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19. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2020

19. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2020
Wann 16.10.2020
von 11:35 bis 12:55
Wo A104
Name
Teilnehmer Lotte, Paul, SvA
Termin übernehmen vCal
iCal

 

https://pentapad.c3d2.de/p/19.SitzungVerwaltung 

 

Protokollerstellung

Lotte

Redeleitung

Lotte

Anwesenheit

 Lotte, Paul, SvA

Tagesordnung

TOP

Gegenstand (Antrag)

von

Ergebnis (Abstimmung)

0.

Formalia

  1. Begrüßung zur Sitzung
  2. Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung
  3. Verabschiedung der Tagesordnung
    1. Verabschiedung der Protokolle

      Sitzungsleitung
      (Referatsleitung)

       

      1.

       Bestellung

      1. Sophia von Asow
      Referatsleitung beschlossen

      2.

      Beschluss Anschaffung Schreibtischstuhl

      ins RK vertag

      3.

      Anschaffung Schneebesen

      beschlossen

      4.

      Beschluss Stempel

      beschlossen

      ITOP

      Gegenstand (Information)

      von

      Ergebnis (Meinungsbild)

      1.

      Kaffee

      Leitung, Vorstand der Geschäftsführung

       

      2.

      Küche aufräumen

      Leitung

      3.

      Drucker

      Leitung 

      4.

      Das Spam Mail Problem

      Leitung

      5.

      Schaukästen 3. Etage

      Leitung
      6.

       Strichliste für Exmatrikulationbewahrte

      Vorstand der Geschäftsführung
      7.

      Formular Stammdaten

      Angestellter für Administration & Organisation
      Y.

      Stand der zu erledigenden Dinge

      Referatsleitung
      Z. nächste Sitzung Sitzungsleitung

      TOP1 Bestellung

      Bestelltung SvA ins Referat

      -> beschlossen durch die Referatsleitung

       

      TOP2 Beschluss Anschaffung Schreibtischstuhl

      Antrag: Der StuRa möge beschließen einen ergonimischen Schreibtischstuhl anschafffen im Wert bis zu 500 €.

      Antragsdatum: 16.Okt 2020

      Begründung zum Antrag:  Passgenauer Stuhl für Angestellten Administration & Organisation

      Kostenstelle im Haushaltsplan: Ersatz- und Neuanschaffungen

      Vorschlag zum weiteren Verfahren: 

      -> mit ins RK 

      https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2015/9./antraege/beschaffung-buerostuehle/beschaffung-buerostuehle?searchterm=DIN+4550%2F4551

       

      TOP3 Anschaffung Schneebesen

      Antrag: Der StuRa soll einen Schneebesen im Wert bis zum 8 € anschaffen.

      Antragsdatum: 16. Okt 2020

      Begründung zum Antrag: Der Schneebesen ist defekt und zerstört.

      Kostenstellle im Haushaltsplan: Ersatz- und Neuanschaffungen

      Vorschlag zum weiteren Verfahren: Der Bereich Mittelverwendung tätig die Amazon Bestelltung https://www.amazon.de/Westmark-Schneebesen-Kunststoff-Länge-29682270/dp/B011481IX4/ref=sr_1_6?__mk_de_DE=ÅMÅŽÕÑ&dchild=1&keywords=schneebesen&qid=1601908202&sr=8-6 

      -> Beschlossen durch die Referatslitung

       

      TOP4 Nachbeschluss Stempel

      Lotte: Beim Entwerfen des Stempels, fiel auf, dass er wahrscheinlich eher 70 € kosten wird.

       

      "Nachbeschlüsse" sind doof! (Einfach einen neuen Beschluss fassen bei dem der alte Beschluss mit aufgehoben wird. (Das Präsidium 2019 dankt! :-D ))

       

      Antragstext: Der StuRa möge beschließen 80 €  zur Anschaffung eines Stempels zu beschließen. Und den vorherigen Beschluss zum Stempel auflösen.

      Antragsdatum: 16.Okt. 2020

      Kostenstelle im Haushaltsplan: Ersatz- und Neuanschaffungen

      Vorschlage zum weiteren Verfahren: die Referatsleitung hat sich schon mit dem Bereich Mittelverwendung auseinander gesetzt und es wird sich zusammen gesetzt um den Stempel zu bestellen.

      -> Beschlossen durch die Referatsleitung

       

       

      Raucherpause 10 min

      weiter um: 14:45

       

       

      ITOP1 Kaffee

      Wir haben jetzt mal noch die andere Kaffee Sorte bestellt. Ich persönlich mag ja den Tchibo Black ´n White auch sehr gerne. Der wäre auch sehr viel preiswerter.

       

      Was ist denn "die andere Kaffee Sorte"? Vielleich oben einfach textlich ersetzen. Zur Nachvollziehbarkeit ist der Grund vielleicht noch relevant. (Sicherlich war das ja nicht aus Lust und Laune.)

       

      Das mit dem Kaffee (und Beschaffung von anderen Sachen) ist schon (arg) politisch. "wäre auch sehr viel preiswerter" ist da nicht so hipp.

      Neben Kriterien, wie Darstellung der Preisgestaltung - also "fair gehandelt" -, können beispielsweise auch ökologische Kriterien wichtig erscheinen.

       

      Aktuell kaufen wir bei Café Libertad Kollektiv eG: https://www.cafe-libertad.de/preiskalkulation

       

      BTW: https://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php/Kaffee#Beschaffung

       

      Im Übrigen hängt der Geschmack vom Kaffee auch arg an der Zubereitung, um gute Vergleiche zu ziehen, kann ja mal "eine Verkostung" stattfinden.

      Im Übrigen ist v zu wenig sensibel, wie er bei der letzten Verkostung https://iz-dresden.org/veranstaltung/lateinamerika-reihe2-kaffeeverkostung-und-kulturnachmittag/ wieder festellen musste.

       

      Lotte: Also letztendlich geht es darum, dass wir zu viel Geld für Kaffee ausgeben. Mir wurde auch von der Geschäftsführung an mich herangetragen. Ich bin auch voll für das Öko Rund-um-Sorglospaket. Aber ein bisschen preiswerter. Eine Lösung die Tino vorgeschlagen hat, dass man diese Kaffeekasse mehr betont bzw. dass jeder ein Kontingent an Kaffee bekommt. Es wird schwer ienen öko kaffee preiswerter zu finden.

      Paul: Also ich habe kein problem da was abzudrücken. Ist halt die Frage wie man das Organisiert? Früher wurde ne Strichliste geführt. Un dann wurde das zu indirekter AE umgewandelt.

      Lotte: Ich würde nochmal mich mit Tino auseinander setzten. 

      Paul: Oder mangeht damit ins Plenum. 

      Lotte ich würde mal ausrechen wollen, wie teuer eine Tasse ist.

      Paul:. Also ich fände es nicht schön, wenn man aus vermeintlichen Kosten die billigen Kaffee holen.

       

      -> Mit dem Vorstand der Geschäftsführung

       

       

      ITOP2 Küche aufräumen

      Lotte: Ja steht an. Ich weiß noch nicht wann, aber vielleicht nächstes Wochenende. Ich würde nochmal eine Mail an alle schreiben, wer Bock hätte. Es geht eigentlich erstmal nur ums ausmisten und gucken was neu angeschafft werden muss.

       

      ITOP2a (auch über die Küche hinaus aufräumen) Erhöhung des Grades an Ordnung

       

      Das gilt insbesondere für Räume, die wir auch einmal "bereitstellen", etwa A105/A106.

       

      Donnerstag Abend ist Aufräumtag der Woche?

      Lotte: Würde ich mit ins RK und Plenum nehmen. Einfach deswegen, dass das nicht an Verwaltung hängen bleibt. 

       

       

      ITOP3 Drucker

      Lotte: Ich hab mehrere Alternativen angefragt. Unter anderem kann man Drucker, inkl. Toner/Tinte mieten. 

      • Wenn wir so ca. 5000 Seiten im Monat drucken, die je 0,007€ kosten = dann sind es 25 € im Monat. Es gibt wirklich kaum preiswerter Angebot, allerdings sind das online auch alles neue Modelle. Wir warten noch auf den Anruf von Canon und dann gehts weiter.

      Paul: das Entscheidene - im Sinne von Verträgen - ist ja der Drucker A108, da ändert sch ja nix. Das ding in A105 zu ersetzten, könnten wir die Drcuker aus A002 nach oben räumen. 

       

       

      ITOP4 Das Spam Mail Problem

       

      Paul - als Leitung - nimmt für den Bereich Administration Rechentechnik Demutshaltung ein. Es ist (kaum) ein technisches, sondern eher ein Erledigungsproblem. Clemens, die relevanteste Person zur Erledigung von Aufgaben im Bereich, ist genau mit der Aufgabenstellung vor 2 Jahren beim StuRa angetreten. Er hat sich - wenn dann mal was losging - um den neuen "Unterbau" (Aufbau der aktuellen Infrastruktur, als ein Verbund von Servern (Firmware der Server von Dell, Firewall mit pfSense, Cluster mit Proxmox und CephFS)) gekümmert. Nun steht "einmal Mail" an, wofür es eine zentrale Verwaltung der Konten - dann auch für alle anderen Dienste - braucht.

       

      Das alles ist allen klar. Paul verweist auf die letzte Sitzung vom Bereich.

      https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/admin/sitzungen/2020/4/

      Am kommenden Dienstag ist das kommende Arbeitstreffen (von Clemens und Andreas).

      https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/admin/sitzungen/2020/arbeitstreffen-bereich-administration-rechentechnik-kw-43-2020

      Gern kann da Lotte noch einmal "das Problem" bei den Menschen, die damit befasst sind, benennen und erbitten.

      Paul weist auf eine Alternative hin, dass das auch durch die Vergabe von einem Auftrag nach außen erledigt werden könnten. Er glaubt, dass das "preisintensiv" wird, sodass unsere Anforderungen erfüllt werden. Die Anforderungen ergeben sich weniger aus technischen, sondern eher organisatorischen Anforderungen, die dann technisch realisiert werden müssen.

      Paul: also mind. dauert das 1 Monat oder 20 Jahre. also 70% sind erledigt 30% kommen halt noch - die sachen die dann auffallen-. Diese Problem könnte in diesem Semester erledigt werden.

      Lotte: dann würde ich sagen, warten wir.

      Paul: Ja also 98% werden schon erkannt

      SvA: Ich hatte überlegt eine Schulung für die Einrichtung von Spamfiltern zu machen. Passiert irgendwann im Oktober oder November, also wenn es auch mal neue Mitglieder gibt.

      Paul: Vorallem die neuen Mitglieder von Faranto, die vom mailverteiler runter wollen. Was ich gerne mit dem VdG besprechen. 

       

       

      ITOP5 Schaukästen 3. Etage

       

      In der 3. Etage zwischen dem S- und Z-Gebäude hängen zwei Schaukästen, die wohl ehemals dem Fachschaftsrat Bauingenieurwesen gehört haben. Meinses Wissens nach gibt es die Fachschaftsräte nicht mehr.? Jetzt weiß ich nicht, ob der StuRa oder die Fakultät Bauingenieurwesen diese Schaukästen übernimmt oder übernommen hat???

       

      Ich hätte Interesse an diesen Schaukästen und würde gerne mit dem „Eigentümer“ darüber sprechen.

       

      Beste Grüße,

      Heiko Werdin

       

      -> Lotte schreibt eine E-MAil an den Dekan Prof Engel und den FA BauIng 

       

      Paul: Am beispiel des raumes A003, da sind noch ganz viel Sachen von Bauing. Ich würde einfach mal den Benjamin Weise ranrufen und sagen dass die den aufräumen soll oder fragen was damit werden soll. 

       

       

      ITOP6 Strichliste für Exmatrikulationbewahrte

      -> dann mit ins nächste RK nehmen

      Lotte: Ich darf mir was überlegen hat Tino gesagt. Ich würde meine kreativen Geist mal durchdrehen lassen. Was dazu benötigt wird, würde ich dann in der Nächsten Sitzung beschließen wollen, falls damit alle einverstanden sind.

       

       

      ITOP 7 Formular Stammdaten

      Mail Axel vom 1.10.

      Liebes Referat Verwaltung.

       

      Im Rahmen der Suche für die AE nach aktuellen Kontaktdaten von StuRa-Mitgliedern habe ich festgestellt, dass das bisherige Dokument wird/wurde von den neu gewählten Mitgliedern bisher so gut wie gar nicht genutzt bzw. ausgefüllt. Von Frau Roßberg der Hinweis, dass mit der Auflösung der FSRäte an einem neuen Blatt zur Aufnahme der Stammdaten gearbeitet wurde. Darin sollten die Kontodaten wegfallen, deren Eintrag von einigen Mitgliedern ev. als unnötig und daher als Hürde oder Zeitverschwendung angesehen wurde. Gerade im Blick auf alternative Email-Adressen oder Telefonnummern für die Erreichbarkeit von Ehemaligen könnte eine stärkere Nutzung sinnvoll sein.

      Ist in diese Richtung noch etwas geplant?

       

      LG, Axel

       

      Lotte: Also ich würde mit Personal abklären, dass Axel da vllt. ein neues Formular aufsetzten soll. 

      SvA: Ich weiß nicht ob das Axels Zuständigbereich ist.

      Paul: Jein. Er muss das Verwaltung 

      Lotte: ok ichs setzte mich mal daran

      SvA: ich schicke dir ds Rohformular. bzw ich habe das bestimmt schon hochgeladen. Letztens haben ja 3 neue Mitglieder das Formular geschickt. Da kann man ableiten, was sich ändern muss.

      Paul: Es sollte gekennzeichnet werden, dass die standard email der nachname ist. Und man sich noch zusätzlich eine aussuchen kann.

      SvA: Ich schicke dir auch gerne, was ich da ändern würde.

      -> Lotte geht rüber und sag bescheid

      Lotte: Gibts da ein Antragstool? Wäre schon nice. 

      Paul: Wenn Fulli das als gute Lösung sieht. sorgen wir dafür, dass das auf den Kisten läuft. Aber ich bezweifle das.

      SvA: Vorallem wenn das nur Fulli hat, kann man die ja auch Formulare nicht mehr anpassen.

      Paul: Wenn wir glück haben kommt der Kunde  und macht LaTex, dass ist das Werkzeug um wissenschaftliche Anträge erstellen.

       

       

      Sonstiges

       

      Das Referat Personal bittet - im Sinne der Datensparsamkeit - darauf zu verzichten Namen - insbesondere von Angestellten - ins Protokoll (insbesondere zu Beschlüssen) zu schreiben. Beispielsweise "Anschaffung Gaderobe Servicebüro" ist doch passend, oder?

      Es wäre schön, wenn das auch dem Präsidium mitgeteilt werden könnte. Notfalls macht das das Referat Personal.

      Lotte schreibt eine Mail an p@ und auffordern das an alle weiterzugeben

       

      Zu Spiegel anschaffen -> SvA: wahrscheinlich nicht mehr aktuell

       

      Schlüsselentgegen nehmen, am Sonntag/ Montag

       

      Telefonnummern: Herr Weidlich kontaktieren

       

       

      zu erledigen:

      - Pinnwände anrufen

      - Getränkeautomat -> Paul klärt 

      - Küche ausmisten

      - A101 umräumen, die Schrankwand ausmisten und umstellen

      - SvA fragen nach telefonnr.

      - admin@: Zuweisung Netzwerkdosen (vlan) anpassen

      - Spiegel StuRa Merch anschaffen

      - Zugang zum M-Gebäude (nach Raumkonzept erst möglich) -> Lager oder Beratungsraum -> kein Zugang, Alexey fragen, möglicher Raum für ET

      - Umstrukturierung@ klären -> wird in der Sitzung von Admin geklärt am 16.10

      - Email an Dekan Engel

      - Whiteboard für die Angestellten beschließen. Und vorher ausmessen.

      - Möbellager anrufen

      - RK Bürostuhl Norm

      - Kaffee Problem mit dem Vorstand besprechen

      - ins RK und Plenum nehmen was den dreck angeht

      - Canon anrufen

      - Stammdaten Formular MItglieder überarbeiten

      - Mail an p@ wegen Namen in Beschlüssen

       

      Zuständigkeiten-Foo

      https://www.stura.htw-dresden.de/kontakt/ansprechstellen

      rz=admin

       

      Nächste Sitzung:

      in der Gremienblockzeit E-Mail kommt

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