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Protokoll 5. Sitzung Referat Personal 2022/2023 (öffentlich)

Öffentlicher Teil des Protokolls der 5. Sitzung des Referates Personal in der Legislatur 2022/2023

 

03.07.2023
15:00 Uhr
A107
Beginn: 15:07 Uhr

Anwesende:

 

  • Gwyn Hirschfeld
  • Lisa Kästner
  • Lene Weber
  • Paul Riegel



0. Berichte/Aufgaben von der letzten Sitzung

 

  • klären wer noch angestellt bleiben will --> (fast) DONE
  • Kündigungen klären --> (fast) DONE
    • Meldung ans Lohnbüro!
    • Meldung an Referate
  • klären, inwieweit Stelle Entgeltabrechnung weitergeführt wird (Gwyn) --> 
  • Ausschreibung Stelle Zuständigkeit Berichterstattung erstellen (Paul, 11) --> DONE
  • Ausschreibung Stellen und Bewerbungsprozess klären --> ITOP RK bzw. auf einzelne Referate zugehen -->  (Gwyn) DONE
  • Ausschreibung Stelle Zuständigkeit Finanzprüfung erstellen (Paul/Finanzen) --> geht in Finanzen-Sitzung am Mittwoch
  • Ausschreibung Projekt-Stelle Strukturierung Ablage erstellen lassen (Verwaltung) --> DONE
  • Übersicht Stellen für Studis aktualisieren (SvA) --> DONE
  • Präsidium anfragen Umgang mit Einstellungen (Gwyn) --> DONE
    • "Stelle" Vorstellungsreihe
    • Erneuerung Infrastruktur IT
  • Anfrage an Krankenkasse/Lohnbüro zu Sozialversicherung SB Finanzen (Gwyn) --> DONE
  • Mail Ausschreibung Stellen vorformulieren/recyclen (SvA) --> DONE
  • Ausschreibung Stellen im Newsletter aufnehmen (Gwyn) --> DONE
  • Übersicht Probezeiten erstellen (11) --> 
  • How to Vorstellungsgespräch aktualisieren (Gwyn) -->





I. Antrag Anstellung Stelle Erneuerung Infrastruktur IT


Mit dem Präsidium wurde geklärt, dass ein Umlaufbeschluss herbeigeführt wird zur Besetzung der IT-Stelle.
Der Antrag sollte heute noch fertig gestellt und dem Präsidium zugeschickt werden.
Rest regelt Tino.

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/sitzungen/2022-2023/5/voruebergehende-besetzung-stelle-organisation-erneuerung-infrastruktur-2023-2024

gemeinsam Antrag überarbeiten


II. Studenzettel prüfen und hinterher rennen


Gwyn: Ich habe da gerade keinen genauen Überblick. Das müsste mal gesichtet werden und "eingesammelt" werden.
Paul: Das kann ja ein Stelle wie Entgeltabrechnung machen. Dazu kann ja einfach ein Ticket erstellt und zugewiesen werden.
Gwyn: Ich hatte dazu auch schon einmal eine Mail geschrieben.

11: So wie das bei mir in der Firma läuft: Wer es nicht schafft Stundenzettel zu schreiben, der kriegt halt keine Kohle für den Monat. Das kann dann nachgereicht werden, und dann gibt's das Geld den Monat drauf.
Lene: Läuft bei mir auch so. Man kann auch Druck damit machen, dass sie anderen damit weit mehr Aufwand ersparen.
Gwyn: Könnte man schon machen. Letztlich ist ja egal, was uns das Lohnbüro berechnet. Es kommt drauf an wann und wie James die Überweisung mit dem Lohn tätigt. Aber das auszusetzen wäre ja schon möglich.
Lene: Aussetzung der Lohnzahlung ist eigentlich nicht rechtens, hab ich gerade geschaut.
Paul: Der Knackpunkt ist ja, dass die Ansage kommen muss, dass Minusstunden im August raus zu arbeiten sind.
Lena: Ah, aber Angestellte haben die Nachweispflicht. Und die ist mit Stundenzetteln zu erbringen.

--> Mail vorschreiben an alle Angestellte (Lene) DONE

Mail Entwurf:

  • Liebe Angestellte,
  • leider fehlen uns für die vergangenen Monate noch zahlreiche Stundenzettel von euch. Ohne diese können wir eure geleistete Arbeit und vor allem eure geleisteten Arbeitsstunden nicht nachvollziehen. Eigentlich sollte die Abgabe der Stundenzettel eigenständig und ohne Aufforderung folgen.
  • Da die personelle Lage im StuRa gerade prekär ist, hat es leider auch an der nötigen Erinnerung gefehlt. Es wurde aber bei der Anstellung erklärt, wie und wann ihr die Stundenzettel abzugeben habt. Auch in der Angestelltenverordnung ist das als eine eurer Pflichten festgelegt. Nachzulesen hier: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/anstellevo
  • Wir appellieren nun an euren Gemeinschaftssinn, da die Nichtabgabe zu erheblicher Mehrarbeit für sowieso schon stark eingebundene Personen führt.
  • Bitte reicht alle fehlenden Stundenzettel für einschließlich Juni bis zum 21.07. bei eurer fachlichen Weisung ein.
  • Wir haben Verständnis dafür, dass der Termin in der Prüfungsphase liegt, jedoch beginnt im Anschluss an die Prüfungszeit bereits die Bewerbungsphase für alle vakanten Stellen, wobei wir den aktuellen Stand der Minus-/Plusstunden wissen müssen, falls in der Folge die ausgeschriebene Studenzahl einzelner Stellen angepasst werden müssen.
  • Wir bitten euch für die Zukunft auch wieder regelmäßig zum Ende des Monats eigenständig den Stundenzettel des entsprechenden Monates einzureichen.
  • Wenn nach dem 21.07. immer noch Stundenzettel fehlen, sehen wir uns gezwungen Maßnahmen, wie den Zurückbehalt des Lohnes, zu ergreifen. Wir wollen auch nicht dass es dazu kommt, sehen aber leider keinen anderen Weg mehr, um das Problem zu lösen.
  • Wenn ihr dazu noch Fragen habt, meldet euch bitte persönlich beim Referat Personal, schreibt uns eine E-Mail an angestellte@stura.htw-dresden.de oder kommt in der A107 vorbei.
  • Viele Grüße


11: Das sollte vielleicht auch mit im Arbeitsvertrag aufgenommen werden.

--> Vorlage Arbeitsvertrag anpassen (11)

Gwyn: Die Angestellte, die das gerade übernehmen sollte, macht das nicht. Steht aber im How to mit drin.
11: Dann ist die Frage, ob die Angestellte überhaupt weiter angestellt bleiben sollte..
Lene: Na überlicherweise ist eine Ermahnung und dann Abmahnung zu stellen. Damit wird der Angestellten die Möglichkeit gegeben sich zu bessern. Und erst wenn das nicht erfolgt, kann man kündigen.
Paul: Dann die Aufforderung, dass das nachzuholen ist, eine Übersicht zu erstellen wie die Stundenzettel gerade sind und fertig.

--> Mail an Angestellte Engeltabrechnung (Gwyn)

Gwyn: Die ehemalige Angestellte für Ausschreibungen hat auch noch ca. 10 bis 15 h offen. Wollen wir da noch was übergeben an Aufgaben?
11: Wenn uns da Arbeit abgenommen wird, auf jeden Fall.
Paul: Mir fallen im Zweifel noch tausende Dinge ein, z.B. Organigramm aktualisieren lassen.

--> Mail an Angestellte Ausschreibungen (Gwyn)


am besten auch aus AnstelleVO
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/anstellevo/


III. Planung weitere Integration Welpen SoSe 2023


https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/recru/welpen/2022-2023/welpen-sommersemester-2023
+ WhatsApp-Gruppe

11: Gerade ist echt doofe Zeit. Vielleicht zu Anfang des Semesters noch mal abholen?
Lene: Man könnte die, die noch nicht gewählt wurden, mal anschreiben.
Paul: Man könnte - gerade auch die neuen stimmberechtigten - schon jetzt nach der Prüfungsphase mit andocken.
Lene: Man sollte wirklich noch mal die Tabelle updaten und nachfragen/-schauen, ob die angedockt sind. Und wenn nicht noch mal auf die Interessen schauen.

Tabelle geupdatet
Gwyn: Mag jemand sich dafür verantwortlich fühlen und mal aktiv rumfragen bei den Leuten?
Paul: Elli und Ilsi hatten doch noch so eine Aktion gemacht, um die Leute abzuholen. Man könnte ja noch einen letzten Versuch starten und noch mal die Leute anschreiben. Und wer sich darauf nicht meldet, ist halt wirklich raus.
Lene: Und man könnte auswerten wie die Kampagne letztlich wirklich gewirkt hat.

--> innerhalb vom StuRa rumfragen, ob jemand was von den leeren Stellen weiß (Lene) DONE

  • Hallo liebe Referatsleiter und Referatsangehörige,
  • Wir im Referat Personal beschäftigen uns gerade mit der Weiterführung und Auswertung der vergangenen und der Planung für die kommende Rekrutierungsaktion für den Stura. Bei der RIP StuRa-Aktion sind einige Interessierte dazu gekommen. Manche davon sind schon gewählt als beratende Mitglieder oder sogar schon aktiv in Referate eingebunden. Da wir da nur bedingt einen Überblick haben wäre es für uns super hilfreich, wenn jedes Referat über die Liste mit den Neuen (zu finden hier:https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/recru/welpen/2022-2023/welpen-sommersemester-2023) drüberschauen und bekannte Personen, die schon zu euren Referaten gehören aktualisieren könntet. Wir können dann schauen, wer noch übrig bleibt und diese Personen nochmal gezielt ansprechen und versuchen bestmöglich zu integrieren.
  • Vielen Dank und liebe Grüße,


--> Menschen direkt anschreiben, ob sie noch Bock haben mitzuwirken (Lene)

Lene: Bei dem Rest könnte man ja im neuen Semester mal nachfragen, weil gerade die ESE-Menschen sind ja jetzt erst mal gebunden.
Gwyn: Not zu Tugend machen mit Legislatur-Wechsel: Da sehen wir ja dann wer sich als beratendes Mitglied zurückmeldet und wer nicht.

Gwyn: Und sonst so? Die Post-Prüfungsphase-Fun-Woche ist ja ohnehin geplant und da wird ja auch breit über intern eingeladen oder?
11: Jo. Müssen wir uns dann eh noch mal besprechen. Würde gern zeitnah das Konzept fertig machen und dann geht das hoffentlich heute oder morgen raus.

Paul: Vielleicht wäre eine weitere Maßnahme nach dem Prüfungsabschnitt noch mal anzubieten eine Einarbeitung zu machen in was substantielles, also QM oder so.
11: RKter-Frühstück?
Paul: Also um alles außerhalb von Kultur/Sport/ESE abzufangen.
Gwyn: Müssen wir zwangsläufig machen. Bei den Referatsleitungen siehts ja auch mau aus bald...
Lene: Speed-Dating mit allen Referaten?
Gwyn: Kann man gleich mit Rekru verbinden. So Test-mäßig und dann im kommenden Semester richtig?


IV. Planung Rekrutierungsaktionen Beginn WiSe 2023


siehe https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/struk/sitzungen/2022-2023/3

Lene: Die Erstis sollten direkt mit einbezogen werden. Wär geil wenn man in jedem Studiengang den StuRa noch mal vorstellen könnte, aber das ist wohl wenig realistisch. Ich bin auch erst dazu gekommen, weil ich selbst aktiv geworden bin.
Paul: In einer Pflichtveranstaltung von allen acht Fakultäten, dann hat man alle abgedeckt.
Lene: Soll ja nur Berührungspunkt schaffen. Vielleicht auch hier in jedem Raum ein Referat hinsetzen und die Leute kommen rum und schauen sich das an und sieht gleich mit wem man da zusammen arbeitet.
Paul: Das war auch mein größter Kritikpunkt an den Get to know StuRa Veranstaltungen, dass es keine dedizierte Vorstellung durch eine Person von jedem Referat gab. Da hat man nämlich sonst direkt ein Gesicht vor Augen.
11: War ja auch die Idee aus der Strukturelles-Sitzung, dass man so Stände macht wo die Leute hin kommen können.
Paul: Kann man auch machen. Aber wichtig ist meiner Meinung einmal vortanzen lassen.
Gwyn: Erstis finde ich auch schwierig, weil die erst mal im Studium ankommen müssen. Hatte ich auch viel bei der RIP-Aktion gehört von den Zweitis.
Lene: Ich glaube direkt in Vorlesungen zu gehen wäre gut. Muss man sich halt die richtigen raussuchen, wo möglichst viele da sind.
11: Dekan:innen anfragen! Ich seh das aber nicht, dass man im ersten Semester nicht trotzdem mitmachen kann. Hat bei mir damals vom FSR auch gepasst und da sind auch viele hängen geblieben. Ist ja jedem selbst überlassen wie viel man sich einbringen will. Und man findet halt auch direkt Anschluss im Studium.
Paul: Ich würde auch dagegen sprechen wollen die Erstis auszulassen.
Paul: Ich finde die Idee super direkt in Lehrveranstaltungen zu gehen! Haben wir beim FSR früher auch gemacht. Und eben 1. und 3. Semester abgreifen. Über die Dekanate kann man erfragen, welche Lehrveranstaltungen geeignet sind. Und wenn sie uns da ablehnen, kann man das gleich hochschulpolitisch ausweiten.
11: Dann mach ich Stunk im Senat :D
Lene: Ich kann mitwirken, aber bin ab September eben im Ausland.
11: Ich kann das machen.
Paul: Wir sind letztes Jahr auch durch alle LV durch, um für die Wahlen aufzurufen. Das hat gar nicht gefruchtet.. Aber probieren sollte man es auf jeden Fall.
Lene: Wenn es dann direkt einen Tag des StuRa dazu gibt, wäre das Klasse. Vielleicht auch im Veranstaltungskalender der Hochschule mit bewerben und Co.
Gwyn: Zu Präsentation kann man ja auch viel recyclen.
Paul: Das ist ja eine Sache, die wir fakultätsweit anbieten. Den aktuellen Fakräten die Möglichkeit geben sich vorzustellen. Dann haben die Leute auch direkt Gesichter dazu.

vat: Programm zu Patinnnen befördern und Patinnen einbeziehen.
Paul: Ich bin auch immer noch großer Fan von dem indirekten Rekrutierungskonzept Pat:innen. Das findet ja auch gerade wieder statt. Ich fände es strategisch clever, wenn die Pat:innen aufgezeigt wird, was sie auch im StuRa machen könnten, z.B. auch Referat Studium mit Studienbedingungen für deren Erstis. Das machen die ja ohnehin mutmaßlich da beratend zur Seite stehen. Ich glaube das ist nur eine formale Hürde, dass sie in das Referat Studium kommen. Wenn wir da einen Plan haben, könnte uns das besser gelingen.
Auch wenn man nach der ESE sagt, dass es für alle Pat:innen noch eine Veranstaltung gibt.
Lene: So bin ich auch dazu gekommen.
Paul: Das schöne ist …
Lene: … dass die Leute schon mal Engagement zeigen.
Paul: Und dass alle Leute per se qualifiziert sind, weil sie schon Erfahrungen im Studium haben, die sie weitergeben und nutzen können. Vielleicht haben wir auch gute Gelegenheit, dass wir mit unterstützen, dass viele Pat:innen gefunden werden.
Gwyn: Das läuft grad schon ganz gut, ging Mail an alle Studierenden raus.



V. Projekt Ehemaligenvernetzung wiederbeleben


Gwyn: Ich stelle mir eine Ehemaligen-Treffen 1 mal pro Jahr vor, das vor allem auch zum Erfahrungsaustausch mit aktuell Aktiven dienen soll. Wie viele Personen könnte das umfassen?
Als Zeitpunkt hatte Paul Mitte September (Sa, 16.09.) vorgeschlagen, anderthalb Wochen vor der ESE. Kann ich mir schon vorstellen. Da ist auch die neue Legislatur schon angebrochen.
Ich würde mir einfach mal Gedanken machen und einen Antrag zusammen schreiben. HHP? Einfach als RL beschließen? Würde natürlich vorher im RK das Konzept vorstellen.
Gwyn: Einfach Grill-Veranstaltung? Vielleicht Wand mit den witzigsten Sprüchen aus alten Zeiten?
Lene: Wo sind sie jetzt? Was arbeiten Sie? Beste Erinnerung an den StuRa?
Paul: Wann immatrikuliert, wann fertig geworden.
Gwyn: Bild von damals, Bild von heute.
Paul: Welches Amt man inne hatte.
Lene: Ahnengalerie für Ämter!
Gwyn: Dann gleich eine Umfrage machen mit einer Anmeldung, wo die Leute genau solche Angaben machen sollen.
Paul: Und dass die Leute das auch direkt weiter geben können an weitere und auch Kontaktdaten da lassen können. Ich kann dir auch ein paar Kontakte geben, die vielleicht auch mitmachen und mit planen würden. Mach mal ein dediziertes Treffen dafür, würde ich vorschlagen.
Gwyn: Und finanziell?
Paul: Der StuRa sollte das bezahlen. Und bei der Anmeldung kann man ja Spenden mit erbitten für das nächste Mal. Da kann man auch die Erwartungen gleich mit abfassen, oder kriegt noch mehr Ideen. Aber Antrag an den StuRa und vollfinanzieren lassen. Und Spendenbox aufstellen, um ermitteln zu können, welche Spendenbereitschaft es z.B. für ein kommendes Jahr gibt. Oder die Spenden halt direkt für die darauffolgende Veranstaltung nutzen.



X. Weiteres


Mail zur Bewerbung der Stellen (24.07.)

An: angestellte@
Betreff: Nebenjob gesucht? Gibt's auch beim StuRa! (war der Betreff letztes Jahr)

Liebe Kommiliton:innen,
bevor ihr euch wohlverdient in die vorlesungsfreie Zeit stürzt und nach Malle abdüst, möchten wir euch darauf aufmerksam machen, dass der StuRa Minijob-Stellen zu besetzen hat. Wer also für den Sommer und die Zeit danach einen Job sucht, kann sich auch mal bei unseren Stellen (Link: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/angestellte/anstellung-von-studentinnen/vorstellung) umschauen.
Für alle Stellen gelten diese Eckdaten:

  • Es geht um die Erledigung von Verwaltungsaufgaben.
  • Die Vergütung entspricht der von studentischen Hilfskräften, d.h. 12 € pro Stunde.
  • Die Arbeitszeit der Stellen beträgt 10, 20 oder 40 Stunden pro Monat. Stellen können kombiniert werden bis zu maximal 80 Stunden pro Monat.
  • Es werden keine Vorkenntnisse benötigt. (Erfahrungen in der Verwaltung sind natürlich willkommen.)
  • Eingestellt wird wahlweise zum Beginn August oder September.
  • Stundenumfang und Anstellungszeitraum kann individuell angepasst werden.

Interessiert? Schreibe uns eine kurze Vorstellung und Motivation bis zum 31.07. an stelle@stura.htw-dresden.de
Euer StuRa



Z. Nächste Sitzung


nach Bedarf


Rekrutierung!
Ehemaligen-Vernetzung!



https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_personal_2022-2023_6

Ende: 17:20 Uhr



To Dos:
--> Vorlage Arbeitsvertrag anpassen hinsichtlich Stundenzettel (11)
--> Mail an Angestellte Engeltabrechnung (Gwyn)
--> Mail an Angestellte Ausschreibungen (Gwyn)
--> Menschen direkt anschreiben, ob sie noch Bock haben mitzuwirken (Lene)
--> Rundmail Ausschreibung Stellen zum 24.07.

klären, inwieweit Stelle Entgeltabrechnung weitergeführt wird (Gwyn)
Ausschreibung Stelle Zuständigkeit Finanzprüfung erstellen (Paul/Finanzen)
Übersicht Probezeiten erstellen (11)

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