Protokoll 9. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2023/2024

9. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2023/2024

 

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Marlene Winter

Anwesende

  • Marlene
  • Tom
  • Paul 
  • James 
  • Merte
  • Franz
  • Mathis (BBB)

 

Abwesende

  • Fischer 


Sitzungsbeginn: 19.01.2024 15:33 Uhr


Für das 1. Quartal 2024 wird ein Experiment bzgl. der Rechenschaft im Referat gestartet. In den Sitzungen wird unter dem Punkt R für die Wochen zwischen den Sitzungen Rechenschaft geliefert. Diese Berichte werden dann von der Referatsleitung per copy & paste in den Rechenschaftsbericht übernommen. Dabei sind die Bereichsleitungen und Weisungsberechtigte verantwortlich für die Schützlinge ihrer Bereiche  . Jeder der Arbeit außerhalb der Bereiche mit Leitungen tut, muss diese eigenständig hier melden. (Entweder im entsprechenden Bereich oder unter R.I. Leitung und Mitglieder)

R. 1 - Quartal 1 - 2024 

R.I. Leitung und Mitglieder

R.II. Bereich Administration Rechentechnik


goeranh@: anschaffungen -> mindestens mal dem typen, den wir von ebay angerufen hatten anrufen / anschreiben, damit wir seinen katalog bekommen (sorry wenn das hier falsch steht, bitte wo anders hin kopieren)
--> wollen sie aktuell machen

Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services

R.III. Bereich Semesterticket

Verantwortlichkeit Semesterticket

Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket

R.IV. Bereich Service

R.V. Bereich Webservices


vater@ erstellt irgendwelche Mail-Verteiler und macht bestimmt noch tausend andere Sachen.
Zuständigkeit Mitgliederverwaltung (z. Z. besetzt von P. L.) kümmert sich um Benutzerinnenkonten und Mailverteilereintragungen.

R.VI. Bereich Dokumentation

R.VII. Bereich Kollaboration

R.VIII. Verantwortlichkeiten Beachvolleyballplatz

R.IX. Zuständigkeiten

R.IX.I Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

R.IX.II. Zuständigkeit Verwaltung Post

R.IX.III. Zuständigkeit Organisation Projekt Konzeption Ablage 



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TOP 1 Beschaffung Kunststoff Reagenzgläser



Antragstext
Der StuRa möge beschließen für bis zu 100 € spülmaschinenfeste Kunststoff Reagenzgläser (300 Stück), sowie Reagenzglashalter zu beschaffen.

Begründung zum Antrag
Bei Veranstaltungen kam es dazu, dass die Reagenzgläser aus Glas einen Defekt aufwiesen und dabei akute Verletzungsgefahr bestand. Das können wir nicht verantworten. Vor allem weil die Lichtverhältnisse bei solchen Events immer etwas dunkel sind und die Gläser schwer auf Brüche zu kontrollieren sind.
Daher sollen Reagenzgläser aus Plastik bestellt werden, um dem aus dem Weg zu gehen.
Folgende Maße sollen diese aufweisen: Kunststoff Reagenzgläser Größe: 150 x Ø 16

Dazu benötigen wir zum sicheren aufstellen der Reagenzgläser einen Reagenzglashalter (mit 50 Positionen).

Kostenposition im Haushaltsplan
Ersatz- und Neuanschaffung

Vorschlag zum weiteren Verfahren
Reagenzgläser zeitnah bestellen

Anlagen
https://www.tuuters.de/reagenzglaeser/kunststoff/kunststoff-reagenzglaeser-150x16mm.html

https://www.amazon.de/dp/B096NK6B6N

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Diskussion:
Tom: Eigentlich überfällig und im Nachgang auch die Version die von Beginn an hätte sein sollen.
Auch wenn aus Plaste, ist immer noch besser (und sicherer als Glas) und da die lange genutzt werden ist auch umwelt@ einverstanden (hab da vorher schon mal gefragt).
Marlene: Ich sehe das ganze auch als sinnvoll an. 
Paul: Boxi ist dazu gefragt wurden und findet das auch okay. 

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Referatsleitung: Zustimmung!

ITOP 1 Konten für Webservices für bestimmte Ämter


vat@

vat@: Aus einer Debatte zum Präsidium ergab sich die Frage: Ist das Prinzip "Konten für bestimmte Dienste gibt es nur auf Anfrage" richtig?
vat@: Wäre es nicht besser, wenn mindestens bestimmte Ämter "automatisch" (durch die Zuständigkeit Mitgliederverwaltung) Konten bei "allen" Diensten (wie bei der Aufgabenverwaltung & Nextcloud) erstellt bekommen?

vat@: aus dem arbeitstreffen https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/zustaendigkeit-mitgliederverwaltung/arbeitstreffen-zustaendigkeit-mitgliederverwaltung-2024-01 ergab sich im übrigen, dass es wohl das einfachste sei, dass bei allen Mitgliedern gleich alle Dienste (mit Gruppen & co.) mitgepflegt werden.
vat@: Bitte der Zuständigkeit Mitgliederverwaltung bestätigen (anweisen), dass das das neue Regelwerk ist.

btw: für in@ müsste bei der Aufgabenverwaltung ein Projekt erstellt werden.

Paul: Es gibt drei Herangehensweisen: 
    1. So wie es jetzt ist;
    2. bestimmte Ämter bekommen die entsprechenden Accounts;
    3. alle bekommen direkt alle Accounts.
Ich sehe es als sinnlos an, für alle Mitglieder Konten bei Nextcloud und die Aufgabenverwaltung anzulegen, aber kein Mensch soll beim Arbeiten eingeschränkt werden. 
Marlene: Ich finde Variante 3 nicht so gut. Ich finde man braucht nicht für jeden Konten, die dann nie genutzt werden.
Paul: Im Sinne der Erstellung von Accounts ist das effizienter mit Variante 3. Dann ist das passiert und alle sind glücklich. Marlene könnte PauL ja mal anweisen, das ganze für X Wochen/Monate zu machen und wenn man dann merkt, dass dadurch sehr viel Arbeitszeit drauf geht, schafft man das wieder ab. 
Ich glaube wir sind uns einig, dass alle wichtigen Ämter wie RefLeitung etc. direkt zur Wahl die Konten bekommen sollen. 
Marlene: Sehe ich auch so.
Tom: Ich finde das wie es jetzt ist am einfachsten. Da die die es nicht brauchen, kosten PauL keine Zeit, und wenn es den Leuten später einfällt, kann man die Konten immer noch erstellen. Pro Aktueller Stand. 
Paul: Was ganz aktuell war: Fischer fragte, warum Leute in hohen Ämtern es nicht mal schaffen, ihre Aufgaben verwaltet zu bekommen. Das geht ja auch um Einarbeitung in die neuen Ämter, die vlt. nicht wissen, welche Tools wir zur Verfügung haben. 
Marlene: Wie definiert ihr hohe Ämter?
Paul: RefLeitung, Präsidium, Vorstand, Beauftragungen - alle die durchs Plenum gewählt werden und Verantwortung tragen
Marlene: Ich bin für die "nur die hohen Ämter" Idee. Dazu kann man Bereiche/Referate nennen, die die Tools stark benutzen. Alle Mitglieder der Bereiche/Referate bekommen auch automatisch die Accounts. 
Paul: Gute Idee. Die Leitungen sollen dann an PauL melden, ob deren Bereiche/Referate Nextcloud und die Aufgabenverwaltung nutzen.
Marlene: So machen wir das. Ich informiere PauL und die RefLeitungen.


ITOP 2 Verwaltung der Liste zur Genehmigung (zur Abholung von) Post


vat@

vat@: Ich habe da mal erarbeitet: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/post/genehmigung/copy_of_genehmigung
vat@: Anlass war, dass ich 2024-01-05 Post holen "musste".

Marlene: Supi. 
Paul: Sollte Mitgliederverwaltung das mit machen? Ich bespreche das mit PauL.
Marlene: Jo

Schlüssel für das Fach (für die Trennwand für Postfächer in der Poststelle HTW Dresden)
vat@: 3 (von eigentlich nur 2) Schlüssel im Schlüsselkasten der Poststelle HTW Dresden Haken (Nummer) 42
vat@: Schloss Nummer 7001
vat@: Bei der Poststelle ist James die neue (langfristige) Astrid.
vat@: Falls wir nicht schon einen Schlüssel haben: Wir könnten einen (der 3) Schlüssel - gegen Unterschrift einer dafür haftenden Person - dauerhaft für uns ausleihen.
Paul: min 2 Schlüssel hängen in der A109

vat@: BTW: § Genehmigung zur Verwaltung von Post KoVO https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/kovo/korrespondenzverordnung-der-studentinnenschaft

Paul: Die Überlegung, die wir haben können: Der Zuständigkeit Verwaltung Post würde ich gerne so einen Schlüssel in die Hand drücken. (Gegen Unterschrift) 
Marlene: Können wir machen. 

Paul: Eine Sache noch: Die Poststelle hat wohl noch ne alte Liste von Berechtigungen. Ich würde dort mal die neue Liste vorbei bringen.

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Marlene: Um dazu mal kurz was zwischen zutragen? Wie läuft es mit unserer Zuständigkeit Post? 
Paul: Bei Jasmeet ist das Ding, dass sie nur das Nötigste macht. Man kann ihr nicht vorwerfen ihre Aufgaben nicht zu machen, aber sie macht genau nur das Minimum. 

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Tom: Wie läuft das mit dem Abholen? Wär ganz gut des zu wissen. Stand jetzt (17.1.24 7:20 Uhr) war der Film fürs Kino noch nicht in der A. Sollte der in der Post vergammeln, wäre ne Abholung (ggfs. durch mich) gut. Muss nur wissen wie, damit das nicht lari fari solala getan ist, sondern auch seine Korrektheit hat mit Postbuch und so. 
Edit 12:30 Uhr: Film war da, und durch Jasmeet auch in die A transportiert. (Falls ich hier wen "Verpfiffen" hab tut mir das Leid)
Gilt auch wenn das "Problem" schon gelöst ist. Einfach für Zukunftsorientiertheit und so weiter.
Bin zwar geschult, aber naja, eventuell nicht so Nachhaltig wie es sein könnte.
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ITOP 3 Gestaltet euren eigenen HTWD Raum


https://www.htw-dresden.de/news/wettbewerb-gestaltet-euren-eigenen-htwd-raum

Boxi im RK: Die Räume unten haben 27,8 m². 
ol.fischer@: Wenn wir die Räumen verlieren sollten, dann wäre ich wirklich dafür, dass wir schauen, dass wir beim alten Club Mensa, es zu unseren Räumen irgendwie machen, weil wir den Platz brauchen. 
Marlene: Das ist ein anderes Thema.
vat@: Hat hier wer Fachschaft(srat)sraum gesagt? https://web.archive.org/web/20240114041231/https://www.htw-dresden.de/fileadmin/HTW/Hochschule/3_Lehre_an_der_HTW-Dresden/Dokumente/20240106_Gestaltungswettbewerb_Fachschaftsraum_JH.pdf

Paul: Man sollte mal denen sagen: Es ist fraglich, warum sie das nicht in Zusammenarbeit mit dem StuRa machen. Solche Ideen, die sich an Studierende richten, sollte man mit dem StuRa bereden. Ich bemängele den Willen zur Zusammenarbeit.
Im Gespräch hinterfragen, ob sie uns die Räume wegnehmen wollen. 
Betonen, dass wir die Räume intensiv und dauerhaft nutzen. Wir müssen vermitteln, dass wir da sind und die Räume nutzen und brauchen. 

Paul: Wir könnten als StuRa probieren, bei diesem Wettbewerb Konzepte einzusenden. 

Tom: Bitte Pillnitz und die Fakultät beachten. Die Pillnitzer fühlen sich übergangen als Fakultät bei Ausschreibungen wie diesen. 

(Wie funktioniert die Verwaltung der Lernräume der Fakultäten?)

ITOP 4 Antrag übliche Beschaffung Büromaterial


https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/9/uebliche-beschaffung-bueromaterial
Paul: Momentan zu 3% fertig. Der muss auf jeden Fall durch den Ausschuss Finanzielles. Zum kommenden Plenum wird das nichts. 


Z. Weiteres

Z.I. Getränkeautomat


Tom: Hab mal in Anlauf an die Prüfungsphase nochmal den Getränkeautomaten in der A101 nachgefüllt.
Folgendes ist geschehen:
    - 5 Club Mate Ice T wurden nachgefüllt (1 ins Reservefach)
    - 15 Club Mate nachgefüllt (5 in Reserve gelegt)
    - 4 Mate Mate aus Reserve hochgelegt (keine anderen mehr)
    - 3 Kolle Mate nachgelegt aus Reserve

James sollte mir dann mal bitte nach der Prüfungsphase erklären wie das mit Geld und allem sein sollte und dann haben wir das alles hoffentlich auch gerade gezogen.

Wird nach der Prüfungsphase besprochen.

Z.II. Aufräumen A004,005,007 in Zukunft


vertagt

Z.III. Mail Angestellte


Marlene: Paul L. schreibt von mitwirkung@ wenn er in seiner Position als Zuständigkeit Mitgliederverwaltung schreibt. Ist das die passende Mail? Wäre nicht ein mitgliederverwaltung@ sinnvoller?
Für Benutzerinnenkonten wurde bisher immer webservices@ verwendet. Mitwirkung@ ist eigentlich nur für Mitwirkungsanträge gedacht. Möglicherweise gibt es sogar schon mitgliederverwaltung@.
riegel@ (admin@) : `grep mitgliederverwaltung /etc/aliases` Nope!
riegel@ (webservices@) : https://lists.stura.htw-dresden.de/listinfo/mitgliederverwaltung ? Nope!
riegel@: In meiner "personal@"-Welt gibt es eigentlich keine Mail-Adressen für Stellen. Es ist die Mail-Adresse der jeweiligen Funktion zu verwenden.
riegel@: mitwirkung@ ergibt sich ja nur aus https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/mitwirkung/ .
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/zustaendigkeit-mitgliederverwaltung-offline/how-to/einarbeitung
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/zustaendigkeit-mitgliederverwaltung-online/how-to/einarbeitung

Z.IV. Unterschriftenprobe


Wie oft muss man eine Unterschriftenprobe ablegen?

James: Jede Legislatur. 
Paul: Dumm!!! Wenn man mal ein höheres Amt hat, gibt man die Probe ab, und wenn man ein anderes hohes Amt hat, braucht man nicht nochmal eine neue machen. Einmal machen und die gilt. 
James: Mir egal.
Paul:

Formular zur Unterschriftenprobe will Marlene mal überarbeiten. Plus Konzept: Einmal bei Amtswahl für das erste hohe Amt. 

Z.V. Schlüssel


Tom: Irgendwie kann man mit dem Schlüssel 11 die A007 nur zuschließen, aber nicht aufmachen. Ist relativ mystisch. Wollte das nur mal sagen/anbringen, weiß aber auch nicht wie da Hanke was machen kann
Marlene: Kümmere ich mich drum. 
Paul: Kann ich auflösen: Das Schloss der 007 ist schlicht aus der Halterung raus.
Tom: Mit der 11 konnte ich nicht aufschließen, nur zuschließen.
Paul: Das haben Shari und ich gestern ausprobiert. Es liegt am Schloss.

Marlene schreibt DezTech an. 

Z.VI. Sanktionen Level 2 aufsteigend

 

  • Post holen
  • Das "Jenseits" betreuen
  • Küche aufräumen
    • Ofen putzen
    • Glasmüll entsorgen


(Sanktionen Level 1 sind Liegestütze)

Z.VII. Paul sagt was zum Club Matrix


//hat er vergessen vorzubereiten 

Aktueller Stand: Es kann darauf hinauslaufen, dass der StuRa der HTWD die Räumlichkeiten übernehmen könnte. (400 m2)
Ich vermute wir müssten uns um Reinigung kümmern, wenn wir die Übernehmen würden. Es müsste mit dem Studentenwerk alles geklärt werden.

Der Club wurde zuvor zu 1500€ Miete genutzt. Unter der Maßnahme, dass ein StuRa das übernimmt, würde man hoffen, dass das Studentenwerk uns die Miete erlässt und wir nur die Betriebskosten zahlen müssten (Unter die Betriebskosten würde Reinigung von Toilette o.ä. fallen.).
Alles ist nicht in Stein gemeißelt. Keine festen Zusagen.

Es müsste geklärt werden, wer das dann verwaltet und wie das laufen wird. 

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Aufwand bis Sonntag 18 Uhr bei RefLeitung melden
Tom: Brauchts von mir noch mehr oder ist alles ok?
Marlene: Von dir habe ich alles.
Tom: Sehr jut.

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/rechenschaft/2023/iv

Sitzungen während der Prüfungsphase:


Brauchen wir Sitzungen während der Prüfungsphase? 
ol.fischer@: Ich bin der Meinung nein und wenn sehr dringlich ist dann machst du einfach eine außerordentliche Sitzung.
vat@: Ich würde vorschlagen, dass die Sitzungen "normal" "angesetzt" werden. Aber nur dringliche Belange sollen behandelt werden. Wenn dringliche Belange anstehen, dann können sie (zügig) behandelt werden. Anderenfalls können die Sitzungen wegen fehlenden (dringlichen) Gegenständen "ausfallen".
Marlene: Dann setzen wir eine Sitzung an, wenn aber keine wichtigen Themen aufkommen, wird die Sitzung auf den Folgetermin verschoben. Da kann dann wieder jede Kleinigkeit angebracht und ausdiskutiert werden.

Vorschläge:

  • 02.02. 17 Uhr oder 11 Uhr (um 15 - 16:30 hat Marlene DBS Prüfung)
    • vat@: pro 17:00
    • tom@: Online, daher egal, aber später ganz gut
    • Merte: Ich hab um 12:00-13:30 Uhr DBS Prüfung, von daher wäre 17:00 Uhr besser
    • 17 Uhr ist Sieger

 

  • 16.02. 15 Uhr  -> Termin steht damit
    • tom@: Joa, da sollte ich durch sein
    • olf@: Der Termin ist gut. 



Sitzungsende: 16:56 Uhr 

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