14. Sitzung Referat Öffentlichkeitsarbeit

Datum: 04.06.2025
Ort: A105/A106  & Online BBB-1
Beginn: 18:33 Uhr 
Ende der Sitzung: 19.25 Uhr

Anwesende:

• Tina
• Clara
• Emma

TOP 1: Sticker ESE

Antragstext:
Der StuRa möge beschließen für bis zu 100 € 1000 Sticker für die Rückseiten der Mensakarten der neuen Erstsemester zu beschaffen.

Begründung zum Antrag:
Im Rahmen der Organisation der ESE 2025 wurde auch dieses Jahr wieder entschieden, dass bei der Abholung durch die Erstsemester die Rückseiten der Mensakarten mit einem Sticker beklebt werden sollen, auf dem die wichtigsten Informationen zum StuRa und zum Semesterticket zu finden sind. Durch das Referat wurde bereits ein Design erstellt. Dieses soll nun bei stickma in Auftrag gegeben werden.

Kostenposition Haushalt: 
Werbemittel

Vorschlag zum weiteren Verfahren
Organisation der Erstsemestereinführung löst die Bestellung aus in Absprache mit dem Bereich Mittelverwendung

Referatsleitung: Zustimmung!

ITOP 1: QM Umfrage

Tina: Wir haben ja das letzte Mal gebrainstormed, was man mit den Ergebnissen so machen kann. Jetzt würde ich gerne mit euch besprechen, wie man die Änderungen am besten umsetzen kann, was man zuerst umsetzen möchte etc.

Whatsapp

Tina: Was wichtig wäre, sind kürzere Nachrichten, Kategorisierung von Nachrichten und immer Links dazu. Wie können wir das am besten starten/umsetzen?
Ems: Ich bin sehr gut im Text kürzen

• Generelle Aufbau ideen: 
• Kategorie
• Wichtige Fakts
• Links
• Generell kurz halten

Instagram

Tina: Da wurde ja schon gesagt, dass wir mehr Storys machen sollen. Ems hat da schon cool angefangen Posts gleich mit in die Story zu nehmen und ich hatte auch mal hin und wieder was gepostet. An sich ist es ziemlich spaßig auch sich damit auseinanderzusetzen. Hat jemand Lust drauf sich damit mehr zu beschäftigen und noch regelmäßiger Storys zu machen?
Beim Monatsplan wollten wir ja auch den Raum mit einbauen. Jojo, gibt es da eine Vorlage, in die man das gleich einpflegen kann oder ein HowTo?
Ems: 

HTW App

Tina: Anny, du hattest ja gesagt, dass du mal den Heinen fragen könntest. Ist da schon was rausgekommen?

-->Anny ist leider nicht da. Erstmal vertagt.

Newsletter

Tina: Der Newsletter ist wahrscheinlich gerade nicht umsetzbar, außer Clara macht das. Aber es wurde ja schon gesagt, dass sie dann im Ausland(?) ist und das dann eh nicht mehr funktioniert. Nach einer Stelle habe ich nicht gefragt, aber finde das auch für dieses Semester nicht mehr zielführend. Was ist eure Meinung, bzw. habt ihr andere Ideen?
Clara: Also ich kann da auf jeden Fall nichts machen zeitlich. 
Tina: ich denke auch nicht, dass das sinnvoll jetzt ist kurz vor der Prüfungsphase.

Telegram

Tina: Kann sich jemand vorstellen, sich damit zu beschäftigen? Eine Gruppe eröffnen für Studis, die wirklich kein WA haben?

ITOP 2: ESE - Was müssen wir noch machen

Tina: Da wir heute eine ziemlich kurze Tagesordnung haben, würde ich gerne nochmal auf die ESE Werbung und Planung eingehen und schonmal grob Aufgaben verteilen. Wir können uns super gerne nochmal für ein AT treffen, aber ich will mich ungern darauf verlassen, dass wir in den Ferien einen Termin finden, an dem wirklich alle da sind. Und so kann auch schon vorgearbeitet werden :)

Also, wer sieht sich bei:

• WhatsApp-Gruppen für Erstis
  • Gruppen erstellen 
  • neue Profilbilder (oder die vom letzten Jahr?)
    • Clara: Wir können die vom letzten Jahr nehmen, weil am Ende ist das glaub ich nicht so relevant und wenn es stört, können sie es auch ändern.
• Mail an alle Erstis
  • gesammelte Mail mit wichtigsten Infos an Erstis?
  • WhatsApp Community
• Schilder für die Studiengänge: Ems (solange Materialien bereit gestellt werden)
• Schilder mit QR-Codes zu Instagram (Haben wir noch was anderes worauf wir verweisen?)
  • Ems: Wir könnten auch noch ein Q&A auf Instagram machen. Ich weiß auf jeden Fall, dass das letztes Jahr im Gespräch war, aber keine Ahnung, ob das passiert ist.
  • Tina: Finde ich eigentlich ganz cool. Ich bin auch während der gesamten ESE da, also wäre das auch umsetzbar.
• Anreiz für Instagram, vielleicht Gewinnspiel?
  • Frage: Machen wir ein Gewinnspiel auf Instagram oder offline?
  • Ems: Ich wäre einfach für offline. Einfach für Shots oder Sticker, für Leute die nicht trinken.
  • Clara: Online könnte man einfach dann zwischen den neuen Followern eine Verlosung machen.
  • Tina: Ich denke es hat beides seine Vor- und Nachteile. Ich würde nochmal drüber nachdenken, bzw. mich auch mit Elli nochmal zusammensetzen.
• Post Erstsemestereinführung
  • Ems: Kann ich vorbereiten.
• Online Guide mit wichtigen Infos und Ansprechstellen?

Ems: Ich finde AT wirklich sinnvoller. Ich bin bis Mitte August nach den Prüfungen zu haben. Ich werde übrigens vermutlich nicht an der Ese teilnehmen können.
Tina: Dann mache ich schonmal eine Umfrage.
Clara: Ich weiß noch nicht wie ich da bin, mal schauen.

ITOP 3: Weitere Projekte

World Transplant Games

Tina: Wir sollten da dringend noch auf die Mail antworte aber vielleicht erstmal überlegen, was wir von den angefragten Sachen machen wollen, planen und verteilen. :)
Hier ist noch die Mail dazu zur Übersicht:

Liebe Frau Däbritz,
es freut uns sehr, dass Sie dabei sind – vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung!
Aktuell arbeiten wir noch an neuen Plakatentwürfen. Diese lasse ich Ihnen gern zukommen, sobald sie fertig sind – oder ich bringe sie am besten direkt persönlich vorbei.
Anbei sende ich Ihnen eine Auswahl an Fotos, die Sie gern für Ihre Social-Media-Kanäle nutzen können.
Wichtig: Bitte geben Sie bei der Veröffentlichung City Sport Marketing als Urheber in der Caption an.
Wir könnten uns zwei Formen der Unterstützung durch Sie gut vorstellen:

1. Aufruf zur Volunteersuche
2. Allgemeine Eventbewerbung

Tina: Ich wäre für einen Insta-Post mit zwei Slides - der erste als allgemeine Eventbeschreibung und der zweite Slide "Volunteers gesucht". Auf WA eine Nachricht können wir auch noch machen und Plakate für Schaukasten und Schwarzes Brett am Audimax.
Clara: Finde ich gut, dann antworte ich ihr das.

Externe Webseite

Marc: Ich bin heute doch nicht beim AT dabei, deshalb hier ein kurzes Update zur Website:
Sobald die Texte drin sind, kann die Seite meiner Ansicht nach schonmal online gehen, damit alle die damit zu tun haben werden schonmal alles testen können und ich dann alle übrigen Mängel beseitigen kann.
Dazu müsste mir dann mal jemand den Kontakt zum Admin (Paul?) herstellen, damit ich mit ihm die technischen Details klären kann. Bzw wenn das schreiben der Texte noch länger dauert wär's denke ich gut die Seite im Aktuellen Zustand schonmal zu deployen damit die ganzen Funktionen (Kontaktformular etc.) schonmal von allen getestet werden können.

Monitore

Tina: Wir hatten ja überlegt, bei den Fotos das StuRa-Logo hinzuzufügen. Aber das würde ich jetzt erstmal nicht priorisieren.

W. Weiteres

Tina: Ich habe bei Trello noch die Kategorie "Linktree" eingefügt. Wenn das eingestellt ist, dann bitte drauf achten, dass auch der Link im Linktree vorhanden ist, bevor der Post online geht. Es ist in letzter Zeit häufiger passiert, dass die Links noch nicht da waren, aber im Post der Verweis dazu war :D
Ich kann euch gerne zeigen, wie es funktioniert, falls ihr es noch nicht wisst (ist wirklich ultra einfach und in zwei Minuten erledigt). Sonst müssten wir uns bei Posts immer absprechen, dass es ungefähr zeitgleich kommt, was wahrscheinlich noch länger dauert, als das fix anzupassen.
Ems: 👍, wäre sehr Praktisch

Z. Nächste Sitzung

18. Juni 2025, 18:30