Protokoll 9. Sitzung Referat Finanzen 2024/2025

Datum: 19.05.25; A105/106
Sitzungsbeginn: 15:30 Uhr
Sitzungsende: 17:00 Uhr

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Linda Müller

anwesende Mitglieder und Angestellte

• Linda Müller (Referatsleitung, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2024 und 2025)
• Katharina Kiene (stellvertretende Referatsleitung; Kathi)
• Mathis Blümel (Zuständigkeit Mittelverwendung, Mitglied Referat Finanzen; matmel@, Master of Beverages)
• Magdalena Rother (Assistenz Verantwortlichkeit Haushaltsplan und Finanzprüfung)
• Stephan Rankl (Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung; James) - online
• Josephin Korth (Josi, Mitglied Referat Finanzen)
• Alea Klöden (Mitglied Referat Finanzen)

nicht anwesende Mitglieder

• Anna Abe ("Anny")
• Clara Däbritz (Mitglied Referat Finanzen)
• Robert Schneider (Bereichsleitung Mittelverwendung und Finanzprüfung)

weitere Anwesende

• Enna Scheer

0. aktuelle Berichte und Absprachen im April

• Handreichung für Kassen: wurde erstellt und den Verantwortlichen für die FakFeste übergeben

https://pad.systemli.org/p/Handreichung_Kassen-keep
Es wurde die Handreichung für die Kassen im April erstellt, das soll jeder Unterschreiben, wenn er eine Kasse in die Hand gedrückt bekommt. Jeder der dagegen verstößt, tut das bewusst und man kann die Person zur Rechenschaft ziehen.

Top 1 -

ITOP I. Stand aktuelle Aufgaben des Referates Finanzen

Beachplatz 
https://pad.systemli.org/p/StuRa_Sponsoring_Verwaltungsvorschriften-keep
https://pad.systemli.org/p/stura-htw-dresden_finanzen_2024-2025_at_beach-keep
Wir haben zwei Felder, wir hatten ursprünglich festgelegt, dass der auf 3 Felder erweitert werden kann und, um das zu finanzieren können wir Miete einnehmen. Das 3. Feld kostet 6-10.000€. Wir haben die 6.000€ im Haushaltsplan drin, mit dem Vermerk, dass das durch den Beachplatz selbst finanziert werden soll. 
Jetziger Plan: die überweisen uns eine Summe an Geld und dürfen x Jahre kostenlos dort spielen. Seit dem Gespräch/AT mit Hannes, Linda, Kathi und James gibt es keine Neuerungen. 

Haushaltsplan Controlling 
dazu hatten wir ein AT am 12.05. und haben erst einmal Aufgaben verteilt

Entroßbergern und Rechnungskauf bei Selgros? 
Linda ruft diese Woche an, wie viele Karten neu beantragen werden und wer diese bekommt.
Wir können einer Kundennummer bis zu 9 Personen zuordnen, wir würden mit 2 Karten rechnen, außer James sagt was anderes (Leitung Finanzen/Stellvertretung Ref. Finanzen [Kathi], Little Foot (dino) [Paul], Mittelverwendung [Mathis], Buchhaltung [James])

Entwurf für eine Verordnung zu Konten bei Selgros: 

• Der StuRa hat ein Konto bei selgros.
• Das Konto dient für den Einkauf von größeren Anschaffungen und Beschaffungen bei einem Großhandel.
• Für das Konto ist eine natürliche Person als Ansprechperson benannt, vermutlich weil eine natürliche Person als Ansprechperson werden musste.
• Als Ansprechperson ist noch die Person angegeben, die früher (bis Ende 2020) für die Stelle Sachbearbeitung Service & Finanzen angestellt war, was unverzüglich geändert werden soll.
• Als Ansprechperson ist die Person anzugeben, die für die Stelle Sachbearbeitung Finanzen und Assistenz der Verwaltung angestellt ist.
• Für den StuRa ist für die die Ansprechperson eine Karte als Kundin ausgestellt.
• Für den StuRa und die Ansprechperson können zusätzliche Karten als weitere Einkaufsberechtigte als Kundin ausgestellt werden.
• Auf Vorschlag vom Referat Finanzen sollen Mitglieder und Angestellte weitere Einkaufsberechtigte werden können.
• Einkaufsberechtigte sollten mindestens die Personen sein, die die Leitung Referat Finanzen sind.
• Einkaufsberechtigte könnten insbesondere auch die Personen sein, die die Leitung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation sind und die die Leitung Referat Kultur sind.
• Einkaufsberechtigte sind (sehr) frühere Mitglieder, was unverzüglich geändert werden soll.
• Einkaufsberechtigte ist die Person, die für die Stelle Assistenz der Geschäftsführung angestellt ist, was aktuell (bis Ende 2023-10) Paul Riegel ist.

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/kovo/korrespondenzverordnung-der-studentinnenschaft


Sparkasse
Linda hatte vor 2 Wochen das erste Mal angerufen, da war unsere Sachbearbeiterin (Hobrack) im Urlaub, man hat ihr wohl ausgerichtet, dass sie das noch ein Mal schicken soll, das ist nicht passiert. Es wurde letzte Woche Freitag noch ein Mal von Linda angerufen, da war sie aber nicht mehr da.

Aufgabenliste auf Plone 
Es wurde sich bis jetzt noch nicht darum gekümmert.

Vorlage Finanzierung 
Kathi wird sich vielleicht dran setzen, bedeutet: mit Ref Kultur reden, was denen wichtig ist und versuchen das alles so gut es geht umzusetzen.

Zeichnungen bei Zahlungen - offen von 6. Sitzung
Am Freitag gibt es ein Personalgespräch, in dem Zuge kann/sollte man mal darüber reden. 
Für Personal ist es eigentlich egal, außer zur AE-Berücksichtigung. 
https://pad.systemli.org/p/stura-htw-dresden_finanzen_2024-2025_7-keep
Linda: Ich frage morgen bei der Sparkasse nach, ob es technisch möglich ist. 
Falls möglich ist, ausschuss finanzielles muss sich beraten und dann Antrag + Änderung FO 
vat@ (Nachruf) : https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/fin/fo/#paragraph-zeichnungsberechtigung

Protokolle für alles ab 6. Sitzung 
kann sich jemand vorstellen sich mit mir (Kathi) für ca. 4 Stunden in die 103/108 einzuschließen und die alle einmal durchzuarbeiten? Wenn ja - wann?
Linda: Ich setze mich gerne mit dir hin, gerne zeitnah (morgen?). Das Thema ist ja sowieso noch Teil der Einarbeitung.
Alea: Ich unterstütze euch da gerne, bräuchte aber auch noch eine kurze Erklärung für sinnvolle Protokolle
Josi ist auch dabei hihi
Termin: 27.05. um 16 Uhr

Getränkeliste
ist die jetzt fertig? und wollen wir mal im RK/Plenum ansprechen, dass es die gibt? 
matmel@: Asche auf mein Haupt. Nein, gibt es nicht. Ich kümmere mich heute darum. Erscheint dann hier: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/mittelverwendung/beschaffungen/beschaffung
Das ist eine Liste, mit Preisen, die der StuRa hat, vor allem für Finanzierungen.
Sobald die fertig ist werden wir das in einer Kultursitzung ansprechen 

Haushaltsplan
James muss die Buchhaltung aktualisieren, wenn die für letztes Jahr fertig ist, machen wir sofort den 1. Nachtrag 25 und Jahresabschlusshaushaltsplan 24.
James hat bis zum 01.06. zeit, um die Buchhaltung zu machen 
Wir treffen uns dann Alea, Magda, Kathi, Linda,  Josi kommt auch: 02.06. - 16:00

Online stellen von den Jahresabschlüssen und Wirtschaftsprüfungsberichten 
Alle Jahresabschlüsse ohne personenbezogene Daten und Wirtschaftsprüfungsberichte für alle schon abgeschlossenen Jahresabschlüsse sollen für externe sichtbar auf Plone gestellt werden - auch nach den Prüfungen 
Abschlusstext für Jahresabschlusstext 23 schreiben machen James und Linda nach den Prüfungen 

ITOP 2 keine Veranstaltungsabrechnung mehr? 

wir wollten als StuRa schauen, ob Veranstaltungsabrechnungen überhaupt noch nötig sind. 
Meinung von Finanzen: 
james: sehr schwierig, wir können uns das nicht leisten, weil wir sonst den Überblick verlieren was schon bezahlt wurde und was wir noch machen müssen, wir können es aber sehr gerne Reformieren. Entweder Finanzprüfung erstellt so eine Liste in der Cloud und wir haben einen Überblick drüber oder wir machen es über die Budgetplanung 
Linda: die Budgetplanung ist so gut wie fertig, die kann ich auch in die Cloud hochladen und dann können wir die immer bearbeiten. 
James: wir brauchen halt alle einen Überblick über alle (anstehenden) Ausgaben
Arbeitstreffen, um eine Lösung zu finden mit Alea und Magda: Donnerstag 22.05. - 15:30 (Linda, Alea, Magda, James [Kathi sitzt daneben]) 
James: wir können es auch wieder den Referatsleitungen übergeben und dort Hilfe leisten, erst alle Rechnungen und Belege bringen und dann erst zahlen. Danach ist dann die Veranstaltung beendet. 
Danach gleich ITOP für Plenum erstellen. 

ITOP 3 Transportkosten Veranstaltungen (Boxi-Mobil)

in Bezug auf die kommenden FakFeste, für welche wir Boxi auf jeden Fall fragen werden, ob wir das Boxi-Mobil bekommen könnten 
muss erst einmal in Ausschuss Finanzielles
0,25€ für jeden gefahrenen Meter gewährt - in unserer FO - können wir das ändern? wenn ja müssen wir einen Antrag stellen auf FO Änderung 

ITOP 4 How to (Installation und) Aktualisierung SFirm

seit Sitzung 6 offen, was ist der Stand der Dinge?  matmel@ wartet auf five@. Es muss ein Termin erstellt werden, an dem auf das neue (Windows 11) System migriert wird.

aus 6. Sitzung: 

vat@

vat@: Ist uns bekannt wie wir "normal" (offiziell) SFirm installieren sollen? Ich kam darauf, da ich gern (mit james@) den Prozess zur Aktualisierung dokumentieren wollte und das nicht so richtig klar war, ob das so richtig ist wie wir das machen.
vat@: Vielleicht wäre es das Einfachste zur Ermittlung, wenn wir erst einmal entspannt bei der Sparkasse (oder bei der Firma von SFirm) anrufen.
vat@: Mein aktuelles Verständnis: sfirm aktualisiert sich "automagisch". https://hilfe.sfirm.de/hc/de/articles/4469716555665-Downloads-f%C3%BCr-SFirm#h_01HA77AWWAMSQDKFQHJZPWPPGG Voraussetzung dafür ist der Vermerk der Lizenz, die gültig sein muss. (Mir ist noch nicht ganz klar wie das geprüft werden kann.) Darauf kam ich, als ich beim Versuch der Aktualisierung für "Patches und Featurepacks" eine Fehlermeldung erhielt, dass der Server nicht erreichbar ist.
vat@: Was der aktuelle Stand der Software sein sollte, lässt sich über die Website in Erfahrung bringen. https://www.sfirm.de/sfirm/neu-in-sfirm Da waren wir nämlich eine Version hinterher.

vat@: BTW: Bräuchten wir SFirm, wenn wir "normal" (also ohne die Notwendigkeit zur Zeichnung von Personen) Überweisung machen könnten?

Linda: Puh mit SFirm habe ich mich bis jetzt nicht wirklich auseinander gesetzt. Wenn ich das so lese ist es am Besten, wenn wir erstmal versuchen, einen Support anzurufen, vielleicht sind diese Fragen dann schon gelöst.

----
aus 7. Sitzung: 

Linda: Aus der 6. und 7. Sitzung ist das Thema hier noch offen. Die Sachbearbeitung Finanzen (James) hat bestätigt, dass die Aktualisierung von sFirm automatisch erfolgt.

offene Fragen waren noch:
vat@: BTW: Bräuchten wir SFirm, wenn wir "normal" (also ohne die Notwendigkeit zur Zeichnung von Personen) Überweisung machen könnten?
vat@: Ist uns bekannt wie wir "normal" (offiziell) SFirm installieren sollen? Ich kam darauf, da ich gern (mit james@) den Prozess zur Aktualisierung dokumentieren wollte und das nicht so richtig klar war, ob das so richtig ist wie wir das machen.

James, kannst du das beantworten?

Mathis: James und ich setzen gerade eine neue Kiste auf und arbeiten dran. Wird dokumentiert. Aber bitte das Thema auf nächstes Mal verschieben.

-- wird auf die nächste Sitzung verschoben --

Jetzt: 
James: wir brauchen SFirm unabhängig von Zeichnungsberechtigungen, weil wir täglich unser Kontoauszüge und sta-Dateien für die Buchhaltung darüber abrufen. 
@vat: ohne SFirm bekommen wir unsere Daten nicht - kann Linda morgen bitte bei der Sparkasse fragen, ob es Alternativen gibt? (Grund: SFirm kostet ganz schön Geld ~200€)

ITOP 5 Fakultätsfeste 

die FakFeste stehen an und morgen werden Mathis und Kathi sich hinsetzen und den Einkauf planen bzw. zu netto gehen und für die Maifeier und MaschBau alles kaufen bzw. bei Selgros und hfs alles bestellen, was wir bestellen können. 
Ab morgen werden auch viele Kassen bestellt werden (Kathi und Mathis brauchen ganz dringend morgen schon 2) 

ITOP 6 Zahlung per Paypal 

wir können weder Zahlen noch Rückerstatten - da müssen wir mit Hannes reden, weil der weiß das, der schreibt aber zur Zeit seine Diplomarbeit 
Linda: James, gab es dafür einen Grund, dass wir das nicht können?
James: Nein, ich habe das von meinem Vorgänger übernommen, andere Frage: wofür brauchen wir das? 
Linda: Beispiel Canva, da musste Jojo in Vorkasse gehen und letztes Jahr ist eine Feier ausgefallen und da konnten wir Tickets nicht rückerstatten 
James: rückerstattung müsste man mal mit pretix klären, etwas zu Zahlen finde ich unnötig, steht da denn etwas in der FO drin? 
@vat: in der FO steht nichts dazu drin, wir können bei unserer geliebten Hochschulverwaltung fragen was Sache ist
Linda: §15 Abs. 1, theoretisch geht man davon aus, dass Zahlungen über PayPal funktionieren.
Also: Hochschulverwaltung wegen Zahlungen und Rückerstattung mal nachfragen

ITOP 7 Kittelverkauf 

läuft das zur Zeit immer noch über Oliver und wer wird das in Zukunft übernehmen, wenn Oli anfängt woanders zu studieren?
Linda: Aktuell läuft das noch über Oliver. Wer das zukünftig macht, weiß ich nicht. Da ist aber Verwaltung zuständig, die müssten jemanden bestimmen. Können wir in der nächsten Verwaltungsitzung erfragen oder in der nächsten Sitzung vom Bereich Inneres. Kasse hat (eventuell) Oliver und der ist weg.
Linda: 1. wo liegt die Kasse? 2. Wer macht das in Zukunft ?
Kathi: ich frage mal Olli persönlich nach, wo die Kasse und wer der Nachfolger ist.

nächste Sitzung: 
Linda: wollen wir überhaupt eins? 
Kathi: nein, ich erstelle ein Pad und wir schreiben alle über ein/zwei Woche(n), was passiert ist und dann können wir das über das Pad besprechen.