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Protokoll 7. Sitzung Referat Finanzen 2023/2024

Protokoll der 7. Sitzung des Referates Finanzen in der Legislatur 2023/2024 (2023-11-21)

21.11.2023

Sitzungsbeginn: 

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Maurice

Anwesende Mitglieder des Referates

  • Maurice
  • Linda 
  • Lilly 
  • James (ab 
  • Robert
  • Hannes

Weitere Anwesende

Abwesende

Formalia

Verabschiedung Protokolle

Berichte

HHP:
  • Antrag HHP24,
  •  ANtrag 2. Nachtragshaushalt 23 
 alle gestellt zum nächsten Plenum
 
Formular für Reisekosten verzögert sich noch ein wenig, da die Angestellte krank war.
Vorstellung zur nächsten Referatssitzung am 05.12.(!!)
konti@: Kann bitte eine konsistente Begrifflichkeit für "Haushalt 2022" oder welches Jahre auch immer verwendet werden? Ist es auch der NHH 2023?
konti@: Bitte alle Belange - Termine und alle andere Arten von Items - beim jeweiligen Haushalt (gemeint ist das einzelne Haushaltsjahr) ablegen. Richtig?
Hannes: Ich gucke mal, ob ich die Sachen da noch hin verschiebe.
Maurice: Für mich gehören die Sachen inhaltlich zusammen, also alles, was sich auf z.B. 2022 bezieht, sollte sich auch in diesem Jahr wiederfinden. 

TOP 1 Bestellungen Mitglieder 

Der StuRa möge beschließen
  • Lilly Spindler
  • Stephan Rankl (aka James)
als Mitglied des Referates Finanzen zu bestellen.
Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 2 Bestellung Bereichsleitung Buchhaltung

Der StuRa möge beschließen, ob Linda Müller Leitung des Bereichs Buchhaltung 2023/2024 sein soll.
Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 3 Bestellung Projektleitung Förderverein

Der StuRa möge beschließen, ob Johann Boxberger Leitung des Projekts Förderverein sein soll.
Referatsleitung: Zustimmung! 

ITOP 1: Umgang mit Fahrtkosten bei Veranstaltungen

Hannes: Find es nicht sinnvoll den Leuten einen Reisekostenatrag aufs Auge zu drücken. Praktikabler fänd ich es, wenn im Veranstaltungsantrag eine Pauschale für die Fahrkosten steht zb: 50cent je Kilometer (also mehr als in unserer normalen Km Pauschale) beim Boximobil bei 20km also 10€ und die Fahrzeughaltende Person das Geld dann einfach abruft.
Maurice: find ick gut, im Antrag sollte aber noch stehen was der triftige Grund für das Auto ist: also zB transport.
Paul: Aber regelt das nicht die FO? (Das meint nicht, dass das mit Sicherheit "unumstößlich" ist. Es meint nur, dass das erst mit einer entsprechenden Anpassung der Finanzordnung möglich ist. Oder?)
Maurice: Mittelfristig --> Robert erarbeitet einen Vorschlag für einen Antrag zur Anpassung der FO.
Kurzfristig --> was machen wir mit den anstehenden Events? --> Reisekostenantrag 
Offene Sachstände in Ablage --> nach gültiger FO behandeln

ITOP 2: Beschlusshöhe > Kalkulation (Puffer)

Hannes: Ich möchte gern mal aufgeschrieben haben, dass es aus unserer Perspektive okay/gewollt ist, dass die Kosten in einem Beschluss so etwa 1/10 höher sein können als die Gesamtkosten nach Kalkulation, damit besteht ein gewisser Puffer für Preissteigerungen, MWST Fail usw. 
Maurice:  seh ick och so, Puffer hab ich quasi erfunden
riegel@: Bitte entschuldigt das "Trollen". Ist der Puffer nicht einfach, dass bis zu 100 € an Kosten selbst (durch das Referat) beschlossen werden können? Und sogar darüber hinaus kann - nach (zustimmender) Absprache mit dem Referat Finanzen - Geld über die Kalkulation hinaus ausgegeben werden.
riegel@: Also wenn Puffer geplant wird, dann sollte das Recht "überziehen" zu dürfen auch fallen.
riegel@: Im Übrigen hat es - so vermute ich - eine Bewandnis, dass ein absoluter Betrag festgelegt wurde, nicht ein relativer, wie etwa der Faktor 0.1 . Etwa die ESE glaubt dann "brutal" Puffer zu haben. Es gab ja die Wahrnehmung, dass mehrere Hundert Euro einfach "Kleinkram" sind. Eher sollte darauf geachtet werden, dass die Kalkulation "belastbar" ist. Also nicht mit dem Sonderangebot der kommenden Woche die Veranstaltung kommenden Monat planen.
Maurice: 
1Mehrausgaben, die 100 € nicht übersteigen, können von der jeweiligen Referatsleitung bzw. der Mehrheit des Vorstandes bewilligt werden.
2Mehrausgaben, die höher als 100 € sind, benötigen außerdem die Zustimmung der Referatsleitung Finanzen.
3Sämtliche Mehrausgaben sind schriftlich gegenüber dem Referat Finanzen zu begründen. Zudem ist ein entsprechender Vorschlag zum Ausgleich durch Minderausgaben, innerhalb der übergeordneten Kostenposition zu unterbreiten.
-->Konsens: ist sowieso usus, der Chefs schreibts nochmal auf und sagts im RK

Z Weiteres

Z.I Wem gehört der Pfand (Verpackung der Getränke) der ESE & Co?

riegel@: In meiner Welt ist das "gebundenes" Geld des StuRa.
riegel@: Wie ich es schon "androhte": Ich würde den im Charakter von Müll herumliegenden Pfand einfach wegbringen wollen und das so erhaltene Geld wären dann einfach Einnahmen des StuRa. (Einen entsprechenden Beleg würde ich mitbringen (lassen).)
Maurice: ja machen wir so.

Kommende (I)TOPs

Sitzungsende: 16:38
Kommende Sitzung: 05.12.2023

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