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Rechenschaftsberichte 2021-III

alle Bericht zur Rechenschaft für das 3. Quartal 2021

Rechenschaft Vorstand 2021-III

Bericht zur Rechenschaft des Vorstandes der Geschäftsführung für das 3. Quartal 2021

Tino und Hanni ergänzen die erste Hälfte bei Gelegenheit.  -_-

 

Seit Mitte August ist Hannes als dritter Vorstand von der Partie. Hanni gibt im Laufe des Augusts immer mehr Aufgaben an ihn ab und steht durch den Antritt ihres Auslandssemester nur noch bei einzelnen konkreten Problematiken zur Verfügung. Auch Tino hat sich, wie angekündigt, ab dem 01.09 mehr und mehr zurückgezogen.
Neben konkreten Problematiken wie Corona (Präsenzlehre/hybride Lösungen), Beurlaubung im 1. FS Master aufgrund von Mutterschutz, erneut Beitragsordnungsdinge und Beratschlagungen mit personal@ zum neuen (sehr guten) Personalkonzept, besteht ein Großteil der Arbeit aus Koordination und Organisation. So hat ein Arbeitstreffen der Kanzlei stattgefunden, bei dem eine Festlegung der Arbeitsmodi und Aufgabenverteilung stattgefunden hat. Um eine Betreuung der FAKs zu gewährleisten, hat Hannes Ricardo mit ins Boot geholt, der sich da hoffentlich umfassend drum kümmert. Gwyn regelte für den Vorstand ÖA zusammen mit Alex, der zu diesem Zeitpunkt tatsächlich schon zur neuen Referatsleitung gewählt wurde. Ein paar Dinge wurden durch den Vorstand als "Auffangnetz" übernommen, wie etwa das Vervollständigen der Corona-Nothilfe-Fond-Protokolle und die Aufarbeitung der Überweisungsdaten, damit die längst überfällige Auszahlung stattfinden konnte. Nacharbeit besteht bei der Einarbeitung der neuen Motivierten. Ohne sie ist die schiere Masse an Aufgaben nicht zu bewältigen, selbst wenn vorbildliche Kanzleimitarbeiterinnen wie Gwyn die Arbeit von Fünfen erledigt, wie es das Mäxchen zu sagen pflegt.
neues Mitglied: Hannes

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Rechenschaft Referat Studium 2021-III

Bericht zur Rechenschaft des Referates Studium für das 3. Quartal 2021

 

Die großen Themen ergaben sich aus den letzten Senatssitzungen: die Verabschiedung einer neuen Ordnung (Änderung MusterPO/RamenPO) zur Durchführung von Online-Prüfungen sowie das große Drama um die Prüfungseinsicht und das Anfertigen von Kopien der eigenen Prüfungsakte. 
Die Muster-/RahmenPO wurde ausgiebig im Hochschularbeitskreis und der Kommission Lehre und Studium diskutiert. Sofern die aktuelle Fassung hinsichtlich des Datenschutzes unproblematisch ist, kann sie durch den Senat verabschiedet werden.
Im Zuge der letzten Prüfungsphase ergaben sich aus dem frisch gestrichenen Paragraphen zur Anfertigung von Fotos/Kopien der Prüfungsakten einige Problematiken. Den Prüfenden wurde anscheinend mehrfach die konkrete rechtliche Lage kommuniziert. Trotz dessen weigerten sich einige Prüfende die Kopien herauszugeben, Fotos machen zu lassen oder gar eine Online-Ansicht anzubieten. Hannes wird als Paradebeispiel nun mit finanzieller Unterstützung des StuRa einen Rechtsstreit gegen die Hochschule führen, um diese Thematik für sich, wie auch für alle Studierenden zu klären.
Ebenso war die aktuelle Corona-Situation und der Umgang des Rektorates mit Online- und Präsenz-Lehre und damit verbundenen Hygieneregelungen Thema. Es wurde ein Forderungskatalog ausgearbeitet zum Ablauf des WiSe 21/22, der anschließend auch durch das Plenum bestätigt wurde.

Durch die vorlesungsfreie Zeit ergaben sich vergleichsweise wenige Anfragen und Fälle an das Referat. Mit Ankündigung der Referatsleitung Gwyn wurde und wird das Referat für das WiSe vergleichsweise ruhig aufgrund ihres Auslandssemesters. Bisherige Projekte und Aufgaben können und sollen gern durch die Referatsmitglieder weiterverfolgt werden. Fokus soll für das WiSe besonders auf einer erneuten Durchführung der Prüfungsfragestunden liegen, die hoffentlich mit den neuen Erstsemestern wieder auf mehr Anklang stoßen werden.
Das Projekt der Cloud für Studiendokumente liegt aktuell noch beim Bereich Administration Rechentechnik bzw. den technisch Mitarbeitenden. Laut letzter Aussage sehen sie die Fertigstellung innerhalb der nächsten 1 bis 2 Monate.

 


Mitglieder:
+: Markus Seyrich
-: Anna-Sophie Heinze, Sophie Marx

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Rechenschaft Referat Personal 2021-III

Bericht zur Rechenschaft des Referates Personal für das 3. Quartal 2021

 

Leitung

 

Amtsübergabe Referat Personal 2021/2022

 

Es wurden 12 Anträge bearbeitet (Gremiensemester, Bestätigung Gremientätigkeit, Dstip Bestätigung)

Gespräch mit der Hochschulverwaltung zur Problematik des Legislaturbeginns im September für die Beantragung von Gremiensemestern für Stimmberechtigte

 

 

Weisungsberechtigung Sachbearbeitung Administration & Organisation

 

Liste der Mitglieder : a never ending story

 

 

Weisungsberechtigung Sachbearbeitung Finanzen & Service

 

 

Bereich Angestellte

 

Wegen der Kündigung der Sachbearbeitung Administration & Organisation, wurde sich darüber Gedanken gemacht, wie die Stelle nun ausgeschrieben werden soll.

 

Für die Erstellung von Arbeitsverträgen wurde begonnen eine Art Vorlage (Gerüst) zu erarbeiten.

Erarbeitung von einem Personalkonzept 2021, zur kurzfristigen notwendigen Verstärkung der "dünn gewordenen" Personaldecke

Erarbeitung von einem Personalkonzept 2021/2022, zur längerfristigen Ausrichtung, insbesondere auch mit neuen Möglichkeiten

Die Personalkonzepte wurden dem Vorstand vorgestellt

 

 

Bereich Integration

 

 

Bereich Kollaboration

 

Der Bereich Kollaboration wurde zur 16. Sitzung Referat Personal 2021 abgeschafft. In den folgenden Tagen erfolgte "der Übertrag" und sonstige Bereinigung im Zusammenwirken mit dem Bereich Webservices.

Die Veranstaltung ClaRa, die zum Bereich Kollaboration (beim Referat Personal) gehörte, wurde pauschal erst einmal dem Referat global zugeordnet. Eigentlich sollte sie einer anderen (geeigneteren) Stelle zugeordnet werden.

 

 

Bereich Posten

 

"neue" (seit 2021-05-18) Verantwortlichkeit Semesterticket

2021-08-28 (vat@): erste Erarbeitung Website

 

"neue" (seit 2018?) Verantwortlichkeit Haushaltsplan

2021-08-28 (vat@): Überarbeitung Website

 

 

Bereich Rekrutierung

 

 

Bereich Schulungen

 

 

Bereich Wahlen

 

 

Verantwortlichkeit X

 

 

Verantwortlichkeit Y

 

 

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Rechenschaft Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2021-III

Bericht zur Rechenschaft des Referates studentische Selbstverwaltung & Organisation für das 3. Quartal 2021

 

Leitung

Neben dem laufenden Tagesgeschäft und der Koordination der Menschen im Referat werden weiterhin Altlasten entrümpelt. 
Die Leitung hat ein neues Gesicht einarbeiten dürfen, seit Anfang September ist Elli (Elisa Range) im Referat mit tätig und kümmert sich vorrangig um die Aktualisierung der Mitgliederdatenbank für die angebrochene Legislatur, aber auch im Tagesgeschäft ist sie nicht untätig und ergänzt Hannes.
In der neuen Legislatur gibt es keine Änderung was die Besetzungen der Bereiche des Referats angeht. 
Wie im letzten Quartal wurden alle aufkommenden Fragen und noch viel wichtiger die Antworten darauf dokumentiert, um eine gute Grundlage für die nächste Ref. Leitung zu legen. [das ist noch in Arbeit] Dabei hat sich herauskristallisiert, dass so manch ein Prozess in der Vergangenheit nicht eindeutig definiert wurde. 
Folgende Sachen wurden unter anderem erledigt: Beschaffung von Masken und Tests von der Hochschule, Programmierung, Befüllung und Reinigung des Getränkeautomatens sowie eine darauffolgende elektrische Prüfung durch das Dez. Technik veranlasst . Wartung aller Schlüssel sowie Tausch der Batterien wenn nötig durch Dez. technik, Quartalsbericht Q2, AE Meldung Q2, Kaffebestellung, Beschaffung von Milch und anderen üblichen Ergänzungen, Änderungsanträge KontO für Getränkeautomat und übliche Küchenverbrauchsgüter. Nicht umgesetzte Beschlüsse von 2020 erneut gefasst, Veranstaltungen in StuRa Räumlichkeiten ermöglicht, Einarbeitungstreffen mit Elli, Bemühungen um Audienz beim Kanzler, Altlasten von Lotte endlich bearbeitet, Beschaffung von Toner, Abholen von Post sowie Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Referatssitzungen. 
Hint: Einen guten Überblick überwas wann im Referat passiert und welche Aufgaben noch/schon in Arbeit sind, kann sich auf projekt.htw.stura-dresden.de/projects/verwaltung verschafft werden, das Erstellen von Tickets kann gerne verwendet werden um auf Aufgaben aufmerksam zu machen oder entsprechende Wünsche an das Referat zu richten.
Neues Mitglied: Elli

 

Bereich Administration Rechentechnik

 

(usual) daily business gelegentliche (etwa monatliches) Aktualisierung vom Cluster PVE (Proxmox Virtual Environment) mit Ceph

2021-08-09 (vat@): auf Version 6.4-13

 

Aktualisierung von Ceph vom Cluster mit PVE (Proxmox Virtual Environment) mit Ceph

2021-08-09 -10 (vat@): auf Version 15.2.13 (von Version 14.2.22), da theoretisch seit 2021-06-01 end of life

 

power outage (Sicherung, dass alles up and running ist!)

2021-08-09 -18 (vat@): Glück gehabt! (Nahezu alles kam problemarm von nahezu selbst wieder zurück. Dank an FreeNAS 9.3! (w00t? Im Übrigen kam das Betriebssystem von kaputten USB-Sticks diesmal mit konfigurieren - und zurückgefallenen standardmäßigen - hostname hoch.))

 

(usual) "yearly" business gelegentliche (etwa monatliches, aber hier leider gerade (fast) jährliche) Aktualisierung vom (Firewall mit) VPN pfSense

2021-08-09 -19 (vat@ && haffner@): auf Version 2.5.2 (von Version 2.4.4), da absehbar bald end of life

 

(usual) daily business (präventive) Erstellung von Mail-Adressen (Weiterleitung) für neue Mitglieder

beispielsweise 2021-08-20 (vat@): Wahl beratende Mitglieder 2021 (2. Sitzung Sommer Plenum 2021)

 

power outage (Sicherung, dass alles up and running ist!) 

2021-09-13 (vat@): Again? (Das letzte power outage ist vielleicht nur einen Monat her!) Glück gehabt! (Nahezu alles kam problemarm von ahezu selbst wieder zurück. Nach dummen Suchen (mehr als eine Stunde) warum die Dienst gestartet, aber nicht erreichbar, sind konnte der schlichte Fehler, dass die bisherige Netzwerkdose kein Netzwerk mehr bereitstellt, gefunden und (durch die Verwendung einer noch verfügbaren anderen Netzwerkdose, die Netzwerk bereitstellte) behoben werden.)

 

Bereich Dokumentation

 

Bereich Kollaboration

 

Bereich Service

 

Übernahme vom "Tagesgeschäft" zur telefonischen Erreichbarkeit bis zum Ende der Kalenderwoche 44 2021 durch vat

Übernahme vom "Tagesgeschäft" zur telefonischen Erreichbarkeit ab zum Ende der Kalenderwoche 44 2021 durch James

Ausleihe durch Robert und teilw. vat.

 

Bereich Semesterticket

 

Übernahme vom (aufgelaufenen) "Tagesgeschäft" bis zum Ende vom Prüfungsabschnitt Sommersemester 2021 durch vat@

Durch die personelle Einschränkung des StuRa - durch Krankheit und Urlaub der Sachbearbeitung Finanzen des StuRa - entschied die Bereichsleitung Semesterticket (Stephan Rankl), dass Paul Riegel in den letzten zwei Wochen des Prüfungsabschnittes die Bearbeitung der Semesterticketanträge übernehmen sollte. Dies führte zu leichten Irritationen beim Studentensekretariat, welche durch die Bereichsleitung behoben wurden. An dieser Stelle möchte sich die Bereichsleitung noch einmal bei der Altlast bedanken. (James hat dadurch auch ein paar Prüfungen bestanden).
Ab Anfang August 2021 übernahm Stephan Rankl als Bereichsleitung die Bearbeitung der Semesterticketanträge. Dies wurde am 01.09.2021 durch eine Teilzeitarbeitskraft (auch Stephan Rankl) übernommen, da es leider keine Rückkehr der Sachbearbeitung gab.

Die Bereichsleitung Semesterticket hat in Zusammenarbeit mit der Referatsleitung Finanzen die Abrechnung des Semestertickets mit den Verkehrsbetrieben zum Teil vereinfacht. Es gibt nun keine Einzelaufstellung der einzelnen Rückerstattungen und Nachkäufe, sondern nur noch eine Gesamtanzahl der rückerstatteten und nachgekauften Monate. Ob dies von den Verkehrsbetrieben so akzeptiert wird, ist noch fraglich. Weiterhin wurde die Ablage der Anträge sowie die Ordnerstruktur leicht angepasst. (KVP)

Die Endabrechnung für das Sommersemester 2021 ist erfolgt.

Die erste Abschlagszahlung für das Wintersemester 2021/2022 wurde zwar vorbereitet, aber noch nicht vollzogen, da die Zahlungen der Hochschule erst Ende Oktober erfolgt.

 

Bereich Webservices

 

Tagesgeschäft: Verteiler pflegen, Plone Seiten aktuell halten (z.B. FAK Ordner), Plone Accounts erstellen, Mailverkehr (Leuten StuRa-Mails u.A. erklären), Kategorien kategorisieren und ein paar überflüssige entfernen.

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