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Zuständigkeit Verwaltung von Terminen und Sitzungen

Ausschreibung der Stelle als studentische:r Angestellte:r für die Zuständigkeit der Verwaltung von Terminen und Sitzungen

 

Zur Sicherstellung der Erfüllung unserer Aufgaben gemäß dem Hochschulgesetz für unsere Teilkörperschaft öffentlichen Rechts sollen grundständige Aufgaben von Student:innen über eine Anstellung erledigt werden. Dabei soll es sich grundsätzlich um den Bereich der Verwaltung handeln, wobei durch die Anstellungen die mehr als 100 ehrenamtlichen studentischen Mitglieder zur studentischen Interessenvertretung unterstützt werden sollen.
Auch wenn es sich nicht um eine "klassische" Stelle einer wissenschaftlichen Hilfskraft (ohne Hochschulabschluss) handelt, da hier kein wissenschaftliches Arbeiten stattfindet, soll die Stelle ähnlich betrachtet werden wie die einer studentischen Hilfskraft an unserer HTW Dresden.

 

Dein Arbeitsumfeld

 

Als dein StuRa sind wir keine normal "kategorisierbare" Arbeitsstelle, was sich schon daran erkennen lässt, dass die Stellen im StuRa über den Semesterbeitrag finanziert werden und du deine eigene Anstellung mit finanzierst.
Nahezu alle anderen Aktiven hier sind "Unprofessionelle" beziehungsweise deine Kommiliton:innen, die neben dem Studium - in oft al­t­ru­is­tischem Charakter - Verantwortung durch die Übernahme von Funktionen zeigen.
Daher bewegen wir uns im Spannungsfeld von chaotisch jugendlicher politischer Interessenvertretung bis hin zur drögen und schmerzhaften Bürokratie einer Selbstverwaltung im öffentlichen Sektor.

Das vergleichsweise besonders legere Arbeitsumfeld bietet viel Raum zur Ausgestaltung des Arbeitsplatzes, beispielsweise bei den Arbeitszeiten. Durch die überwiegend Ehrenamtlichen wird beim StuRa üblicher Weise bis in den Abend gearbeitet, auch da frühestens am Nachmittag größere reguläre Sitzungen abgehalten werden können. Gerade auch im Bezug auf Studienleistungen, wird auf Sitzungen während des Prüfungsabschnittes verzichtet. Daher ist auch für dich eine flexible Arbeitszeiteinteilung möglich.

Darüber hinaus soll durch angestellte Student:innen beim StuRa das bewältigt werden, was an zu erledigenden Aufgaben als wichtig und dringlich erscheint, aber durch die anderen ehrenamtlichen Aktiven gerade nicht geleistet werden kann. Auch wollen wir so die Möglichkeit bieten, dass sich nicht nur finanziell gut situierte Student:innen im StuRa der Aufgabenbewältigung widmen können.

 

studentische:r Angestellte:r für Verwaltungsaufgaben

Zuständigkeit

Verwaltung von Terminen und Sitzungen

Vorstand

Umfang

monatlich 20 Stunden (1/8 Vollzeit)

Zweck

 Der StuRa ist das zwangsläufige Organ der Studentinnenschaft. Die Studentinnenschaft ist eine durch das Land Sachsen geschaffene Teilkörperschaft des öffentlichen Rechts, der gesetzliche Aufgaben übertragen wurden. Aber ohnehin versteht sich der StuRa als Stelle zur Organisation für die Verbesserung der Belange einzelner oder aller Student:innen, was in der Erledigung von dazu notwendigen Aufgaben mündet.
Grundsätzlich ergibt sich beim StuRa stets eine Überflutung der Aktiven mit anstehenden Aufgaben. Sie reichen von "darauf muss jetzt (leider) sofort noch reagiert werden, denn sonst ist es zu spät, um das für uns Studierende noch richten zu können" über "das ist eine so riesige Sache, die nicht mal schnell durch irgendwen voller Freude erledigt werden kann" bis hin zu "das müsste halt mal irgendwie irgendwann gemacht werden".
Um bestmögliche Ergebnisse für die studentische Interessenvertretung zu erzielen, ist es wichtig Termine zu ermitteln und zu organisieren, also zu erkennen, zu vermerken, zu verwalten und zu betreuen. Anderenfalls gehen wichtige und dringliche, aber auch schwierige Termine leicht unter, und die Erledigung von Aufgaben kann gar nicht organisiert werden.

Aufgaben

Vermerken neuer Termine und Sitzungen sowie Betreuung bestehender Termine beim StuRa

  • systematische Erhebung von neuen Terminen, mit dem Aufgabenumsetzungssystem (AUS) und der Website oder anderer Kalenderverwaltung
    • organisatorische Ermittlung für einzelne Einträge zu Terminen
    • Entsprechen der bestehenden Systematik zur Verwaltung von Aufgaben und Terminen
  • Abstimmung der Priorisierung (durch Wichtigkeit und Dringlichkeit) von Terminen, samt Vermerk und entsprechende Behandlung bei der Betreuung
  • Vorbereitung von Terminen inkl. der Sitzungen des Vorstandes sowie dessen Nachbereitung
    • Einladung zu Terminen und Sitzungen
    • Erfassung von Terminen und Sitzungen auf der Website
    • Ausfertigung des Protokolls und Anstoßen der Ausfertigung für gefasste Beschlüsse
  • Ausweis und entsprechende besondere Behandlung von wiederkehrenden, regelmäßigen oder ständigen Terminen
  • Initiieren und Verfolgen der Bewältigung von wichtigen, insbesondere auch dringlichen Terminen
    • im Falle der nicht erkennbaren Erledigung eines Termins, Information von den betreffenden Verantwortlichen, und mindestens auch dem Vorstand
    • Unterstützung zur Koordination der Bewältigung von Terminen und Aufgaben
  • womögliches Vermerken von Verbesserungsvorschlägen zur Organisation der Bewältigung von Aufgaben, insbesondere Terminen

Anforderungen

 muss
  • Kennen der Strukturen, etwa der Referate und Komitees, des StuRa
  • Bereitschaft zur Einarbeitung und Umsetzung von Verwaltungsabläufen
  • Bereitschaft zum Erlangen einer Wahrnehmung für aktuelle Aufgaben
  • Wille zur Klärung von Prioritäten von Aufgaben zu einzelnen Terminen
  • Vermögen zum Erlangen einer Übersicht zu wesentlichen aktuellen Aufgaben
  • Bereitschaft zum Verfolgen (Beobachtung) von Mail-Verteilern und Mitschriften von Sitzungen
  • Vermögen zur Thematisierung von aktuellen Terminen
soll
  • Kennen der Möglichkeiten zur Organisation in der studentischen Selbstverwaltung
  • Kennen der verwaltungsorganisatorischen Abläufe im StuRa
  • Streben nach Verbesserung der Bewältigung von Aufgaben, insbesondere zu Terminen, beim StuRa
  • Verständnis für Schwierigkeiten bei der Erfüllung von Aufgaben, insbesondere auch bei Terminen, durch ehrenamtlich mitwirkende Mitglieder, die eben auch einem Studium nachgehen
  • eigene Erfahrungen als Mitglied, das Verantwortung zur Organisation von Terminen trägt
  • Fähigkeit zur Einschätzung der Tragweite von Belangen, etwa hinsichtlich Umfang und der Grundsätzlichkeit
  • Mitglied der Kanzlei
  • gute Deutschkenntnisse
kann

Zuordnung

Vorstand

 

Arbeitsbedingungen

 

Bewusst lehnen wir uns an den Arbeitsbedingungen an unserer HTW Dresden an, wobei - auch wenn wir keine Tätigkeiten in der Wissenschaft anbieten, sondern in der Verwaltung - wir alle als sogenannte studentische Hilfskraft (wissenschaftliche Hilfskraft ohne Abschluss) vergüten. Unabhängig von unserem Anspruch als studentische Interessenvertretung richtet sich danach auch der Modus zur Ermittlung von zu vergütenden Arbeitsstunden, Urlaub und ähnlichem. Bei Verbesserungen oder Verschlechterungen der Arbeitsbedingungen an unserer HTW Dresden werden wir dem entsprechen wollen.

Grundsätzlich ist das Referat Personal bei allen Angestellten für Weisungen vorgesetzt. Fachlich vorgesetzt sollen immer diejenigen sein, die für die Funktion im Amt sind, denen die Stelle zugeordnet ist. Alle sollten auch Student:innen sein, wie du und ich.

Der StuRa erwartet, dass nachweislich die Arbeitszeiten vermerkt und vorgelegt werden. Arbeitsergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Auch die Dokumente zur Einarbeitung für die Stelle sollen zur Übergabe an Nachfolgende stets durch die Angestellten verbessert werden.

 

Bewerbung

 

Deine Bewerbung - in Form einer kurzen Vorstellung und Motivation - richtest du bitte per Mail von deinem Mail-Konto bei der Hochschule an

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