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Entwurf Finanzordnung

Entwurf für eine kommende Finanzordnung (zur 13. Sitzung StuRa 2016)

 

Vorbemerkung

Die Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden wird im folgenden HTW Dresden genannt.

Aufgrund des § 29 Abs. 3 des Sächsischen Hochschulfreiheitsgesetzes (SächsHSFG) vom 15. Januar 2013 in Verbindung mit § 15 Abs. 1 der Satzung der Studentinnen- und
Studentenschaft der HTW Dresden vom 20.01.2004 hat der Studentinnen- und Studentenrat (nachfolgend StuRa HTW Dresden genannt) nachstehende Finanzordnung beschlossen.

Die Finanzordnung regelt die finanziellen Angelegenheiten der Studentinnen- und Studentenschaft HTW Dresden. Soweit diese Ordnung nichts anderes regelt, gelten die
Bestimmungen der Sächsischen Haushaltsordnung (SäHO).

Sämtliche Regelungen dieser Ordnung gelten für die Fachschaftsräte entsprechend, soweit nicht ohnehin ausdrücklich erwähnt oder ausdrücklich ausgeschlossen oder die
Fachschaftsräte eine eigene Finanzordnung verabschieden.

 

Teil 1 Der Haushaltsplan

 

§ 1 Grundlagen

(1) Der Haushaltsplan enthält die zur Erfüllung der Aufgaben der Studentinnen- und Studentenschaft gemäß § 24 Abs. 3 SächsHSFG erforderlichen Einnahmen und Ausgaben sowie die Entwicklung des Vermögens der Studentinnen- und Studentenschaft. Der Haushaltsplan ist Grundlage für die Berechnung und Verwendung der Beiträge gemäß § 29 Abs. 1 SächsHSFG der Studentinnen- und Studentenschaft und sonstiger Gelder im festzustellenden Geschäftsjahr.

(2) Nur durch einen gültigen Haushaltsplan ist es dem StuRa HTW Dresden möglich, Ausgaben zu tätigen und Verpflichtungen einzugehen.

(3) Bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verantwortungsbewusst und im Interesse der Studentinnen- und Studentenschaft umzusetzen.

(4) Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben.

(5) Die Wirtschaftsführung erfolgt entsprechend den Grundsätzen der doppelten Buchführung. Für Fachschaftsräte genügt die ordnungsgemäße Buchführung nach § 238 HGB.

 

§ 2 Aufstellung

(1) Der Haushaltsplan wird durch den Ausschuss Finanzielles aufgestellt, sofern durch den StuRa HTW Dresden keine andere Person für diese Aufgabe bestimmt wird.

(2) In Abweichung vom akademischen Jahr (1. September bis 31. August des Folgejahres) beginnt das Geschäftsjahr mit dem 1. Januar und endet mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres.

(3) Referate, Ausschüsse sowie die Sprecherinnen und Sprecher stellen Voranschläge auf und hat diese der Referatsleitung Finanzen, auf Verlangen mit entsprechenden Unterlagen, zu einem festzulegenden Zeitpunkt zuzusenden. Die Referatsleitung Finanzen prüft die Voranschläge und nimmt sie, sofern keine Beanstandungen vorliegen, in den Haushaltsplan auf.

(4) Der Entwurf des Haushaltsplans ist bis spätestens 30. November des Jahres vor Beginn eines neuen Geschäftsjahres, dem StuRa HTW Dresden vorzulegen.

 

§ 3 Grundlagen zur Aufstellung

(1) Der Haushaltsplan enthält alle im Geschäftsjahr

  1. zu erwartenden Einnahmen und
  2. voraussichtlich zu leistenden Ausgaben.

(2) Der Haushaltsplan ist in Einnahmen und Ausgaben auszugleichen.

(3) Der Gesamtbetrag der Rücklagen soll nicht mehr als das anderthalbfache der zu erwartenden Einnahmen betragen. Die Rücklagen sollen die zu erwartenden Einnahmen eines Geschäftsjahres nicht unterschreiten. Überschreitende Beträge sind als zu erwartende Einnahme zu veranschlagen. Würden dadurch mehr als 10.000 € Einnahmen aus der Rücklage veranschlagt, soll die Rücklage mehrjährig, jedoch im aktuellen Haushalt mit mindestens 10.000 € berücksichtigt werden.

(4) Mit der Feststellung des Haushaltsplanes ist die Kalkulation der Beitragshöhe für die Studentinnen- und Studentenschaft anzugeben. Die Beitragshöhe ist anzupassen, sofern der Beitrag um mehr als 0,50 € zu verändern ist.

 

§ 4 Inhalt

(1) Der StuRa HTW Dresden ist in der Gliederung des Haushaltsplanes frei.

(2) Der Haushaltsplan sollte jedoch mindestens

  1. Einnahmen aus Semesterbeiträgen
  2. Entnahmen aus Rücklagen
  3. Einnahmen/Ausgaben der Referate
  4. Aufwendungen für Angestellte
  5. Ausgaben für Ersatz- und Neuanschaffungen
  6. Ausgaben für Büro- und Verbrauchsmaterialien
  7. Ausgaben für Reisekosten
  8. Budgets der Fachschaften

enthalten.

(3) Die Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander zu veranschlagen.

(4) Übersteigen die Einnahmen die Ausgaben, so ist der übersteigende Betrag den Rücklagen zuzuführen. Sind die Einnahmen geringer als die Ausgaben, sind diese entsprechend den Rücklagen zu entnehmen.

 

§ 5 Beschluss des Haushaltsplanes

(1) Der Haushaltsplan wird vor dem Geschäftsjahr durch die Mehrheit der Mitglieder des StuRa HTW Dresden beschlossen.

(2) Der vom StuRa HTW Dresden beschlossene Haushaltsplan ist dem Rektorat gemäß § 29 Abs. 3 Satz 6 SächsHSFG vor Beginn des Haushaltsjahres vorzulegen.

(3) Nach Beschluss ist der Haushaltsplan zu veröffentlichen.

 

§ 6 Pflichten bei Ausgaben

(1) Für Anschaffungen, deren Erwerb sich über 150 € belaufen, sind drei unabhängige Kostenvoranschläge bzw. Vergleichsangebote einzuholen und vor Anschaffung dem Referat Finanzen bzw. den Finanzverantwortlichen des entsprechenden FSR vorzulegen. Ausschnitte aus Katalogen und die Niederschrift persönlicher Preisaufnahme genügen als Vergleichsangebot.

(2) Ausgaben im Rahmen des Haushaltsplanes bedürfen abhängig der Ausgabenhöhe zudem folgende Zustimmung:

  1. bis 250 € von der entsprechenden Referatsleitung oder die Mehrheit der Sprecherinnen und Sprecher
  2. bis 750 € vom Referatskollegium
  3. über 750 € vom StuRa

(3) Fachschaftsräte können Ausgaben bis 50 € von der jeweiligen Referatsleitung bzw. der Mehrheit der Sprecherinnen und Sprechern beschließen. Höhere Ausgaben benötigen der Zustimmung des FSR.

(4) Mehrausgaben sollen grundsätzlich durch Minderausgaben innerhalb des Geschäftsjahres ausgeglichen werden.

(5) Mehrausgaben, die 50 € nicht übersteigen, können von der jeweiligen Referatsleitung bzw. der Mehrheit der Sprecherinnen und Sprechern bewilligt werden. Ausgaben, die höher als 50 € sind, benötigen die Zustimmung der Referatsleitung Finanzen. Mehrausgaben sind schriftlich gegenüber dem Referat Finanzen zu begründen.

(6) Ausgaben für Repräsentation sind nur zulässig, wenn sie sich aus den Aufgaben oder Verpflichtungen der Studentinnen- und Studentenschaft ergeben. Die entstandenen Kosten sind zu belegen und ausführlich zu begründen.

 

§ 7 Ergänzung und Nachträge

(1) Ändert sich der Bedarf der benötigten finanziellen Mittel in nennenswerter Höhe, ist dies von den Sprecherinnen und Sprechern bzw. den Referatsleitungen dem Referat Finanzen schriftlich mitzuteilen.

(2) Vorschläge für Ergänzungen und Nachträge zur Änderung des Haushaltsplanes sind von der Referatsleitung Finanzen während des laufenden Geschäftsjahres dem StuRa HTW Dresden vorzubringen und von der Mehrheit seiner Mitglieder zu beschließen.

 

§ 8 Entnahme aus Rücklagen

(1) Anträge, die über die geplante Höhe des entsprechenden Postens im Haushaltsplan hinausgehen, dürfen erst umgesetzt werden, wenn ein Nachtrag zum Haushalt in Kraft getreten ist.

(2) Auf Beschluss der Mehrheit seiner Mitglieder kann der StuRa HTW Dresden einen Posten über die Deckungsfähigkeit hinaus überziehen. Diese finanziellen Mittel sind den Rücklagen zu entnehmen.

 

§ 9 Erhebung von Beiträgen

Die Beiträgen der Studentinnen- und Studentenschaft wird gemäß § 29 Abs. 1 SächsHSFG in Verbindung mit der Beitragsordnung der Studentinnen- und Studentenschaft der HTW Dresden in der jeweils gültigen Fassung erhoben.

 

§ 10 Mittel für Fachschaftsräte

(1) Gemäß § 29 Abs. 1 SächsHSFG werden den Fachschaftsräten Haushaltsmittel aus den Beiträgen der Studentinnen- und Studentenschaft zur Verwaltung und Verwendung für die Erfüllung ihrer Aufgaben gestellt.

(2) Der StuRa HTW Dresden stellt jedem seiner Fachschaftsräte einen Sockelbetrag in Höhe von 250 € pro Semester zur Verfügung.

(3) Aus dem Beitrag für die Studentinnen- und Studentenschaft werden bis zu 1,50 € für jedes Mitglied der Fachschaft je Semester den Fachschaftsräten überwiesen, sofern diese einen ordnungsgemäßen Jahresabschlussbericht über die Verwendung der Mittel des vorangegangenen Geschäftsjahres bis zum 1. März des laufenden Geschäftsjahres vorlegen können. Eine Prüfung der Richtigkeit erfolgt durch das Referat Finanzen.

(4) Durch Beschluss des StuRa HTW Dresden können den Fachschaftsräten weitere finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt werden.

(5) Unter Berücksichtigung Abs. 3 bekommen die Fachschaftsräte diese Mittel mit Beginn eines Semesters zur Selbstverwaltung vom Referat Finanzen ausgezahlt.

(6) Am Ende des Geschäftsjahres ist durch die Fachschaftsräte ein Jahresabschlussbericht aufzustellen und dem Referat Finanzen vorzulegen. Dieser Bericht soll die tatsächlichen Einnahmen und die tatsächlichen Ausgaben widerspiegeln. Soweit sich aus der Abrechnung ergibt, dass Mittel entgegen den Vorschriften dieser Finanzordnung und der SäHO verwendet wurden, kann das Referat Finanzen gegenüber dem Fachschaftsrat entsprechend Mittel einbehalten.

 

Teil 2 Zahlungen, Buchführung, Rechnungslegung

 

§ 11 Bargeld und Barzahlungen

(1) Der StuRa HTW Dresden setzt einen Buchhalter oder eine Buchhalterin ein. Diese Person soll in der Regel hauptamtlich beschäftigt werden, einschlägige Kenntnisse nachweisen und darf nicht Mitglied des StuRa HTW Dresden sein. Barzahlungen dürfen nur von ihr und mit von der Referatsleitung Finanzen abgezeichneter Anweisung bzw. Quittung geleistet werden.

(2) Ist die Referatsleitung Finanzen verhindert, ist der StuRa HTW Dresden oder die Sprecherinnen und Sprecher in Dringlichkeit verpflichtet, einen Bevollmächtigten für die Unterzeichnung der Anweisung bzw. Quittung zu ernennen.

(3) Der Kassenbestand darf den Betrag von 750 € nur in Einzelfällen unter Angabe einer Begründung für befristete Zeit übersteigen. Der Kassenbestand des StuRa darf jedoch bis zu 1500 € betragen. Für Fachschaftsräte ohne Tresor gilt ein entsprechender Betrag von 250 €. Die Begründung muss in schriftlicher Form dem Jahresabschlussbericht des FSR bzw. des StuRa HTW Dresden beigefügt werden.

 

§ 12 Barauslagen

(1) Barauslagen können durch Einwilligung der Referatsleitung Finanzen bzw. den finanzverantwortlichen der Fachschaftsräte ausgezahlt werden. Ein Vorschuss ist frühzeitig, mindestens jedoch 5 Werktage vor Auszahlung, anzukündigen.

(2) Eine Abrechnung zur Verwendung des Vorschusses ist spätestens nach 10 Werktagen einzureichen. Ausnahmen bedürfen der Einwilligung der Referatsleitung Finanzen.

 

§ 13 Sachliche und rechnerische Richtigkeit

(1) Ein- und Auszahlungen bedürfen einer Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit.

(2) Die Zeichnung der sachlichen Richtigkeit obliegt der zuständigen Referatsleitung bzw. den Sprecherinnen und Sprechern. Durch die sachliche Richtigkeit wird die Einzahlung bzw. Auszahlung dem Grunde nach bestätigt.

(3) Die Zeichnung der rechnerischen Richtigkeit obliegt der Kassenverwalterin oder dem Kassenverwalter. Die rechnerische Richtigkeit bescheinigt die Richtigkeit des Betrages der Einzahlung bzw. Auszahlung.

 

§ 14 Zeichnungsberechtigung

(1) Banküberweisungen bedürfen der Zeichnung von zwei dazu Berechtigten. Zeichnungsberechtigte sind durch den StuRa HTW Dresden bzw. dem entsprechenden Fachschaftsrat zu wählen.

(2) Zahlungen per EC-Karte oder per Lastschrift sind nur in Ausnahmefällen zulässig und zu begründen.

 

§ 15 Reisekostenvergütung

(1) Reisekosten werden nur erstattet, wenn vor Reiseantritt ein entsprechender Antrag gestellt wurde.

(2) Belege für Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegung sind bei der Abrechnung vorzulegen.

(3) Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist das Semesterticket einzusetzen. Entstehende Kosten werden für angemessene öffentliche Verkehrsmittel im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Effizienz erstattet.

(4) Für Fahrten, mit einem privaten Kraftfahrzeug, wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,17 € für jeden gefahrenen Kilometer gewährt. Für jede mitgenommene Person in einem Kraftfahrzeug können zusätzlich 0,02 € pro Kilometer erstattet werden. Eine Erstattung wird nur für maximal 110 % der im Entfernungsanzeiger angegebenen Strecke zum Zielort und zurück gewährt. Die Benutzung eines privaten PKW erfolgt auf eigenes Risiko.

(5) Unter Betrachtung der wirtschaftlichen Verhältnismäßigkeit besteht nach Zustimmung der Referatsleitung Finanzen die Möglichkeit, ein Fahrzeug zu mieten. Für gemietete PKW werden die Miet- und Kraftstoffkosten direkt beim Referat Finanzen abgerechnet.

(6) Für Übernachtungskosten werden maximal 40 € pro Nacht und pro Person bezahlt (Belege sind vorzuweisen). Würde eine Reise vor 24 Uhr eines Tages enden, kann kein Übernachtungsgeld gezahlt werden. Übernachtungskosten die 40 € überschreiten, müssen beim Referat Finanzen beantragt werden.

(7) Angemessene Verpflegungskosten werden bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden pauschal mit 15 € pro Person und Tag bezahlt.

(8) Für eigene Veranstaltungen des StuRa ist § 19 Abs. 5 und 6 anzuwenden.

 

§ 16 Aufwandsentschädigung

(1) Aufwandsentschädigungen (AE) können an Mitwirkende für besonders arbeitsintensive Leistungen für die Studentinnen- und Studentenschaft beantragt werden. Über die Bewilligung von Aufwandsentschädigungen entscheidet der StuRa der HTW Dresden, bzw. der Fachschaftsrat, bei dem der Antrag eingereicht wurde.

(2) Anträge auf Aufwandsentschädigung müssen spätestens am 30. Tag nach Abschluss des Projekts gestellt werden. AE-Anträge für regelmäßige Aufgaben müssen pro Quartal und spätestens 30 Tage nach dem jeweiligen Quartalsende gestellt werden.

(3) In den AE-Anträgen müssen die geleisteten Tätigkeiten schriftlich und nachvollziehbar aufgeführt werden. Dabei sind die einzelnen zu entschädigenden Aufwände mit Aufgabe schriftlich mit der angedachten AE aufzuschlüsseln. Die berücksichtigten Personen von AE-Anträgen müssen vor Antragstellung darüber informiert. Die namentliche Erwähnung der Personen ist innerhalb des Antrages untersagt.

(4) Die Mitwirkenden müssen innerhalb 30 Tagen nach der Beschlussfassung die Aufwandsentschädigung bis zur Höhe des Betrages abrufen.

(5) Pro Jahr und Person werden maximal 1.400 € ausgezahlt.

 

§ 17 Vermögensnachweis

(1) Über das Vermögen der Studentinnen- und Studentenschaft der HTW Dresden ist ein Nachweis in Form eines Jahresabschlusses zu erbringen.

(2) Der Jahresabschluss wird durch das Referat Finanzen des StuRa HTW Dresden aufgestellt. Er umschließt alle Vermögen, Schulden, Aufwendungen und Erträge, welche durch einen erläuternden Bericht zu ergänzen sind.

(3) Nach Abschluss der Bücher und Aufstellung der Übersichten ist die Referatsleitung Finanzen dazu verpflichtet, den Jahresabschluss dem StuRa HTW Dresden vorzulegen und zu erläutern.

 

§ 18 Rechenschaftspflicht

(1) Das Referat Finanzen ist dem StuRa HTW Dresden und der Studentinnen- und Studentenschaft gegenüber rechenschaftspflichtig.

(2) Das Referat Finanzen hat den StuRa HTW Dresden über erhebliche Änderungen und deren Auswirkungen in der Haushaltsentwicklung zu unterrichten.

 

§ 19 Vetorecht

Hält die Referatsleitung Finanzen durch Auswirkungen eines Beschlusses des StuRa HTW Dresden die Grundsätze aus §1 Abs. 1 für gefährdet, so kann sie per Veto verlangen, dass unter Beachtung einer schriftlich vorliegenden Auffassung der Referatsleitung Finanzen über die Angelegenheit erneut beraten wird. Die schriftliche Auffassung der Referatsleitung sollte zur nächsten ordnungsgemäß einberufenen Sitzung des StuRa HTW Dresden nach dem Veto vorliegen, spätestens jedoch zur zweiten ordnungsgemäß einberufenen Sitzung beziehungsweise vier Wochen nach der Ablehnung durch die Finanzreferentin oder den Finanzreferenten. Der darauf folgende Beschluss des StuRa HTW Dresden ist endgültig.

 

§ 20 Entlastung

Aufgrund des Berichtes der Innenrevision HTW Dresden, kann die Referatsleitung Finanzen aus der Tätigkeit (§ 29 Abs. 3 SächsHSFG) durch den StuRa HTW Dresden entlastet werden.

 

§ 21 Mandatsbeendigung

Nach Beendigung ihres Mandats hat die Referatsleitung zusammen mit der nachfolgenden Referatsleitung eine genaue Einweisung in die Finanzgeschäfte des StuRa HTW Dresden durchzuführen. Diese Einweisung sollte einen Zeitraum von zwei Wochen nicht unterschreiten.

 

Teil 3 Rechnungsprüfung

 

§ 22 Vermutete und unvermutete Prüfungen

Der Jahresabschluss der Studentinnen- und Studentenschaft ist durch die Innenrevision HTW Dresden zu prüfen. Sie prüft vor allem:

  1. die Kasse,
  2. Verwahrung und Verschlüsse,
  3. sich finanziell auswirkende Maßnahmen,
  4. die Einhaltung des Haushaltsplans,
  5. die Begründung und Belegung von Einnahmen und Ausgaben,
  6. die Führung des Vermögensnachweises und
  7. die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

 

§ 23 Zeit und Art

Die Jahresabschlussberichte werden durch die Innenrevision HTW Dresden binnen 6 Monaten nach Abgabe geprüft. Die Art der Prüfung obliegt der Innenrevision HTW Dresden.

 

§ 24 Auskunftspflicht

Der Innenrevision HTW Dresden sind alle für seine Arbeit notwendigen Unterlagen zugänglich zu machen und jederzeit Auskünfte zu erteilen.

 

Teil 4 Schlussbestimmungen

 

§ 25 Inkrafttreten

(1) Diese Finanzordnung tritt am Tage des Beschlusses in Kraft.

 

§ 26 Salvatorische Klausel

(1) Sollten Teile dieser Ordnung rechtsunwirksam sein, hat dies keine Auswirkungen auf die übrigen Bestimmungen dieser Ordnung. Sie bleiben weiterhin gültig.

(2) Rechtsunwirksame Bestimmungen sind ihrem Sinn entsprechend auszulegen.

(3) Enthält diese Ordnung rechtsunwirksame Bestimmungen oder treten nachträglich Umstände ein, die dazu führen, dass Bestimmungen dieser Ordnung rechtsunwirksam werden, ist nach Bekanntwerden der Rechtsunwirksamkeit auf der nächsten Sitzung, die nach § 10 der studentischen Satzung beschlussfähig ist, die Ordnung entsprechend zu ändern.

 

Beschluss

Diese FO wurde auf der 13. Sitzung StuRa 2016 am 1. November 2016 beschlossen.
Unterzeichnung der Finanzordnung durch den StuRa
Dresden, den 1. November 2016

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