How to Veranstaltungen organisieren

Dieses How to soll euch als ein Handbuch für die Organisation von Veranstaltung vom StuRa im Allgemeinen dienen. Das bezieht sich also nicht nur auf das Referat Kultur, sondern sollte von allen Personen beachtet werden, die eine Veranstaltung planen!
Bevor ihr mit der Organisation anfangt, lest es euch einmal in Ruhe durch. Anschließend könnt ihr euch für die Orga an den einzelnen Punkten entlang hangeln.

Ganz ganz wichtig: Fangt bitte rechtzeitig an! Die Orga jeglicher Veranstaltungen ist nicht zu unterschätzen. Vor allem solltet ihr nicht vergessen, dass in den meisten Fällen auch andere Referate mit involviert sein müssen. Startet also mindestens (!) 2 MONATE IM VORAUS, lieber noch früher!

Und: Dokumentiert, was ihr tut! Egal ob Sitzungen, Arbeitstreffen, Kostenkalkulationen, Anträge oder einfach nur Notizen: Schreibt alles auf die Website, nicht nur in Pads! Legt einen eigenen Ordner für die Veranstaltung bei eurem jeweiligen Referat und passenden Bereich an und dokumentiert dort drin was das Zeug hält.
Beim Verwenden der Website können euch die StuRa-Basics-Videos helfen. Inhalte auf der Website sollten sehr eindeutig benannt werden, damit auch die Such-Funktion nutzbar ist.

Stand: August 2023

Ich kann nicht für Vollständigkeit garantieren. Bitte aktualisiert dieses How to fortlaufend, um allen Nachfolgenden die Arbeit zu erleichtern!

1. Daten festlegen

Heißt:

• Was ist das für eine Veranstaltung?
• An wen richtet sich die Veranstaltung (Zielgruppe)?
• An welchem Tag soll die Veranstaltung stattfinden? Zu welcher Uhrzeit?

Der Termin für die Veranstaltung sollte FRÜHESTENS 2 MONATE in der Zukunft liegen.

Bei der Terminfindung solltet ihr beachten:

• wenig Konkurrenz
• keine anderen Veranstaltungen des StuRa (Termine auf der Website checken!)
• möglichst keine anderen großen Veranstaltungen der Hochschule (Termine im Veranstaltungskalender?)
• möglichst wenig parallel laufende Lehrveranstaltungen
• möglichst in Vorlesungszeit, nicht kurz vor oder in der Prüfungszeit oder vorlesungsfreien Zeit
• Verfügbarkeit des Ortes

Sobald der Termin steht, erstellt unbedingt einen Termin auf der Website im Ordner der Veranstaltung, damit sich wiederum keine anderen Terminkonflikte ergeben!

2. Ort finden

Die Eignung des Veranstaltungsorts richtet sich natürlich ganz nach der Art der Veranstaltung. Es bieten sich oft die Räumlichkeiten des StuRa oder die der Hochschule, wie Vorlesungssäle und Seminarräume, oder auch der Bibliotheksvorplatz, der Rosengarten oder der Präsentations- und Ausstellungsbereich (PAB) an. Auch der Parkplatz und die Fläche hinter dem A-Gebäude könnten genutzt werden. Oder auch ein ganz anderer Ort, der aber dann gut erreichbar sein sollte.

Womöglich sollte auch auf Barrierefreiheit geachtet werden.
Ebenso sollte immer bedacht werden, dass auch den Pillnitzer Studis eine Teilnahme ermöglicht wird.

Räumlichkeiten des StuRa sind beim Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation anzufragen.
Räumlichkeiten der Hochschule müssen durch das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation beim Dezernat Technik beantragt und von diesem genehmigt werden. Das muss in jedem Falle MINDESTENS 2 MONATE IM VORAUS passieren.
Bei der Hochschule können im selben Zuge auch Raumausstattungen gebucht werden, wie Beamer, Posterwände, Bestuhlung etc.

Räumlichkeiten an der Hochschule kosten für gewöhnlich nichts. Bei anderen Orten könnte Miete verlangt werden.
Soll in diesem Fall ein Mietvertrag unterzeichnet werden, so darf das ausschließlich der Vorstand unterschreiben, und auch erst, wenn die Veranstaltung vom StuRa (siehe Antrag stellen) genehmigt ist!

3. Programm

Tja, seid kreativ!

Macht euch einen möglichst genauen Plan was ihr vorhabt und schreibt ein Konzept auf, dass auch Teil des Antrages werden soll (siehe (siehe Antrag stellen / Konzept)! Bedenkt eure Zielgruppe und womit ihr sie am besten ansprechen könnt.

Bedenkt bitte, dass es sich nicht um reine Sauf-Veranstaltungen handeln sollte! Liegt der Fokus auf Getränkekonsum, so sollte es auch immer Alternativen ohne Alkohol geben, um alle Menschen zu inkludieren.

Ihr könnt euch auch Ideen und Beiträge von anderen Referaten mit ins Boot holen. Dafür könnt ihr einfach einen ITOP in einer Sitzung des Referatskollegiums beantragen und dort gemeinsam beratschlagen.

4. evtl. Kooperationen/Sponsoring

Das ist immer gut, um breiter zu werben, die Veranstaltung noch attraktiver zu machen und natürlich Geld zu sparen. Wenn das in Betracht gezogen wird, muss UNBEDINGT FRÜHZEITIG geplant werden!
Ebenso ist das vom StuRa (siehe Antrag stellen / Konzept) zu genehmigen!

Im Falle von Sponsoring sollte sich auch unbedingt mit dem Referat Finanzen besprochen werden, siehe auch Allgemeines zu Spenden und Sponsoring.

Kooperationen können auch andere Stellen innerhalb der Hochschule sein, wie Fakultäten/Dekanate, Stabsstellen oder andere Einrichtungen, die zur Hochschule gehören.

5. evtl. Finanzen

Veranstaltungen vom StuRa sollten grundsätzlich mindestens kostendeckend sein, im Idealfall auch Plus abwerfen, das für anderes verwendet werden kann oder den zukünftigen Semesterbeitrag senkt.
Ideal ist natürlich, wenn Veranstaltungen gar kein Geld kosten.

Im Haushaltsplan gibt es bei den einzelnen Referaten verschiedene Posten, die dafür verwendet werden können. Im Zweifel kennt sich die jeweilige Leitung des Referates damit aus oder die Haushaltsplanverantwortliche. Achtung: Bei einigen Posten für Veranstaltungen gibt es eine Häufigkeit >1, sprich ihr müsst das Budget entsprechend aufteilen!
Notfalls kann der Haushalt auch umgewidmet werden, also Geld von einer Position zu einer anderen verschoben. Das kann nur durch das Referatskollegium oder Plenum erfolgen und sollte vorher mit der Haushaltsplanverantwortlichen besprochen werden.

Kostenkalkulation erstellen

Vorlage Kostenkalkulation (eigentlich für Partys, kann aber auch so genutzt werden)

Darin sind alle Ausgaben und alle geplanten Einnahmen aufzulisten.

Achtung: Oft werden Preise als Netto benannt, da ist 19 % MWSt drauf zu rechnen!

Bei Posten, die bestellt werden müssen, sollten auch eventuelle Lieferkosten mit berücksichtigt werden.

Für geplante Einnahmen sollten die Preise so gewählt werden, dass sie die Ausgaben gut decken. Haltet die Preise aber bitte trotzdem so moderat wie möglich, um die Veranstaltung auch Studis mit geringerem Budget zugänglich zu machen, denn die haben es auch verdient ein wenig Spaß zu haben und sich mit ihren Kommiliton:innen zu vernetzen.

Sollte die Veranstaltung nur mit Tickets zugänglich sein, können diese auch im Online-Vorverkauf angeboten werden mittels unseres Buchungstools pretix. Dafür müssen allerdings die Gebühren für PayPal mit eingerechnet werden. Die richten sich nach dem Ticketpreis, siehe How to PayPal.

Die Kostenkalkulation ist abschließend, sollte also wirklich vollständig sein! Im Nachgang können nicht noch weitere Positionen aufgenommen oder nachbeschlossen werden (siehe Antrag stellen)

6. Antrag stellen

Die Durchführung jeder Veranstaltung sollte vom StuRa "genehmigt" werden, egal ob sie Geld kostet oder nicht! Dafür ist ein Antrag zu stellen. Insbesondere, wenn Geld benötigt wird, muss ein Beschluss gefasst werden.

Über Beträge in Höhe von bis zu 250 € darf die jeweilige Leitung des Referates selbst entscheiden. Über höhere Summen muss - je nach Beschlusshöhe - das Referatskollegium (bis 2500 €) oder das Plenum entscheiden.

Der Antrag sollte SPÄTESTENS 1 MONAT VOR DER VERANSTALTUNG behandelt werden, nicht gestellt! Die Antragsfristen und Sitzungstermine (insbesondere fürs Plenum) sind entsprechend zu beachten. Achtung: In der Prüfungszeit finden keine Sitzungen statt!
Weiterhin solltet ihr beachten, dass es passieren kann, dass der Antrag auf eine kommende Sitzung vertragt wird, Nacharbeit gefordert oder Änderungsanträge gestellt werden. Ebenso kann es passieren, dass ein Komitee mal nicht beschlussfähig ist, weil zu wenig Stimmberechtigte anwesend sind.
Reicht den Antrag also lieber noch eine oder zwei Sitzungen früher ein!

In der Sitzung, in der der Antrag behandelt und darüber entschieden wird, sollte das Organisationsteam der Veranstaltung sowie die jeweilige Referatsleitung anwesend sein, um Fragen beantworten zu können.

Im Antragstext muss die Begrifflichkeit "Durchführung", die Bezeichnung der Veranstaltung, das Datum und die Höhe der Ausgaben (und damit Kosten für den StuRa), die im Worst Case entstehen, enthalten sein.
Worst Case heißt: Es kommen keine Leute, die Veranstaltung floppt, es müssen aber dennoch alle Kosten bezahlt werden.
Dabei sollte die Summe auch etwas Puffer enthalten für den Notfall, also lieber aufrunden.

Der Antrag sollte stichhaltig und gut begründet sein. In die Begründung gehören alle Daten zur Veranstaltung sowie ein Konzept. Das Konzept sollte auch beinhalten wer die Zielgruppe ist und wie diese angesprochen wird.
Versucht so viele mögliche aufkommende Fragen in der Begründung vorwegzunehmen, wie es euch möglich ist. Das erleichtert allen die Arbeit und hilft dabei Sitzungen nicht unnötig in die Länge zu ziehen.
Wenn euch nach Stellen des Antrages noch Informationen zukommen, dann reicht diese nach.

Als Haushaltsposten sind Posten vom jeweiligen Referat zu wählen.
Ausnahmen können sein: Plakate und andere Werbemittel, die über den Posten Werbemittel beim Referat Öffentlichkeitsarbeit zu führen sind, sowie PayPal-Gebühren, die über den Posten Nebenkosten Zahlungsverkehr beim Referat Finanzen zu führen sind.
Wenn euch unklar ist, welcher Haushaltsposten am geeignetsten ist, lasst euch von der Referatsleitung oder vom Referat Finanzen bzw. der Haushaltsplanverantwortlichen beraten.

In Vorschlag zum weiteren Verfahren sollten die weiteren großen Schritte aufgelistet werden. Werden Bargeldkassen mit Wechselgeld benötigt, z.B. für den Verkauf von Getränken, sollte das dort entsprechend aufgeführt werden.

Weiterhin sollte eine Verantwortlichkeit für die Nachbereitung (siehe Nachbereitung) festgelegt werden, welche die Organisation der Veranstaltung ist bzw. notfalls die Leitung des jeweiligen Referates.

Als Anlage des Antrages sollte die Kostenkalkulation - sofern notwendig - angehängt werden sowie ein eventueller Mietvertrag für die Räumlichkeiten.

Beispiel Antrag

Beispiel Antrag für eine Party

Vorlage Antrag

Werden finanzielle Mittel benötigt, ist der Antrag, insbesondere die Kostenkalkulation, vorab mit dem Referat Finanzen zu besprechen! Das sollte MINDESTENS 1 WOCHE VOR BEHANDLUNG des Antrages passieren. Zur Sitzung sollte eine Stellungnahme, mindestens ein Okay vom Referat Finanzen vorliegen.

7. evtl. Einkauf/Beschaffung

Wenn der Antrag beschlossen und damit die finanziellen Mittel (und das Konzept) genehmigt wurden, sollten zeitnah alle notwendigen Bestellungen ausgelöst werden. Dafür wendet ihr euch an das Referat Finanzen/den Bereich Mittelverwendung, die die Bestellungen auslösen.
In Absprache mit dem Referat Finanzen/Bereich Mittelverwendung können Einkäufe einzelner Posten auch eigenständig getätigt werden. Dabei müsst ihr unbedingt die Rechnung aufheben, um euch das Geld später vom Referat Finanzen rückerstatten zu lassen. Die Rechnung solltet ihr auch gleich kopieren, da die Kopie auch für die Veranstaltungsabrechnung (siehe Nachbereitung) benötigt wird. Das funktioniert per Antrag auf Abruf von Finanzen. Das Referat Finanzen, an die der Antrag geschickt wird, kann euch dazu beraten. Tipp: Lieber bar bezahlen. Für EC-Karten-Zahlung muss sonst noch ein Kontoauszug beigefügt werden.

8. Bewerbung

SPÄTESTENS 1 MONAT VOR DER VERANSTALTUNG sollte das Referat Öffentlichkeitsarbeit über die Veranstaltung informiert werden, damit die Bewerbung entsprechend eingeplant werden kann, z.B. auch im Newsletter. Durch ÖA werden dann entsprechend ein Post für die Sozialen Medien (auch WhatsApp), Slides für den Monitor im Z-Gebäude, etc. zur Bewerbung gemacht.

Der Fokus sollte bei der Bewerbung natürlich klar auf der Zielgruppe liegen, die ihr ansprechen wollt. Macht euch selbst Gedanken und sprecht euch einfach mit dem Referat ÖA ab, was am sinnvollsten funktionieren kann.

Damit das Referat ÖA auch sinnvoll in die Bewerbung gehen kann, sollte möglichst viel Content zugearbeitet werden, idealerweise gleich ein Entwurf für einen Posting-Text.

Eventuell können auch weitere sinnvolle Kanäle genutzt werden, wie die Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Plakate

Auch Plakate können sinnvoll sein, um Veranstaltungen zu bewerben. Natürlich sollte das gegen die Kosten und den Verbrauch abgewogen werden.

Plakate können selbst erstellt werden (z.B. mit canva), müssen aber unbedingt vom Referat Öffentlichkeitsarbeit abgenickt werden. Beachtet dabei aber bitte die Gestaltungsrichtlinien/Corporate Design des StuRa.
Ansonsten kann auch das Referat ÖA lieb gefragt werden, ob sie ein Plakat gestalten.

Macht euch Gedanken wie viele Plakate gebraucht werden und bedenkt auch den Campus Pillnitz. Plakate können in den Schaukästen des StuRa ausgehängt werden. Alternativ können Aufsteller bei der Hochschule beantragt werden, die dann z.B. auch in Treppenaufgängen und anderen stark frequentierten Orten hängen können. Die Beantragung muss über das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation erfolgen, idealerweise gleich mit dem Raumantrag für die Veranstaltung selbst (siehe Ort finden). Mitunter kam es aber auch vor, dass solche Anträge abgelehnt wurden. Verlasst euch also nicht zu sehr darauf.

Wer die Plakate drucken lässt und aufhängt, ist mit dem Referat ÖA zu klären.

Aktionen

Natürlich könnt ihr euch auch noch ganz andere wilde Aktionen zu Bewerbung überlegen, z.B. in Kostümen, wie Maskottchen Stu, und mit Musik durch die Hochschule ziehen und Goodies verteilen o.ä.

9. Durchführung

Was genau bei der Durchführung zu beachten ist, hängt sehr von der Art der Veranstaltung ab.

Seid am besten schon frühzeitig vor Ort, um die letzten Feinheiten vor Veranstaltungsbeginn vorzubereiten.

Macht euch dafür am besten eine Checkliste, damit ihr nichts vergesst mitzubringen.

Wenn ihr eine Bargeldkasse bei der Veranstaltung dabei habt, dann gebt Acht sie nach der Veranstaltung sicher zu verwahren, bis ihr sie zurückgeben könnt.

Personal

Für jede Veranstaltung werden natürlich auch Menschen gebraucht, die diese begleiten und verschieden Aufgaben vor Ort übernehmen können.

Könnt ihr das nicht selbst abdecken, sucht euch RECHTZEITIG in eurem Referat oder im Rest des StuRa Freiwillige, z.B. per Mail.

Überlegt euch eventuell eine kleine Geste für alle Helfer:innen als Dank, z.B. kostenlosen Eintritt oder Gratis-Getränke.

10. Nachbereitung

Checkliste zur Nachbereitung der Veranstaltung:

• Aufräumen/Abbauen
• evtl. Bargeldkasse abgeben beim Referat Finanzen (Termin vereinbaren!) und gemeinsam zählen
• evtl. Plakate abnehmen
• Rechnungen begleichen (lassen)
• alle Rechnungen sind an das Referat Finanzen zu adressieren
• bevor die Rechnungen bezahlt werden müssen, bedarf es pro Zahlung einer Unterschrift von der Leitung des jeweiligen Referates! Also regelmäßig Unterschriftenmappe checken, damit niemand auf sein Geld warten muss!
• Behaltet auch einen Überblick, welche Rechnungen schon eingegangen sind und welche eventuell noch fehlen und fordert diese ein
• Veranstaltungsabrechnung machen zusammen mit dem Referat Finanzen
• dafür gibt es ein How to Veranstaltungsabrechnung beim Referat Finanzen
• für die Veranstaltungsabrechnung werden alle (!) Rechnungen und Belege benötigt, die zur Veranstaltung gehören
• auch die Kassenzählungen der Bargeldkassen müssen berücksichtigt werden
• Auswertung der Veranstaltung inkl. Learnings/Beginn Planung für folgende Veranstaltungen, sinnvoll dokumentieren!
• Ablage am besten im Ordner für die Folgeveranstaltung oder Verlinkung
• die Auswertung sollte in Kurzform auch dem Referatskollegium präsentiert werden

Das Ganze sollte innerhalb von 4 Wochen nach der Veranstaltung passiert sein!

Herzlichen Glückwunsch, ihr habt erfolgreich eine Veranstaltung vom StuRa organisiert!