Protokoll 6. Sitzung Referat Öffentlichkeitsarbeit 2022/2023 (öffentlich)

ITOP III: Texte für Websiten der Fakultäten

Gwyn: Es braucht unbedingt sinnvolle Seiten auf der Website der Hochschule bei den Fakultäten, auf denen kurz der StuRa bzw. der jeweilige Fakultätsarbeitskreis vorgestellt und auf einen Kontakt bzw. auf die StuRa-Website verwiesen wird. Aktuell findet sich da beispielsweise nämlich noch so was: https://www.htw-dresden.de/hochschule/fakultaeten/info-math/ueber-uns/fak-info-math Bei anderen Fakultäten sind gar keine Infos zum StuRa zu finden.
Wer mag sich mal einen kurzen Text ausdenken? Wer mag mit verfolgen, dass die Fakultäten das auch mit aufnehmen?
Oliver Fischer (unsere Betreuung der Fakultätsarbeitskreise) hilft da sicher auch gern (und ich auch).
Jenny: Ich könnte das machen. Wie lang soll der Text sein? Ich würde es Oli zum drüberlesen senden und dann an dich, Gwyn, leiten.
Gwyn: Paar Sätze. Grundsätzlich StuRa erklären und FAK erklären, wie zusammengesetzt, evtl. Organigramm und auf jeden Fall die Ansprechstelle (Mail FAK und allgemein StuRa Website).
Jenny: Okidoki. Gibt's im Plone Seiten für die einzelnen FAKs?
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/fak/
Jenny: Deadline?
Gwyn: Zur nächsten Sitzung.

--> Text für Websiten der Fakultäten zu StuRa/FAK (Jenny)

ITOP IV: WhatsApp-Gruppen für die neuen Erstis

Gwyn: Das Wintersemester und damit die neuen Erstis nahen. Für diese braucht es wieder ca. 30 WhatsApp-Gruppen nach entsprechender Systematik, die jemand erstellen und QR-Codes dafür bereit stellen müsste. Anleitung gebe ich gern, Zugang zu einem StuRa-WhatsApp-Account auch. Wer sieht sich da?
Josina sieht sich da.
Gwyn: Idealerweise gibt's auch zu jeder Gruppe ein Default-Profilbild: siehe canva
Eine Übersicht über die Gruppen muss erstellt werden (inkl. Links): https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/qm/erstis/ese/2022/patinnen/planung-whatsapp-discord
Und die Zettel mit den QR-Codes zu den Gruppen für die ESE sollten auch vorbereitet werden: siehe canva
Auch für die neue Pat:innen-Gruppe braucht es ein Profilbild: siehe canva
Bitte bei canva wenn dann Kopien der Designs erstellen, nicht einfach drüber arbeiten!
Milene: Design kann ich auch mit helfen.

--> WhatsApp-Gruppen für Erstis erstellen + Profilbilder + Übersicht + QR-Codes (Josina + Milene)
dazu an Gwyn melden, wann vor Ort

ITOP V: StuRaktuell muss weiterleben!

Gwyn: Ich brauche dafür unbedingt wieder jemanden! Mit dem StuRaktuell haben wir was echt cooles geschaffen, womit wir Transparenz in den Laden hier bringen können. Es wäre super schade, wenn das wieder einbricht.
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/sturaktuell
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/how-to/how-to-sturaktuell
Dafür gibt es auch eine Stelle (Anstellung), in deren Zuständigkeit auch der monatliche Newsletter fallen würde. Kann sich das irgendwer vorstellen?
Oli: Ich denke vieles was ich zu sagen habe steht bereits im HowTo. Ich finde den Job wichtig und habe gemerkt, dass es auch immer mal wieder Resonanz gab in Form von Nachfragen z.B. im Discord - entweder in einem Channel dort oder direkt an mich, nachdem ich es veröffentlicht habe. Ich denke das zeigt, dass StuRaktuell Leute erreicht hat und das Format eine gute Ergänzung/Alternative zum Newsletter war/ist.
Falls sich jemand für diesen Job interessiert und Fragen hat, die im How-To noch nicht beantwortet wurden, kann ich die auch gerne beantworten, im Zweifel einfach melden per Mail oder Discord.
Jenny: Ich muss auch sagen, dass ich weiterhin da bin, aber nur noch Dinge übernehmen, die ich "mal nebenbei" oder zeitlich unabhängig erledigen kann. Eigentlich so wie ich es seit nem halben Jahr mache.
Gwyn: Dann muss das von Personal mit ausgeschrieben werden. Auch wenn es nur der Teil der Stelle wäre, wäre das vollkommen ok und würde schon helfen! Mir ist StuRaktuell auch wichtiger als der Newsletter.
Josina: Evtl. zum Herbst, dann würde ich mich aber nochmal melden.

--> an personal@ melden, dass Berichterstattung-Stelle ausgeschrieben werden muss (Gwyn)

ITOP VI: Wie bekomme ich euch mehr bei News und Postings einbezogen?

Gwyn: Ich bin bekanntlich nicht mehr ewig da und werde spätestens im September das Referat abgeben müssen. Bis dahin brauche ich Menschen, die sich die Dinge zutrauen und lernen, die ich gerade noch ganz viel mache. StuRaktuell und Newsletter siehe ITOP dafür sind das eine, aber hauptsächlich braucht es jemanden (oder mehrere jemand), die hier den Überblick behalten, Themen kanalisieren und recherchieren und den ganzen organisatorischen Bumms drum rum leisten können und möchten. Daher die Frage: Wie kann ich euch mehr in das einbeziehen, was ich die ganze Zeit hier noch "nebenher" für ÖA mache? Wie kann ich das - Stück für Stück - am besten abgeben?
Jenny: Ich finde ja immernoch einen Postingplan toll :D Den gab es früher mal und jede*r im Referat wusste nicht nur über kommende Themen Bescheid, sondern auch wie frequentiert gepostet wird, was für einen Post vorbereitet werden muss, wer inhaltlich konsultiert werden muss usw.
Josina: Postingplan ist immer eine gute Idee.
Gwyn: Das Problem mit einem Postingplan ist eben, dass der auch gepflegt werden muss und das ist auch gut aufwändig.
Tina: In welcher Form war der immer?
Jenny: War eine Excel-Tabelle die einfach immer fortgeführt wurde. Und unten standen dann auch wiederkehrende Ereignisse. Ich kann bei mir mal den Plan mit den wiederkehrenden Sachen erstellen udn dann kann man das ja mit integrieren. Excel fand ich etwas anstrengend, vielleicht kann man das aber auch irgendwie anders machen.
Tina: Google Docs Excel?
Gwyn: Ja, so eine war das.
Josina: Soll das archiviert werden? Sonst kann man das ja auch wieder raus löschen, wenn ein Thema durch ist.
Tina: Es muss eingetragen und zugeteilt werden.
Jenny: Es bringt eben Transparenz. 
Gwyn: Ich weiß nicht genau in welcher Form.
Josina: Oder einfach Pentapad? Dann listet man das einfach nur untereinander auf und schreibt Namen drunter, wer dafür verantwortlich ist.
Tina: Und einen Kalender? Bei Kultur nutzen wir das gerade. *zeigt Kalender*
https://kalender.digital
Gwyn: Ich habe überlegt auch einfach eine Seite im Plone zu machen. Wäre auch leichter für den Zweck als eine Excel. Im Plone ist das Gute, dass man Inhalt, Termine und Bilder direkt mit verlinken kann, die sowieso auf der Website sind. Würde einfach beides probieren, Website und Kalender, und dann schauen was cooler ist.

--> Plone-Seite mit Postingplan erstellen (Gwyn)
--> Kalender als Postingplan testen (Gwyn)

X. Weiteres

Projekt Externe Website

Gwyn: Ich hatte schon einmal beim Bereich Administration Rechentechnik vorgefühlt. Per se wären sie dabei das Projekt wieder aufzugreifen und uns entsprechend was bereit zu stellen, damit wir uns gestaltungstechnisch austoben können. Jetzt braucht es nur noch ein erstes Arbeitstreffen dazu. Wann habt ihr Zeit?

Mo, 26.06. ab 11 Uhr
Do, 29.06. ab 13 Uhr

--> Termin bei admin@ anfragen (Gwyn)

service@ sucht Mitglied(er)!

Gwyn: Vielleicht habt ihr die Mail schon gesehen. Elli (als einzige wirklich Aktive vom Referat studentische Selbstverwaltung & Oragnisation) kann gerade die Ausleihe von Inventar nicht mehr stemmen, weshalb aktuell nichts an Externe (alle außerhalb vom StuRa) raus gegeben werden kann. Kann jemand sich vorstellen das zu übernehmen? Konkret geht es um Absprachen per Mail oder auch telefonisch, Inventar aus dem Lager raus geben und wieder annehmen, also keine große Sache und zeitlich flexibel.
Am besten direkt bei Elli bzw. verwaltung@ melden.
Wenn nicht, auch völlig okay, aber ich wollte mal gefragt haben.
Josina: Ich frag Elli gleich mal bei der ESE-Sitzung.

Auswertung Umfrage zu Wahlen 2023

Gwyn: Ich hatte eine Umfrage unter allen gemacht, die für ein Amt kandidiert hatten bei den Wahlen. Was absehbar nicht viel Rücklauf (13 Menschen), aber ein wenig Feedback hat man doch bekommen, auch was die Werbeaktionen angeht. Hier sind die Ergebnisse:
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/wahlen/2023/organisation/ergebnisse-umfrage-feedback-zu-wahlen-2023/view
Ich hab daraus auch noch eine kurze Anleitung/Hinweise für nächstes Jahr zusammen geschrieben: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/wahlen/2024/orga/hinweise-fuer-die-organisation-und-bewerbung-der-wahlen-2024.

Recap dies academicus

Gwyn: Vergleichsweise langweilig. Wirklich viele Studis waren nicht da. Es war gut, dass wir vor Ort präsent waren, aber vielleicht muss es nächstes Jahr auch kein Stand sein, sondern lieber ein paar mehr Aktionen/Aktivitäten. Unsere Wünschebox wurde fast komplett ignoriert. Es gab 4 halbwegs ernst zu nehmende Wünsche: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/veranstaltungen/dies-academicus/2023/auswertung-wuenschebox-dies-academicus-2023
Tina: Gefühlt ist das auch eher immer eher eine Veranstaltung für die Mitarbeitenden und deren Kinder, nicht für Studis.
Gwyn: Genau, es braucht halt einfach coolere Aktionen, die auch Studis ansprechen.

Z. Nächste Sitzung

zeitnah! gern auch regelmäßig(er)
Jenny: Gerne in unsere Gruppe wieder eine Umfrage.
Tina: Umfrage klingt gut.
erst mal gegen regelmäßig entschieden, weil Prüfungsphase


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