1. Arbeitstreffen Bereich Mittelverwendung 2019

Lydia ist die neue Bereichsleitung Mittelverwendung und soll heute ein wenig in die Thematik eingearbeitet werden.

Es soll direkt eine Art How-To-Mittelverwendung entworfen werden, damit sowohl Lydia als auch ihre Nachfolger sich daran orientieren können.

- Information und Beratung zu Finanzanträgen

- Annahme von Finanzanträgen

-> Beantwortung von Mails, die Mittelverwendung betreffen

-> auf Ausfüllen eines Antrages verweisen (https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/abv/antraege/vorlage-antrag)

     -> mit besonderem Hinweis auf eine Kostenkalkulation (Veranstaltungen, Reisen)

     -> Kostenposition im Haushaltsplan ausfüllen -> Kontakt zum Haushaltsplanverantwortlichen suchen ( ggf. umverteilen)

     -> Anträge sollen mindestens sieben Tag vor der Sitzung dem Präsidium für die Erstellung eines Entwurfes der Tagesordnung eingereicht werden

- Prüfung von Finanzanträgen

-> auf Vollständigkeit prüfen

-> Begründung muss sinnvoll sein

-> Kostenposition im Haushaltsplan prüfen und ggf. ändern

-> Kostenkalkulation prüfen (falls nicht vorhanden (aber benötigt), einfordern)

-> ggf. Vergleiche einholen

- Bestellung

-> Mittelverwendung wird mit der Bestellung beauftragt

-> bei Anschaffungen über 250 € müssen drei unabhängige Vergleichsangebote vorliegen

Ablaufplan (Variante 1)

1. AntragstellerIn meldet sich bei Mittelverwendung -> Beratung und Information, Ausfüllen des Antrages

2. Antrag an Präsidium senden -> Präsidium leitet an Mittelverwendung weiter

3. letzte Prüfung und Absprachen

4. Rückmeldung an Präsidium

5. Antrag wird zur Abstimmung ins Plenum/ RK gegeben

(ab hier nur noch gültig für Finanzanträge mit Bestellungen)

5. Mail vom Präsidium, dass Beschluss und ABV-Nr. fertig sind

6. Bestellung durch Bereich Mittelverwendung

Ablaufplan (Variante 2)

1. Präsidium sendet Antrag an Mittelverwendung

2. Prüfung und Beanstandung

3. Mail an Präsidium (sie leiten das an den/die AntragstellerIn weiter und senden dann den korrigierten Antrag wieder an Mittlelverwendung)

4. korrigierten Antrag prüfen

5. Mail an Präsidium

6. Antrag wird zur Abstimmung ins Plenum/ RK gegeben

(ab hier nur noch gültig für Finanzanträge mit Bestellungen)

7. Mail vom Präsidium, dass Beschluss und ABV-Nr. fertig sind

8. Bestellung durch Bereich Mittelverwendung

Lydia notiert während ihrer Arbeit Fehlerquellen, besondere Hinweise und worauf zu achten ist.