Protokoll 7. Sitzung Referat Finanzen 2024/2025
Protokoll der 7. Sitzung des Referates Finanzen (in der Legislatur) 2024/2025
Datum: 2025-03-05
Sitzungsbeginn: 16:22 Uhr
Sitzungsende: 18:28 Uhr
Protokollerstellung
Alle Anwesenden
Redeleitungn
Linda Müller
anwesende Mitglieder und Angestellte
- Linda Müller (Referatsleitung, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2024 und 2025)
- Katharina Kiene (stellvertretende Referatsleitung; Kathi)
- Josephin Korth (Mitglied Referat Finanzen; Josi)
- Mathis Blümel (Zuständigkeit Mittelverwendung, Mitglied Referat Finanzen; matmel@)
- Magdalena Rother (Assistenz Verantwortlichkeit Haushaltsplan und Finanzprüfung)
weitere Anwesende
nicht anwesende Mitglieder
- Stephan Rankl (Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung; James)
- Robert Schneider (Bereichsleitung Mittelverwendung und Finanzprüfung)
- Anna Abe (Mitglied Referat Finanzen "Wareneingangskontrolle"; Anny)
0. Berichte und Absprachen im Januar/Februar
TOP 1. -
ITOP I. Stand aktuelle Aufgaben des Referates Finanzen
Prüfung 2022
Linda: Diese läuft und es sollte auch alles in der Cloud sein.
Vorlage Rechnung/Quittung
Linda: Das habe ich mir inzwischen angesehen und eine Vorlage gebastelt.
Vorlage Getränkeliste
Mathis: Die Preise für Getränke können hier eingesehen werden:
Leider ist dort zur Zeit nur HFS, ich habe es etwas vergessen, werde aber heute noch EKS (für die Mate) hinzufügen. Außerdem haben wir noch keinen festen Vertrieb für alkoholische Getränke.
Aufgabenliste auf Plone
Kathi: Von mir aus ist da noch nichts fertig, aber Linda und ich haben drüber geredet
Linda: ich hab es angefangen, bin aber nicht fertig, möchte es aber bis Ende dieser Woche (09.03.) fertig haben. Sobald da erst einmal etwas steht muss ich auch nicht die Person sein, die sich darum kümmert.
ITOP 2. nicht besprochene Themen aus der 6. Sitzung des Referates Finanzen
W.I. Entsorgung der Kassetten ohne Schlüssel
Kathi: Magda wollte mal durchschauen und Kassetten und Schlüssel zueinander ordnen, ist das passiert oder wurden die einfach entspannt entsorgt?
olligathor@: Nein die würden noch nicht entsorgt. Ist mir noch eine sinnvolle Idee tatsächlich eingefallen was man damit machen kann. Man könnte die zur Verfügung stellen für Lock Picking, das hätte zu einem der Vorteil die Kassen wären alle offen :D Des Weiteren können man dann überlegen ob wir einfach neue Schlösser beschaffen und die Kassen damit wieder benutzbar machen wollen.
Kathi: was hätte das für Vorteile, außer dass wir die Kassen nicht entsorgen müssten?
olligathor@: Wir haben aktuelle nicht so viele und wenn wir jetzt mehr Veranstaltungen bald haben wie z.B. Fakfeste brauchen wir keine neuen Kassen anschaffen.
W.II. Zahlung per Paypal
Linda: Stand ist immer noch, dass wir mit PayPal keine Zahlungen durchführen können.
olligathor@: Wo genau ist da das Problem? Ist das Rechtlich?
W.III. Vorlage verschiedener Finanzierungen
Kathi: ich würde mir gerne mal alle vorhanden Vorlagen der verschiedenen Finanzierungen anschauen und die nötigen aktualisieren.
olligathor@: Erstmal cool, das du das Thema angehen möchtest. Das wahrscheinlich meist genutzte für alles ist das Abruf von Finanzen Formular.
W.IV. "How to" (Grundlage) Lastschrift
vat@
Abschnitt Lastschrift
Linda: Laut §15 Abs. 4 FO darf Lastschrift in Ausnahmefällen durchgeführt werden, mit Genehmigung der Referatsleitung Finanzen. Ich dachte aber, dass zumindest für Krankenkassen Lastschrift eingerichtet ist? (Antwort: ja, für KK ist eingerichtet)
Linda: Ich setze mich mit Fully und James auseinander.
Paul: Wo gibt es überhaupt Lastschriften? Wo vermerken wir das? Und die Formulierung in der Finanzordnung sollte eventuell überarbeitet werden. In dem Gespräch wurde auch angemerkt, dass keine Vorkasse u.ä. möglich ist. Das ist mir bei Mittelverwendung aufgefallen, dass da öfter mal sollte klargestellt werden, ob das geht oder nicht.
Linda: Kläre ich mit James, warum das nicht geht und wie wir das eventuell lösen können.
W.V. Antrag Abschaffung der Notwendigkeit zur Zeichnung von 2 Personen bei Zahlungen mit dem Bankkonto
vat@
vat@: Gibt es dazu bereits eine Aufgabe?
Linda: Das sehe ich jetzt zum ersten Mal, kannst du mich darüber bitte aufklären?
Paul: Es geht darum, dass es vor Jahren in der sächsischen Hochschulordnung mal vorgeschrieben war, dass es zwei Zeichnungsberechtigte geben muss. Das wurde inzwischen gestrichen. Wir orientieren uns ja immer an der Hochschule und könnten das demnach theoretisch abschaffen (ist ja keine muss-Bestimmung mehr). Dann könnte man sich auch die technische Seite sparen. Wenn wir das aber weiter wie bisher machen wollen, dann sollten wir das definitiv festhalten.
Linda: Wir können gerne darüber mit James und Personal sprechen. Ich will nur nicht, dass mein Nachfolger beim späteren Jahresabschluss Probleme bekommt.
Konto-Inhaber Hannes, könnte FO unterlaufen, steht dort nicht drin (noch aufschreiben)
W.VI. Umsetzung der einheitlichen Berechtigung zur Zeichnung beim Bankkonto beim Girokonto
vat@
vat@: Ich sah zufällig bei der Oberfläche von SFirm, dass da noch nach "A-Zeichnungsberechtigung" und "B-Zeichnungsberechtigung" unterschieden wird.
Linda: Das liegt (wahrscheinlich) daran, dass wir noch nicht bei der Sparkasse waren und die neuen Zeichnungsberechtigten haben eintragen lassen. Den Termin mit allen Zeichnungsberechtigten (aktuellen und ehemaligen) wollten wir schon letztes Jahr vereinbaren. Sobald Kathi als Zeichnungsberechtigte gewählt wurde, müssen wir einen Termin vereinbaren und das eintragen lassen.
Kathi: Aber wurde ich nicht schon als Zeichnungsberechtigte gewählt?
Linda: Antwort zu Kathis Frage: Du wurdest innerhalb des StuRa als Zeichnungsberechtigte gewählt. Aber man muss das auch immer noch bei der Sparkasse hinterlegen und das ist bisher nicht passiert. Ich habe am Sonntag (02.03.) noch einmal mit James darüber gesprochen und er wollte die Tage einen Termin ausmachen.
Kathi: ok.
W.VII. How to (Installation und) Aktualisierung SFirm
vat@
vat@: Ist uns bekannt wie wir "normal" (offiziell) SFirm installieren sollen? Ich kam darauf, da ich gern (mit james@) den Prozess zur Aktualisierung dokumentieren wollte und das nicht so richtig klar war, ob das so richtig ist wie wir das machen.
vat@: Vielleicht wäre es das Einfachste zur Ermittlung, wenn wir erst einmal entspannt bei der Sparkasse (oder bei der Firma von SFirm) anrufen.
vat@: Mein aktuelles Verständnis: sfirm aktualisiert sich "automagisch". https://hilfe.sfirm.de/hc/de/articles/4469716555665-Downloads-f%C3%BCr-SFirm#h_01HA77AWWAMSQDKFQHJZPWPPGG Voraussetzung dafür ist der Vermerk der Lizenz, die gültig sein muss. (Mir ist noch nicht ganz klar wie das geprüft werden kann.) Darauf kam ich, als ich beim Versuch der Aktualisierung für "Patches und Featurepacks" eine Fehlermeldung erhielt, dass der Server nicht erreichbar ist.
vat@: Was der aktuelle Stand der Software sein sollte, lässt sich über die Website in Erfahrung bringen. https://www.sfirm.de/sfirm/neu-in-sfirm Da waren wir nämlich eine Version hinterher.
vat@: BTW: Bräuchten wir SFirm, wenn wir "normal" (also ohne die Notwendigkeit zur Zeichnung von Personen) Überweisung machen könnten?
Linda: Puh mit SFirm habe ich mich bis jetzt nicht wirklich auseinander gesetzt. Wenn ich das so lese ist es am Besten, wenn wir erstmal versuchen, einen Support anzurufen, vielleicht sind diese Fragen dann schon gelöst.
ITOP 3 Entlastung von Julia Wetzlich als Verantwortlichkeit Haushaltsplan
Linda: Wurde das eigentlich schon gemacht? Bis 2021 ist ja abgeschlossen, also könnten wir Julia Wetzlich entlasten (falls das noch nicht passiert ist).
olligathor@: Nein das ist noch nicht passiert.
olligathor@: Man muss diese Person habe ich erfahren nicht unbedingt entlasten, wenn man möchte. Wenn Ihr das trotzdem machen wollt, dann informiert euch mal was man dazu alles braucht. :)
Linda: Ich kümmer mich drum und frag mal nach, was wir dazu machen müssen.
ITOP 4 Transportkosten bei Veranstaltungen
Linda: Wir können den Transporter von Johann Boxberger für Veranstaltungen nutzen. Er bekommt dafür eine Entschädigung, die meiner Meinung nach aber ein Witz ist. Ich glaube, er bekommt 15 cent pro Kilometer (stimmt das?). Bei einem Gespräch kam raus, dass er jedesmal draufzahlt und eigentlich 50 cent bekommen müsste. Boxi sollte auf keinen Fall draufzahlen, weil wir sein Auto benutzen.
Muss das in den Ausschuss?
olligathor@: Das hängt wahrscheinlich mit unserer Finanzordnung zusammen.
Linda: Ich schick es an den Ausschuss Finanzielles.
ITOP 5 Auswertung Weihnachtsfeier BauIng
Linda: Es wurden jetzt von verschiedenen Personen Rechnungen durchgeführt. Fakt ist, dass viel schief gegangen ist und dass das nicht in Ordnung ist. Ein paar Sachen würde ich gerne ansprechen:
- nachträgliche Änderungen an der Finanzierung: es wurde kurz vor Beginn ein Quiz hinzugefügt, die Sieger haben Glühwein umsonst bekommen. Grundsätzlich ist ein Quiz mit Preis vollkommen in Ordnung, aber sowas muss in der Finanzierung als Ausgabe stehen und kann nicht einfach nachträglich ergänzt werden. Übrigens war auch die Finanzierung von Anfang an fehlerhaft, was uns hätte auffallen müssen.
- Happy Hour: 30 Minuten vor Schluss gab es eine Art Happy Hour, wo die Tasse nur noch halb so viel gekostet hat. Das hätte man ebenfalls irgendwie abbilden müssen. Also genau das gleiche wie Punkt 2, das muss vorher in der Finanzierung abgebildet werden. Spontane Sachen sind echt schwierig.
- Freigetränke: es wurden sehr viele Freigetränke ausgegeben, was nicht sein darf. Ja, es waren auch Helfer dabei, die etwas bekommen haben, aber wir hatten diese Diskussion ja bereits im Plenum. Da wurde besprochen, dass auch Helfer keine Verpflegung bekommen. Ich habe aber sehr wohl schon von einigen mitbekommen, dass auch bei FakFesten Freigetränke an Helfer ausgegeben wurden.
- keine Liste, wie viele Getränke verkauft wurden: Kultur kann mich gerne korrigieren, aber sollten nicht auch Strichlisten geführt werden, wie viele Getränke verkauft wurden?
- jeder hat seine Tasse selbst mitgebracht: also ganz grundsätzlich finde ich die Idee gar nicht mal schlecht, wir mussten uns nicht weiter darum kümmern. Das Problem ist leider, dass es keine einheitliche Tassengröße gab und teilweise sehr große Tassen mitgebracht wurden. Manche haben wohl bei großen Tassen auch doppelt gezahlt (von sich aus), aber dadurch es ist jetzt schwer, nachzuvollziehen, wie viel tatsächlich verkauft wurde. Man könnte es eventuell so lösen, dass man ein Behältnis mit - zum Beispiel - einem Inhalt von 200 ml hat und den dann abmisst und anschließend in die mitgebrachten Tassen umfüllt.
Erstmal ganz klar: das geht so nicht und darf zukünftig nicht wieder vorkommen. Bei der Veranstaltung wurden wie gesagt grobe Fehler gemacht.
Ich bereite die Zahlen bis zur Sitzung nochmal auf. Es wurden aber wohl um die 100 € aus oben genannten Gründen nicht eingenommen.
Stellungnahme Orga Weihnachtsfeier (Otto):
Erstmal Grüße in die Runde, danke das ich mich hier persönlich melden kann.
Zum einen ist es schade und nicht entschuldbar das so viele Ungereimtheiten bei dieser Veranstaltung aufkamen. Ich möchte mich hier auch nochmal Bedanken bei Linda, Robert und den anderen Mitgliedern des Referat Finanzen mit deren Hilfe ich diese Veranstaltung umsetzten konnte und im Nachgang die Finanzierung neu bewerten und die Fehlerquellen untersuchen konnte.
Zur Stellungnahme selber
- 1. Wiedererwarten hat jemand noch ein Quiz erstellt. Der Preis in x€ war recht klein aber hätte klarer im Nachhinein kommuniziert werden sollen.
- Es wurde nie die Finanzierung im Nachgang angepasst!
- 2. Der Kocher musste leer werden. Mussten sowieso am Ende noch ein paar Liter wegschütten. Mein Fehler ich habe darauf bestanden nochmal gut vollzumachen nachdem der uns zwischenzeitlich fast leer ging, dann plötzlich war der Durst weg
- 3. Ich war nicht darüber belehrt, noch war das Common Knowledge. Im How to ist dies auch offensichtlich nicht eingetragen. Ich würde vor allem im Blick der kommenden Fak.-Fest Offensive diesen Sommer bitte da eine bessere Kommunikation erbitten. Habe selber schon geplant beim Fakultätsfest Bau mit einem Markensystem so etwas zu vermeiden.
- 4. Seit wann macht man Strichlisten? Ist mir auch neu. War zum Zeitpunkt aber kein Mitglied des Referat Kultur, kann also sehr gut an mir vorbeigegangen sein
- 5. Fände ich sehr streng aber kann nächstes Mal so umgesetzt werden.
Linda: Ich habe es jetzt leider nicht mehr geschafft, die Zahlen aufzubereiten, sorry.
Ich würde das nochmal nachrechnen und dann sprechen wir mit den Beteiligten nochmal.
Lizenz zum Verteilen haben James und Paul.
ITOP 6 Probleme mit E-Mails an Finanzen
Linda: Zumindest bei mir und James gab es in den letzten Wochen vermehrt Probleme bei den E-Mails. Wir haben zum Beispiel die von Agenda und den Handyverträgen nicht bekommen. Oliver hat uns diese netterweise weitergeleitet. Wie ist es bei den anderen, hat noch jemand Probleme? Es wird schon nach einer Lösung bzw. nach der Ursache gesucht, aber scheinbar gibt es nicht wirklich ein erkennbares Muster, was das ganze etwas schwer macht...
olligathor@: Ich habe die E-Mails auch nicht bekommen (Stehe auch nicht dem Finanzen@ Verteiler). Ich habe für James im Mail-Archiv nachgeschaut und die entsprechenden Rechnungen ausgedruckt und ihm auf den Arbeitsplatz gelegt.
Linda: Apropos, Spam-Mails sind aktuell leider ein Horror, Ich habe seit Januar etwa 2.000 Stück bekommen. Mathis, Kathi und ich richten mal den Spam-Filter ein. Bei Magda ist einer drin, bei Josi noch nicht.
ITOP 7 Wer bekommt eine Selgros-Karte
Linda: In der 6. Sitzung haben wir besprochen, dass die Selgros-Karten nicht auf den StuRa insgesamt ausgestellt werden können. Nur Einzelpersonen. Das abmelden von alten bzw. anmelden von neuen Karten ist aber ziemlich simpel, ein einfaches Schreiben vom StuRa reicht aus. Aktuell hat Paul eine Karte.
Jetzt kam die Frage, wer denn überhaupt eine Karte bekommen soll. Es sollte jemand sein, der längerfristig dabei ist. Die Referatsleitung? Die Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung?
Die Karten sollten im StuRa verbleiben, damit man sich diese ausleihen kann.
olligathor@: Zur Aufbewahrung würde ich mir das ganz einfach machen. Man nimmt einfach Behälter wie zum Beispiel ein Geldkassette und schmeißt die Karte rein und schließt die in den Verwaltungsschrank in die A109, weil da kommt nicht jeder ran und da liegen die Karte sicher drin.
olligathor@: Meiner Meinung nach wäre aktuell Kathi sehr gut geeignet, weil Sie auch aktiv zum Beispiel bei der Planung der Fakultätsfeste involviert ist.
Linda: Paul, du hast doch eine Karte. Wo ist die denn?
Paul: Die habe ich im StuRa gelassen, wichtiger sind aber die Einkaufsberechtigungen, die ich Maurice schon unterschrieben habe (blanko).
Linda: Kümmer ich mich drum, dass das bis zum nächsten Mal erledigt.
ITOP 8 Beschaffung Tassen
Linda: Nach Rücksprache mit Mittelverwendung ist der aktuelle Stand, dass die Tassen noch nicht bestellt wurden. Es wurde das Referat ÖA angeschrieben, da es das gewünschte Logo noch nicht gibt. Ich habe heute mit der stellvertretenden Referatsleitung gesprochen, die sind gerade nicht in der Lage, das Logo kurzfristig zur Verfügung zu stellen (Wechsel RefLeitung usw.).
Paul: Im Grunde sind wir uns ja einig, dass wir diesen Antrag nochmal neu stellen müssen. Dann würde ich den Antrag zusammen mit dem Angestellten für Mittelverwendung stellen.
Linda: Ich schreibe dem Antragsteller (Tino Köhler) noch eine Info.
ITOP 9 neuer Beamer
Mathis: Ein Beamer ist kaputt gegangen, bei einem zweiten geht die Lampe immer wieder kaputt. Das letzte mal haben wir die Lampe vor etwa 6 Monaten gewechselt. Sollen wir nochmal eine Lampe kaufen oder einen neuen Beamer anschaffen? Eine Lampe kostet etwa 100 €, ein Beamer zwischen 600 € und 800 €. Weiter müssten wir 2 Beamer anschaffen, da im Sitzungsraum eigentlich 2 Stück vorgesehen sind. Der dritte ist etwas jünger, wird aber wahrscheinlich auch bald schwächeln.
Linda: Also im ersten Moment wäre ich eher dafür, ein neues Gerät anzuschaffen. Aber da würde ich ganz gerne nochmal nachdenken.
olligathor@: Wenn würden wir wieder zwei gleiche Beamer anschafffen und nicht einen und daher bin ich immer noch für erstmal Lampe bestellen, weil wenn der Beamer dann wieder geht alles gut, wenn nicht kann man immer noch einen neuen Beamer anschaffen und die angeschaffene Ersatzlampe für den zweiten Beamer verwenden. Das habe ich auch schon Paul mitgeteilt.
ITOP 10 neuer Sitzungstermin
Linda: Gibt es einen Tag, der euch besonders gut passt?
Kathi: Generell ab 17 Uhr, Montag würde bei mir zwischen 15:15 Uhr bis 17 Uhr (dann aber nicht überziehen)
Mathis: Auch eher ab 17 Uhr, aber bitte nicht Montag.
Linda: ich mach nochmal eine Umfrage in der Telegram-Gruppe
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