Protokoll 3. Sitzung Referat Internationales 2024/2025

3. Sitzung Referat Internationales
Datum: 05.06.2025
Zeit: 15:30 – 16:30 Uhr
Ort: A 105/106

Anwesende

• Nick Olomek

• Faranto

ITOP I – Hochschul-ABC (englische Erweiterung)

1. Durchsicht der To-Dos aus vorheriger Sitzung

1.1 Bereitstellung der Word-Datei Hochschul-ABC 2024 (Nick)

• Die Bereitstellung der 2024er-Version wurde verworfen.

• Begründung: Die Version ist veraltet und für die Erweiterung ungeeignet.

• Nick ist in Kontakt mit Pia Glasemann (zuständig für die 2025er-Version)

• Ergebnis: Die aktuelle Version in Word-Format wird in zwei Wochen zur Verfügung gestellt.

1.2 Kontaktaufnahme mit Ludwig zur Vorstellung Faranto bei Herrn Gestring (Nick)

• Abgeschlossen

• Termin mit Herrn Geestring und dem Faranto-Vorstand (Ludwig) ist für den 16.06.2025 bestätigt.

• Die Terminvereinbarung erfolgte telefonisch über das Sekretariat.

1.3 Datenschutzfragen zum geplanten KI-Chatbot klären (Nick)

• Rücksprache mit Paul (StuRa) → keine Einwände, jedoch unklar.

• Weiterleitung an Andreas Westfeld (Datenschutzbeauftragter der HTW)

• Telefonat und E-Mail-Austausch mit Herrn Westfeld:

  • Keine Bedenken, sofern:

    • Hinweis vorhanden ist, dass keine persönlichen Daten eingegeben werden dürfen

    • Hinweis erfolgt, dass man sich außerhalb des HTW-Angebots bewegt

  • Technisch ist ein entsprechendes Pop-up realisierbar

ITOP II – Neue Inhalte & weiteres Vorgehen

• Neue Inhalte für das ABC wurden diskutiert, ergänzt und konkretisiert.

• Die ursprüngliche Idee, das ABC vollständig zu übersetzen, wurde verworfen.

• Begründung: Fokus liegt nun auf dem KI-gestützten Zugang, die Sprachversion ist für die Datenbasis unerheblich.

• Klares Ziel: Das bestehende ABC wird gezielt um relevante Punkte für internationale Studierende erweitert.

ITOP III – Neue Aufgabenverteilung

• Alle:

  • Weiterhin Vorschläge für relevante Ergänzungen einbringen

• Jan & Nina:

  • Formulierung von bis zu fünf neuen Unterpunkten aus dem erweiterten Themenbereich

  • Orientierung an bestehender Struktur und Schreibweise des DE-ABCs

  • Keine Designrichtlinien notwendig

  • Frist: nächste Sitzung

• Nick & Hannes:

  • Entscheidungsmatrix zur Bewertung von KI-Chatbot-Plattformen (aktuell: JotForm)

  • Kriterien: Datenschutz, Kosten, erwartete Nutzerzahlen, Funktionsumfang

  • Erstellung einer Bedarfsanalyse

  • Nach Auswahl: Termin mit Herrn Westfeld zur Datenschutzprüfung des bevorzugten Anbieters

Zukunftsthemen (noch keine Aufgaben)

• Gestaltung & Konzeption des KI-Bots (Farben, Name, Sprache, Logo etc.)

• Datenschutztexte und rechtliche Hinweise bei verschiedenen Plattformen (z. B. automatisierte Hinweise bei JotForm)

Offene Punkte

• Anfrage TU Dresden wegen Kontaktevent (Jan)

  • Noch nicht bearbeitet

  • Neuer Termin zur Erledigung: in zwei Wochen

Nächste Sitzung:

19.06.2025; 16:30