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11. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2020

11. Sitzung des Referates studentische Selbstverwaltung & Organisation 2020
Wann 03.07.2020
von 15:35 bis 17:30
Wo Discord Room 1
Name
Teilnehmer SvA, Lotte, Paul, James
Johann (bis etwa 15:50?)
Jens (bis etwa 16 Uhr)
Termin übernehmen vCal
iCal

 

Mitschriften

https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_verwaltung_2020-11

 

Protokollerstellung

Liselotte Ruthe, SvA 

Redeleitung

Liselotte Ruthe

Anwesenheit

SvA, Lotte, Paul, James 

Johann (bis etwa 15:50?)

Jens (bis etwa 16 Uhr)
Sitzungsbeginn15:36
Sitzungsende: 17:30

 Tagesordnung

TOP

Gegenstand (Antrag)

von

Ergebnis (Abstimmung)

0.

Formalia

  1. Begrüßung zur Sitzung
  2. Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung
  3. Verabschiedung der Tagesordnung
    1. Verabschiedung der Protokolle
      1. Protokoll -1. Sitzung Referat XYZ 2020

      Sitzungsleitung
      (Referatsleitung)

       

      1.

       Bestellung

      1. Mitglieder
      2. stellvertretende Referatsleitung
      3. (ständige) Vertretung des Referates beim Referatskollegium
      4. (ständige) Vertretung des Referates beim Plenum
      Referatsleitung

      X.

      Beschluss Verlängerungen Domains der ehemaligen Fachschaftsräte

      Stelle oder Person angenommen durch die Referatsleitung

      ITOP

      Gegenstand (Information)

      von

      Ergebnis (Meinungsbild)

      I.

      Schließberechtigung PN106

      Johann Boxberger

       

      II.

      Schließfach Vergabe Pillnitz

       Johann Boxberger

       

      III.

      Verlängerung der Schlüsselberechtigung Paul Riegel und Gästezugangskarten

       Jens Fritze

      IV.

      Erhebung externer Mail-Adresse für die Ehemaligenvernetzung bei den Stammdaten für Mitglieder

      Bereich Ehemalige 

      V.

      Schrankverteilung A109

       

      VI.

       Axel/ 2. Stelle

      VII.

      Agenda

       

      VIII.

      Schließkonzept

      SvA
      IX.

      Stromanschlüsse Serverraum

      Tino K.
      X.

      Post abholen

      Tino K.
      Y.

      Stand der zu erledigenden Dinge

      Referatsleitung
      Z. nächste Sitzung Sitzungsleitung

      TOP 1 Beschluss Domainsverlängerung

      Antrag

      Antragsteller:
      Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation
      Antragstext:
      Der StuRa möge beschließen (einige) bestehende Domains für ein weiteres Jahr für bis zu 50 € zu verlängern. 
      Antragsdatum:
       03.07.2020
      Beschlussdatum:
      03.07.2020
      Begründung zum Antrag:
      Aufrechterhaltung der Kommunikation nach außen, falls Unternehmen oder sonstiges den Kontakt zu den Fakultäten suchen. Betrifft mindestens: stura-dresden.de, kss-sachsen.de, htwdd.de
      Kostenposition im Haushaltsplan:
      Domains
      Angenommen durch die Referatsleitung

      ITOP Schließberechtigung PN106

      Zugang zum Raum wird nur mit einverständnis zu betreten. Allerdings kann man nicht alle erreichen. 
      - Antrag auf Schließberechtigung an die Dekaninin (Fakultät LaUCh - Frau Vogel), nicht Dezernat Technik
      In Pillnitz hat der StuRa 2 Räume
      • P1 003 (Büro)
      • PN 105 (Lager)
      • [P1 K52 (Lager, wird abgegeben)]
      Im Fakultätsschlüsselkasten sind 2 Schlüssel (Nr. 1 und Nr. 2) , die mit einer der s-Nummer zugeordneten Benutzerkennung ausgeliehen werden können. 
      Sie sind identisch programmiert auf: 
      • P1 003 (Büro)
      • P1 102 (Teeküche)
      • P1 K52 (Lager)
      Zukünftig sollen diese Räume und Zugänge schließbar sein: ( * = neu)
      • P1 003 (Büro)
      • P1 102 (Teeküche)
      • PN 105 (Lager)*
      • Gebäudezugang P1*
      • Gebäudezugang PN*
      • Toreinfahrt Pillnitzer Platz 1*
      Die Gebäude- und Toreingänge sollten schließbar sein, um auch nach der offiziellen Schließzeit das Gebäude verlassen zu können, ohne sich versehentlich auszusperren und ohne dann ein Fahrrad über das Tor heben zu müssen, da die Fahrradständer hinter den Toren sind. 
      Für den Raum PN105 ist eine gesondere Belehrung notwenidg, weil der Raum u.a. Technik und einen Dachausstieg beinhaltet. Nur wer diese Belehrung unterschreibt, kann den Schlüssel dafür bekommen. Es existiert bereits eine Kurze Liste an Personen, die unterschrieben haben, sie hängt in Pillnitz im Büro. Außerdem müssen alle Schließberechtigungen über den Tisch der Dekanin oder Prodekanin gehen. 
      Mein Vorschlag lautet:
      Wir stellen einen Antrag, dass...
      • der Schlüssel Nr. 1 folgende Schließfunktionen erhält:
      • P1 003 (Büro)
      • P1 102 (Teeküche)
      • Gebäudezugang P1*
      • Gebäudezugang PN*
      • Toreinfahrt Pillnitzer Platz 1*
      • der Schlüssel 2 folgende Schließfunktionen erhält:
      • P1 003 (Büro)
      • P1 102 (Teeküche)
      • PN 105 (Lager)*
      • Gebäudezugang P1*
      • Gebäudezugang PN*
      • Toreinfahrt Pillnitzer Platz 1*
      Schlüssel Nr 1 würden dann alle nutzen dürfen, die auch jetzt dafür einen Zugang haben (FA, StuKos, PA, einige Pillnitzer Altlasten), aber keine Unterschrift geleistet haben. 
      Schlüssel Nr 2 wäre dann denen vorbehalten, die die Unterschrift geleistet haben.

      ITOP Schließfach Vergabe Pillnitz

      Trägt Johann inhaltlich ein.
      Lotte fragt Frau Roßberg nach dem Formular
      Johann: Soll noch im Juli passieren, damit die Person rechtzeitig die 12 € Kaution zurückbekommt
      Paul: Wert der Schlüssel auch schützen
      Johann: iwas mit Tresor?

      ITOP Schließfach Vergabe Pillnitz

      Es gibt 50 Schließfächer in Pillnitz, und die Vergabe muss neu geklärt werden. Es gibt irgendwo ein Formular. Zu klären ist wie mit den 12€ KAution umgegangen wird. Problem gibt es aktuell damit, wer alles ein Schließfach hat. 
      Lotte fragt Frau Roßberg nach dem Formular
      Johann: Soll noch im Juli passieren, damit die Person rechtzeitig die 12 € Kaution zurückbekommt
      Paul: Wert der Schlüssel auch schützen
      Johann: iwas mit Tresor?

      ITOP Verlängerung der Schlüsselberechtigung Paul Riegel und Gästezugangskarten

      Erläuterung:
      Paul hat als sogenannte "dritte Angestellte" einen Schlüssel von der Hochschule ausgeliehen. Dieser sollte verlängert werden, da Paul als externe Person die Referatsleitung Personal übernommen hat und dementsprechend seinen Rechten und Pflichten nachkommen möchte. 
      Des Weiteren sind vier Gästekarten im Besitz des  StuRa, welche vom dezernat Technik erneuert werden müssen, damit externe Personen, wie Paul oder CoCo, die Teil des StuRa sind, Zugang in unsere Räume erhalten.
      Der Vorstand der Geschäftsführung erkennt diese im Aufgabenbereich des Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation und würde sich deshalb freuen, wenn das relativ kurzfristig übernommen und in Gang gesetzt werden könnte.
      Paul sieht sich gerade in der unangenehmen Situation, dass er für den Schlüssel unterschrieben hat und ihn seit längerer Zeit ins Fach vom Referat gelegt hat.
      Sva: Muss man für eine Verlängerung nicht einen Antrag stellen?
      bei Herr Handke fragen wieso 5 Gästekarten nicht funktionieren
      Paul: Entweder Schlüssel verlängern lassen oder sofort Gästekarten funktional machen lassen, dann kann auch der Schlüssel zurückgeben.

      ITOP Erhebung externer Mail-Adresse für die Ehemaligenvernetzung bei den Stammdaten für Mitglieder

       Mail von ChrisK vom Bereich Ehemalige
      Mitgliederformular ergänzen mit:
      •  direkt auf E-Mailverteiler ehemalige.stura@ eintragen lassen
      • nach Ausscheiden aus dem StuRa und/oder der Studierendenschaft eingetragen zu werden
      • der Hinweis, dass man sich jederzeit selbst eintragen kann
      Auf den Verteiler mit privater Adresse, da es die htw adresse dann nicht mehr gibt.
      Paul: ChrisK würde da bestimmt auch gerne zuarbeiten und sagen, wo das hin soll und welcher Text in die "Fußnote" soll.
      - Lotte schreibt email an Chrisk (mailto:ehemalige@stura.htw-dresden.de ), und fragt nach Zuarbeit wegen Text fürs Formular

      ITOP Schrankverteilung A109

      Frau Roßberg hat eine E-mail geschrieben, dass die abschließbaren Schränke für den Härtefallausschuss und Wahlausschuss leer stehen und nicht benutzt werden.
      Sie hat vorgeschlagen Personal-/Finanzangelegenheiten gesondert aufzubewahren, damit nicht jeder der Zugang zum Schlüsselsafe hat auch daran kann. -> Personalakten müssten vom Panzerschrank in Tresor gebracht werden, Zugangsberechtigung für Safe erstellen
      ---> mit Jennifer absprechen
      Passwort wird am Dienstag geändert, mein Vorschlag wäre ich rufe die Leute an die den Zugang brauchen und sage es denen mündlich
      Sva: Wieso nicht per personenbezogene Email? Dann wird es ja nicht archiviert.
      aktuelle Zugangsberechtigung haben:
      • Angestellte
      • Sprecherinnen und Sprecher
      • Referatsleitung (und Stellvertretung): studentische Selbstverwaltung & Organisation
      • Referatsleitung (und Stellvertretung): Finanzen
      • Haushaltsplanverantwortliche/r (und Stellvertretung) (ist das nicht das gleiche wie Bereichsleitung Haushalt? -nope)
      • Härtefallausschuss
      • Wahlleitung (und Wahlausschuss)
      • Präsidium
      • Bereichsleitung (und Stellvertretung) Administration Rechentechnik
      • Bereichsleitung (und Stellvertretung) Service
      • Bereichsleitung (und Stellvertretung) Mittelverwendung
      • Bereichsleitung (und Stellvertretung) Haushalt
      • Bereichsleitung (und Stellvertretung) Webservices
      • + Nominierte ( Jenny fragen ob Fulli Zugang bekommen soll)
      Sva: mir fällt grad auf, dass Referatsleitung und Stellvertretung Personal fehlt. Bitte aktualisieren!? - Jennifer fragen
      Paul: Nominiert ist ja auch dazu da, dass es nicht nur auf die oben genannten Positionen beschränkt ist.

      ITOP Axel/ 2. Stelle

      - stand bei der HTW -> Sprecher fragen, was nächsten Dienstag besprochen wurde
      - Möbel ausm Lager der TU, einfach anrufen und bestellen? Wer holt sowas ab ->
      Paul: Axel soll herausfinden wie das ablaufen würde und es gleich dokumentieren für die nächste generation

      ITOP Agenda 

      Wissen wir inzwischen ob das nur über Windows 10 Läuft? ->
      James: noch nicht getestet

      ITOP Schließkonzept

      Sva und Fulli haben sich da was ausgedacht. Bitte angucken und ggf. Fragen/Anmerkungen/Verbesserungsvorschläge äußern
      1 & 2 schließen alle Räume außer 008 und 110
      3 - 11 schließen 001-004, 005, 104, 106
      12, 13 (faranto) schließt 110, 005
      14 & 18 schließt alles außer 008, 107, 109, 110
      15 & 19 schließt alles außer 008, 107, 110
      16 schließt alles außer 107, 110
      17 & 20 schließt beide Lager, Rampe und Außentüren
      Sva: Hab ich dein Ok das so abzuschicken?
      Lotte: Ja.

      ITOP Stromanschlüsse Serverraum

      Tino: Durch die stattfindende Überprüfung der ortveränderlichen E-Geräte , ist aufgefallen, dass die Stromanschlüsse im Serverraum ein eher interessantes Konstrukt sind. Aktuell hängen da viel zu viele Geräte - teils über Steckdosenleisten an Steckdosenleisten - an den einzelnen Anschlüssen. Es muss überprüft werden ob durch das Dez. Technik weitere Anschlüsse in den Raum gezogen werden können. Und zwar von einem anderen Stromkreis.
      Lotte: Ist das denn sicher aus Admin-Sicht?
      Paul: Jo. So stattet man eigentlich keinen Serverraum aus. Der müsste eigentlich klimatisiert werden. Unsere Rechentechnik ist nicht, so das da übelst krasse Rechensachen abgehen. Das läuft kontinuierlich übers Jahr gleichmäßig. Externe Firm hat sich an Dezernat Technik gewandt, dass das so nicht so schön ist.
      -> Warten bis Dezernat Technik auf uns zukommt wegen 2. Stromkreis

      ITOP Post abholen

      Tino: Wie ist denn der aktuelle Stand beim Post abholen, wer darf das machen und wird da eine einsehbare liste geführt? Konkret gesagt, dürfen alle Ref. Leitungen respektive Sprecherinnen zum Beispiel Post holen?
      -> muss noch aktualisiert werden, für neue Sprecherinnen (und Lukas & Arnold raus)
      Paul (für Kanzlei): Tino hätte am liebsten, dass da lieber mehr als zu wenige draufstehen. Soll nicht mehr so restriktiv sein.
      Tino: Wir hätten gern folgende Ämter: gesamtes RK, Kanzlei, Sprecherinnen und das was da halt sowieso drauf steht, wie Kultur und so. Ich will ja nicht jede Post holen, aber hätte gern die Möglichkeit
      Lotte: wird erledigt (an poststelle@htw-dresden.de :)) E-Mail mit Link zur Liste

      ITOP Sonstiges

      - wegen dem Aussehen der Startseite nach Corona, da kommt eine Antwort nach der Prüfungsphase aber sie (ÖA) haben es aufm plan
      - AE email geht raus, wenn noch was von Verwaltung fehlt bitte Lotte sagen -> bereich semesterticket schreibt selber eine email

      ITOP Nächste Sitzung:

      - ab 24.07. sind alle wieder da
      - Agenda test

      Zu erledigen:

          - Antrag Schließberechtigung für Pillniz
          - Verfahren für Schließfächer, Lotte wird Frau Roßberg nach Formular fragen, Finanzen wegen Kaution fragen (Bargeld)
          - Gästekarten verlängern, bzw sind die nicht funktionstüchtig-> Herr Hanke 
          - James bittet Faranto nach Kartennr/Matrikelnummer der Mitglieder 
          - James telefoniert nochmal mit Herrn Müller vom Rechenzentrum wegen Windoof

       

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