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Protokoll 8. Sitzung Referat Finanzen 2024/2025

Protokoll der 8. Sitzung des Referates Finanzen (in der Legislatur) 2024/2025

 

Datum: 06.04.2025
Sitzungsbeginn: 10:00 Uhr
Sitzungsende: 11:23 Uhr

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Linda Müller

anwesende Mitglieder und Angestellte

  • Linda Müller (Referatsleitung, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2024 und 2025)
  • Katharina Kiene (stellvertretende Referatsleitung; Kathi)
  • Mathis Blümel (Zuständigkeit Mittelverwendung, Mitglied Referat Finanzen; matmel@)
  • Stephan Rankl (Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung; James) - online
  • Robert Schneider (Bereichsleitung Mittelverwendung und Finanzprüfung)

nicht anwesende Mitglieder

  • Anna Abe (Mitglied Referat Finanzen; Anny)
  • Josephine Korth (Mitglied Referat Finanzen; Josi)
  • Magdalena Rother (Assistenz Verantwortlichkeit Haushaltsplan und Finanzprüfung)

weitere Anwesende

  • Alea Klöden
  • Clara Däbritz - online
  • Enna Scheea 
  • Oliver-Michael Fischer

0. aktuelle Berichte und Absprachen im März

  • ebay: Linda hat studentische Selbstverwaltung & Organisation (Oliver-Michael Fischer) mitgeteilt, dass Käufe über ebay in Ordnung gehen, sofern der Verkäufer ein Unternehmen ist. Privatpersonen gehen nicht.
Linda: Wir können weder mit Paypal noch mit Einzug bezahlen. 
Mathis: Das heißt es wäre verboten?
  • Zeichnungsberechtigung: Wir waren am 28.03. bei der Sparkasse. James, Kathi und Linda sind jetzt als A-Zeichnungsberechtigte eingetragen. Die ehemalige Referatsleitung Finanzen (Maurice Rosenbaum) wurde ausgetragen.
  • Boxi im ICE: Es wurde (gemeinsam mit dem Ausschuss Finanzielles) abgesprochen, dass der StuRa das Zugticket von Boxi bezahlt, wenn er zur LASKO fährt. Grund: er würde 9 Stunden mit dem Deutschlandticket fahren (das würde z. B. auch schon die Anfahrt mit dem Auto rechtfertigen). Mit dem ICE braucht er nur 6 Stunden und muss auch weniger umsteigen. 
  • Beachplatz: Wir hatten mit James und Hannes ein AT 

Top 1 Bestellung von Mitgliedern

Der StuRa möge beschließen
  • Alea Klöden, studiert IB im 2. Semester und hat Lust sich um den HaPla zu kümmern.
  • Clara Däbritz, freut sich auf E-Mails :) 
als Mitglieder des Referates Finanzen zu bestellen.
Referatsleitung: Zustimmung!

ITOP I. Stand aktuelle Aufgaben des Referates Finanzen

Entsorgung der Kassetten ohne Schlüssel
Netterweise haben Oliver-Michael und Paul die ganzen Kassetten mal durchprobiert und zu sehr vielen auch die passenden Schlüssel gefunden. Wir mussten also ganz viele (gute) Kassetten nicht wegwerfen.
olligathor@: Nur drei Kassetten sind jetzt ohne Schlüssel. Die Kasseten ohne Schlüssel nimmt Paul mit zum C3D2.
Beachplatz
erster Termin/AT war am 02.04., Protokoll wurde von Kathi erstellt und Hannes Günther wird noch den Antrag stellen.
Protokolle
Apropos, leider wurden einige Protokolle noch nicht erstellt und veröffentlicht. Das muss zeitnah nachgeholt werden.
Frist: 13.04.2025
Zeichnung bei Zahlungen
Aus der 6. Sitzung ist noch das Thema "Antrag Abschaffung der Notwendigkeit zur Zeichnung von 2 Personen bei Zahlungen mit dem Bankkonto" offen. Ich habe es noch nicht geschafft, mit Leuten darüber zu sprechen.
E-Mails
Wie sieht es aktuell aus, habt ihr das Gefühl dass alles ankommt? Zumindest die Spam-Mails sind bei mir noch schlimm. Aber in den letzten Tagen scheint alles bei mir anzukommen.
matmel@: Wir haben gezaubert. Der SPAM Filter ist nun wieder aktiv und wir haben ausgeschaltet, dass E-Mails abgelehnt werden. Wir haben außerdem die Schwelle runtergesetzt ab wann *** SPAM *** in den Betreff geschrieben wird.

ITOP 2 kleine Anfrage des Landtages; Externe Veröffentlichung der Jahresabschlüsse und Prüfberichte

Der Kanzler der HTW Dresden hat am 10.03.2025 folgende E-Mail an das Referat Finanzen übersendet:
Sehr geehrtes Referat Finanzen,
im Rahmen einer sog. Kleinen Anfrage des Landtags wurde die HTWD bzgl. der Finanzierung des StuRa angefragt.
Ich bitte die Dokumente zu den Jahresabschlüssen 20/21/22 zu übermitteln bzw. den Zugriff auf die Webseite zu ermöglichen.
Leider ist es dringend, da die Rückmeldefrist Ende dieser Woche ausläuft… Wir sind verpflichtet zu antworten…
Besten Dank und viele Grüße
Alexander Müller
Am 12.03.2025 erhielt der Kanzler die folgende Antwort aus dem Referat Finanzen:
Sehr geehrter Herr Müller,
die Jahresabschlüsse 2020, 2021 und 2022 liegen Ihnen bereits über die Wirtschaftsprüfung eureos vor. Wir haben sie Ihnen auch noch einmal angehangen. Leider haben wir noch keinen abschließenden Prüfbericht für den Jahresabschluss 2021 erhalten. Der Jahresabschluss für das Jahr 2022 liegt der Wirtschaftsprüfung seit Anfang Januar 2025 vor.
Wir nehmen an, dass es sich bei der kleinen Anfrage des Landtags um die Drucksache 8/1866 handelt. Wir möchten darauf hinweisen, dass in den Dokumenten zu den Jahresabschlüssen personenbezogene Daten enthalten sind und diese bitte aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht an das Ministerium weitergeleitet werden sollten.
Durch Ihren Hinweis der nicht öffentlichen Jahresabschlüsse, werden wir demnächst prüfen, inwieweit wir die Jahresabschlüsse extern veröffentlichen können.
Für eine Bestätigung des Erhalts dieser Mail wären wir Ihnen sehr dankbar.
Mit freundlichen Grüßen
Stephan Rankl
In den Jahresabschlüssen waren enthalten:
Jahresabschluss 2020 und 2021:
Bericht, EÜR, Kontennachweis zu Gewinnermittlung, Restwertverzeichnis, Anlagespiegel, Umbuchungsliste
Jahresabschluss 2022:
Bericht, EÜR, Kontennachweis zu Gewinnermittlung, Restwertverzeichnis, Anlagespiegel
Der Jahresabschluss 2020 und 2021 wurde der Hochschule genau so übergeben, wie es auch dem Wirtschaftsprüfer vorgelegt wurde. Damit sind dort auch diverse personenbezogene Daten enthalten.
Meinungsbild aus dem 14. Plenum 2024/2025 (unter allen Anwesenden)
Gibt es Bedenken im StuRa Plenum, die Jahresabschlussberichte und Prüfberichte der Innenrevision (externe Witschaftsprüfung), ohne personenbezogene Daten, extern auf der StuRa Website zu veröffentlichen?
0/12 --> keine Bedenken (negativ)
Olligathor@: Können wir dann bitte die vergangen Jahren auch noch im Plone hochladen? Und bitte dann auch die Innenrevision Bericht der Hochschule. :)?

ITOP 3 keine Veranstaltungsabrechnungen mehr?

Linda: In der 11. Sitzung des Referatskollegiums wurde der ITOP "Sind Veranstaltungsabrechnungen noch notwendig?" besprochen. Es gab ein Meinungsbild:
Meinungsbild (unter allen Anwesenden): 
Sind Veranstaltungsabrechnungen noch notwendig? 
0/8 --> negativ
Wollen wir Veranstaltungsabrechnungen weiterhin durchführen? Wenn nein, gilt das auch für vergangene oder nur für die zukünftigen Veranstaltungen?
Linda: Meiner Meinung nach können wir das weglassen, weil wir ja eh die Kassenabrechnungen machen und das einfach nur eine Zusammenfassung davon ist. Auf Wunsch können wir für einzelne Veranstaltungen eine anfertigen.

ITOP 4 "How to" (Grundlage) Lastschrift

Linda: Ich habe mit Fully gesprochen. Lastschrift bei Krankenkasse etc. ist unkritisch. Lohnbüro könnte man auch einrichten, aber die Beträge sollten grundsätzlich geprüft werden. Wenn wir bestellen, dürfen wir keine Lastschrift einrichten, weil wir eine Teilkörperschaft öffentlichen Rechts sind (verboten).

ITOP 5 anstehende Fakultätsfeste

Linda: In den nächsten Monaten gehen die Fakultätsfeste los und ich würde mir gerne jetzt schon Gedanken machen, wie wir das auch von Finanzen aus organisieren wollen/können. 
Zum Beispiel werden in der ersten Maiwoche 20 Fässer Bier (50/30 Liter) angeliefert - wohin damit? Und ich wurde darauf hingewiesen, dass die Fässer um jeden Preis wieder alle zurückgegeben werden müssen. Da gab es letztes Jahr Probleme (ich glaube da hat man sich verzählt). Joseph hat vorgeschlagen, dass wir die Fässer mit dem Etikettiergerät markieren und aufschreiben, wer was bekommen hat.
Außerdem müssen wir uns noch um die Beschaffung Gedanken machen, Mathis soll das bitte nicht alles alleine machen müssen.
olligathor@: Bitte bei Hendrik nochmal nachhaken mit seinem Angebot für die Fässer und die Zapfanlage. Das wir zumindest ein zweites Vergleichsangebot haben. 
Lagerung der Bierfässer? Linda: Wir könnten schauen, dass wir einen Raum "frei" räumen, heißt alle Tische zur Seite schieben und dann die Fässer dort lagern. 
Allgemeine Lagerung aller Getränke und Essen?  
matmel@: Haben wir genug Kühlkapazität?
Gefriertruhe kaufen + Kühltruhe reparieren = 2 Kühltruhen für die Fakfeste
olligathor@: Boxi will zusätzlich den Kühlschrank los werden (Glaskühlschrank, weil alt, rostig usw) und den kleinen Kühlschrank von Privleg raus, weil der nicht mehr richtig runter kühlt). Würde da aber bitte zwei Anträge daraus machen um die getrennt behandeln zu können, denn das Kühlschrank Thema ist nicht so dringlich. 
olligathor@: E-Mail an das Dez. Technik wegen der Reparatur der Kühltruhe geht heute noch raus. 

ITOP 6 How to (Installation und) Aktualisierung SFirm

Linda: Aus der 6. und 7. Sitzung ist das Thema hier noch offen. Die Sachbearbeitung Finanzen (James) hat bestätigt, dass die Aktualisierung von sFirm automatisch erfolgt.
offene Fragen waren noch:
vat@: BTW: Bräuchten wir SFirm, wenn wir "normal" (also ohne die Notwendigkeit zur Zeichnung von Personen) Überweisung machen könnten?
vat@: Ist uns bekannt wie wir "normal" (offiziell) SFirm installieren sollen? Ich kam darauf, da ich gern (mit james@) den Prozess zur Aktualisierung dokumentieren wollte und das nicht so richtig klar war, ob das so richtig ist wie wir das machen.
James, kannst du das beantworten?
Mathis: James und ich setzen gerade eine neue Kiste auf und arbeiten dran. Wird dokumentiert. Aber bitte das Thema auf nächstes Mal verschieben.
-- wird auf die nächste Sitzung verschoben --

ITOP 7 Beschaffung Tassen

Linda: Nach Rücksprache mit Tino stellt Mittelverwendung noch einmal einen neuen Antrag für die Beschaffung der Tassen. Das würde ich gerne zeitnah abhaken können :)
Soweit ich auf dem neuesten Stand bin, ist alles da außer das Logo. Es stand noch im Raum, ob weiße Tassen bedeutend günstiger sind als schwarze (Spoiler: nein, sind sie nicht). 
olligathor@: Würde den Antrag erst stellen im RK oder Plenum sobald das Logo vom Referat Öffentlichkeitsarbeit da ist. 
Linda: Wir brauchen eine svg-Datei von dem Logo, dass wir für den Hoodie verwendet haben
Clara: Ich würde es nachher in die ÖA Sitzung mitnehmen.
Mathis mit der Nachricht aus dem Ticket #2232: 
Leider gibt es keine Datei welche ohne Modifikationen an den Dienstleister geschickt werden kann.
Das Design soll eine schwarze Tasse mit weißem Stura Logo und Spruch sein. Wie bei den ESE-Beuteln. Konkret müsste man diese Datei: <angehangen> wie folgt anpassen:
1. HTW Logo entfernen
2. alles weiß machen
Einmal die hoodie.pdf als .svg mit transparentem Hintergrund in weiß

ITOP 8 Sitzungstermin

Donnerstag ist ungünstig. Vorschlag: Montag, 17/18 Uhr?
--> in Gruppe senden

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