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Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

Ausschreibung der Stelle als studentische:r Angestellte:r für die Zuständigkeit der Mitgliederverwaltung

 

Zur Sicherstellung der Erfüllung unserer Aufgaben gemäß dem Hochschulgesetz für unsere Teilkörperschaft öffentlichen Rechts sollen grundständige Aufgaben von Student:innen über eine Anstellung erledigt werden. Dabei soll es sich grundsätzlich um den Bereich der Verwaltung handeln, wobei durch die Anstellungen die mehr als 100 ehrenamtlichen studentischen Mitglieder zur studentischen Interessenvertretung unterstützt werden sollen.
Auch wenn es sich nicht um eine "klassische" Stelle einer wissenschaftlichen Hilfskraft (ohne Hochschulabschluss) handelt, da hier kein wissenschaftliches Arbeiten stattfindet, soll die Stelle ähnlich betrachtet werden wie die einer studentischen Hilfskraft an unserer HTW Dresden.

 

Dein Arbeitsumfeld

 

Als dein StuRa sind wir keine normal "kategorisierbare" Arbeitsstelle, was sich schon daran erkennen lässt, dass die Stellen im StuRa über den Semesterbeitrag finanziert werden und du deine eigene Anstellung mit finanzierst.
Nahezu alle anderen Aktiven hier sind "Unprofessionelle" beziehungsweise deine Kommiliton:innen, die neben dem Studium - in oft al­t­ru­is­tischem Charakter - Verantwortung durch die Übernahme von Funktionen zeigen.
Daher bewegen wir uns im Spannungsfeld von chaotisch jugendlicher politischer Interessenvertretung bis hin zur drögen und schmerzhaften Bürokratie einer Selbstverwaltung im öffentlichen Sektor.

Das vergleichsweise besonders legere Arbeitsumfeld bietet viel Raum zur Ausgestaltung des Arbeitsplatzes, beispielsweise bei den Arbeitszeiten. Durch die überwiegend Ehrenamtlichen wird beim StuRa üblicher Weise bis in den Abend gearbeitet, auch da frühestens am Nachmittag größere reguläre Sitzungen abgehalten werden können. Gerade auch im Bezug auf Studienleistungen, wird auf Sitzungen während des Prüfungsabschnittes verzichtet. Daher ist auch für dich eine flexible Arbeitszeiteinteilung möglich.

Darüber hinaus soll durch angestellte Student:innen beim StuRa das bewältigt werden, was an zu erledigenden Aufgaben als wichtig und dringlich erscheint, aber durch die anderen ehrenamtlichen Aktiven gerade nicht geleistet werden kann. Auch wollen wir so die Möglichkeit bieten, dass sich nicht nur finanziell gut situierte Student:innen im StuRa der Aufgabenbewältigung widmen können.

 

studentische:r Angestellte:r für Verwaltungsaufgaben

Zuständigkeit

Betreuung Mitgliederverwaltung

Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation

Umfang

monatlich 20 Stunden (1/8 Vollzeit)

Zweck

Der StuRa ist eine Organisation mit einer Vielzahl von Mitgliedern. Über 100 Menschen werden jede Legislatur Mitglied des StuRa. Die bis zu 32 durch alle Student:innen gewählten Mitglieder können sich weitere Mitglieder in den StuRa wählen, die im StuRa mitwirken sollen. So ist es möglich, dass die Last zur Erfüllung aller Aufgaben auf mehr Schultern verteilt wird.
Allen Mitwirkenden soll möglichst einfach der Zugang zur Infrastruktur des StuRa geschaffen werden, sodass Arbeit erledigt werden kann. Die Voraussetzungen dafür - von der Pflege von Einträgen in Systemen bis hin zum Genügen gesetzlicher Mindestanforderungen - müssen organisiert werden.

Aufgaben

  • Ermittlung und Betreuung zum Stand aller einzelnen Mitglieder in der studentischen Selbstverwaltung und der studentischen Vertretung
  • Verwaltung der Dokumente zu Mitgliedern, samt Vermerk in der Liste der Mitglieder und anderer Listen
    • Verpflichtung auf das Datengeheimnis (gemäß Mitwirkungsordnung)
    • Kenntnisnahme der Ordnungen (gemäß Mitwirkungsordnung)
    • Stammdaten
    • weitere mögliche personenbezogene Dokumente
  • Verwaltung der Berechtigungen für Mitglieder zum Zugang in den Räumen des StuRa sowie zum Zugang in die Webservices
    • Zugang mit dem Zugangsschließsystem
    • Zugang zum Schlüsselkasten
    • Zugang und Erhalt weiterer besonderer Schlüssel
    • Zugang und Erhalt weiterer besonderer Arbeitsmittel
  • Verwaltung der Berechtigungen für Mitglieder zum Zugang in die Webservices
    • Website (Konto und Gruppen)
    • Mail-Verteiler (Mail-Adresse)
    • Aufgabenumsetzungssystem (Konto und Gruppen)
    • Website (Kategorisierung vom Ordner vom Konto)
    • Zugang und Erhalt weiterer besonderer personenbezogener Konten und Berechtigungen 
  • Unterstützung zur Bereitstellung der Bescheinigung der geleisteten Mitwirkung in der Selbstverwaltung der Studentinnenschaft
    • Entgegennahme und Prüfung von Anträgen auf die Bescheinigung der geleisteten Mitwirkung
    • Beratung zum Stellen von Anträgen zur Bescheinigung der geleisteten Mitwirkung, insbesondere auch zu notwendigen Kriterien für die Bewilligung der Bescheinigung
    • allgemeine grundsätzliche Information über das weitere Verfahren für die Verwendung der Bescheinigung der geleisteten Mitwirkung, etwa die Möglichkeit zur Nichtanrechnung der Studienzeit oder die Möglichkeit für die Erhöhung der Förderungshöchstdauer beim BAföG
    • Unterstützung bei der möglichen Weiterentwicklung von Formblättern und Verfahren zum und rund um die Bescheinigung der geleisteten Mitwirkung
    • mögliche Erstellung weiterer Arten von Nachweisen zur Mitwirkung von aktiven Mitgliedern, wie etwa auch für Bewerbungen, so auch Stipendien, insbesondere auch für das sogenannte Deutschlandstipendium
  • Betreuung der Darstellung vom Stellenplan (Organigramm)
    • Überwachung der Mitgliederverwaltung hinsichtlich der Übernahme von allen Funktionen, die den Stand zur Besetzung von Ämtern ausmachen
    • Ein- und Austragen von Mitgliedern in den Stellen, die bestehende Ämter besetzt haben, und entsprechende Anpassung vom ersichtlichen Stand der Besetzung
    • Anpassung vom Organigramm hinsichtlich der gegenwärtig und zukünftig existierenden Ämter, samt Stand zur beschreibenden Ausschreibung 

Anforderungen

muss
  • Bereitschaft zur Einarbeitung und Umsetzung von Verwaltungsabläufen
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in die Benutzung von verschiedensten Systemen zur Verwaltung von Konten mit Berechtigungen
  • Fähigkeit zum Verwalten von Einträgen, die Konsistenz erfordern
  • Bereitschaft zum Anschreiben und Ansprechen von Mitgliedern, um fehlende Unterlagen nachzufordern
  • Bewusstsein für die Sensibilität persönlicher Daten
  • sorgfältige Arbeitsweise 
  • Fähigkeit eine riesige Tabelle mit HTML (mit Hilfe eines winzigen Programms (als Skript für SH)) zu verwalten
soll
  • gute Erreichbarkeit
  • Kennen der Struktur der Selbstverwaltung der Studentinnenschaft, der Selbstverwaltung der Hochschule, und der studentischen Interessenvertretung des StuRa über die Hochschule hinaus sowie der Mitwirkungsordnung der Studentinnenschaft
  • freundliche und verständnisvolle Art im Umgang mit anderen Mitgliedern und Studentinnen
  • freundliches, kollaboratives und kooperatives Verhalten gegenüber Angestellten der Verwaltung der Hochschule, insbesondere beim Rektorat der Hochschule
  • Bereitschaft auch insbesondere im und um den Rückmeldezeitraum (Überschneidung mit dem Prüfungsabschnitt) zu arbeiten
  • gute Deutschkenntnisse
kann
  • Erfahrung im Bereich der Verwaltung
  • vorausschauende und abwägende Art zur Vorbereitung von anstehenden Vorgängen
  • Freude am schnellen Schaffen der Arbeitsfähigkeit von neuen Mitgliedern mit neuen Aufgaben
  • Bereitschaft gute Schnittstelle mit dem Referat studentischen Selbstverwaltung & Organisation zur Mitgliederverwaltung zu sein (input) und mit dem Vorstand zur Ablieferung für alle (output) zu sein
  • spezielle Kenntnisse zur Website, wie CKEditor und CSS beim CMS Plone

Zuordnung

Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation

 

Arbeitsbedingungen

 

Bewusst lehnen wir uns an den Arbeitsbedingungen an unserer HTW Dresden an, wobei - auch wenn wir keine Tätigkeiten in der Wissenschaft anbieten, sondern in der Verwaltung - wir alle als sogenannte studentische Hilfskraft (wissenschaftliche Hilfskraft ohne Abschluss) vergüten. Unabhängig von unserem Anspruch als studentische Interessenvertretung richtet sich danach auch der Modus zur Ermittlung von zu vergütenden Arbeitsstunden, Urlaub und ähnlichem. Bei Verbesserungen oder Verschlechterungen der Arbeitsbedingungen an unserer HTW Dresden werden wir dem entsprechen wollen.

Grundsätzlich ist das Referat Personal bei allen Angestellten für Weisungen vorgesetzt. Fachlich vorgesetzt sollen immer diejenigen sein, die für die Funktion im Amt sind, denen die Stelle zugeordnet ist. Alle sollten auch Student:innen sein, wie du und ich.

Der StuRa erwartet, dass nachweislich die Arbeitszeiten vermerkt und vorgelegt werden. Arbeitsergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Auch die Dokumente zur Einarbeitung für die Stelle sollen zur Übergabe an Nachfolgende stets durch die Angestellten verbessert werden.

 

Bewerbung

 

Deine Bewerbung - in Form einer kurzen Vorstellung und Motivation - richtest du bitte per Mail von deinem Mail-Konto bei der Hochschule an

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