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Finanzordnung der Studentinnen- und Studentenschaft HTW Dresden

Finanzordnung (FO) der Studentinnen- und Studentenschaft der Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden (HTW Dresden)

 

Finanzordnung der Studentinnen- und Studentenschaft der Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden
(studentische Finanzordnung HTW Dresden - FO)

als Teil der Ordnung der Studentinnen- und Studentenschaft der HTW Dresden
Vom 16. Oktober 2018

 

Vorbemerkung

1Die Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden wird im folgenden HTW Dresden genannt. 2Aufgrund von § 29 Abs. 1 des Gesetzes über die Freiheit der Hochschulen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Hochschulfreiheitsgesetz – SächsHSFG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. Januar 2013 (SächsGVBl. S. 3), das zuletzt durch Artikel 44 des Gesetzes vom 26. April 2018 (SächsGVBl. S. 198) in Verbindung mit § 9 Abs. 1 Satz 3 der Grundordnung der Studentinnen- und Studentenschaft der HTW Dresden vom 01.11.2016 hat der Studentinnen- und Studentenrat der HTW Dresden nachstehende Finanzordnung beschlossen. 3Die Finanzordnung regelt die finanziellen Angelegenheiten der Studentinnen- und Studentenschaft HTW Dresden. 4Soweit diese Ordnung nichts anderes regelt, gelten die Bestimmungen der Sächsischen Haushaltsordnung (SäHO). 5Grundsätzlich beziehen sich alle Bezeichnungen auf das Organ StuRa. 6Andere Organe werden explizit benannt. 7Sämtliche Regelungen dieser Ordnung gelten für die FSR entsprechend, soweit nicht ohnehin ausdrücklich erwähnt oder ausdrücklich ausgeschlossen.

 

Teil 1 Haushaltsplan

 

§ 1 Verantwortlichkeiten

 

  1. 1Der StuRa wählt im Benehmen mit dem Ausschuss Finanzielles spätestens zwei Monate vor Beginn des Haushaltsjahres eine Person zur Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplans. 2Wurde keine Person gewählt kann die Referatsleitung Finanzen einen Entwurf des Haushaltsplans aufstellen.

  2. 1Die Person, die den jeweiligen Haushaltsplanentwurf aufstellte, ist bis zur Wahl einer Nachfolge für den jeweiligen Haushaltsplanentwurf und die Ausführung dieses Haushaltsplans verantwortlich. 2Der StuRa wählt die für den Haushaltsplanentwurf und für die Ausführung des Haushaltsplans verantwortliche Person. 3Die Verantwortung zum Haushalt und zur Ausführung des Haushaltsplans beginnt

    • vor dem Beginn des Haushaltsjahres frühestens mit dem Beginn des Haushaltsjahres oder

    • nach dem Beginn des Haushaltsjahres spätestens mit dem Beginn der Amtszeit.

    (Personen gemäß Abs. 1 und Abs. 2 sind nachfolgend als Finanzverantwortliche bezeichnet.)

  3. Um die finanziellen Belange verantworten zu können, können Finanzverantwortliche oder das Referat Finanzen verlangen, die Ausführung eines Beschlusses von ihnen genehmigen zu lassen.

  4. 1Finanzverantwortliche können jederzeit die Unterbrechung zur Ausführung von Beschlüssen mit finanziellen Belangen anordnen, um eine Bewertung der Auswirkungen - etwa die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit oder rechtliche Bedenken - unverzüglich zu prüfen oder prüfen zu lassen. 2Im Falle der Bewertung als bedenkliche Auswirkung kann gemäß § 20 ein Veto zu finanziellen Belangen eingelegt werden. 3Ein Veto ist mindestens dem betreffenden Organ unverzüglich bekanntzugeben. 4Das Organ kann unter Berücksichtigung von § 20 erneut zum selben Gegenstand beraten und Beschlüsse fassen. 5Um die Ausführung des Beschlusses mit einem Veto aus Gründen der mangelnden Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit fortzuführen, bedarf es eines erneuten Beschlusses durch das Organ. 6Um die Ausführung des Beschlusses mit einem Veto aus Gründen benannter Rechtswidrigkeit fortzuführen, bedarf es eines erneuten Beschlusses durch das Organ mit mindestens der notwendigen Mehrheit für die Änderung der Finanzordnung.

  5. 1Finanzverantwortlichen können für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans weitere weitreichende Rechte durch den StuRa per Beschluss zugebilligt werden. 2Diese verfallen mit dem Abschluss des jeweiligen Haushaltsjahres.

 

§ 2 Grundlagen

 

  1. 1Der Haushaltsplan enthält die zur Erfüllung der Aufgaben der Studentinnen- und Studentenschaft gemäß § 24 Abs. 3 SächsHSFG erforderlichen Einnahmen und Ausgaben, sowie die Entwicklung des Vermögens der Studentinnen- und Studentenschaft. 2Der Haushaltsplan ist Grundlage für die Berechnung und Verwendung der Beiträge gemäß § 29 Abs. 1 SächsHSFG der Studentinnen- und Studentenschaft und sonstiger Gelder im festzustellenden Haushaltsjahr.

  2. Ohne einen gültigen Haushaltsplan dürfen nur Aufwendungen und Auszahlungen geleistet werden, zu deren Leistung eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind.

  3. Bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Anlage 1) verantwortungsbewusst und im Interesse der Studentinnen- und Studentenschaft umzusetzen.

  4. Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben.

  5. 1Die Wirtschaftsführung erfolgt entsprechend den Grundsätzen des Zu- und Abflussprinzips (Geldverbrauchskonzept) (Anlage 1), der sogenannten "Einnahme-Überschuss-Rechnung". 2Die jeweils gültigen Gesetze sind zu beachten. 3Als Kontenrahmen ist der Standardkontenrahmen (SKR) 03 (Anlage 2), in eigens angepasster Form, zu verwenden.

  6. 1Auf Grundlage eines dem Haushaltsplan folgenden Kontensystems (SKR 03) werden die tatsächlich erfolgten Zahlungen verbucht. 2Darauf folgend ist im Rahmen der Haushaltsüberwachung ein Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen und anschließend der Jahresabschluss zu ermitteln. 3Wichtigstes Rechnungsziel ist der Nachweis der Mittelverwendung, die Einhaltung des Haushaltsplans, sowie der tatsächlich erreichten Deckung der tatsächlichen Ausgaben (Überschuss- und Fehlbetragsermittlung).

 

§ 3 Aufstellung

 

  1. 1Der Entwurf des Haushaltsplans ist im Benehmen mit dem Ausschuss Finanzielles zu erstellen. 2Dem Ausschuss Finanzielles ist durch die Finanzverantwortlichen bis spätestens zum 10. November vor dem Beginn des Haushaltsjahres der Entwurf für den Haushaltsplan vorzulegen. 3Bei wesentlichen Änderungen soll der Ausschuss Finanzielles erneut einberufen werden. 4Als wesentlich gelten Änderungen einer Position ab 500,00 € oder das Hinzufügen oder Entfernen von Positionen. 5Die Stellungnahmen des Ausschusses Finanzielles müssen dem Entwurf des Haushaltsplans beigefügt werden.

  2. Der Entwurf des Haushaltsplans ist spätestens einen Monat vor dem Beginn des Haushaltsjahres dem StuRa zur Abstimmung vorzulegen.

  3. In Abweichung vom akademischen Jahr der HTW Dresden (1. September bis 31. August des Folgejahres) beginnt das Haushaltsjahr mit dem 1. Januar und endet mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres.

  4. 1Alle für Positionen des Haushaltsplans Verantwortliche stellen begründete Voranschläge mindestens in elektronischer Form auf und haben diese den Finanzverantwortlichen bis spätestens zwei Monate vor Beginn eines neuen Haushaltsjahres zuzusenden.2Voranschläge sind durch Finanzverantwortliche zu prüfen.3Voranschläge ohne Beanstandung können durch die Finanzverantwortlichen aufgenommen werden. 4Das fehlende, geänderte oder ergänzende Aufnehmen von Voranschlägen ist zu begründen.

  5. 1Voranschläge für die Erstellung des Entwurfs des Haushaltsplans der Studentinnen- und Studentenschaft können durch das Referat Finanzen geprüft werden. 2Das Ergebnis muss den Finanzverantwortlichen bekanntgegeben werden.

  6. 1Haushaltspläne der FSR sind dem Referat Finanzen vorzulegen. 2Das Referat Finanzen soll die Haushaltspläne der FSR prüfen und kann Nachbesserung fordern.

 

§ 4 Grundlagen zur Aufstellung

 

  1. Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr

    • zu erwartenden Einnahmen und

    • voraussichtlich zu leistenden Ausgaben.

  2. Der Haushaltsplan ist so aufzustellen, dass die Handlungs- und Zahlungsfähigkeit des StuRa gewährleistet ist.

  3. Die geplanten Einnahmen und Ausgaben sind in Bezug auf Abs. 4 falls nötig auszugleichen.

  4. 1Der Gesamtbetrag der Position „Verfügbare finanzielle Mittel“ (Bar- und Buchgeld) soll nicht mehr als die zu erwartenden Einnahmen betragen. 2Die Position „Verfügbare finanzielle Mittel“ darf die zu erwartenden Ausgaben in Form von vertraglich festgelegten Verbindlichkeiten des Haushaltsjahres nicht unterschreiten.

  5. 1Überschreitet die Position „Verfügbare finanzielle Mittel“ den in Abs. 4 Satz 1 genannten Wert, so ist durch diesen Mehrbetrag ein entsprechend geringerer Semesterbeitrag zu kalkulieren. 2Für die FSR gilt für den in Abs. 4 Satz 1 genannten Wert entsprechend das Anderthalbfache.

  6. 1Die nicht verwendeten finanziellen Mittel des vorherigen Haushaltsjahres werden den entsprechenden einzelnen Kostenpositionen, welchen sie entsprachen, zusätzlich im nachfolgenden Haushaltsjahr zugeteilt. 2Diese können im folgenden Haushaltsjahr nachrangig (FirstInLastOut "FiLo") ihrer geplanten Verwendung (Anlage 1) entsprechen. 3Diese Mittel können im Einzelfall, bei notwendigem Bedarf (Anlage 1), auf andere Kostenpositionen umverteilt werden. 4Dies bedarf einer schriftlichen Stellungnahme, welche dem Haushaltsplan beizulegen ist und der Behandlung im Ausschuss Finanzielles. 5Sollten die übertragenen finanziellen Mittel des Vorjahres über das folgende Haushaltsjahr hinaus bestehen, so sind diese der Position „Fortgeschriebene finanzielle Mittel“ zuzuschreiben, welche wiederum zur Herabsetzung der jeweiligen Semesterbeiträge zu verwenden sind. 6Das Jahresbudget der einzelnen Kostenpositionen beträgt maximal die Summe des Vorjahreshaushaltes und aktuellen Jahreshaushaltes. 7Gleiches gilt für die FSR, wobei diese im Haushaltsplan der Studentinnen- und Studentenschaft selbst als Kostenposition zu bewerten sind.

  7. 1Mit der Feststellung des Haushaltsplans ist die Kalkulation des Betrages für die studentische Selbstverwaltung des Beitrages für die Studentinnen- und Studentenschaft anzugeben. 2Die Beitrag ist anzupassen, sofern sich der Betrag um mindestens 0,50 € verändert.

 

§ 5 Inhalt

 

  1. Der StuRa ist in der Gliederung des Haushaltsplans frei, jedoch an sein eigenes Kontensystem (SKR 03 in eigens angepasster Form) gebunden und sollte sich an den vorherigen Haushaltsplänen der mindestens zwei letzten Jahre orientieren.

  2. 1Der Haushaltsplan sollte jedoch mindestens

    enthalten. 2Einahmen und Ausgaben zum Semesterticket werden als "Durchlaufender Posten" behandelt und daher nicht berücksichtigt.

  3. Die Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander zu veranschlagen.

  4. 1Übersteigen die Einnahmen die Ausgaben, so ist der übersteigende Betrag der Position „Verfügbare finanzielle Mittel“ zuzuführen. 2Ist der Saldo der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen höher als geplant, so sind diese durch Minderausgaben innerhalb der übergeordneten Kostenpositionen auszugleichen. 3In begründeten Einzelfällen können diese aus der Position „Verfügbare finanzielle Mittel“ entnommen werden. 4Dazu bedarf es einer schriftlichen Stellungnahme, welche dem Haushaltsplan beizufügen ist, sowie der Behandlung im Ausschuss Finanzielles. 5Die Entscheidung obliegt den Finanzverantwortlichen.

 

§ 6 Beschluss des Haushaltsplans

 

  1. Der Haushaltsplan ist vor dem Haushaltsjahr durch die Mehrheit der Mitglieder des StuRa zu beschliessen und zu veröffentlichen.

  2. Der vom StuRa beschlossene Haushaltsplan ist dem Rektorat gemäß § 29 Abs. 3 Satz 6 SächsHSFG vor Beginn des Haushaltsjahres vorzulegen.

 

§ 7 Pflichten bei Ausgaben

 

  1. Für Anschaffungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten sich über 250 € belaufen, sind drei unabhängige Kostenvoranschläge bzw. Vergleichsangebote einzuholen und vor Anschaffung dem Referat Finanzen entsprechend vorzulegen.

  2. Ausgaben im Rahmen des Haushaltsplans bedürfen abhängig der Ausgabenhöhe folgender Zustimmung:

  3. 1FSR können Ausgaben bis 100 € von ihrer jeweiligen Referatsleitung bzw. der Mehrheit ihrer Sprecherinnen und Sprechern beschließen lassen. 2Höhere Ausgaben benötigen die Zustimmung des entsprechenden FSR.

  4. Mehrausgaben sollen grundsätzlich durch Minderausgaben innerhalb des Haushaltsjahres ausgeglichen werden.

  5. 1Mehrausgaben, die 100 € nicht übersteigen, können von der jeweiligen Referatsleitung bzw. der Mehrheit der Sprecherinnen und Sprechern bewilligt werden. 2Mehrausgaben, die höher als 100 € sind, benötigen die Zustimmung der Referatsleitung Finanzen. 3Sämtliche Mehrausgaben sind schriftlich gegenüber dem Referat Finanzen zu begründen. Zudem ist ein entsprechender Vorschlag zum Ausgleich durch Minderausgaben, innerhalb der übergeordneten Kostenposition zu unterbreiten.

  6. 1Ausgaben für Repräsentation sind nur zulässig, wenn sie sich aus den Aufgaben oder Verpflichtungen der Studentinnen- und Studentenschaft ergeben. 2Die entstandenen Kosten sind besonders zu belegen und ausführlich zu begründen.

 

§ 8 Ergänzung und Nachträge

 

  1. Ändert sich der Bedarf der benötigten finanziellen Mittel, ist dies von den Verantwortlichen für die entsprechenden Positionen des Haushaltsplans dem Referat Finanzen schriftlich mitzuteilen.

  2. 1Vorschläge zur Änderung für einen Nachtragshaushalt für das laufende Haushaltsjahr sind von Finanzverantwortlichen zur Ausführung des Haushaltsplans im Benehmen mit dem Referat Finanzen beim StuRa vorzubringen. 2Ein Nachtragshaushalt bedarf der gleichen notwendigen Mehrheit wie der Erlass eines Haushaltsplans. 3Hierbei ist § '7 Pflichten bei Ausgaben' Abs. 4 zu beachten.

 

§ 9 Entnahme aus noch verfügbaren finanziellen Mitteln

 

  1. Anträge, die über die geplante Höhe des entsprechenden Postens im Haushaltsplan hinausgehen, dürfen erst umgesetzt werden, wenn ein Nachtragshaushalt in Kraft getreten ist.

  2. 1Überziehungen einer Position über die Deckungsfähigkeit hinaus bedürfen der gleichen nowendigen Mehrheit wie der Erlass eines Nachtragshaushaltes. 2Diese finanziellen Mittel sind den noch „Verfügbaren finanziellen Mitteln“ zu entnehmen. (Anlage 1)

 

§ 10 Mittel für FSR

 

  1. Gemäß § 29 Abs. 1 SächsHSFG werden den FSR Haushaltsmittel aus den Beiträgen der Studentinnen- und Studentenschaft zur Verwendung für die Erfüllung ihrer Aufgaben gestellt.

  2. 1Den FSR werden

      1. 250 € je Semester und

      2. bis zu 0,75 € je Semester je Mitglied der Studentinnen- und Studentenschaft der jeweiligen Fakultät

    zugeteilt, sofern der jeweilige FSR einen ordnungsgemäßen Haushaltsplan und Jahresabschlussbericht eingereicht hat.

    2In jedem Fall muss allerdings die Handlungs- und Zahlungsfähigkeit der FSR gewährleistet sein. 3Die FSR bekommen diese Mittel schnellstmöglich zur Verwendung vom Referat Finanzen zugeteilt.

  3. Den FSR wird zur Absicherung der Teilnahme an den Bundesfachschaftentagungen (BuFaTas) bis zu 0,50 € je Semester je Mitglied der Studentinnen- und Studentenschaft zur Verfügung gestellt.

  4. Durch Beschluss des StuRa können den FSR unter Beachtung von § '7 Pflichten bei Ausgaben' Abs. 4 sowie den §§ '8 Ergänzung und Nachträge' und '9 Entnahme aus noch verfügbaren finanziellen Mitteln' weitere finanzielle Mittel zur Verwendung zugeteilt werden.

  5. 1Die Anträge zu Abs. 3 und 4 haben eine Begründung zu enthalten, warum die Erfüllung der Aufgaben ansonsten finanziell nicht möglich wären. 2Sie sind durch den StuRa zu beschließen.

  6. 1Am Ende des Haushaltsjahres ist durch die FSR ein Jahresabschlussbericht zu erstellen und dem Referat Finanzen vorzulegen. 2Dieser Bericht muss die tatsächlichen Einnahmen und die tatsächlichen Ausgaben widerspiegeln. 3Soweit sich daraus ergibt, dass Mittel entgegen den Vorschriften dieser Finanzordnung und der SäHO verwendet wurden, kann das Referat Finanzen gegenüber dem FSR entsprechende Mittel einbehalten, diese sind den Mitgliedern der Studentinnen- und Studentenschaft über die Position "Fortgeschriebene finanzielle Mittel" zurückzuführen (Anlage 1).

  7. Sämtliche Wirtschaftsgüter der FSR im Sinne des Einkommensteuergesetzes, der jeweils aktuell gültigen Fassung, sind im Anlagevermögen des StuRa zu führen und über die entsprechende Nutzungsdauer (Anlage 1) abzuschreiben.

  8. Die Verwaltung der finanziellen Mittel der FSR erfolgt durch das Referat Finanzen.

 

Teil 2 Zahlungen, Buchführung, Rechnungslegung, Entlastung

 

§ 11 Dauer der Gültigkeit von Finanzbeschlüssen (Anlage 1)

 

  1. Finanzbeschlüsse dürfen nur für das aktuelle Haushaltsjahr gefasst werden und verfallen zum Ende des entsprechenden Haushaltsjahres.

  2. Finanzbeschlüsse zum aktuellen Haushaltsplan, deren Umsetzung erst im nachfolgenden Haushaltsjahr erfolgen soll oder kann, verfallen spätestens mit Ablauf des ersten Quartals des entsprechenden Haushaltsjahres.

  3. Für Aufwandsentschädigungsanträge gilt § 17 Abs. 2 entsprechend.

  4. Ausgenommen sind Finanzbeschlüsse mit andauernder Wirkung.

  5. Finanzbeschlüsse sind mit dem Finanzantragsformular (Anlage 4) abzurufen.

 

§ 12 Bargeld und Barzahlungen

 

  1. 1Der StuRa setzt mindestens einen Buchhalter oder eine Buchhalterin ein. 2Diese Person soll in der Regel hauptamtlich beschäftigt werden, einschlägige Kenntnisse nachweisen und darf nicht Mitglied des StuRa sein. 3Barzahlungen dürfen nur von ihr und mit von der Referatsleitung Finanzen abgezeichneter Anweisung bzw. Quittung geleistet werden.

  2. 1Ist die Referatsleitung Finanzen verhindert, ist ihre Stellvertretung in Dringlichkeit zuständig. 2Ansonsten ist der StuRa oder die Sprecherinnen und Sprecher in Dringlichkeit verpflichtet, einen Bevollmächtigten für die Unterzeichnung der Anweisungen bzw. Quittungen zu ernennen.

  3. 1Der Kassenbestand des StuRa darf bis zu 6.500 € (Davon sind 4.000 € für die Verwaltung der Kassenbestände der FSR vorgesehen.) betragen. 2Der Kassenbestand für eine an einen FSR herausgegebene Kasse darf den Betrag von 750 € nicht überschreiten. 3In begründeten Einzelfällen darf von Satz 2 für die Dauer von maximal einer Woche abgewichen werden. 4Die Begründung muss zeitnah in schriftlicher Form eingereicht und dem Jahresabschlussbericht des FSR bzw. des StuRa beigefügt werden. 5Für FSR ohne Tresor gilt ein entsprechender Betrag von 250 €.

 

§ 13 Barauslagen

 

  1. 1Barauslagen können durch Einwilligung des Referates Finanzen ausgezahlt werden. 2Ein Vorschuss ist frühzeitig, mindestens jedoch 3 Arbeitstage vor Auszahlung, zu beantragen.

  2. 1Eine Abrechnung (inklusive Originalbelege) zur Verwendung des Vorschusses ist spätestens nach einer Woche einzureichen. 2Ausnahmen bedürfen der Einwilligung der Referatsleitung Finanzen. 3Bei Nichterfüllung führt dies zur persönlichen Haftung der Antragsteller.

 

§ 14 Sachliche und rechnerische Richtigkeit

 

  1. Ein- und Auszahlungen bedürfen einer Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit.

  2. 1Die Zeichnung der sachlichen Richtigkeit obliegt der zuständigen Referatsleitung oder den Sprecherinnen und Sprechern. 2Von den zuständigen Personen ist vorab das Zeichnungsberechtigungsformular (Anlage 5) auszufüllen und einzureichen. 3Durch die sachliche Richtigkeit wird die Einzahlung bzw. Auszahlung dem Grunde nach bestätigt. 4Für die Zeichnung der sachlichen Richtigkeit der FSR sind die jeweiligen Finanzverantwortlichen des FSR zuständig.

  3. 1Die Zeichnung der rechnerischen Richtigkeit obliegt der Kassenverwalterin oder dem Kassenverwalter. 2Die rechnerische Richtigkeit bescheinigt die Richtigkeit des Betrages der Einzahlung bzw. Auszahlung.

  4. 1Die Überprüfung und Zeichnung der Anordnung und Verbuchung obliegt der Referatsleitung Finanzen. 2In Dringlichkeit ist ihre Stellvertretung zuständig. 3Dies bescheinigt die Richtigkeit des buchhalterischen Vorganges. 4Von den zuständigen Personen ist vorab das Zeichnungsberechtigungsformular (Anlage 5) auszufüllen und einzureichen.

 

§ 15 Zeichnungsberechtigung

 

  1. Banküberweisungen bedürfen der Zeichnung von zwei Berechtigten.

  2. 1Die Referatsleitung Finanzen ist grundsätzlich als erste Zeichnungsberechtigte einzusetzen. 2Weitere Zeichnungsberechtigte sind durch den StuRa zu wählen. 3Stehen nicht mindestens zwei Zeichnungsberechtigte zur Verfügung, so ist der StuRa oder die Sprecherinnen und Sprecher in Dringlichkeit dazu verpflichtet mindestens zwei Zeichnungsberechtigte zu bestellen. 4Die Bestellung gilt längstens, bis mindestens zwei Zeichnungsberechtigte gewählt wurden.

  3. Die Anzahl der Zeichnungsberechtigten ist auf maximal drei Personen begrenzt.

  4. Zahlungen per EC-Karte oder per Lastschrift sind nur in Ausnahmefällen und mit vorheriger Genehmigung der Referatsleitung Finanzen zulässig.

 

§ 16 Reisekosten

 

  1. Reisekosten werden nur erstattet, wenn vor Reiseantritt ein entsprechender Antrag gestellt wurde.

  2. Belege für Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegung sind der Abrechnung beizufügen.

  3. 1Öffentliche Verkehrsmittel sind bevorzugt zu nutzen. 2Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Geltungsbereich des Semestertickets ist dieses einzusetzen. 3Entstehende Kosten werden für die angemessene Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel erstattet.

  4. 1Für Fahrten ohne triftigen Grund, mit einem privaten Kraftfahrzeug, wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,15 € und mit triftigem Grund (Anlage 1) in Höhe von 0,25 € für jeden gefahrenen Kilometer gewährt. 2Für jede mitgenommene Person in einem Kraftfahrzeug können zusätzlich 0,02 € pro Kilometer erstattet werden. 3Eine Erstattung wird nur für maximal 110 % der im Routenplaner angegebenen Strecke zum Zielort und zurück gewährt. 4Die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeugs erfolgt auf eigenes Risiko.

  5. 1Unter Betrachtung der wirtschaftlichen Verhältnismäßigkeit besteht nach Zustimmung der Referatsleitung Finanzen die Möglichkeit, ein Fahrzeug zu mieten. 2Die Benutzung gemieteter Kraftfahrzeuge erfolgt bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz auf eigenes Risiko.

  6. 1Für entstandene Übernachtungskosten werden maximal 40 € pro Nacht und pro Person übernommen (Belege sind vorzuweisen). 2Würde eine Reise vor 24 Uhr eines Tages enden, können keine Übernachtungskosten gezahlt werden. 3Übernachtungskosten die 40 € überschreiten, müssen vorher durch das Referat Finanzen genehmigt werden.

  7. Verpflegungskosten (Anlage 1) können bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden pauschal pro Person und Tag bezahlt werden.

  8. Nicht im Reisekostenantrag berücksichtigte Kosten, wie Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten, werden im Rahmen der Kostensätze dieser Ordnung nur aus nicht erwarteten und triftigen Gründen erstattet.

  9. Für eigene Veranstaltungen des StuRa sind alle vorhergehenden Absätze des § 16 Reisekosten entsprechend anzuwenden.

 

§ 17 Aufwandsentschädigung

 

  1. Die Anwendung der §§ '8 Ergänzung und Nachträge' und '9 Entnahme aus noch verfügbaren finanziellen Mitteln' ist ausgeschlossen.

  2. Nähres regelt die AE-O (Aufwandsentschädigungsordnung)

 

§ 18 Vermögensnachweis

 

  1. Über das Vermögen der Studentinnen- und Studentenschaft wird ein Nachweis in Form eines Jahresabschlusses erbracht.

  2. 1Der Jahresabschluss wird durch das Referat Finanzen bis zum 31.08. des Folgejahres erstellt. 2Er umschließt alle Vermögen, Schulden, Ausgaben und Einnahmen, sowie abzugrenzende Aufwendungen und Erträge, welche durch einen im grundlegenden erläuternden Bericht zu ergänzen sind.

  3. Nach der Erstellung des Jahresabschlusses ist die Referatsleitung Finanzen dazu verpflichtet, diesen dem StuRa bei der nächsten ordnungsgemäß einberufenen Sitzung vorzulegen und zu erläutern.

 

§ 19 Rechenschaftspflicht

 

  1. Das Referat Finanzen ist dem StuRa und der Studentinnen- und Studentenschaft gegenüber rechenschaftspflichtig.

  2. Das Referat Finanzen hat den StuRa über erhebliche Änderungen und deren Auswirkungen bei der Ausführung des Haushaltsplans unverzüglich zu unterrichten.

 

§ 20 Vetorecht / Haushaltssperre

 

  1. 1Erachtet die Referatsleitung Finanzen oder die Finanzverantwortlichen durch Auswirkungen eines Beschlusses die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Ausführung des Haushaltsplans für gefährdet, so kann sie per Veto verlangen, dass unter Beachtung einer schriftlich vorliegenden Auffassung über die Angelegenheit erneut beraten wird. 2Die schriftliche Auffassung sollte bis spätestens zum Zeitpunkt der Einladung der nächsten ordnungsgemäß einberufenen Sitzung des StuRa nach dem Veto vorliegen, spätestens jedoch entsprechend zur zweiten ordnungsgemäß einberufenen Sitzung, beziehungsweise vier Wochen nach der Ablehnung durch die Referatsleitung oder die Finanzverantwortlichen. 3Der darauf folgende Beschluss des StuRa ist endgültig und entlastet gleichzeitig die Referatsleitung Finanzen oder die Finanzverantwortlichen.

  2. 1Verstößt der StuRa in seiner Haushaltsführung gröblich gegen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Ausführung des Haushaltsplans, so kann die Referatsleitung Finanzen oder die Finanzverantwortlichen in Anlehnung an § 29 Abs. 5 SächsHSFG eine Haushaltssperre über die finanziellen Mittel der Studentinnen- und Studentenschaft verhängen (Anlage 1). 2Die finanzverantwortliche Person hat den Beschluss unverzüglich als nichtig zu erklären und die entsprechende Stelle darüber zu informieren.

  3. Partielle Haushaltssperren (Anlage 1) sind nicht ausgeschlossen.

 

§ 21 Entlastung

 

  1. Aufgrund des positiven Berichtes der Innenrevision HTW Dresden, sind die Verantwortlichen aus der Tätigkeit (§ 29 Abs. 3 SächsHSFG) durch den StuRa zu entlasten.

  2. 1Ist der Bericht der Innenrevision HTW Dresden nicht positiv, können die Verantwortlichen aus der Tätigkeit (§ 29 Abs. 3 SächsHSFG) durch den StuRa entlastet werden. 2Die Entlastung hat zur Folge, dass der StuRa die Haushalts- und Wirtschaftsführung eines Rechnungsjahres durch die Verantwortlichen billigt, dies führt somit zu einer Verlagerung der Verantwortung für die Haushalts- und Wirtschaftsführung auf den StuRa.

  3. Durch die Entlastung werden erkennbare Haushaltsüberschreitungen gebilligt, sonstige haushaltsmäßige Mängel werden geheilt, soweit sie auf einer unzureichenden Beteiligung des StuRa beruhen.

  4. Die Entlastung bedeutet auch einen Verzicht auf Schadensersatzansprüche.

  5. Ein Verzicht auf ein Strafantragsrecht liegt nur insoweit vor, soweit der Verzicht in der Zuständigkeit des StuRa liegt.

  6. 1Die Verweigerung der Entlastung ist zu begründen. 2Sie kann nur aus haushaltsrechtlichen Gründen erfolgen. 3Persönliche oder politische Erwägungen reichen als Gründe nicht aus. Durch die Verweigerung der Entlastung erhält der StuRa die Möglichkeit, Schadensersatzansprüche gegen die oder den Verantwortlichen geltend zu machen sowie Strafanträge zu stellen. 4Die Verweigerung der Entlastung bedeutet im Ergebnis, dass die Haushaltsführung durch die oder den Verantwortlichen nicht vertrauenswürdig war bzw. ist.

  7. 1Gegen die Verweigerung der Entlastung können die Verantwortlichen den Rechtsweg zu den Verwaltungsgerichten beschreiten und im Wege eines Organstreitverfahrens die Rechtswidrigkeit der Verweigerung der Entlastung feststellen lassen. 2Im Falle der Rechtswidrigkeit sind die daraus entstehenden Kosten durch den StuRa zu tragen.

 

§ 22 Mandatsbeendigung

 

1Nach Beendigung ihres Mandats haben die Referatsleitung Finanzen oder Finanzverantwortliche zusammen mit der nachfolgenden Referatsleitung oder Finanzverantwortlichen eine genaue Einweisung in die Finanzgeschäfte des StuRa durchzuführen. 2Diese Einweisung sollte einen Zeitraum von zwei Wochen nicht unterschreiten.

 

§ 23 Spendenbescheinigung

 

Spendenbescheinigungen werden ausschließlich durch das Referat Finanzen ausgestellt.

 

Teil 3 Rechnungsprüfung

 

§ 24 Vermutete und unvermutete Prüfungen

 

1Der Jahresabschluss der Studentinnen- und Studentenschaft ist durch die Innenrevision HTW Dresden zu prüfen. 2Sie prüft vor allem:

  • die Kasse,

  • Verwahrung und Verschlüsse,

  • sich finanziell auswirkende Maßnahmen,

  • die Einhaltung des Haushaltsplans,

  • die Begründung und Belegung von Einnahmen und Ausgaben,

  • die Führung des Vermögensnachweises und

  • die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

 

§ 25 Zeit und Art der Prüfung

 

1Die Jahresabschlussberichte werden durch die Innenrevision HTW Dresden innerhalb von 6 Monaten nach Abgabe geprüft. 2Die Art der Prüfung obliegt der Innenrevision HTW Dresden.

 

§ 26 Auskunftspflicht

 

Der Innenrevision HTW Dresden sind alle für seine Arbeit notwendigen Unterlagen zugänglich zu machen und unverzüglich Auskünfte zu erteilen.

 

Teil 4 Schlussbestimmungen

 

§ 27 Inkrafttreten

 

Diese Finanzordnung tritt mit Beschluss am Tage der Veröffentlichung in Kraft.

 

 

 

Beschluss

Diese FO wurde auf der 13. Sitzung StuRa 2018 beschlossen.

 

Unterzeichnung der Finanzordnung durch den StuRa

Dresden, den 16. Oktober 2018

 


 

Anlage 1

 

zur Finanzordnung der Studentinnen- und Studentenschaft der Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden vom 05. September 2018

 

zu § 2 Grundlagen Abs. 3 Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

 

  1. 1Wirtschaftliche Haushaltsführung impliziert sparsames Handeln unter Berücksichtigung der Auswirkungen auf die Aufgabenerfüllung. 2Dem wird Rechnung getragen, wenn entweder mit einem geringstmöglichen Einsatz an Mitteln ein bestimmter Erfolg (Minimalprinzip), oder mit einem bestimmten Mitteleinsatz das bestmögliche Ergebnis (Maximalprinzip) erzielt worden ist. 3Fehlt es an festen Maßstäben für den zulässigen Mitteleinsatz bleibt es möglich, die Prüfung, ob das Prinzip der Haushaltswirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gröblich verletzt wurde, mithilfe des Minimalprinzips vorzunehmen.

  2. 1Die Hochschulen waren in der Vergangenheit durch die Sächsische Haushaltordnung und sind seit 2013 mit der Selbststeuerungsfähigkeit durch das Sächsische Hochschulfreiheitsgesetz der „wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung“ verpflichtet. 2Als Teilkörperschaft der Hochschule ist anzunehmen, dass ähnliches zutrifft. 3Dieser Grundsatz ist vom Gesetzgeber nicht fest umrissen und wird deshalb im Sinne eines Kataloges von Geboten und Verboten definiert. 4Nach herkömmlicher Meinung gelten folgende Regeln für den Grundsatz: „wirtschaftliche und sparsame Mittelverwendung“:

    1. Die Nicht-Inanspruchnahme von Skonti, Boni und Rabatten gilt als Verstoß gegen den Grundsatz.

    2. Ebenso das Tätigen von Ausgaben, die nicht der Erfüllung der Aufgaben nach § 24 SächsHSFG dienen.

    3. Auch der Verzicht auf Marktrecherche, also das Einholen mehrerer unabhängiger Preisangebote, ist als Verstoß zu werten.

    4. Die Vergabe eines Auftrages an einen anderen als den wirtschaftlichsten Bieter widerspricht ebenfalls dem Grundsatz, wobei der wirtschaftlichste und monetär billigste Anbieter nicht als synonym zu verstehen sind.

    5Besonders kritisch werden hier seitens des Rechnungshofes gesehen:

    • Bewirtung und Aufmerksamkeiten

    • Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation

    • Persönliche Ausstattung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

    • Raummöblierung

    6Weder Gesetz noch Rechnungshof unterscheiden zwischen Haushalts- und Drittmitteln. 7Eine Ausgabe, die nicht der Erfüllung der Aufgaben nach § 24 SächsHSFG dient, ist somit eine gesetzeswidrige Ausgabe, auch wenn sie aus eingeworbenen Drittmitteln bestritten wird. 8Dabei ist zu unterscheiden in Ausgaben zur Erbringung von vertraglichen Gegenleistungen, die dem Vertragspartner geschuldet werden (unkritisch) und Ausgaben die aus Gewinnen/Drittmittelresten bestritten werden (kritisch). 9Bezüglich der Bewirtschaftung der Budgets für Sachausgaben werden daher folgende Festlegungen getroffen:

    1. Aufmerksamkeiten:

      1Ausgaben für Aufmerksamkeiten können grundsätzlich getätigt werden, wenn sie unter folgende Beispiele eingeordnet werden können:

      • Geschenke an Angestellte aus besonderem persönlichen Anlass bis zu 60,- €, z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Geldzuwendungen gehören stets zum Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist

      • Geschenke aus herausragendem Anlass bis 35,- €, als Geschenk ist dabei eine Sachzuwendung zu verstehen, welcher keine Gegenleistung entgegen steht

      • Angebot nichtalkoholischer Getränke und Snacks für nicht regelmäßig stattfindende oder herausragende Meetings

    2. Bewirtung:

      1Die Ausgaben für die interne Bewirtung muss zwingend aus dem Budget des Projektes, bzw. der Schulung und Konferenz bestritten werden, dabei sind je Person folgende Grenzen zu beachten:

      • Frühstück 4,80 €

      • Mittagessen 9,60 €

      • Abendessen 9,60 €

      2Verwiesen sei hierbei auf die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen nach dem EstG und der damit verbundenen pauschalen Kürzung von 20 % für ein Frühstück und jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen.

    3. Streuwerbeartikel:

      1Streuwerbeartikel werden grundsätzlich zentral durch das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation gemeinsam mit dem Referat Öffentlichkeitsarbeit und dem Referat Finanzen angeschafft. 2Besteht besonderer Bedarf, ist dieser abzustimmen, um den einheitlichen Auftritt zu wahren. 3Der Einsatz hat sparsam und zielgruppenorientiert zu erfolgen. 4Streuwerbeartikel sind Werbemittel, die durch ihre breite Streuung viele Menschen erreichen und damit den Bekanntheitsgrad steigern. 5Streuwerbeartikel sind bis zu einer Grenze von 10,- € zu verstehen.

 

 

zu § 2 Grundlagen Abs. 5

 

  1. 1Ausgaben dürfen nicht vor Fälligkeit geleistet werden. 2Ist eine sofortige Zahlung vereinbart oder fehlt eine Vereinbarung über den Zeitpunkt der Zahlung, so entsteht mit Eingang der Zahlungsaufforderung ein sofortiger Anspruch des Zahlungsempfängers. 3Es ist zu beachten, dass sofort zu leistende Ausgaben nach Zahlungsaufforderung möglichst zügig sachlich und rechnerisch festgestellt und zur Auszahlung angeordnet werden.

  2. Ausnahmen sind dabei sogenanntes „tägliches Überweisen“, da dies nicht praktikabel ist, daher werden Zahlungen und Überweisungen mindestens einmal pro Woche, welche innerhalb dieses Zeitraums fällig werden, bzw. wenn die Frist zur Überweisung (eine Woche später) überschritten werden würde, angeordnet.

  3. Alle Zahlungen mit Ausnahme der Fälle nach den Absätzen 4 und 5 sind für das Haushaltsjahr zu buchen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind.

  4. Zahlungen, die im abgelaufenen Haushaltsjahr fällig waren oder deren Verwendung bzw. Beschlussfassung für das abgelaufene Haushaltsjahr gelten, jedoch erst später eingehen oder geleistet werden, sind in den Büchern des abgelaufenen Haushaltsjahres zu buchen, solange die Bücher nicht abgeschlossen sind.

  5. Für das neue Haushaltsjahr sind zu buchen

    1. Einnahmen, die im neuen Haushaltsjahr fällig werden, jedoch vorher eingehen,

    2. Ausgaben, die im neuen Haushaltsjahr fällig werden, jedoch wegen des fristgerechten Eingangs beim Empfänger vorher gezahlt werden müssen,

    3. Im Voraus zu zahlende Ausgaben deren Verwendung bzw. Beschlussfassung für das neue Haushaltsjahr geplant sind.

  6. Die Absätze 4 und 5 Nr. 1 gelten nicht für Steuern, Gebühren, andere Abgaben, Geldstrafen, Geldbußen sowie damit zusammenhängende Kosten.

  7. Das Referat Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

  8. Es sei auf die Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Haushalts- und Wirtschaftsführung verwiesen.

 

 

zu § 4 Grundlagen zur Aufstellung Abs. 6 Geplante Verwendung „Fortgeschriebener finanzieller Mittel“

 

  1. 1Aus dem Vorjahr „Fortgeschriebene finanzielle Mittel“ einzelner Kostenpositionen werden diesen im folgenden Haushaltsplan zugeschrieben, jedoch separat aufgeführt und nachrangig verwendet. 2Nachrangig bedeutet, dass diese Mittel nur dann verwendet werden, falls das geplante Budget des aktuellen Haushaltsjahres für die einzelne Kostenposition überschritten werden würde.

  2. Diese „Fortgeschriebenen finanziellen Mittel“ dürfen während des Haushaltsjahres nicht zu anderen Kostenpositionen (auch nicht innerhalb übergeordneter Kostenpositionen) umgewidmet oder verwendet werden. (z.B. werden bei der Veranstaltung "KoSe" 200,00 € weniger verwendet als an Ausgaben laut dem Haushaltsplan vorgesehen waren, dann sind diese 200,00 € als fortgeschriebene finanzielle Mittel bei der Kostenposition "KoSe" in das nachfolgende Haushaltsjahr zu übertragen und nachrangig bei Bedarf ausschließlich dafür zu verwenden.)

  3. Fortzuschreiben sind nicht verwendete finanzielle Mittel aus dem Vorjahr, welche mindestens 100,00 Euro betragen.

  4. Nicht fortgeschrieben werden Kostenpositionen, die zur Deckung allgemeiner Ausgaben dienen und keiner spezifischen Verwendung zuzuordnen sind. (z.B. Quod licet Iovi, non licet bovi, Personalkosten, Kontoführungsgebühren, Buchhaltungssoftware, etc.)

 

zu § 4 Grundlagen zur Aufstellung Abs. 6 Umverteilung von Kostenpositionen bei notwendigem Bedarf

 

  1. 1Finanzielle Mittel einzelner Kostenpositionen, welche im Vorjahr nicht verwendet wurden, können bei notwendigem Bedarf auf andere Kostenpositionen des Folgejahres umverteilt werden. 2Dies ist möglich wenn

    • zum Zeitpunkt der Erstellung des Haushaltsplans bereits bekannt ist, dass betroffene Kostenpositionen auch im folgenden Haushaltsjahr nicht umgesetzt werden,

    • eine daraus resultierende Erhöhung des Semesterbeitrages unverhältnismäßig hoch ausfällt,

    • die Zweckmäßigkeit der entsprechenden Kostenposition nicht mehr gegeben ist.

  2. Alternativ können dadurch freigegebene finanzielle Mittel der Position „Fortgeschriebene finanzielle Mittel“ zugeteilt werden. (An dieser Stelle ist die sogenannte Position "Fortgeschriebene finanzielle Mittel" eine eigene Gesamtposition und bildet sich aus den nicht verwendeten, bereits fortgeschriebenen finanziellen Mitteln der einzelnen Kostenpositionen. Die Gesamtposition bildet sich aus der Summe aller nicht verwendeten fortgeschriebenen finanziellen Mittel, sprich nachdem diese ein Haushaltsjahr nachdem sie einzeln fortgeschrieben sind nicht verwendet wurden.)

  3. 1Die Umverteilung einer Kostenposition ist in Gänze und nicht anteilig vorzunehmen. 2Dadurch soll gewährleistet werden, dass keine „Zerstückelung“ stattfindet.

  4. Die Umverteilung ist mit der Erstellung des Haushaltsplans vorzunehmen und nicht während des laufenden Haushaltsjahres.

 

 

zu § 9 Entnahme aus noch verfügbaren finanziellen Mitteln Abs. 2 Überziehung einzelner Positionen im Haushaltsplan

 

  1. Ist eine Änderung durch § 'Ergänzung und Nachträge' Abs.2 in Verbindung mit § 'Entnahme aus noch verfügbaren finanziellen Mitteln' Abs. 1 nicht möglich und würde die Entnahme zur Zahlungsunfähigkeit des StuRa führen oder zur wesentlichen Unterschreitung der in § 'Grundlagen zur Aufstellung' Abs. 4 Satz 2 beschrieben Geldmittel, so ist eine Überziehung nicht vorzunehmen.

  2. 1Mit der Überziehung über die Deckungsfähigkeit hinaus ist gemeint, dass dies ausschließlich auf bereits vorhandene Kostenpositionen anzuwenden ist. 2Ergänzungen und Nachträge zum Haushaltsplan sind damit nicht gemeint und somit ausgeschlossen. 3Ergänzungen und Nachträge betreffen daher lediglich noch nicht im Haushaltsplan berücksichtigte Positionen.

 

zu § 10 Mittel für FSR Abs. 6 Zurückführung einbehaltener finanzieller Mittel

 

  1. Die Zurückführung sollte in Form einer zukünftigen Beitragssenkung erfolgen, indem die einbehaltenen finanziellen Mittel als zukünftige Einnahme im folgenden Haushaltsplan berücksichtigt werden.

  2. Alternativ können diese der Position „Fortgeschriebene finanzielle Mittel“ zugeführt werden.

 

zu § 10 Mittel für FSR Abs. 7 Abschreibung von Anlagegütern (FSR)

 

Die Nutzungsdauer ergibt sich aus den AfA-Tabellen, welche durch das Bundesministerium der Finanzen herausgegeben wurde, regulär handelt es sich um die AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter.

 

zu § 11 Dauer der Gültigkeit von Finanzbeschlüssen

 

  1. Mit Abschluss bzw. Verfall der aus dem vorherigen Haushaltsjahr genehmigten und nicht abgerufenen Finanzanträge ergibt sich, dass der neue Haushaltsplan abschließend angepasst werden muss, um die endgültigen Werte zu ermitteln.

  2. Dabei sind im Wesentlichen die Positionen „Fortgeschriebene finanzielle Mittel“ und "voraussichtliche Ausgaben" zu beachten.

 

zu § 16 Reisekosten Abs. 4 Triftiger Grund zur Nutzung eines Kraftfahrzeuges (Reisekosten)

 

  1. Triftige Gründe zur Nutzung eines Kfz liegen vor wenn,

    • das Reiseziel ohne Kraftfahrzeug nur schwer oder nicht erreichbar ist,

    • eine erhebliche Zeit- oder Kostenersparnis vorliegt,

    • ein umfangreicher Transport vorgenommen werden muss, dazu zählt auch die Mitnahme weiterer Personen,

    • eine eingeschränkte Reisefähigkeit vorliegt,

    • es aufgrund des Gesundheitszustandes erforderlich ist,

    • die Wetterlage sehr ungünstig ist, bzw. die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel dadurch nur sehr eingeschränkt möglich ist.

  2. 1Eine erhebliche Zeitersparnis liegt vor, wenn mehr als ein Drittel der Reisezeit eingespart wird. 2Mindestens muss die Zeitersparnis jedoch eine halbe Stunde pro Fahrt betragen.

  3. 1Bei Abs 1 Nr. 6 Anlage 1 handelt es sich dem Charakter nach um eine situationsbedingte Entscheidung, welche meist nicht vorab im Reisekostenantrag berücksichtigt wird. 2Es liegt daher im Ermessen der Reisenden diese Entscheidung zu treffen und der Glaubhaftmachung der Notwendigkeit im Nachhinein. 3In besonderen Fällen kann auch ein Taxi/Mietwagen genutzt werden. 4Ein besonderer Fall liegt unter anderem vor, wenn die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs ausgeschlossen ist.

  4. Bereits bekannte triftige Gründe müssen vor Reiseantritt bei der Antragstellung aufgeführt werden.

 

zu § 16 Reisekosten Abs. 7 Angemessene Verpflegungskosten (Reisekosten)

 

  1. Verpflegungskosten sind unter anderem gegeben wenn,

    • die Veranstaltung am Reiseziel keine Bewirtung beinhaltet,

    • vor Ort keine adäquate Bewirtung stattfindet, (Nicht adäquat bedeutet auch, dass es beispielsweise kein veganes Essen gab und die Person sich üblicher Weise vegan ernährt.)

    • eine besondere Ernährung aufgrund anerkannter gesundheitlicher Gründe notwendig ist.

  2. Verpflegungskosten im Inland unterliegen je nach Dauer der Reise folgenden Sätzen:

    • Bei mehr als acht Stunden, sowie bei mehrtägigen Reisen am Anreise und Abreisetag: 12,00 €.

    • Bei mehrtägigen Reisen für jeden Kalendertag mit vierundzwanzig Stunden Abwesenheitsdauer: 24,00 €.

  3. Diese müssen, falls bekannt, vor Reiseantritt bei Antragsstellung aufgeführt werden.

  4. 1Für Aufenthalte im Ausland gelten entsprechende Sätze für die „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich oder beruflich veranlassten Auslandsreisen“ (Anlage 3) in seiner jeweils aktuell gültigen Fassung, herausgegeben durch das Bundesministerium der Finanzen. 1Gleiches gilt für die Übernachtungskosten.(5) Die Verpflegungskosten sind wie in Anlage 1 'zu 'Grundlagen' Abs. 3 Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit' Abs. 2 beschrieben bei Bedarf entsprechend zu kürzen.

zu § 20 Vetorecht / Haushaltssperre Abs. 2 & 3 Haushaltssperre, partielle Haushaltssperre

 

  1. 1Das Verhängen einer Haushaltssperre dient zur Absicherung der Finanzverantwortlichen und der Haushaltsverantwortlichen, da diese zur persönlichen Haftung herangezogen werden können und jederzeit rechenschaftspflichtig sind. 2Sie ist daher ein Absicherungs- und Schutzinstrument und darf keinesfalls missbraucht werden.

  2. 1Eine allgemeine Haushaltssperre erstreckt sich über die gesamten finanziellen Mittel der Studierendenschaft. 2Ausnahmen können und sollten hierbei dauerhafte Verbindlichkeiten sein, um eventuellen zusätzlichen Schaden von der Studierendenschaft abzuwenden. 3Nicht von der Haushaltssperre betroffen sind sogenannte durchlaufende Posten wie z.B. die Zahlungen, Nachkäufe und Rückerstattungen des Semestertickets.

  3. Das Verhängen von partiellen Haushaltssperren erstreckt sich lediglich auf gewisse Bereiche des Haushaltsplans, dabei kann es sich um einzelne Kostenpositionen aber auch um übergeordnete Kostenpositionen (z.B. gesamte Referate) handeln.

  4. 1Partielle Haushaltssperren dürfen lediglich verhangen werden, wenn dem StuRa Zahlungsunfähigkeit droht oder einzelne Bereiche schwerwiegend und vorsätzlich gegen die Grundsätze nach § 1 Abs. 1, bzw. gegen § 1 Abs. 3 verstoßen. 2Sie dienen somit der Sicherstellung der Zahlungs- und Handlungsfähigkeit des StuRa, da sonst grundsätzliche Aufgaben nicht mehr erfüllt werden könnten, z.B.

    • würden die finanziellen Mittel sonst nicht mehr ausreichen um die Angestellten des StuRa zu entlohnen,

    • oder dauerhafte Verbindlichkeiten können nicht mehr bedient werden.

    3Diese Beispiele erheben keinesfalls Anspruch auf Vollständigkeit.

  5. 1Jedwede Form von Haushaltssperren sind dem StuRa, sowie betroffenen Bereichen unverzüglich schriftlich und in elektronischer Form zuzustellen und mitzuteilen. 2Die schriftliche Zustellung hat unter Zeugen zu erfolgen und ist mindestens (auch) über die interne Hauspost durch die Poststelle der HTW Dresden vorzunehmen.

  6. 1Haushaltssperren sind ausführlich zu begründen und bedürfen der persönlichen Unterschrift der Referatsleitung Finanzen oder dem Haushaltsverantwortlichen (im Zweifel von beiden) und mindestens zwei weiterer Zeugen. 2Ein Zeugnisverweigerungsrecht kann hierbei nicht wahrgenommen werden.

  7. 1In der Begründung zur Haushaltssperre ist aufzuführen, zu welchem Zeitpunkt diese in Kraft tritt. 2Im Zweifel tritt diese ab sofort in Kraft, wobei berücksichtigt werden muss, dass diese zur Kenntnis genommen werden können werden muss.

  8. Zuwiderhandlungen gegen eine Haushaltssperre führen zur unmittelbaren persönlichen Haftung der Betroffenen.

  9. Haushaltsperren sind nach dem Wegfall der Gründe unverzüglich aufzuheben und wie in Abs. 5 beschrieben zuzustellen, mitzuteilen und mindestens durch die Referatsleitung Finanzen oder dem Haushaltsverantwortlichen persönlich zu unterzeichnen.

 

Zu Buchhaltung / Abschreibung im Allgemeinen

 

  1. Folgende Aufzählung ist mindestens umzusetzen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, wobei es der Referatsleitung Finanzen obliegt, diese ohne Änderung der Finanzordnung zu erweitern, solange die Grundprinzipien der Wirtschaftlichkeit, der Haushaltsplanung und der Sparsamkeit nicht verletzt werden, allerdings nicht zu kürzen:

    1. Betroffen sind selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten größer 250,00 Euro netto (exklusive Umsatzsteuer) betragen. Aus diesem Betrag ergibt sich die Art der Abschreibung (Sofortabschreibung, lineare Abschreibung). Den Gesamtbetrag für die Abschreibung bildet der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer), welcher aufgewendet wurde.

    2. Nicht selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter sind entsprechend zusammenzuführen und als ein Wirtschaftsgut zu behandeln, sodass diese nutzbar sind.

    3. Sonderabschreibungen sowie die Zusammenführung von selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgütern in Form eines Sammelpostens sind unzulässig.

    4. Sofortabschreibungen für selbstständig nutzbare geringwertige Wirtschaftsgüter sind ohne Ausnahme vorzunehmen.

    5. Im Haushaltsplan sind die Aufwendungen für Abschreibungen entsprechend herauszurechnen und somit nicht zu berücksichtigen, allerdings muss sich bei der Erstellung ein hinreichender Überblick über die tatsächlichen Ausgabenverhältnisse für Wirtschaftsgüter verschafft werden. Dazu sind die Werte des Anlagenverzeichnisses hinreichend.

    6. Zu Berichten des Referats Finanzen bezüglich der finanziellen Situation des StuRa sollen die tatsächlich getätigten Ausgaben unabhängig von den Abschreibungen berücksichtigt werden.

    7. Ein Erinnerungswert bei der Führung des Anlageverzeichnisses ist nicht notwendig, allerdings darf die sogenannte Nullwertunterdrückung nicht verwendet werden.

    8. Die Wirtschaftsgüter sind Eigentum des StuRa, verbleiben allerdings in Besitz der FSR, auch hat der StuRa hiernach keinen Anspruch auf Herausgabe dieser, allerdings müssen die FSR diese auf Verlangen vorzeigen.

    9. Anlagegüter verbleiben solange im Verzeichnis, bis diese nicht mehr vorhanden sind. Dies ist dem Referat Finanzen entsprechenden schriftlich und unverzüglich mitzuteilen. Die Entnahme (z.b. Verkauf, Verschenken) eines Wirtschaftsguts hat in Absprache mit der Referatsleitung Finanzen und/oder den Sprecherinnen und Sprechern des StuRa zu erfolgen.

    10. Kopien der Originalrechnungen der Wirtschaftsgüter verbleiben bei dem jeweiligen FSR. Diese sind in einem separaten Ordner chronologisch aufzubewahren. Die Originalrechnung ist dem Referat Finanzen bzw. dem/der Angestellten des StuRa zu übergeben, mit dem Vermerk um welchen FSR es sich handelt und einem Vermerk, in welchem Monat das Wirtschaftsgut angeschafft wurde (wann dieses geliefert wurde).

    11. Die Verbuchung der Wirtschaftsgüter erfolgt auf entsprechenden Anlagenkonten, wobei als Gegenkonto das Buchungskonto des jeweiligen FSR zu verwenden ist.

 


 

ANLAGE 2: SKR 03

Wird von der Angestellten als (PDF) bereit gestellt. Der Kontenrahmen wird ständig angepasst, wird aber in grundsätzlicher Form aktuell gehalten und bereit gestellt. Hier gehts zum Kontenrahmen.

ANLAGE 3: Steuerliche Behandlung Reisekosten

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2017-11-08-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2018.html

ANLAGE 4: Formular Finanzbeschlüsse

Formular zum Abruf von Finanzbeschlüssen

ANLAGE 5: Zeichnungsberechtigung

Zeichnungsberechtigungsformular (Unterschriftenprobe)

 

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