1. Sitzung Bereich Finanzprüfung 2018

Im Rahmen der Wirtschaftsprüfung durch die Firma "eureos gmbh wirtschaftsprüfungsgesellschaft" wurde an das Referat Finanzen ein Fragenkatalog erstellt.

Folgend beantworten wir die Fragen und werden diese übermitteln.

Einleitend ist zu erwähnen, dass die Finanzordnung gleichermaßen für den StuRa und die FSRs gilt.

Haushaltsplan

Aufstellung & Beschluss

Der Entwurf des Haushaltsplans wird durch den Ausschuss Finanzielles des StuRa aufgestellt. Zumeist beinhaltet dies die Referatsleitung Finanzen. Der Ausschuss kann jedoch generell von allen Mitgliedern, die sich berufen fühlen einberufen werden.

https://stura.htw-dresden.de/stura/ausschuesse/a-fin/sitzungen

Die Referate werden zu Beginn der Erstellung angefragt, woraufhin diese mitteilen, welchen finanziellen Bedarf sie im nächsten Haushaltsjahr haben. Diese werden durch den Ausschuss Finanzielles geprüft bzw. übernommen. Weiterhin werden in Hinblick auf die vorherigen Haushaltsjahre gewisse allgenmeine Positionen berücksichtigt, dies wird mit der Buchhaltung abgeglichen, sodass der Haushalt möglichst realistisch ist.

https://stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/haushalte

Danach wird der Entwurf dem Plenum des StuRa vorgestellt und dort beschlossen. Anschließend erhält das Rektorat den beschlossenen und durch die Sprecherinnen und Sprecher, sowie durch die Referatsleitung Finanzen unterschrieben Haushaltsplan zur Bestätigung.

Finanzielle Reserven

Die finanziellen Reserven des StuRa ergeben sich aus der Summe der insgesamt nicht verwendeten Gelder des StuRa. Hierbei hielt die derzeitige Referatsleitung Finanzen die Bezeichnungen Rücklagen oder Rückstellungen für irreführend, da diese den Begriffen nicht in Gänze gerecht werden. In der Vergangenheit kam es vor, dass sich ein recht hoher Betrag ansammelte, dieser wurde maßgeblich im Jahr 2016 aufgebraucht, woraufhin unter anderem auch der Semesterbeitrag „massiv“ erhöht werden musste, um den Bedarf in 2018 decken zu können, daher sind in der Finanzordnung auch Ober- und Untergrenzen beschrieben §3 Abs.4 FO.

In Zukunft ist geplant (ab 2019), dass die nicht verwendeten Gelder einzelner Positionen des Haushaltsplans diesen Positionen für ein weiteres Haushaltsjahr, als nachrangige Verwendung zugeordnet werden und nicht mehr nur allgemein als finanzielle Reserven bereit stehen. Danach sollen diese nicht verwendeten Gelder nach insgesamt zwei Jahren der Studierendenschaft in Form von einer Beitragssenkung „zurückgeführt“ werden.

Kalkulation der Beiträge

Aufgrund des errechneten Fehlbetrags ist zum Ausgleich die Beitragshöhe entsprechend zu bestimmen. Diese errechnet sich aus den nicht durch andere Einnahmen gedeckten Ausgaben. Der Gesamtbetrag teilt sich durch die Anzahl der Studierenden aufgrund der uns übermittelten Zahlen durch die Hochschule und nochmals durch die Anzahl der Semester (zwei) je Haushaltsjahr. Für das Sommersemester legen wir die Zahlen des Vorjahres zugrunde. Zusätzlich bedienen wir uns einer Zwölftelregelung, wonach jeweils zwei Monate (Januar, Februar) nach dem alten Beitrag ins kommende Haushaltsjahr fließen. Sprich 2/12 alter Beitrag 10/12 neuer Beitrag, wobei sich der Semesterbeitrag auch unterjährig ändern könnte, falls dies notwendig wäre und rechtzeitig beschlossen wird. Dazu bedürfte es einem entsprechend beschlossenen Nachtragshaushalt durch das Plenum.

Sockelbeitrag FSR

Der StuRa stellt den FSR unabhängig von der Anzahl der Mitglieder jeder Fachschaft einen Sockelbeitrag laut Finanzordnung zur Verfügung.

Zusätzlich erhalten die FSR weitere Gelder nach der Anzahl der Mitglieder der jeweiligen Fachschaft.

Damit soll gewährleistet werden, dass auch kleinere Fachschaften finanziell handlungsfähig sind.

Mitteilungsverfahren bei Bedarfsänderungen

Meist verläuft das Verfahren so, dass Finanzanträge im Plenum gestellt werden. Eigentlich sollte vorab das Referat Finanzen informiert werden. In der Realität sieht es allerdings so aus, dass dieses in der Sitzung darauf achtet, dass sich der finanzielle Bedarf geändert hat, da aufgrund des Antrags zu erkennen ist, dass Positionen im Haushaltsplan mit Beschlussfassung überschritten werden würden. Damit einhergehend verweist die Referatsleitung Finanzen derzeit darauf, dass mit Beschlussfassung auch eine Änderung des Haushalts einhergeht. Wir erachten es derzeit als heilbar, dass durch Antragsstellung tendenziell auch das Referat Finanzen „informiert“ ist und durch Beschlussfassung der StuRa gleichzeitig eine Anpassung des Haushaltsplans vornimmt, da dieser aktuell für jeden einsehbar ist.

Erläuterungen zu bestehenden Abweichungen der IST-Ergebnisse von den Haushaltsansätzen

Ich hoffe ich deute Ihre Frage richtig.

Die Ist-Ergebnisse werden entsprechend der verwendeten Gelder regelmäßig nach der Buchhaltung im Haushaltsplan aktualisiert um einen Überblick zu haben und diesen für alle Mitglieder verständlich darzustellen. Daher ist es äußerst selten der Fall, dass Haushaltsposten von IST zu SOLL nicht abweichen. Sollte es sich um Überschreitungen handeln, so muss dies im Einzelfall geklärt werden (Umverteilung bzw. Entnahme aus vorhandenem Vermögen).

Sonstige Ausgaben

Beschaffungsverfahren bei Anschaffungen über EUR 150

Derzeit werden zu allen Anschaffungen (Anlagegüter) ab 150 EUR brutto drei unabhängige Angebote eingeholt. Diese müssen bei der Beschlussfassung berücksichtigt werden. Unter Berücksichtigung der jeweiligen Umstände wird das wirtschaftlichste Angebot gewählt. Bei Bedarf werden weitere Angebote herausgesucht, wenn es vermeintlich günstigere geben könnte. Nach dem Beschluss werden diese entweder durch das Referat Finanzen bestellt oder das Geld für den Kauf mit Bargeld wird freigegeben und angeordnet, sowie durch die jeweiligen Antragstelleenden ausgeführt. Teilweise werden diese Angebote auch nach der Beschlussfassung nachgereicht, die finanziellen Mittel werden vorher nicht freigegeben. Insgesamt wird bei allen Ausgaben darauf gedacht, dass möglichst günstige Angebote zur Verfügung stehen. Lediglich bei den o.g. Anschaffungen werden diese auch protokolliert.

Zustimmungsverfahren bei Haushaltsausgaben gem. §6 Abs. 2 FO

https://stura.htw-dresden.de/stura/ausschuesse/a-o-stura/stura-grundo

Das hier aufgelistete Organe und die Referate des StuRa (§ Organe Abs 1. Grundordnung) sind in der Lage über Ausgaben im Rahmen des Haushaltsplans selbstständig zu beschließen, ohne das es eines Beschlusses durch das Plenum bedarf. Diese werden dem Plenum anschließend bekannt gegeben.

Zustimmungsverfahren FSR gem. § 6 Abs. 3 FO

Für die Fachschaftsräte gilt entsprechend ein Betrag von 50,00 €. Die Fachschaftsräte sind nicht Teil der Grundordnung des StuRa und auch nicht Teil der Geschäftsordnung des StuRa. Diese sollten selbst bestimmen können ob sie sich dieser annehmen bzw. sich selbst Ordnungen geben. Allerdings findet bei den Fachschaftsräten in Anlehnung an den StuRa ein ähnliches Verfahren statt, indem diese ihre eigenen Sprecherinnen und Referatsleitungen wählen. Bei höheren Ausgaben bedarf es eines Beschlusses durch das „Plenum“ des FSR. Die FSR sind eigenständige Organe der Studierendenschaft.

Mehrausgaben

Damit ist gemeint, dass sich die Ausgaben ihrer Höhe nach über dem Budget im Haushaltsplan bewegen, sprich dieses Überschreiten. Gleichzeitig kann diese Regelung so ausgelegt werden, dass auch Mehrausgaben bezüglich eines Beschlusses gemeint sind. Prinzipiell teile ich diese Auslegung nicht.

Entscheidungsverfahren Entnahme Reserven

Generell sei auf die Beschlussfassung verwiesen. Hierbei wird im Rahmen des Antrags festgestellt, dass die Mittel aus den finanziellen Reserven „entnommen“ werden müssen, da z.B. keine Minderausgaben innerhalb einer „übergeordneten Kostenposition“ möglich sind oder eine Verschiebung von anderen Positionen nicht möglich ist und auch wenn nachträglich festgestellt wird, dass Mehrausgaben im Saldo aufgrund ungenauer Kalkulationen vorkommen. Dieses Verfahren war seit der Einführung der neuen FO noch nicht notwendig. Prinzipiell geht es darum, dass z.B. Referate (als „übergeordnete Kostenposition“) innerhalb eines Haushaltsjahres ein „Gesamtbudget“ mindestens im Saldo nicht überschreiten. Da es in Einzelfällen dazu kommen kann, soll das Verfahren so einfach wie möglich gehalten werden, daher obliegt die Entscheidung der Referatsleitung Finanzen. Das Referat ist generell in der Pflicht dies zu protokollieren und dem StuRa Bericht zu erstatten. Spätestens mit der Abrechnung einer Veranstaltung und der Aktualisierung des Haushaltsplans wird dies ersichtlich.

Repräsentationskosten

Ja der Begriff ist etwas weit umrissen, vielleicht haben Sie einen Vorschlag zur Konkretisierung dessen. Wir haben diesen Begriff in Anlehnung an das Steuerrecht gewählt. Mit Repräsentationskosten sind Dinge wie z.B. Streuwerbeartikel, Merchandise, o.ä. gemeint. Die interne „Bewerbung“ von Veranstaltungen an der HTW in Form von Flyern und Plakaten ist damit meiner Ansicht nach nicht inbegriffen gewesen.

Reisekosten

Gleiches Antragsverfahren wie bei jeder Beschlussfassung. Der Beschluss erfolgt entsprechend einzeln oder innerhalb einer Veranstaltung. Dort werden die Reisekosten gesondert in den Kalkulationen aufgeführt. Es soll und wird also im Vorfeld ermittelt, ob und welche Reisekosten voraussichtlich anfallen. Die Vorlage von Belegen hat natürlich immer zu erfolgen, wurde an dieser Stelle lediglich nochmals ausdrücklich erwähnt, um die Wichtigkeit klar hervorzuheben. Wird ein Antrag nicht vor Reiseantritt gestellt, so kann der darauf folgende Beschluss von einer besonderen Mehrheit durch das Plenum abhängig gemacht werden, bzw. ist es derzeit so, dass dann nur das Plenum und keine anderen Organe, Referate o.ä. darüber beschließen können.

Tagespauschalen für Verpflegung werden lediglich bezahlt, wenn vor Ort keine entsprechende Bewirtung stattfindet. Übernachtungskosten stellen vorerst einen Höchstbetrag dar. Übersteigen diese den genannten Betrag von 40,00 € je Person je Nacht, so ist vor Antragsstellung, ein Antrag beim Referat Finanzen einzureichen, damit dieses überprüfen kann ob Alternativen möglich sind. Von daher kann das Referat in Einzelfällen bestätigen bzw. „genehmigen“, dass keine günstigeren Angebote vorliegen. (Luxusproblem). Wenn auf die Nutzung eines privaten KFZ nicht verzichtet werden kann oder es den Umständen entsprechend nicht anders (günstiger) möglich ist, so wird die Entfernungspauschale zu Grunde gelegt.

Aufwandsentschädigungen

Hinweis: Derzeit ist eine eigene Aufwandsentschädigungsordnung in Arbeit.

Gleiches Verfahren wie sonst auch, mit der Besonderheit, dass beim Antrag selbst nicht die Personen berücksichtigt werden, sondern die geleisteten Tätigkeiten in Gänze bewertet werden. Nach Beschlussfassung teilt die zuständige Referatsleitung dem Referat Finanzen, im Speziellen dem Bereich Mittelverwendung des Referats Finanzen die Aufschlüsselung der Personen mit. Die Personen sind durch die Referatsleitung darüber zu informieren, mit dem Hinweis auf den Tag des Beschlusses. Danach stellen die Personen einzeln einen Antrag auf Auszahlung der Aufwandsentschädigung. Welcher dann regulär bearbeitet wird.

https://stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/vorlagen-2017

Kassenhaltung

Regelungen lt. Finanzordnung (FO) https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ausschuesse/a-fin/fo

Übersicht der Barkassen mit Ermittlung des Kassenbestandes

-          Hauptkasse StuRa

-          Registrierkasse StuRa elektronisch (Wechselgeldkasse der Hauptkasse)

-          Veranstaltungskassen (Wechselgeldkassen der Hauptkasse)

-          Kinokasse Snacks (Nebenkasse über Hauptkasse abgerechnet)

-          Kinokasse Eintritt (Nebenkasse über Hauptkasse abgerechnet)

-          Kassen der Fachschaftsräte (Hauptkassen der FSR)

Zählungen der Hauptkasse des StuRa finden mindestens zum Monatsende statt, wobei eine Gegenzeichnung der Referatsleitung Finanzen erfolgt. Ein Kassenbuch wird in der Kasse verwahrt. Darin sind die täglichen Ein- bzw. Auszahlungen in bzw. aus der Registrierkasse aufgeführt.

Kassenstand bei Zählung am 25.09.2018 betrug 1.230,84 Euro inklusive des Geldes in der Registrierkasse. Der letzte Kassenbucheintrag belief sich am 24.09.2018 auf 1.227,84 Euro.  Die Differenz begründet sich durch Verkauf von Merchandise in Höhe von 3,00 Euro und die entsprechend Einzahlung in die Registrierkasse am 25.09.2018.

Leistung von Barzahlungen

Der StuRa nutzt für die Barzahlungsgeschäfte eine Registrierkasse. Die Kassenzeiten  entsprechen den Öffnungszeiten des Servicebüros. Die Abrechnung erfolgt täglich. Es wird ein separates Kassenbuch geführt

Entsprechend der FO ist eine Person als Buchhalterin hauptamtlich beschäftigt, die nicht Mitglied des StuRa ist. Barzahlungen werden nur von ihr und mit von der Referatsleitung Finanzen abgezeichneten Anweisung bzw. Quittung geleistet.

Ein- und Auszahlungen erfolgen erst nach einer Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Die Zeichnung der sachlichen Richtigkeit obliegt der zuständigen Referatsleitung bzw. den Sprecherinnen und Sprechern. Durch die sachliche Richtigkeit wird die Einzahlung bzw. Auszahlung dem Grunde nach bestätigt.

Nach der Wahl im Gremium und der Annahme wird eine Unterschriftenprobe auf eigenen Formularen hinterlegt. Der StuRa hat für selbigen das Formular „Zeichnungsberechtigung“ entworfen. Mit Leistung der Unterschrift wird gleichzeitig eine Belehrung für die Übernahme der Verantwortung bei der Unterzeichnung der Belege für „sachlich richtig“ bestätigt. Für die  Fachschaftsräte wurde ein  Formular „Unterschriftenprobe/-n“  für die Finanzer und Sprecher bereitgestellt.

Die Zeichnung der rechnerischen Richtigkeit obliegt der Kassenverwalterin oder dem Kassenverwalter. Die rechnerische Richtigkeit bescheinigt die Richtigkeit des Betrages der Einzahlung bzw. Auszahlung.

Höchstbestandsregelung / Regelungen Barauslagen

FO vom 12. Februar 2014 § 34 (3) , FO vom 19. Januar 2016 § 14 (3)  Höchstbetrag aller Kassen von 750,00 Euro, in begründeten Einzelfällen Überschreitung für eine Woche

ab FO vom 29. November 2016 § 14 (3)  Höchstbetrag 1.500,00 Euro für StuRa-Kasse, für Kassen der  Fachschaftsräte mit Tresor 750,00 Euro, ohne Tresor 250,00 Euro, Überschreitung in begründeten Einzelfällen

Barauslagen können durch Einwilligung der Referatsleitung Finanzen bzw. den Finanzverantwortlichen der Fachschaftsräte ausgezahlt werden. Ein Vorschuss ist frühzeitig, mindestens jedoch 5 Werktage vor Auszahlung, anzukündigen.

Eine Abrechnung (inklusive Originalbelege) zur Verwendung des Vorschusses ist spätestens nach 10 Werktagen einzureichen. Ausnahmen bedürfen der Einwilligung der Referatsleitung Finanzen. Bei Nichterfüllung kann dies zur persönlichen Haftung führen.

Bankbestände

Die Konten des StuRa werden bei der Sparkasse geführt. Ein Giro- und ein ZinsAktivkonto. Der Bestand des ZinsAktivkontos beläuft sich seit dem 19.12.2017 auf 60.000,00 Euro. Aufgrund der aktuellen Zinspolitik sind keine Veränderungen zu verzeichnen.

Der Stand des Girokontos am 25.09.2018 beläuft sich auf 586.901,41 Euro. 482.604,00 Euro wurden als erste Rate für das Semesterticket und die Fahrradnutzung an uns gezahlt und werden an die Vertragspartner Ende Oktober anteilig überwiesen.

Sechs der Fachschaftsräte haben eine eigene Kontoführung. Für zwei Fachschaftsräte übernimmt der StuRa die Abwicklung der unbaren Zahlung.

Zeichnungsregelungen StuRa

ist entsprechend der FO geregelt. Überweisungen erfolgen nur mit Zeichnung von zwei Berechtigten. Die Berechtigten werden vom StuRa bzw. den Fachschaften gewählt. In der Regel übernimmt die zur  Referatsleitung Finanzen gewählte Person die A-Zeichnung.

Der StuRa hat zwei jeweils eine Kundenkarte für jedes Konto, bei denen keine Zahlfunktion hinterlegt ist.

Generell sollen EC-Kartenzahlungen nicht vorgenommen werden. In Ausnahmefälle kommt es bei zu erstattenden Beträgen im Vorfeld zu Zahlungen mit privaten EC-Karten. Fachschaftsräte nutzen teilweise EC-Karten mit Zahlfunktion.

Vom StuRa erteilte SEPA-Lastschriftmandate sind im Bereich Finanzen abgelegt. Sie werden vorrangig im Zusammenhang mit wiederkehrenden Zahlungen genutzt. Es bestehen zwei Daueraufträge für die Zahlung der Gehälter und einer für die Zahlung der Buchhaltungssoftware „Agenda“.

Inventar

Inventar ab 410,00 Euro inklusive der Abschreibungen wurde bis zum 31.12.2016 im Buchführungsprogramm Lexware im Anlagenspiegel aufgeführt. Eine separate Inventarliste über geringwertige Wirtschaftsgüter wurde zusätzlich geführt. Ab 01.01.2017 mit Umstellung von der Bilanzierung in die kamerale Buchführung oder eher eine Art der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird ein Anlageverzeichnis geführt für alle Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungswert über 150,00 Euro brutto. Alle weiteren Anschaffungen unterhalb dieses Betrages können bei Bedarf den entsprechenden Aufwandskonten entnommen werden.

Förmliche Aussonderungen wurden nicht ausgeführt.

Darlehensübersicht

Darlehen wurden nicht gezahlt. In Folge gab es weder Rückforderungen in Beitreibungsverfahren noch befristete Niederschlagungen.

Jahresabschluss

Für die Jahresabschlüsse sei auf § 17 FO verwiesen. Prinzipiell werden diese gemeinsam durch die Buchhalterin und dem Referat Finanzen auf Grundlage der Jahresbuchhaltung erstellt. Abschließende Buchungsvorgänge werden besprochen und vorgenommen. Im Rahmen des Jahresabschlusses prüft die erste Angestellte des StuRa (Buchhalterin) die Jahresabschlüsse der FSR, welche als Anlage, jedoch eigenständig, zum Jahresabschluss des StuRa gehören. Dabei werden Nachbesserungen verlangt und weitere Hinweise an die FSR gegeben. Schlussendlich werden die Prüfungen der Jahresabschlüsse durch die Referatsleitung Finanzen abgeschlossen. Ergänzend zum Jahresabschluss wird ein erläuternder Bericht über die wesentlichsten Ausgaben des Studierendenrates erstellt, welcher maßgeblich als Rechenschaft gegenüber der Studierendenschaft dient. Abschließend wird der Jahresabschluss gegenüber dem StuRa vorgestellt.

Innenrevision

Berichte der Innenrevision liegen uns letztmalig für die Jahre 2012,2013,2014 vor, diese fügen wir Ihnen an. Ab § 22 FO ist durch den StuRa ein Verfahren per eigener Ordnung niedergeschrieben worden, da die Hochschule dazu leider keine Ordnung erlassen hat. Daher handelt es sich hierbei wahrscheinlich eher um einen Vorschlag gegenüber der Hochschule. Berichte zu Kassenprüfungen bezüglich der Innenrevision liegen meines Wissens nicht vor, auch gab es zu meiner Amtszeit keine Kassenprüfung durch die Hochschule.