskräfte über die Gisela bereitgestellt, die nach Bedarf staffelweise entlassen werden. Diese Sicherheitskräfte werden ab einem erhöhten Barumsatz von der Gisela übernommen werden. Die maximalen Kosten für diese Sicherheitsmaßnahme belaufen sich auf 640 €.

Die Getränkespecials wurden mit der Gisela zu dieses Konditionen ausgehandelt:

*Specials*
Astra (2,50 €)
Cuba Libre | Vodka Wildberry (4,00 €)
Berliner Luft (1,50 €) | Kirsch 1,00 €)  | Gisela (1,00 €)

Für die SEP werden Wechselgeldkassen beantragt. Für den Vorverkauf werden insgesamt 2-3 Kassen benötigt. Zwei davon mit jeweils 150 €, eine mit 100 €.
Für die Abend ist eine Kasse mit 200 € nötig.

Zusätzlich wird eine Vorschusskasse über 75€ benötigt, um die Zutaten der Einlassshots zu beschaffen.

Kostenposition im Haushaltsplan

1.900 € Semestereröffnungsparty (SEP) --> für Haushaltsplan 2024 buchen

50 € Werbemittel Referat Öffentlichkeitsarbeit --> für Haushaltsplan 2024 buchen

Verantwortlichkeit Nachbereitung

Ansprechperson: Christoph Meurin

Zeitraum: 4 Wochen

Vorschlag zum weiteren Verfahren

VVK organisieren (inkl. Wechselgeldkassen), Plakate drucken, Werbung ausrollen, Shots zubereiten, Veranstaltung durchführen, Spaß haben, Nachbereiten und Veranstaltungsabrechnung bearbeiten

Anlagen

Kostenkalkulation

Vertrag Gisela

Änderungsanträge

Abstimmung

erforderliche Mehrheit

Zustimmung der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder des Referatskollegiums gemäß § Referatskollegium Absatz 2 Nummer 1 StuRa-GrundO (allgemeine Mehrheit für Beschlüsse zu Finanzanträgen durch das Referatskollegium)

Behandlung

1. Sitzung Referatskollegium 2024/2025
Tagesordnungspunkt Y

Beschlussdatum

20yy-mm-dd

Beschlussfähigkeit

X (anwesende Stimmberechtigte) von Y (gegenwärtig Stimmberechtigten)

Ergebnis

angenommen

Beschluss

Beschlusstext

siehe Antrag

Ausfertigung