Erstellung Haushaltsplan 2020

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1. Erstellung eines Ordners "2020" im Ownclowd Ordner "Haushaltspläne" des Referats Finanzen

2. Kopie der aktuellen Version des Haushaltsplanes (2019) aus dem Ordner aktuelle Mittelverwendung 

3. Umbenennung in "Entwurf Haushaltsplan 2020" 

4. aktuelle Version des Haushaltsplanes 2019 nebenbei als Vorlage öffnen 

5. die Version "Entwurf Haushaltsplan 2020" für die Bearbeitung vorbereiten: 

• bestimmte Positionen "nullen" 
  - Detailblatt I 
   ---> Soll- und Ist-Ausgaben/Einnahmen OHNE VERLINKUNGEN!
   ---> Studierendenzahlen
  - Detailblatt II 
  ---> Plan und Ist-Ausgaben/Einnahmen OHNE VERLINKUNGEN!
  - usw. auf jeder Seite 
  NICHTS LÖSCHEN!!!
  Kontrolle: Einnahmen und Ausgaben auf dem Deckblatt müssen 0,00€ sein (außer mit Verlinkungen)
• Jahreszahl auf dem Deckblatt ändern
• Beitragsermittlung kann zu Beginn vernachlässigt werden (auch auftretende Fehlermeldungen)
• Fortgeschriebene finanzielle Mittel: alles nullen, was keine Verlinkung hat
• Jahreszahlen der Semesterbeiträge anpassen (Detailblatt I) --> hier werden die letzten beiden Monate des aktuellen Semesters im neuen Jahr außer Acht gelassen
• Detailblatt II Jahreszahlen der Beitragseinnahmen aktualisieren 
  - Semesterbeiträge für SoSe 2020 und Anteilig WS 20/21 nullen, da diese noch ermittelt werden müssen
  - Semesterbeitrag für das aktuelle Jahr muss angepasst werden 
• Detailblatt II Studentenzahlen ermitteln 
  - Ownclowd: Ref. Finanz. --> Semesterbeitragszahlungen --> 2019 --> WS 19/20 (mehrere Dateien) --> aktuellster Abschlag: blaue Zeile 
  - ODER: die Anzahl der Studierenden des laufenden Semesters (Anteilig Sep. - Dez.) in die Zeile des aktuellen Semesters (Anteilig Jan. - Feb.) übertragen
  - die Studierendenanzahl für das SoSe 2020 wird durch Berechnung (T-Test) auf 4100 geschätzt 
  - für den Wert für die Anzahl der Studierenden für das anteilige Wintersemester 20/21 dient der anteilige Wert für das WS 19/20 als Richtwert (ab-/aufgerundet)
• Detailblatt I 
  - Anzahl der Studierenden und Jahreszahlen ändern (können nicht verlinkt werden, da sich ansonsten die Planausgaben nachtragend ändern würden)
  --> ermitteln die Planausgaben für die BuFaTa
• fortgeschriebene Mittel
  Bank- und Kassenbestand zum Zeitpunkt der Haushaltsplanerstellung findet man in der Ownclowd unter Ref. Finanzen --> laufende Buchhaltung --> SuSa (Summen-Salden-Liste) [muss von der Angestellten zum Zeitpunkt der HHP Erstellung aktuell hochgeladen werden]
  
  Alle Konten von 10... bis 12... zusammen addieren (Geldkonten)
  
  alle aufgeführten Konten werden mit den aktuellen Summen aus der SuSa Liste aktualisiert 
  
  "Mittel aller FSR in Summe" wird durch die Position "Semesterticket Konto 1591 & 1592" ersetzt (siehe Umstrukturierung StuRa) 
  
  "Beitragseinnahmen anteilig WS 19/20 für 2020" wird auf "20/21 für 2021" geändert 
  
  Gehälter für November + Dezember + Lohnsteuer (Finanzamt) + Krankenkassenanteil Arbeitnehmer (# 4120) und Arbeitgeber (#4130) + Acon = 9277,85 €
  
  Finanzbeschlüsse mit dem Ordner "aktuell noch nicht umgesetzt" abgleichen und den Vor-Vorjahres Ordner als Vergleich benutzen um zu sehen, was Ende des Jahres noch stattgefunden hat sowie die noch nicht durchgeführte Beschlüsse aufaddieren 
  - KoSe 1000,- € 
  - AE 11.200,- €
  - offene Härtefallanträge 600,- €
  - 100,- € werden für das Referat Sport nachrangig mit eingeplant 
  - 50,- € für Verpflegung (Pauschale)
  
  Software Abos für Dezember 80,- € 
  
  Drucker Wartung 50,- € 
  
  Kontoführung im Schnitt 15,- € / M. also 30 €
  
  Kino 100,- €
  
  Wahlen mit 750 €
  
  Kaffee 50 €
  
  Ersatz- und Neuanschaffungen 150 € (angepasst um einen glatten Betrag zu erzielen)
  
  Ausgaben der FSRä (hauptsächlich Weihnachtsfeiern) 
  Ordner Veranstaltungen 2018 zum Vergleich ansonsten laufende Buchhaltung 2018 (das aktuellste Kontenblatt!) 
  - 1800 € + Aufrundung = 2000 € 
  
  Prüfung: Ordner "endgültig nicht umgesetzte Finanzbeschlüsse 2018" als Vergleich dazu, dass eventuell noch nicht umgesetzte Beschlüsse aus 2019 wahrscheinlich WIEDER endgültig nicht umgesetzt werden = es wurde nichts Relevantes gefunden 
  
  

6. Erstellung des Haushaltsplans

• Detailblatt I + folgende 
  - Übertrag ins nächste HH.-Jahr wird aus dem alten Haushaltsplan in den neuen Haushaltsplan in die Zeile nachrangig verwendbares Vorjahres Budget eingetragen
  --> Seite "Schulungen & Konferenzen" kontrollieren 
  --> ACHTUNG: bereits verplantes Vorjahres Budget muss nachrangig angepasst werden und kann nicht identisch als nachrangig verwendbares VJ-Budget verplant werden
  --> Bei verlinkten Zeilen muss die eigentliche Quelle der Verlinkung (auf entsprechender Seite) angepasst werden
• Zurückzuführendes Budget aus dem alten HHP in den neuen Haushaltsplan auf dem Deckblatt bei "Zurückführung an Studierende (StuRa)" einfügen 
• Detailblatt I: Gehälter für Angestellte falls notwendig anpassen (ebenfalls Acon Betrag mit einbeziehen)
  KONTROLLE: In welcher Gehaltsstufe nach  TV-L befindet sich der/die Angestellte. Falls hier eine Erhöhung stattfindet müssen sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberanteile angepasst werden (Achtung: 13. Gehalt mit einbeziehen)

Sonstiges und außerordentliche Änderungen: 

Anpassung der Lohnkosten für 2020
Auf dem Blatt Mindestreserve wurde in der Zeile Lohnkosten der Betrag von 43.000€ genullt und die Zelle wieder wie beschrieben mit der Zelle M7 des Detailblattes I verlinkt. 
Die 43.000€ wurden nur manuell eingetragen, da das Personal Anfang 2019 gekürzt wurde und die doppelte Summe sonst einen zu hohen anzusetzenden Beitrag ergeben hätte. 

Entfernung der Position Fachschaftsräte
Durch die aktuelle Umstrukturierung im StuRa (keine FSRs mehr) werden alle Positionen auf dem Detailblatt I, welche mit den FSRen in Verbindung stehen (Zeile 42-52) aus dem Haushaltsplan entfernt (Zeilen direkt löschen). Auch wenn die Finanzordnung dahingegend noch nicht geändert wurde, wird aus dem Haushaltsplan die Zuordnung des Geldes zu Fachschaftsräten gelöscht, da die Finanzordnung der Grundordnung "untergeordnet" ist.
Achtung: Absicherung für die Teilnahme an den BuFaTas bleibt bestehen! 
Auf dem Deckblatt fällt der Inhalt der Zeile 9 "zurückzuführen an Studierende (FSR)" weg, da man die Zeile nicht löschen kann ohne weitere Bezugsfehler zu bekommen. 

Deckblatt Abänderung 
Für das Verständnis wurde die Zelle 17/B von "Studenten/Jahr" zu "Beitragszahlungen/Jahr" abgeändert

BuFaTa
Hendrik stellt mündlich den Antrag auf Bezuschussung der BuFaTa (Bufak WiSo) Nov. 2020 mit 8000,-€. Diese wird in den vorläufigen Entwurf des Haushaltsplans 2020 aufgenommen.
Dadurch, dass die Planung der BuFak noch nicht ausgereift ist wurde vorerst eine spekulative Kalkulation von Hendrik als Finanzverantwortlichem getroffen. Die Headorga für die BuFak möge sich diesbezüglich noch einmal genauere Gedanken über die Finanzierung und notwendigen Finanziellen Mittel vom StuRa machen und spätestens morgen (21.11.19) einen schriftlichen Voranschlag einreichen, in welchem die definitive Summe für die BuFak ausgeschrieben ist. Der Haushaltsplan wird ggf. diesbezüglich aktualisiert werden.

Detailblatt I - Gehälter
Aktuelle Kalkulation berücksichtigt eine Stelle E7 Stufe 5 und eine Stelle E7 Stufe 1 und eine Viertelstelle E9b Stufe 1 in einer Gesamthöhe von 101.000 €. 

Härtefallausschuss 
Der Härtefallausschuss hat beschlossen den Beitrag für das Studentenwerk ebenfalls zu übernehmen. Die dadurch entstehenden Kosten werden voraussichtlich in den geplanten Ausgaben für den HFA in Höhe von 2000,-€ gedeckt. Sollte der Fall eintreten, dass die Ist-Ausgaben die Planung überschreiten sollten, möge die Haushaltsplanverantwortliche beschließen die notwendigen Gelder aus den fortgeschriebenen Mitteln zu entnehmen. 

Aufwandsentschädigung
Die aus dem Vorjahr geplante AE kann so übernommen werden.

Konstituierungsseminar 
Veranstaltungen Abrechnung 2018 Ordner (Vorjahr) einsehen, um den genauen Betrag des Aufwandes zu ermitteln 
Abgleich mit den Beschlüssen (2019 und andauernde Beschlüsse) 

CoCo-Pauschale für den Bereich Konferenzen
Wurde von 500,- € auf 250,- € herabgesetzt 

CoCo-Pauschale für den Bereich Studium und Lehre 
Wurde mit 200,- € in den HHP 2020 aufgenommen 

Soll-Einnahmen für das Referat Kultur
- SEP: 2000,- €
- Kino: 600,- €
- Rockkonzert: 1500,- €
- LAN-Partys: 600,- €
- Sommerfest: 2500,- €
- ESE: 2500,- €

ZUORDNUNG DER ESE

Die ESE war ursprünglich dafür vorgesehen im Rahmen des Qualitätsmanagements eine informative Einführung für die neuen Studierenden zu gewährleisten. Da es nun seit kurzem vom Referat Kultur organisiert und maßgeblich durchgeführt wurde, ist der eigentliche Sinn in den Hintergrund geraten. Die ESE soll in Zukunft wieder dem Qualitätsmanagement zugeordnet werden. Folglich wird dafür vorerst kein Budget angesetzt. Das Referat Qualitätsmanagement soll die ESE Planung ggf. mit dem Referat Kultur abstimmen und eventuelle Kosten für Verpflegung und ein anschließendes "Come-Together" kalkulieren. Diese können nachträglich im HHP eingeplant werden (bis spätestens Ende Mai, Stichtag 31.05.20). 
Die Kostenposition des Haushalts "ESE" wurde von Kultur zu Qualitätsmanagement übertragen sowie das nachrangig verwendbare Vorjahresbudget in Höhe von 2190 €.

Es wurden Planausgaben für die ESE (Qualitätsmanagement) in Höhe von 2000,- € aufgenommen.

Folgende Voranschläge wurden aufgenommen: 

• Veranstaltung zur fachlichen Weiterbildung in Höhe von 1500€ (Ausgaben) und 1400€ (Einnahmen) wurden dem Bereich Schulungen zugeschrieben
• Ersatz- und Neuanschaffungen im Rahmen der Umstrukturierung in Höhe von 14.700 € 
  Die Position "Dienste für elektronische Datenverarbeitung", welche ein nachrangig verwendbares Vorjahresbudget in Höhe von 15.000 € aufweist wird umbenannt in "Anschaffungen zwecks Umstrukturierung StuRa", damit keine weiteren Planausgaben aufgeführt werden müssen
• Schulungsseminar Programmakkreditierung in Höhe von 2500 €
• Lern- und Informationsseminar (LuISe) / StuRa in Höhe von 2500 €
• Study Night + Eignungsprüfung in Höhe 450 € und 250 € Einnahmen (Verweis Tabelle)
• CoCo-Pauschale für den Bereich Schulungen in Höhe von 250 €
• BuFaTa (WiSo) in Höhe von 8000,- € 
• Hoschschulveranstaltungen wurden mit 200,- € für 2 Veranstaltungen aufgenommen 
• Merchandise Ausgaben in Höhe von 1000,- € inkl. Vorjahresbudget und Einnahmen in Höhe von 500,-€ 
• Veranstaltungen für Erste Hilfe in Höhe von 500,- € (für 2)  wurde aufgenommen
• Projekt Studieren mit Kind wurde mit 200,- € aufgenommen 
• Voranschlag des Referates Verwaltung alle bestehenden Positionen zu übernehmen wurde angenommen (exkl. Vertrieb ISIC, andauernde Betreuung Server durch Externe s.u.)
• SEP wurde mit 2000,- € aufgenommen
• neu in den HHP 2020 aufgenommen wurde ein Sommerfest für das Referat Kultur in Höhe von 3000,- €

Folgende Voranschläge wurden nicht aufgenommen: 

• Gründung eines Fördervereins in Höhe von 200€ 
  Grund: fehlende Begründung
• Teilnahme an den BuFaTas von Lauch, Wiwi und Bau etc. in Höhe von 3800 €, da diese bereits mit der Absicherung Teilnahme an BuFaTas berücksichtigt werden (s. Detailblatt 1) mit der Höhe 4400 €. Ebenfalls sind weitere nachrangige Mittel in Höhe von 3450 € vorhanden 
• andauernde Betreuung Server durch Externe wurde nicht wieder in den HHP aufgenommen 
• ESE in Höhe von 6000,- € (Begründung s. Zuordnung der ESE)

Folgende Voranschläge wurden in abgeänderter Form aufgenommen:

• Sozialberatung (Bafög, Jobberatung) / Soziales statt 150,- € nur 50,- € da nachrangig verwendbares Budget vorhanden ist und der Bereich seit 2 Jahren nicht genutzt wurde.
• Schulungen studentische und akademische Selbstverwaltung (Studienprüfungsordnung) / Studium wurde von 250,- € auf 100,- € herabgesetzt Begründung s.o. 
• Prüfungsangelegenheiten / Studium wurde von 150,- € auf 50,- € herabgesetzt, Begründung s.o. 
• pol. Bildung, Antidiskriminierung, Gender- / Hochschulpolitik wurde von 300,- € auf 150,- € herabgesetzt, Begründung s.o. 
• Konstituierungsseminar (KoSe) / StuRa wurde von 1000,- € auf 500,- € herabgesetzt, da aus dem Jahr 2019 noch Geld vorhanden ist, welches für das Jahr 2020 mitverwendet wird 
• CLearance And Rapprochement (CLARA) / StuRa von 100,- € auf 50,- € da noch 100 € aus dem Vorjahr vorhanden sind 
• O.S.T. wurde von 1000,- € auf 500,- € herabgesetzt - laut Beschluss wurden 1500 € für Dez. 2019 angesetzt und es sind aktuell noch 2500 € vorhanden. Somit wären es weitere 1000 € für das Jahr 2020 im nachrangig verwendbaren Budget, weshalb nur 500 € angesetzt werden 
• Druck Hochschul-ABC (Anteilig) wurde von 850 € auf 450 ,- € herabgesetzt 
• Werbemittel wurde von 2000,- € auf 1000,- € herabgesetzt, da in den letzten beiden Jahren keine solche Summe verwendet wurde und noch 870,- € nachrangig zur Verfügung stehen
• CoCo Pauschale für Qualitätsmanagement wurde von 500,- € auf 250 € herabgesetzt (Grund s.o.) 
• Projekt Studieren mit Beeinträchtigung wurde von 200,- € auf 100,- € herabgesetzt 
• Veranstaltungen zu sozialen Belangen wurde von 600,- € auf 150,- € herabgesetzt (Grund s.o.) 
• CoCo Pauschale für Soziales wurde von 300,- € auf 200,- € herabgesetzt 
• Turniere, Preise, Beiträge wurden von 1250,- € auf 500,- € herabgesetzt, da noch 740,- € vorhanden sind 
• Startgebühren wurden von 300,- € auf 100,- € herabgesetzt, da noch 300,- € vorhanden sind 
• Hochschulsportfest wurde von 300,- € auf 150,- € herabgesetzt 
• Vertrieb ISIC wurde von 250,- € auf 200,- € herabgesetzt, die Einnahmen wurden allerdings übernommen 
• Kino wurde von 800,- € auf 900,- € aufgestockt 
• Rockkonzert wurde von 2000,- € auf 1500,- € herabgesetzt, da noch weitere 650 € aus dem Vorjahr vorhanden sind 
• Dies Academicus wurde von 350,- € auf 150,- € herabgesetzt (Grund: s.o.) 
• LAN-Party wurde von 1000,- € auf 600,- € herabgesetzt (Begründung: eine Kooperation mit der BA sollte eigentlich nicht die Kosten verdoppeln?! Ebenfalls fehlen die Plan Einnahmen??)

 
Inhaltlicher Erarbeitung auf Grundlage der zugesendeten HHP der FSRä:

FF: Ich hab da was gefunden, was vielleicht Berücksichtigung finden sollte.

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/sp/sitzungen/2019/13

 Ich habe gehört die ESE soll wieder dem Referat QM zugeordnet werden.

Erarbeitung zu Voranschlägen der FSR

Leider wurden die Vorschläge zu Kostenpositionen durch die FSR nicht begründet. (§ 3 Abs. 4 Satz 1 FO)

Es wird im Weiteren versucht, die einzelnen Auflistungen zu Ausgaben aus den zugegangenen Haushaltsplänen (Exceltabellen) der FSR zu "Kostenpositionen" zusammen zu fassen, um diese überhaupt berücksichtigen zu können. Anschließend soll versucht werden, abzugleichen, inwiefern diese Mittel durch die Buchhaltung 2019 als realistisch einzuordnen sind.

 Dinge die ich nicht verstehe oder die wir schon anderweitig berücksichtigen:

• BuFaTa (WiWi) 0,00 E / 1500,00 A (wird schon berücksichtigt?) Ja!
• SoSe-Veranstaltung (MaschBau) 350,00 E / 800,00 A (Kultur) (was genau soll hier passieren?)
• WiSe-Veranstaltung (Maschbau) 500,00 E / 950,00 A (Kultur) (was genau soll hier passieren?)
• BuFaTa (Bau) 0,00 E / 800,00 A (wird schon berücksichtigt?) Ja!
• sonstige Ausgaben (Bau) 0,00 E / 200,00 A (keine Ahnung was damit passieren soll)
• Tag der offenen Tür (LaUCh) 50,00 E / 25,00 A (was genau soll hier passieren? Notfalls CoCo-Pauschale?)
• BuFaTa (Lauch) 0,00 E / 1500,00 A (wird schon berücksichtigt?) Ja!
• Hochschulpolitik (Lauch) 0,00 E / 150,00 A (was genau soll hier passieren, wir haben ein eigenes Referat dafür?!)
• Sport (Lauch) 0,00 E / 50,00 A (was genau soll hier passieren, wir haben ein eigenes Referat dafür?!)
• Öffentlichkeitsarbeit (Lauch) 600,00 E / 700,00 A (was genau soll hier passieren?!)
• Tagungen, Projekte und Exkursionen (Lauch) 0,00 E / 700,00 A (was genau soll hier passieren?!)
• Praktikumspräsentation (Design) 50,00 E / 100,00 A (was genau soll hier passieren, wo sollen wir das einordnen?`Kultur ist irgendwie komisch?!)
• KonGeoS (Geo) 0,00 E / 400,00 A (wird schon berücksichtigt?) Ja!
• BuFaTa (ET) 0,00 E / 800,00 A (wird schon berücksichtigt?) Ja!
• Studienfahrt für BAU (unbegründet und unrealistisch?) 
• Büro- und Verbrauchsmaterialien (wurde bereits berücksichtigt?) Ja! 
• Innovatives Event WiWi (nicht mehr vorgesehen)
• T-Shirts für Fachausschuss Mitglieder (kein Zuschuss vorgesehen, sollen komplett finanziert werden, exkl. Kosten für das Logo)
• Werbemittel (fälschlich als Werbungskosten bezeichnet) werden bereits berücksichtigt 
• Dies academicus wird bereits berücksichtigt 

Zusammenfassende Voranschläge aus den Haushaltsplänen laut Tabelle: 

• Verwaltung Domain wird nicht aufgenommen, da es keine FSRä mehr gibt
• Study Night mit 450,- € wurde aufgenommen 
• Zuschüsse für die ESE sind bereits mit berücksichtigt im Qualitätsmanagement 
• Teambuilding wird als neue Position in den HHP 2020 aufgenommen in Höhe von 5500,- € (A) und 4000,- € (E) 
• Studienfahrt BAU wird herabgesetzt auf E: 500 € und A: 1000 €
• die Veranstaltungen die unter "Fakfest & Sommerfest" zusammengefasst werden werden mit A: 3000,- € und E: 3000,- € aufgenommen
• die Position "Erstifahrten" wurde in den HHP aufgenommen in Höhe von A: 4000 € und E: 3500 €
• die Position "Weihnachtsfeier" wurde in den HHP aufgenommen in Höhe von A: 4500 € und E: 3500 € 
• Merchandise u.ä. wird in Höhe von A: 1500 € und E: 1500 € aufgenommen (zusätzlich zu den bereits angesetzten A: 1000 € und E: 500 €)
• die Position "Studienmaterial" wird in den HHP unter Verwaltung aufgenommen in Höhe von A: 3500 € und E: 3500 € 
  (A = E , da keine Subventionierung) 
• Ersatz- und Neuanschaffungen wird in Höhe von 2000 € aufgenommen (nachrangig verwendbares Vj.-Budget: 1900 €

In Summe ergeben sich ca. 195.000 € Planausgaben für das Jahr 2020, dies entspricht einem Semesterbeitrag in Höhe von 16,00 € bei 7200 Beitragszahlungen. 
Hierbei wurden 26.000 Planeinnahmen und 25840 € Zurückführung nicht verwendeter finanzieller Mittel berücksichtigt.

Die Beitragsordnung ist entsprechend anzupassen und dem Plenum zur Abstimmung vorzulegen, ebenso der Haushaltsplan 2020.

Dem Ausschuss Finanzielles wird der Entwurf des Haushaltsplans 2020 unverzüglich zur Verfügung gestellt.