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5. Sitzung Referat Finanzen 2020

5. Sitzung Referat Finanzen 2020
Wann 02.12.2020
von 17:00 bis 19:00
Wo discord #referat-finanzen
Teilnehmer Julia Wetzlich
Alice Stenzel
Monique Riedmann
Jennifer Fröb
Termin übernehmen vCal
iCal

 

https://pentapad.c3d2.de/p/5._Sitzung_Referat_Finanzen_2020

Protokollerstellung 

 alle gemeinsam:)

Redeleitung

 Jennifer Fröb

Anwesenheit

 

Julia Wetzlich

Alice Stenzel

Monique Riedmann

Stephan "James" Rankl

Max Schönberg

Jennifer Fröb

 

Tagesordnung

TOP

Gegenstand (Antrag)

von

Ergebnis (Abstimmung)

0.

Formalia

  1. Begrüßung zur Sitzung
  2. Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung
  3. Verabschiedung der Tagesordnung
  4. Verabschiedung der Protokolle
    1. Protokoll -1. Sitzung Referat XYZ 2020

Sitzungsleitung
(Referatsleitung)

 

1.

2.

ITOP

Gegenstand (Information)

von

Ergebnis (Meinungsbild)

I.

 Haushaltsplan

haushaltsplanverantwortliche Person(en)

 
II.. zu erledigende Aufgaben 2020

Stelle oder Person
III. Stellenbesetzung 2021

 
IV. Aufgaben für 2021

 
V. Verfahren zu Aufwandsentschädigungen

 
VI. Bereich Haushalt

 
VII.

Nothilfefond 2021

 
VIII.

amazon-Konto

 
IX.

Kittelverleihsystem

 
X.

Nachtragshaushalt

 
Y.

Stand der zu erledigenden Dinge

 Referatsleitung
Z. nächste Sitzung Sitzungsleitung

 

 

Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr
Sitzungsende: 19:00 Uhr 
Teilnehmer: 
Monique (bis 18:30)
Julia
Alice
Jennifer
0. Formalia
0.1 Begrüßung und Eröffnung der Sitzung um 17:00 Uhr
0.2 Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung
0.3 Verabschiedung der Tagesordnung

 

ITOP I Haushaltsplan 2021

Julia: aktueller Stand: fertig. Der steht jetzt. Fulli hat sich etwas eingemischt, aber hat auch viel geholfen. Die Vorjahresbudgets sind sehr hoch gewesen. Der Beitrag war dann extrem niedrig, aber dann wäre er danach wieder extrem hoch. Das wäre den Studis ggü nicht so fair, also liegt er jetzt bei 15,50€
Wir haben dann an Ausschuss finanzielles eine E-Mail geschreiben, aber da ist noch nichts angesetzt und es kam auch leider noch keine Antwort. Ich meine Jennifer du bist beratendes Mitglied, also falls du da teilnimmst..? Ich weiß nicht wie es jetzt läuft wenn wir uns nicht vorher nochmal mit dem Ausschuss finanzielles besprochen haben, ob wir das dann schon vorstellen können. 
Jennifer: Freitag passt bei mir leider nicht, aber ich bin beratendes Mitglied im A. Finanzielles und würde daran auch gerne teilnehmen. Schade dass sich da keiner meldet. Ich könnte zwar noch eine Mail schreiben, aber dann würde es wahrscheinlich auch wieder erst Montag werden. 
Alice: Montag geht bei mir halt leider garnicht. Der Ausschuss finanzielles hatte heute den ganzen Tag Sitzung gehabt.. aber haben sich dennoch nicht gemeldet. 
Julia: Wie läuft das denn dann jetzt? Wenn A. Finanzielles vorher keine Zeit hat? Können wir die Pläne dann trotzdem vorstellen wg. Dringlichkeit oder nicht ?
Jennifer: Der HHP muss im Benehmen mit dem A. Finanzielles erstellt werden. Ihr habt die Mail jetzt geschickt und das Angebot gemacht. 
Alice: also ist es jetzt Pflicht, dass wir uns mit ihnen treffen oder nich? 
Jennifer: Naja.. es gibt immer einen Interpretationsspielraum. Ihr könnt nicht mehr machen als es ihnen anzubieten. Ich kann nochmal nachtreten, aber zeitlich wird es schwierig, wenn Dienstag Plenum ist. 
Julia: Es würde ja reichen, wenn einer mal drüber schaut und sich das Protokoll durchliest.. 
Jennifer: Schreib doch nochmal Jens, ob sie das überlesen haben, oder sich vielleicht heute damit beschäftigt haben.
Julia: Schreib ihm, dass er das nur überfliegen soll und einfach nur sagt, ob irgendwas komisch ist oder nicht.
Jennifer: und bietet an wenn Fragen entstehen sollen sie sich an euch wenden.
Alice: sonst hab ich jetzt nichts mehr zum Haushaltsplan 2021
Jennifer und Julia: Ich auch nicht. 
Alice: Nach Rückfrage bei Jens findet die Sitzung mit dem A-fin. am Freitag um 15:00 Uhr über Discord statt. 

 

ITOP II zu erledigende Aufgaben 2020

JA 2019
Jennifer:  - bin den FSRe ewig hinterhergelaufen, gibt leider noch einige Dinge zu klären, der Bericht und die Anlagen wurden an sp@ geschickt, hoffentlich kommt da eine Rückmeldung, muss den JA auch noch im Plenum vorstellen, aber ich hoffe es ist bald durch.
Anpassung FO - hoffentlich schickt der A Finanzielles das noch rum
Das Datum für den JA soll wieder auf den 31.12. datiert werden, da das mit dem 31.08. bisher sowieso nicht hingehauen hat
Verabschiedung des HHP 2021 bei der Hochschule 
Weiterleitung der Semesterbeiträge aller Studis (auch derer, die vom Studienplatz zurücktreten)
Jennifer: Frau Schamberg hat die Mail von Florian einfach bis auf eine Rückfrage unter den Tisch fallen lassen.
Endgültige Anpassung des HHP 2020 - Abschluss Haushaltsjahr 2020
Mail an Ausschuss Strukturelles wegen Bereich Haushalt / Haushaltsplanverantwortlicher Person

 

ITOP III Stellenbesetzung 2021

Alice: Wie sieht es aus.. machst du deine Leitung weiter? 
Jennifer: Ich bewerbe mich für den Master an der HTW, in Teilzeit. Dementsprechend bleibe ich hoffentlich an der HTW. Was mir immer noch durch den Kopf ging, war, dass jetzt eine Übergabe sehr schwierig wäre, weil Finanzen learning by doing ist und ich das gern gesehen, wenn ich meine nachfolgende Person immer schon bisschen mitnehmen. Auch in Bezug auf Frau Roßberg, weil sie gerade durch Corona viel im Home-Office ist und da viel nur per Mail und Telefonate läuft. Ich bin ja auch Weisungsberechtigt, das bin ich als Person, hat nichts mit der RL Finanzen zu tun. 
Alice: Mal angenommen du bleibst nicht an der HTW, dann machst du die Ref. Leitung ja wahrscheinlich nicht mehr. 
Jennifer: bis Februar bin ich noch eingeschrieben, weil ich BA schreibe. Ich bleibe zwar in Dresden, aber ich fände es nicht so schön als Externe so ein wichtiges und großes Amt inne zu haben. 
Alice: Fällt die jmd. ein der das übernehmen könnte?
Jennifer: Moni hatte mal überlegt, das Amt übernehmen zu wollen? Wenn das noch stimmt? 
Wobei ich dir das nicht jetzt einfach so überstülpen würde, weil man da ja reinwachsen muss.
Moni: Ich bekomme so halt relativ wenig mit...
Alice: Ja das stimmt, man muss da schon dabei sein.. so aus dem Homeoffice ist es schwierig. 
Moni: Also ich gehe halt nächstes Jahr noch nicht ins Ausland.. aber dann danach also 2022
Jennifer: Man sollte das Amt halt auch mindetsens zwei Jahre inne haben, weil man schon eine Weile braucht, um da reinzuwachsen und da auch zu wissen, was man macht und dann alles auch schneller geht.
Moni: Und wenn ich dann gehe mache ich das Auslandsstudium und Praktikum hintereinander.. also bin dann auch fast ein ganzes Jahr nicht da und nur nicht ein paar Monate. Ich komme zwischendrin wahrscheinlich auch nicht nach hause. 
haushaltsplanverantwortliche Person ist Julia
Bereiche Mittelverwendung und Buchhaltung: Moni?:)
Moni: Mittelverwenung auf jeden Fall, Buchhaltung war ja jetzt noch nicht so viel
Jennifer: Gerade steht bisschen was an. ich würde der Roßberg einfach mal sagen, dass sie dich da einbindet. Können uns dann auch immer noch schnell kurzschließen und ich stehe dir da zur Seite
Moni: Was macht man denn dann bei Buchhaltung? 
Jennifer: An sich schauen, ob alles richtig gebucht und verbucht ist. Frau Roßberg einach beraten und Fragen klärn, wenn welche zu Konten entstehen
Moni: Ok, ich denke da werde ich dann, wenn was kommt sicher dahinter steigen. Bis jetzt bin ich immer noch absolut verwirrt.. weile E-Mails mich irgendwie betreffen könnten. 
Jennifer: Wir haben da gerade was offen. Ich schreibe ihr, dass du einbezogen werden sollst und dann können wir das "üben"
Moni: Alles klar
Jennifer: Stellv. Referatsleitung Finanzen sehe ich als nicht so sinnvoll, da es da ja meistens drum geht den jenigen anzulernen und ihn vorzubereiten die Referatsleitung zu übernehmen. Derjenige sollte mir ja dann immer mal über die Schulter schauen , um zu sehen wie es so läuft. Und bisher bin ich ja auch so gut zurecht gekommen. 
Alice: Brauchen wir eigentlich nicht.
Jennifer: Ich spreche euch einfach an, wenn was ist.

 

ITOP IV Aufgaben für 2021

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Innenrevision) wird Jahresabschluss 2019 prüfen
neue haushaltsplanverantwortliche Person finden...evtl. Bastian?
Alice dann nur als stellV
AE-O anpassen
Anpassung Einteile Bereich Haushalt/ Haushaltsplan im Plone 

 

ITOP V Verfahren zu Aufwandsentschädigungen

Alice: Ab 2021 mach ich ja einiges mehr im StuRa & würde meinen Arbeitsaufwand dann selbst dokumentieren.
Was soll ich da beachten? Ich bin dann ja im Präsidium und vielleicht noch meeeehr.. 
Ich habe mit Lotte gesprochen und sie führt da eine Excel mit ihrem Aufwand
Jennifer: was ich nicht so cool finde: Wenn man so stundenweise aufschreibt, was man an Aufwand hatte, weil das dann einer zeitlichen Entlohnung gleichkommt und das wollen wir nicht. A Personelles füllt diese Tabelle auch eigentlich mit Erfüllungsgraden aus und daraus ergibt sich dann eine Studnenzahl und daran wird dann geschaut, ob man die 90h im Quartal "reißt"
Es ist eine AE und kein Lohn, man wird vorrangig durch Grremiensemester entschädigt und dann greift erst die AE.
Ich mache das so, dass ich das Quartal Revue passieren lasse und dann schaue ich mir den Aufwand an, den ich betrieben habe. Wenn du bspw. als Präsidiumsmitglied an jeder Sitzung teilnimmst und auch sonst alle deine Aufgaben erfüllst, dann hast du deine Aufgabe zu 100% erledigt und dann kann man das eben mit den Stunden dafür abgleichen. 
AE- Ablauf:
jeder kann den Aufwand der anderen einschätzen und man schickt das als Mail an a-stellen@ (Ausschuss Personelles)
-> wie gesagt, ich bin Freund davon, das in Stunden zu machen, ich mache das immer über Prozente
Ausschuss Personelles macht eine Sitzung und debattiert über Aufwände? in dem Zuge die große Tabelle erstellt
dann erstellt die RL Finanzen eine Zuordnung zu den Referaten, das wird im Plenum bekanntgegeben
dann schickt die RL Finanzen die Mail raus, in der die Möglichkeit des Abrufes in der bestimmten Höhe genannt wird.

 

ITOP VI Bereich Haushalt

Julia: Fulli hatte sich darüber beschwert, dass wir den Bereich Haushalt einfach so "abgeschafft" haben, das würde so nicht gehen deshalb gibt es ja die Grundordnung. 
Wenn man den Bereich abschafft, dann wäre das Amt des/der Haushaltsplanverantwortlichen ein eigenständigesAmt, was es so nicht innerhalb eines Referates geben darf. Das müsste dann vom Plenum (?) gewählt werden. Innerhalb eines Referates gäbe es eben nur "Bereiche" und deshalb auch keine Stellvertretung. Um eine Stellvertretung zu bekommen müsste es eben ein richtiges Amt sein oder aber ein eigenenständiges Referat. Also so wichtig ist mir die offizielle Stellvertretung nicht, mit reicht es auch zu wissen, dass Alice das ist. D.h. meinetwegen können wir auch den Bereich Haushalt wieder einführen, dann bin ich halt wieder Bereichsleitung aka Haushaltsplanverantwortliche Person. Was mich jedoch etwas stört ist die Aufteilung im Plone. Da hatte Fulli irgendwie ein System dahinter gesehen, was ich aber einfach nur unnötig bzw. umständlich Finde da immer alles irgendwo anders reinzuschreiben oder hochzulade, als wenn es jetzt nur einen "Bereich Haushalt" oder auch nur die Unterkategorie "Haushalt" gäbe.
Jennifer: Das was ich blöd finde ist, dass es eine Bereichsleitung Haushalt gibt und eine Haushaltsplanverantwortliche Person geben muss, das ist ja i.d.R. eh nur eine Person. 

 

ITOP VII Nothilfefonds 2021

Julia: Fulli meinte, wir sollen darüber reden, inwieweit ein NHF für 2021 vorgesehen ist. Wie soll es weitergehen? Das Geld kann noch ausgezahlt werden. Wie ist da der Stand mit dem Fonds?
Alice: Hat sich Philipp mal geäußert? Wäre ein TOP für das Plenum
Jennifer: Es ist erst mal nicht vorgesehen, den aufzulösen und wir bekommen aktuell ab und zu noch neue Anträge. Durch den neuen Lockdown kann ja jetzt auch wieder mehr passieren. Kein neuer Spendenaufruf, es sind ja noch Spenden da. Auch wenn das Geld was übrig bleibt an die Tafel gehen sollte ist es ja eig. nicht der Zweck. Man könnte also nochmal einen Aufrug starten, dass die Leute noch Hilfe beantragen können. Hier kann man auch die Frau Prof. Haubold fragen, ob sie das machen würde, da Mails vom StuRa eher untergehen. 
Alice: Kommen aktuell noch Spenden rein?
Jennifer: Nur vereinzelt, alle 3 Monate. Es soll aber wie gesagt, kein neuer Spendenaufruf stattfinden, da die Anträge zurück gegangen sind und ja noch Geld vorhanden ist. 
Alice: Plenumssitzung am Dienstag ist ja jetzt zu spät, wann wollen wir das dann ansprechen?
Julia: Ich würde erst soziales fragen, weil Philipp da allgemein viel weiß. Dann würde ich direkt auch fragen, ob er beim HFA noch Geld braucht. Gelder sind für die Tafel vorgesehen, aber die Studis brauchen das Geld. Einfach einmal fragen, wie viele Anträge da noch offen sind.
Jennifer: Das ist leider das Problem, die Spendengelder kann man leider nicht ummünzen und einfach für was anderes benutzen. Es war halt blöd, dass wir da jetzt als StuRa 15.000 € reingeschleudert haben, was evtl. auch noch ein Problem werden könnte. Also wäre der Aufruf wahrscheinlich am sinnvollsten. 
Alice: Ich würde vorschlagen, dass wir den ITOP in die nächste Plenumssitzung aufnehmen lassen. 
Jennifer: Alice du musst das üben ;) 

 

ITOP VIII amazon-Konto

Jennifer: Die Zahlungsart wurde auf Lastschrift umgestellt, was nicht gewollt ist, da wir eine Teilkörperschaft öffentlichen Rechts sind und wir keine Lastschriften hinterlassen sollen. Ich würde dich, Moni bitten, das mal zu klären, ob wir das wieder auf Rechnung umstellen können. 
Monique: Joa. das kriege ich sicher raus, weißt du warum die das umgestellt haben?
Jennifer: Fr. Roßberg meinte, dass es dazu mal eine Mail kam und weil wir da nicht drauf geantwortet haben hätten die das umgestellt.
Monique: Das schaue ich mir morgen mal an.. und erkundige mich, über den Kundenservice

 

ITOP IX Kittelverleihsystem

Jennifer: Die Lauchs wollen evtl. ein Kittelverleihsystem machen, damit man ihn nicht kaufen muss und am Ende seines Studiums wieder zurück geben kann. Die Umwelt-Monitoring Studenten haben nur in einem einzigen Modul einen Kittel, weshalb es Sinn machen würde. 
Leider haben Leihsysteme von Kleidung bisher nicht so gut im StuRa funktioniert, weshalb ich davon eig kein Fan bin. Der eine bringt ihn nicht zurück, der andere schon, der ist dann aber dreckig... etc., mehr Aufwand.
Alice: Bin davon auch nicht so der Freund. Die meisten nutzen den sehr lange. Bin dafür, dass die verkauft werden.
Julia: Vielleicht könnte man die Lauchs, die die Uni verlassen ansprechen und Fragen, ob sie die an die Erstis geben möchten
Alice: Kommt drauf an ob das die Erstis und die anderen wollen
James: Nach einem Jahr sind sie Kittel kaputt.. also das geht nicht. 
Jennifer: Also es würde wenn überhaupt nur für die Studiengänge Sinn machen, die die Kittel nicht oft brauchen, aber an sich soll das nicht über den StuRa laufen, weil der Aufwand viel zu hoch ist. 

 

ITOP X Nachtragshaushalt

Jennifer: ich habe schon gesehen, dass ihr den AE-Posten nicht "vergrößert" habt. Das wird für das IV. Quartal definitiv nicht reichen. Ich muss dem Ausschuss Personelles das auch noch einmal sagen, osnst explodiert der Posten nächstes Jahr
Julia: Also bisher wurden 12.400 € von den 16.000 € verbraucht. Wir hatten eig mit Tino gesprochen und da meinte er, dass es wahrscheinlich hinkommt. Die Buchhaltung war vor der Aktualisierung bei ca. 9000 € und jetzt ist er bei 12400 €.
Jennifer: Ich zahle aber gerade das III. Quartal aus und das müssten mehr sein.
Julia, Ja, wir sind bei 14.600€
Julia: Ja, wo nehmen wir das jetzt her? wie wäre es mit dem Vorschuss der Corona-Hilfe? Da sind ja die 5000€ nicht benutzt worden. 
Jennifer: Ja, dann nehmen wir das. Ich schreibe an A-Perso. dass sie sich bitte etwas zurück halten sollen. Für das III. Quartal könnten noch ca. 1600€ abgerufen werden. 
Julia: Ich werde es bei der Plenumssitzung am Dienstag ansprechen. 

 

Sitzungsende: 19.00 Uhr :)

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