Einarbeitung Stelle Zuständigkeit Organisation Projekt Konzeption Ablage 2023/2024

Willkommen!

Für das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation freuen wir uns, dass du die Stelle übernommen hast. Das liegt auch daran, dass deine bisherige Arbeit (bei der Stelle Zuständigkeit Mitgliederverwaltung) sehr gut ist.

Zu Signatur & Co:

Mail-Adresse
doku@…
(also Bereich Dokumentation vom Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation)

Bezeichnung der Stelle
Zuständigkeit Organisation Projekt Konzeption Ablage 2023/2024

Anscheinend gibt es auch ablage@? (w00t? Inhalt vom Archiv ist sinnlos spärlich (und kann daher schnell gesichtet werden).) Da kann auch gern "nach Belieben" verwendet werden.

Bitte als doku@ - also für den Bereich Dokumentation - schreiben. (In Ausnahmefälle der Bespaßung könnte auch ablage@ verwendet werden.)

massive Berechtigungen beim Zugang
zu allen Räumen und Schränken (außer vielleicht Kassen)
"Administration" beim Dienst Website (Dienst Dateiverwaltung, Dienst Dokumentation, Dienst Aufgabenverwaltung)

Bitte dazu die allgemeine Seite zur Einarbeitung (Zuständigkeit Ablage) kontrollieren und womöglich ergänzen.

Einordnung der Stelle

Die Stelle ist eine "außerordentliche" Stelle, nämlich eine Stelle für ein Projekt. Es geht darum das Projekt zur Konzeption einer Ablage zu organisieren. (Aktuell gibt es schlich kein klar definiertes Konzept.) Für die "reguläre" Stelle Zuständigkeit Verwaltung Ablage soll die zukünftige Grundlage geschaffen werden.

Einerseits soll das Kozept für die Ablage erarbeitet werden. Die Organisation dazu soll beinhalten sich dabei mit den betroffenen Stellen - maßgeblich verwaltung@ (auch mit doku@), v@ und finanzen@, aber theoretisch auch allen anderen - "ins Benehmen gesetzt" wird. Neben der "klassischen Exekutive" sollen auch zur Ablage relevante Stellen, etwa konti@ oder ds@, maßgeblich einbezogen werden. (Welche Stellen anzusprechen sind, insbsondere auch einzelne Stellen vakant sind, kann mit der Weisung erörtert werden.) Organisation kann auch bedeuteten, dass nicht alles selbst gemacht werden muss, etwa wenn bestimmte Teile durch bestimmte Stellen erarbeitet werden können und sollen.
Andererseits geht es um die praktische Umsetzung vom Konzept. Viel Spaß beim Anwenden vom eigenen Konzept! Vermutlich wird vieles für das Konzept erst bei der praktischen Umsetzung erkennbar werden.

Letztlich soll ein Konzept erarbeitet sein, das so dokumentiert ist, dass eine neue Angestellte Zuständigkeit Verwaltung Ablage danach arbeiten kann. Aber möglichst auch alle Stellen, wie bestimmte Referate, sollen für sich erkennen können wie die eigene Ablage funktioniert(e), um sie weiterführen zu können.

Die Stelle ist erst einmal für die Dauer von 6 Monaten angedacht. Ob das wömlich zu viel, wohl aber eher zu wenig ist, dimenesioniert ist, wird sich über die Zeit zeigen. Für die Stelle gilt: Bitte gern so viel wie möglich vorarbeiten. Also von vorn herein soll es möglich sein massiv Überstunden machen zu können.

Grundsätzlich kann zwischen der Ablage von Papier (und andere Dingen "zum Anfassen") und Ablage von Daten (Dateien) unterschieden werden.

Der Fokus soll auf das fehlende Konzept für Papier - also die Gliederung vom Inhalt von Ordnern und deren Orte für die Ablage - liegen. Dazu können grundsätzlich erst einmal alle Orte (Räume und Schränke) mitgedacht werden. Bei der Systematik sollen bestehende Konzpte, wie etwa das Raumkonzept (angesiedelt beim Referat stundentische Selbstverwaltung & Organisation), einbezogen werden.

Wenn es sich ergibt - oder dazu direkt eine Weisung erfolgt - soll auch die Ablage für Dateien (also alle Formen von digitalen Daten) konzeptioniert und realisiert werden. Dazu hat der StuRa verschiedenste Dienst. Beim StuRa werden dabei maßgeblich der Dienst Website (Anwendung Plone) und der Dienst Dateiverwaltung (Anwendung Nextcloud) verwendet. Die Anwendung Plone ist - hinsichtlich Funktionalitäten - kaum erweiterbar, da die veraltete Version 4 verwendet wird (und dort grundsätzlich nicht "rumgepfuscht" werden kann). Die Anwendunf Nextcloud ist hingegen - wie sonst eigentlich beim StuRa üblich - grundsätzlich um alle möglichen (standardmäßigen) weiteren Funktionalitäten erweiterbar. Technisch können auch beim Dienst Dokumenation (Anwendung MediaWiki) und beim Dienst Aufgabenverwaltung (Anwendung Redmine) oder auch anderen Diensten Dateien verwaltet werden.

bekannt (ermittelte) bereits bestehende Vorarbeit

Ordner Dokumentation Ablage (bei der "eigentlichen" Stelle Zuständigkeit Verwaltung Ablage)

 R. macht: Verschieben des Ordners "Dokumentation Ablage" in Referat Studentische Selbstverwaltung -> Ablage ... und umbenennen des Ordners zu "Dokumentation"

--> Jetzt hier: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/ablage/doku

Zukünftig: In Ordner Ablage eine strukturierte und gut angelegt Konzeption (Ordner) 

Ablage von Papieren

Gliederung der Ablage von Papier

Es ist bitte folgendes Prinzip zu verfolgen: Es soll mit einem größtmöglichen Ordner angefangen werden. Wenn Teile des Ordners "überlaufen" soll ein eigenständiger Ordner daraus gemacht werden. (Grundsätzlich kann sich an der Gliederung (Hierarchie) der Website orientiert werden. (Am Beispiel: StuRa | Referat X | Bereich Y | Thema Z | Legislatur YYYY/YYYY)

Ort der Ablage von Papier

in geweisser Weise schon als (nicht konsequent umgesetztes) Konzept, und vielleicht auch letztlich zu vermerken, in der Spalte (in der Tabelle) im Stellenplan

bestehende Systematik ermitteln, dokumentieren und der Weisung zur Diskussion stellen; Weisung (bestätigend) entscheiden lassen

Ablage von Daten

(Beispiel) digitale Ablage von Belangen der einzelnen Studiengänge

ist auch zufällig in den vergangenen Tagen wieder aufgekommen

beispielsweise geht es um Stellungnahmen (im Rahmen der internen (hochschuleigenen) Akkreditierung) & Co

Beispiel Seite Entwurf Zuständigkeit Organisation Projekt Konzeption Ablage 2023

Ein gutes Beispiel für "kannst du so, oder so machen" (und alles kann in Frage gestellt werdem). (Das habe ich Rahmen der Vorbereitung auch einmal so gelassen, weil ich es so schön trivial exeplarisch fand.)