4. Sitzung Referat Verwaltung 2025/2026

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2025-2026/4

Datum: 05.11.2025
Beginn: 17:00 Uhr
Ende: 20:00 Uhr

Teilnehmerinnen:
Paul Riegel
Oliver-Michael Fischer
Mathis Blümel
Peter Popp
Paula Grahlow
Yannik Dirlich
Stephan Rankl

R. 4 - Quartal IV - 2025

Was habt ihr dieses Quartal so getrieben? Schreibt es hier rein oder es ist nicht passiert.

R.O. gesamtes Referat?

R.I. Leitung und Mitglieder

R.I.I. Leitung

R.II. Bereich Administration Rechentechnik

vat@: Berichte beim nächsten mal. 

R.II.I. Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services

Läuft?

R.III. Bereich Semesterticket

R.III.I. Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket

vat@: Läuft!

R.III.II. Verantwortlichkeit Semesterticket

unbesetzt

R.IV.Bereich Service

olligathor@: Verleih läuft schleppend. Ich finde nur schwierig Leute die Ausleihe vor Ort übernehmen wollen. 

R.V. Bereich Webservices

olligathor@: Yeah ein neues Mitglied :D 

R.VI. Bereich Dokumentation

olligathor@: Ich wünschte hier etwas neues aber leider eher nicht.

R.VII. Bereich Kollaboration

olligathor@: Wir haben erstmalig jetzt eine Leitung Bereich Kollaboration. 
olligathor@: Welche Aufgaben ganz genau der Bereich macht und wo die Grenzen sind bin ich mir nicht sicher und bei Fragen kann doch Eric bestimmt dich dann Fragen Paul oder?
vat@: Jo! Ich gern für Einarbeitung und Erarbeitung zur Verfügung. Ich bin gespannt und freue mich über Besetzung und Eric. :-)

R.VIII. Verantwortlichkeit Beachvolleyballplatz

olligathor@: Ich habe die E-Mail vergessen zu schreiben und muss ihm nochmal schreiben wegen Schließzeiten usw. 

R.IX. Zuständigkeiten

R.IX.I Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

olligathor@: Bleibt uns die Angestellte Person noch ein bisschen erhalten?, weil wenn ja dann läuft es ja :)
vat@: Da der Kelch an mir vorbeigeht, soll ich weiter Weisung machen. Das ist natürlich machbar. :-)

R.IX.II. Zuständigkeit Verwaltung Post

olligathor@: Ich würde gerne jetzt die Neue Liste mit Berechtigungen an die Hochschule senden.
vat@: Jo! (Gut, dass du daran gedacht hast.)
olligathor@: Kannst du hier mal drüber schauen ob du sagst das passt so.
vat@: Das können wir auch gleich Instenz machen und dann kannst es nach der Sitzung an die Hochschule schicken. 
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/post/genehmigung/copy_of_genehmigung

R.IX.III. Zuständigkeit Verwaltung Ablage

olligathor@: Was ist hier der zukünftige Plan ?
vat@: Der Plan von personal@ ist "mit Sicherheit" five@ und assi@ machen das "ersatzweise".
olligathor@: Ich meinte eher das so ist die bisher Angestellte Person das noch oder ist die Stelle ausgelaufen. 

TOP 1. Bestellung Mitglieder im Referat Verwaltung 

Der StuRa möge beschließen

• Yannik Dirlich

jeweils als Mitglied im Referat Verwaltung zu bestellen.

Diskussion:

vat@

admin@ (vat@): Yannik würde ich auf jeden Fall (unabhängig von der Bereitschaft Mitglied im Referat zu werden) in den Bereich bestellen. Im Übrigen sollte Yannik auch "pauschal" Miglied im Bereich Webservices werden, sodass "legitimiert" ist, dass Yannik administrativ alles "schön machen" kann. :-)

Ergebnis: 

Leitung: 
Zustimmung

TOP 2. Bestellung Mitglied im Bereich Webservices

Der StuRa möge beschließen

• Yannik Dirlich

als Mitglied im Bereich Webservices zu bestellen.

Diskussion:

olligathor@: Echt cool, dass du Sachen für den StuRa machen möchtest. 

Ergebnis:
Leitung: Zustimmung!

TOP 3. Bestellung Leitung Bereich Kollobration 

Der StuRa möge beschließen

• Eric Freudenberg

als Leitung Bereich Kollobration zu bestellen.

Ergebnis:
Leitung: Zustimmung!

ITOP I. Fehlerhafte Funktion Schlüsselkasten Pillnitz

zur 5. Sitzung Präsidium wies grabner@ darauf hin, dass … (sollte vat@ sich erinnern)
olligathor@: Kann der bitte den Fehler genau beschrieben, sodass ich es an das Dekanat Pillnitz weiterleiten kann, weil würde das Problem erstmal denen schreiben und dann schauen was passiert.
vat@: Habe eben Boxi und Wiebke dazu befragt. 
Friedrich: Ganz einfach und ohne Vermutungen möglicher Probleme geschildert: Wenn ich meine Pin usw. eingebe, kommt auf dem Bildschirm immer die Meldung "mehrfach key nicht moeglich", und naja, dann kann ich eben keinen Schlüssel rausziehen. Es wirkt so, als hätte ich einen Schlüssel nicht zurückgegeben, habe ja aber im letzten Vierteljahr auch keinen rausgenommen. Und mit Boxis Zugang habe ich dasselbe Problem, kann also nicht direkt an meinem Login liegen ig.
vat@: Boxi und Wiebke haben die Theorie, dass die Schlüssel - ausgeliehen durch Friedrich und Boxi - vertauscht sein könnten. Am Freitag soll es (ohnehin) eine Sitzung vor Ort geben. Da wird - mit dem Code von Wiebke - getestet, um diese Art von Fehler auszuschließen. Wiebke wird bei verwaltun@ berichten. (Danach könnte das von Friedrich vorgestellte Fehlerbild (gegenüber der Fakultät) benannt werden.)
vat@: Usetom war so nett und schaute mal auf dem Campus vorbei, um das Problem "auszuprobieren". Ergebnis: "works for me"! Auch mit dem dem PIN von Boxi war eine Entnahme vom Schlüssel möglich. (Damit ist das von Friedrich beschrieben Problem "behoben".)
vat@: Friedrich sollte einfach gebeten werden erneut "zu testen". Mindestens mit dem PIN von Boxi sollte es ja funktionieren.
olligathor@: Schauen wir mal was wird. 

ITOP II. Zugangschließsystem im A-Gebäude

olligathor@: Hast du über die E-Mail für den Vorstand drüber gelesen.
vat@:Jaein, aber der Vorstand hat jetzt eine E-Mail dazu rausgeschickt. 
olligathor@: Dann warten wir mal ab was da vom Kanzler Müller zurück kommt. 
olligathor@: Hast du dem Vorstand die Liste mit den Prioritäten vorgestellt oder soll ich das mal dem Vorstand schicken als Vorschlag?
vat@: Du kannst ja mal dem Vorstand mal fragen ob man sich mal Treffen möchte um die weitere Strategie zu besprechen. 
olligathor@: Ich schreibe den mal eine E-Mail und frage nach.

ITOP III. Nutzung von Snipe-IT als Dienst zur Inventarverwaltung

matmel@: Paula und ich dachten uns, dass wir mal unsere Inventarverwaltung verbessern möchten. Wir haben desshalb mal Snipe-IT ausgetestet und sind zu dem Schluss gekommen, dass wir diesen Dienst als geeignet für den Einsatz im StuRa sehen. Wir sehen im Einsatz von Snipe-IT folgende Vorteile:

• Vereinfachte Eintragung (und Austragung) von Sachen (Assets)
• Bei Ausleihen durch den Bereich Service: Dokumentation von Ausleihen und somit Information über Sachen die noch ausgeliehen werden können.
• Möglichkeit mehr Information über jedes Asset zu speichern
• Management von (nicht verderblichen oder lange haltbaren) Verbrauchsmaterialien (z.B. Kaffee, Papier, Toner)
• Dokumentation vom Standort des Assets

Nun ist die Frage ob wir Snipe-IT als Inventarverwaltung benutzen wollen? Falls ja, würde ich mich darum kümmern, dass wir den Dienst aufsetzen. 

Diskussion:
olligathor@: Kostet uns die Anwendung etwas und wenn ja wie viel?
matmel@: Snipe-IT ist Open Source und kostenfrei nutzbar.
admin@ (vat@) : Eine Software bewährt sich immer erst im (mindestens testweisen) Betrieb.
admin@ (vat@) : Die Anwendung Snipe-IT scheint eine gute mögliche Software für den Dienst Inventarverwaltung zu sein. (Aus Sicht vom Bereich Administration Rechentechnik spricht (nahezu) nichts gegen die Verwendung der Anwendung Snipe-IT. Wenn auch nicht intensiv geprüft (und evaluiert) wurde: Es ist uns keine bessere (für den StuRa geeigneter) Anwendung bekannt.) Da die Anwendung auch für NixOS paketiert und sogar modularisiert ist, erscheint sie für den Betrieb - samt Instandhaltung - ideal geeignet. (Die Praxis wird den Rest zeigen.)
vat@ : Ja, bitte einfach (anfangen) Snipe-IT (zu) verwenden!
vat@: Maßgeblich erscheint mir, dass das Kümmern um die Verwaltung vom Inventar losgeht.
olligathor@: Würde mit Paul schon besprochen und wird erstmal aufgesetzt und dann (praktisch) getestet.
admin@ (vat@): Bitte (vor der Inbetriebnahme) die Dokumentation "abliefern". https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/dienst-inventarverwaltung/ Mit matmel@ ist besprochen, dass - etwa in Anlehnung an den Dienst Eintrittsverwaltung - die testweise Einrichtung so zu dokumentieren, dass sie andere - etwa die Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services - eigenständig einrichten können.
vat@: BTW: https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/2001 https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/2651

ITOP IV. Was soll inventarisiert werden? Welches Format der Nummern wollen wir nutzen?

matmel@: Dieser ITOP erübrigt sich, wenn wir uns gegen Snipe-IT entschieden haben. (...)  
olligathor@: Es wäre doch eim einfachsten die vorhanden Nummern, dort einzutragen, weil es doppelte Arbeit wäre.
vat@: Was auch immer besprochen wird bzw entscheiden wird soll eingetragen werden.
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/inventar/how-to-inventar-nicht-inventar-anlagenbuchfuehrung
vat@: Sollten die Sachen finden, dann sollen die 2025-xxx eine Nummer eintragen, weil das nicht zur Verwechselung kommen kann das ein Datum Angabe wäre. 
olligathor@: Klingt gut. 

ITOP V Der StuRa kann nicht mehr faxen (machen)

matmel@: Uns ist aufgefallen, dass die Fax-Nummer die im Impressum gelistet ist, inzwischen an jemand anderen im A-Gebäude vergeben ist. Somit können wir auch nicht mehr faxen. James bittet um Klärung ob wir weiterhin Fax versenden möchten und ob die Poststelle im Notfall noch Fax versenden kann

vat@: Wir sollte - in Abstimmung mit dem v@ - bei der Hochschule nachfragen, ob das ein Versehen war (oder deren Absicht war). "Müssen wir bangen, dass andere Nummern, die dem StuRa zugeordnet sind auch anderweitig vergeben werden?"
olligathor@: Mein Vorschlag für das weitere Vorgehen Ticket anlegen und dann schreibe ich eine E-Mail vor und Paul liest die dann gegen und dann den Vorstand bitten, diese weiter zu schicken oder um die Erlaubnis bitten diese herauszuschicken.  
vat@: Dann soll James bitte mal bennene für was er genau die Möglichkeit Faxen braucht bevor wir die E-Mail den Vorstand zur Absegnung geben.
vat@: 
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/ticket/antrag/dokument/2025-sose/antrag_zum_semesterticket_2025_01_28.pdf/view
vat@: Es gibt auch noch die Aufgabe zu identifizieren wo die Nummer überall angegeben ist, insbesondere auf der Website oder als Daten bei irgendwelchen Konten, etwa online-Konten.
olligathor@: Ich lege dazu ein Ticket an und schreibe jede Seite rein in das Ticket wo Telefax zu finden ist.
vat@: Für das Ticket zu Website & Co:
https://duckduckgo.com/?q=site%3Astura.htw-dresden.de+%223240%22
https://duckduckgo.com/?q=site%3Astura.htw-dresden.de+%2232+40%22

ITOP VI Wunsch nach Unterstützung für die Veranstaltung "Vollversammlung des StuRa"

https://lists.stura.htw-dresden.de/private/verwaltung/2025-November/028023.html

vat@: Meine persönliche Ansicht dazu: Das schaffen von einem neuen "Konstrukt" erscheint mir dumm. Insbesondere eine weitere Bezeichnung, samt beginnender Nummerierung, ist doch Quatsch. Einerseits gibt es "das Plenum". Auch wenn es üblicher Weise nur als Sitzung zur Abstimmung wahrgenommen wird, sollte es unter diesem Banner - Das trifft es nämlich ganz genau. - möglich sein auch eine "abweichende" Ausgestaltung - keine Anträge - sondern "Tagesordnungspunkte" zur Vorstellung untereinander möglich sein. Das sollte maßgeblich auch das Präsidium "mittragen". Andererseits gibt es "den studentischen Hochschulrat", was das "inhaltliche" Konzept abdeckt. Auf jeden Fall sollt es eine klare Abgrenzung zwischen "inhaltlichen" Teil und "spaßigen" Teil geben. Der "spaßige" Teil sollte klar optional sein. (Grundsätzlich scheint ja das Konzept zu sein, dass es einmal "verpflichtend" alle Miglieder im StuRa zusammenkommen sollen.)
olligathor@: Ich schreibe dem Präsidium mal eine E-Mail oder soll ich das einfach direkt in die nächste Sitzung mal eintragen?
olligathor@: Ja meiner Meinung nach müsste das anders aufgebaut werden unsere Anmerkungen findet hier von euch angelegeten Pad. 

ITOP VII. Betreuung der Instanz Pretix 

olligathor@: Mathis und Paula wollten sich dazu eigentlich mit Hannes mal treffen, um zu einem mal zu schauen wie funktioniert das alles und vielleicht auch in Zukunft die Aufgabe zu übernehmen, diese Service zu betreuen. Jetzt zu meiner Frage kam es zu dem Arbeitstreffen und könnt Ihr euch vorstellen, das in Zukunft zu betreuen? 
vat@: Vertagen?
olligathor@: Da stehen sonst praktisch keine "aktuellen" Leute drauf, sondern nur Hannes und Hung. Praktisch sind ja - bekanntlicher Weise - fertig!
vat@: Einfach erst einmal webservice@ aktivieren und Paula und Mathis mit drauf schreiben.
olligathor@: Habe ich gemacht. 
vat@: Jetzt vertagen?
olligathor@: Jo!

ITOP VIII. E-Mail Anfrage wegen Raum für Spieleabend

Hallo StuRa,

ich würde sehr gerne für das kommende Sommersemester einen Raum für einen Spieleabend für meine Studiengruppe organisieren. Die Anfrage wurde von der Hochschule mit der Begründung zurückgewiesen, dass für private Zwecke keine Räume verfügbar sind. 
Jetzt die Frage, ob der StuRa für sowas Räumlichkeiten zur Verfügung stellen kann oder ob es eine andere Möglichkeit gibt? 

Mit freundlichen Grüßen 
Jannes Richter 

Diskussion:
olligathor@: Finde es schon mal richtig schwach, das die Hochschule am Nachmittag keinen einzigen Raum dafür zur Verfügung stellen kann für einen Spieleabend an dem wie ich jetzt heraus gefunden habe 5-10 Leute gerne teilnehmen würden und jetzt ist halt die Frage wir auf diese Anfrage reagieren soll. Wollen wir dafür regelmäßig einen Raum im StuRa zur Verfügung stellen oder erteilen wir ihm auch eine Absage? 
vat@: Mein Vorschlag wäre, dass wir das "als Information" mit zu einer Sitzung vom Referatskollegium nehmen. Dabei sollten wir erkennen lassen, dass der verleichsweise geringe Aufwand - Aushändigung von einem Schlüssel für A003 oder A001 - leistbar erscheint. (Da es sich vermutlich nicht um Mitglieder im StuRa handelt, sollten wir keinen Zugang zum Schlüsselkasten gewähren. Oder?) Davon ausgehen, dass es keinen Protest von anderen Stellen gibt, sollte mit der Ansage "Eigentlich handelt es sich um Räume für die Interessenvertretung, formal gesagt 'Verwaltungsräume zur Erfüllung der Aufgaben für die Selbstverwaltung der Studentinnenschaft'. Jedoch glauben wir, dass sich hinsichtlich unserer Kapzitäten euer Ansinnen "machbar" sein sollte. (Am Dienstag ist nachmittags - wegen der Arbeit unserer Gremien - zur Gremienblockzeit aus Gründen der Kapazität eine Nutzung eigentlich ausgeschlossen.) Wir würden das einfach mal probieren. Wir "blocken" euch - je nach der terminlichen Absprache - einen Raum. (Das läuft bei uns ganz einfach durch die Eintragung von einem Termin auf der Website.) Und voller guter Hoffnung, schauen wir dann wie das läuft."
olligathor@: Reiche einen ITOP zum RK ein und dann spreche wir mal darüber. 

ITOP IX Rückmeldung beim Herr Händler wegen der Entsorgung von Gegenständen

olligathor@: Ich soll mich beim Herr Händler melden wegen der Entsorgung der Sachen. Daher meine Frage kannst du dich bei ihm melden und es mit ihm absprechen, weil vor Ort ist es leichter. 
vat@: Gib ihm meine Telefonnummer und erkläre ihm die Situation.

ITOP X Berechtigung zur Abholung von Post

olligathor@: Da sollte - auch wegen der Änderungen bei Leitungen von Referaten - eine Aktualisierung der Liste vorgenommen werden, die dann der Poststelle zuzusenden wäre.
vat@: Gut, dass du daran gedacht hast.
vat@: Sollte da sonst noch wer drauf? matmel@ Paula? Soll ich die mal fragen?
olligathor@: Jo!
vat@: Ja, sie wollen. Ich habe sie auf die Teilnahme an einer "Schulung" verpflichtet. Ich würde da einfach mit den beiden das How to Abholung Post (und auch überfliegend) das How to Post durchgehen.
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/post/genehmigung/genehmigung/view
olligathor@: Ist jetzt überarbeitet und würde ich nach der Sitzung der Posstelle der Hochschule zusenden. 
vat@: Was mir die Sache noch dazu einfällt wir hatten doch den Anspruch, das alle die auf dieser Liste stehen, das How to Abholung Post  
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/post/how-to/how-to-abholung-post gelesen haben sollen und das Sie bei Fragen einfach Fragen soll oder das ich auch direkt für eine schnelle Antwort bemüht bin. 
olligathor@:Stimmt, dann schreibe ich den betreffenden Leuten eine passende E-Mail dazu. 

W. Weiteres 

W.I. Bitte kommt zu Plenum Sitzung und zu Sitzungen des RK

olligathor@:
Hey zusammen! 
Ich möchte euch gern daran erinnern, wie wichtig eure Teilnahme an den Sitzungen des Plenums und des Referatskollegiums ist.
Mir ist es total wichtig, dass wir uns regelmäßig austauschen – gerade darüber, was in den einzelnen Referaten passiert. Wenn ihr erzählt, woran ihr gerade arbeitet, welche Projekte laufen oder wo ihr vielleicht auf Schwierigkeiten stoßt, können wir uns viel besser gegenseitig unterstützen und gemeinsam Lösungen finden. 
Ihr müsst dafür nicht „perfekt vorbereitet“ sein – es geht einfach darum, gemeinsam den Überblick zu behalten, Ideen zu teilen und zusammen voranzukommen und die Diskussuionen in den Debatten über Anträge oder ITOP anzuregen.

vat@: Ich bemühe mich da für verwaltung@ immer Flagge zu zeigen, was - meiner Ansicht nach - auch gut gelungen ist.
olligathor@: Du bist natürlich die Ausnahme, weil du immer da bist :D