Protokoll 1. Sitzung Referat Öffentlichkeitsarbeit 2024/2025 (öffentlich)

10.09.2024
15:30 Uhr

Sitzungsbeginn: 15:53 Uhr

Anwesende:

• Jojo = Josina Guhl - geschäftsführende Referatsleitung
• Clara Däbritz
• Anny = Anna Abe

O. Stand bisheriger Aufgaben/Berichte

O.I  Bereich Merchandise

O.I.I Sticker

• "gemeinsam mehr erreichen"-Sticker --> vorerst pausiert, da keine Verantwortliche
• Stu-Sticker --> Jojo
  • Jojo: Siehe TOP 4. Ich würde als Stu den "willkommen" bevorzugen.
  • Anny & Clara: Ja gerne!!
• Sammelkarten-Sticker --> vorerst pausiert, da keine Verantwortliche

vat@: Können wir bitte auch "normale" Sticker mit dem Logo vom StuRa bekommen? Gern können das auch verschiedene Größen sein. Im Zweifelsfall lieber größer als kleiner. Und transparent fände ich "angemessen".
Jojo: Wir fänden das Logo von den T-Shirts schön. Die können wir durchaus machen.
Clara: Wie groß?
Jojo: Vielleicht 90mm Länge? Das ist preislich auch voll oke.
Anny: Supi!
vat@: Sticker sind super praktisch.

O.II  Bereich Social Media

O.II.I  Canva Pro

Jojo: Wir haben jetzt Canva Pro. Die Zugänge haben aktuell 6 Mitglieder: Jojo, Tina, Anny, Ems, 11, Clara.

Welche Vorlagen müssen noch übernommen werden?

• Vorstellungsreihe der Referate
• Kino 
• Plakate (Referatsteile für den Flur)
• Slides für das Z-Gebäude 

Jojo: Tina hättest du Zeit mal die paar Festlegungen für Instagram niederzuschreiben? Theoretisch kann ich das auch machen, du müsstest es halt nur definitiv überlesen.
* Tina ist nicht anwesend *


Jojo: Ich habe bereits angefangen das How To Canva anzupassen.

vat@: BTW: Wo ist abgelegt wie die Zugangsdaten für das Konto sind? Ist geklärt, dass dann keine weiteren Kosten (als Ablauf vom "Abo") entstehen.
Jojo: Ja. Danke für den lieben Hinweis.

O.II.II  Posting-Plan

Jojo: Jo. Um den werde ich mich wieder kümmern.

O.II.III  Projekt Vorstellungsreihe

Finanzen  --  Linda
Öffentlichkeitsarbeit  --  Jojo?
Soziales  --  Anny
Studium  --  Gwyn (theoretisch möglich)
Internationales  --  Hanni
Hochschulpolitik  --  Boxi?
Präsidium  --  Marius? 
Personal  --  11?
Sport  --  Steph?
Kultur  --  Mac
Qualitätsmanagement  --  Tino?
studentische Selbstverwaltung & Organisation  --  Marlene?
Vorstand  --  
Landesstudierendenvertretung  --  James? Max?
Bundesstudierendenvertretung  --  Max?
Senat  --  Tino? Markus?
Fakultätsrat  --  Clara?
Studienkommission  --  wic@?
Prüfungsausschuss  --  (dicks@)

Jojo: Die könnten wir zum Anfang des Semesters starten. Das Design würde ich auf den Canva-Account rüberholen.

Jojo: Anny? Gwyn fragte vorhin, ob wir die Festplatte mal durchgeschaut haben. Wie sieht's da aus? Hast du da Interesse dran?
Anny: Ja. Wenn Nils da ist, dann machen wir das. 
Jojo: Supi! Wenn's da was schönes gibt oder weiterkommt, meldet ihr euch?
Anny: Wir machen das schon :) aber ja, machen wir. 

O.II.IV  Stus Blog

Anny: Wie sieht's mit Stus Blog aus? Ich würde KoSe nicht mehr machen. Es ist einfach zu lang her.
Jojo: Jo. Dann ESE? Vielleicht am Dienstag über den Montag. Würde sich ja anbieten. In der Woche geht sowieso nix raus sonst.
Anny: Ja, man könnte unter anderem auch ein Bild von Stu an der ESE nehmen, Robert ist die Woche auch da. Der will sich nur den Wetterbericht vorher anschauen. 

O.III  Bereich Erscheinungsbild

O.III.I  Corporate Design

Ausstehende Aufgaben:

• Korrekturen/Ergänzungen umgesetzt  -->  Tina
• Social-Media-Verschriftlichung  -->  Tina

Jojo: Wie ist der aktuelle Stand? Ich meine mich zu erinnern, dass Tina noch Anpassungen machen wollte?
*Tina ist nicht da*

O.IV Bereich Publikationen

O.IV.I Newsletter Oktober

Einreichung für den kommenden Newsletter: 
    https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/newsletter/pad
Aktueller Newsletter: 
    https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/newsletter/news/

--> Sommer-Newsletter ablegen --> Jojo

O.V Bereich Veranstaltungen

O.VI  ESE Ende September

Jojo: Anny und ich machten am 08.09.2024 ein AT:
https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_oea_ese_2024

Jojo: Wir haben uns für ein paar Änderungen der Whatsapp-Situation entschieden. Siehe ITOP 1 und auch ITOP 2. Ansonsten ist alles soweit durchgeplant und wir haben/werden alle kontaktieren, von denen wir noch Hilfe und Unterstützung brauchen.

Jojo: Das Design der Postkarten soll laut Tina heute oder morgen fertig werden.
Jojo: Ich finde in Canva gerade nur das: https://www.canva.com/design/DAGPufBywn8/ZGLGVzZm195QX0Blfo0oSA/edit
Für irgendwas ist das ja sicher geplant. Ich finde dieses Design nicht ganz so gut. Wie seht ihr das? Mir fehlt da etwas.
Clara: Ich sehe die Verbindung zum StuRa nicht.  Die Idee, die verschiedenen Fakultäten dort unterzubringen, ist zwar schön, aber ich glaube, dass das nicht hilft, eine Assoziation zum StuRa aufzubauen.
Jojo: Die Idee für die Postkarten ist im Zuge der ESE-Planung entstanden. Tinas Idee war, dass man eine für Erstis akttraktive Vorderseite macht und auf der Rückseite (meines Wissens nach) Werbung für den StuRa.
Anny: Ich finde das Konzept an sich cool, aber wenn die Postkarten für den StuRa sind, warum nehmen wir nicht die Referate statt der Fakultäten.
Jojo: Das wäre durchaus schöner.
Clara: Der Idee würde ich mich anschließen.

O.VI  Bereich Presse

O.VII  Bereich Schulen

O.VIII Weiteres

O.VIII.I Projekt Externe Website

...muss wegen anderer Prioritäten zur Seite gelegt werden. Hilfe ist gesucht! :)
letzter Stand: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/sitzungen/2023-2024/16/protokoll

O.VIII.I Weitere ausstehende Aufgaben

• Link-Sammlung: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/ersti-faq  --> Clara
  • Hochschul-ABC ergänzen  -->  Clara (in Arbeit)
• LinkedIn & Xing --> warten auf Admins (Erneutes Nachfragen: Paul sagt: "Ich erinnere mich, dass es das gleiche Problem, wie mit Canva war, dass die Nachrichten nicht ankamen. Da musst du James fragen und es über die studentinnenrat@htw...-Mail machen." Jojo antwortete: "Ok. Danke Paul.")
• LaTeX-Formulare überarbeiten/anpassen (siehe 9. Sitzung - X.I)  -->  Jojo  (wartend auf Dokumentenvorlage des Corporate Designs)
• Türschilder  -->  Jojo
  • Jojo: Die Anpassungen wird bald endlich umgesetzt.
• matabooks-Reste in HTW auslegen  -->  Jojo
  • Jojo: Ich würde bei der ESE überall paar hinlegen und wenn Erstis die mitnehmen, ist ja supi.
• Organigramm  -->  Tina (ab Juli)
• Plakat-Ansprechstellen quer  -->  Tina (ab Juli) --> Bilder fehlen noch --> Milene
  • Jojo: Finden wir das so gut? *Zeig auf das Plakat, was im Raum steht.*
  • Anny & Clara: Ja Ist professionell!
  • Jojo: Dann würd ich Tina mal fragen, ob das quer schon fertig ist. Das Hochformat könnten wir für die ESE nochmal drucken? Auch die Schaukästen brauchen neue. Ich mag das Hochformat. Wollen wir da lieber auf Hochformat umsteigen?
  • Anny & Clara: Ja, bitte.
  • Jojo: Quer bräuchten wir dennoch für den Monitor im Z-Gebäude.
• Dies Academicus-Bilder hochladen  -->  Jojo fragt 11
• Beachplatzeröffnung-Bilder hochladen  -->  Jojo lädt zeitnah hoch
• Twitter wieder aktiv machen  -->  Jojo  -->  Anny ruft mal an (in Arbeit)
• Monitor Slides  -->  Ems  -->  Tina (ab Juli)
• Referatsvorstellungsplakate überarbeiten/ans CD anpassen  -->  Tina (ab Juli)
• Whatsapp-Gruppen-Profilbilder (Erstigruppen + Patinnengruppe)  -->  Tina (erledigt)
• StuRa-Powerpoint-Vorlage ablegen? --> https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/cd/corporate-design/praesentationsvorlage/view

I. Aktuelle TOPs/ITOPs

TOP 1: Bestellung Stellvertretende Referatsleitung

Der StuRa möge beschließen

• Clara Däbritz

als stellvertretende Referatsleitung des Referates Öffentlichkeitsarbeit zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 2: Bestellung Mitglieder

Der StuRa möge beschließen

• Anna Abe
• Tina Krejcik
• Nils Wolf
• Emma Maria Lange

als Mitglieder des Referates Öffentlichkeitsarbeit zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 3: Plakate Ansprechstellen 

Der StuRa möge beschließen 40 € für die Anschaffung von Plakaten für die StuRa-Ansprechstellen zur Verfügung zu stellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

Begründung

Durch das Plakat werden die wichtigsten Ansprechstellen im StuRa dargestellt. Der Schaukasten wird dadurch besser aufgefüllt.  Plakate sind informativ und analog und somit super für eine wichtige Bewerbung und ziehen neue StuRa-Mitglieder an. 

Haushaltsposten

Werbemittel Änderung Logo 2023

Weiteres Verfahren

Bestellen.

ITOP 1: Whatsapp-Communitys

Ergebnis aus dem ESE-ÖA-AT:
Communitys pro Jahrgang mit einzelnen Gruppen der Studiengänge

Community: Jahrgang 2024/2025

Gruppenbeispiele: International Business 2024/2025 , Medieninformatik 2024/2025 , Betriebswirtschaft 2024/2025 , .... 2024/2025

Im Ankündigungschannel können wichtige Informationen (wie z.B. Probleme mit dem Semesterticket, ...) kommuniziert werden. Auch der Monatsplan sollte parallel zum Newsletter hier verteilt werden.

Jojo: Gibt es Einwände oder Hinweise? Ansonsten wird es zeitnah (vor der ESE) umgesetzt.
Clara: Die Idee finde ich super.
Jojo: Da ich hier keine Einwände höre oder lese oder kenne, wird es schnellstmöglich vor der ESE umgesetzt. Danke für die schöne Zusammenarbeit.

vat@: Beim Darüberlesen habe ich aus "2024/25" "2024/2025" gemacht. (Ansonsten wäre ja nur "2024/5", was untypisch für den StuRa ist.)

ITOP 2: Monatsplan

Jojo: Im Zuge des ATs zur Vorbereitung aller ÖA-Angelegenheiten in der ESE kamen Anny, 11 und ich auf eine schöne Variante der Informationsmitteilung. Bereits bei den Fakultätsfesten hatte ich mich schon für eine Übersicht eingesetzt. Sowie die Semester-Kinoübersicht. Mir persönlich gefiel es sehr, da ich einen geordneten Überblick hatte und dadurch auch auf andere coole Veranstaltungen aufmerksam wurde. Ich kann mir vorstellen, dass es anderen Studis auch so ging oder gehen könnte. 
Außerdem gab es einige Beschwerden, dass die Whatsapp-Gruppen zugespamt wurden.. besonders im Frühjahr/Sommer, wo es pro Woche durchschnittlich 3 Veranstaltungen über mehrere Wochen hinweg gab.
Ich möchte nicht, dass es auch den neuen Erstis wieder so geht und sie uns gar nervig finden. (Das schreckt natürlich Veranstaltungsgäste und mögliche neue StuRa-Mitglieder ab.)
Zudem empfinde ich, es könnte weniger Arbeit für uns - ÖA - werden, da wir nur einmal im Monat eine große Werbung machen und nicht wöchentlich.
Hier hab ich unsere Vorschläge gesammelt, was wir uns so vorstellen könnten und wo der rausgehen sollte:

• Instagram -> Instagram-Post + Text   +   ggf. Reminder-Story
• Discord -> Instagram-Post + Text
• Whatsapp -> Text
• Aufsteller -> Aufsteller-Vorlage
• Monitor -> Monitor-Vorlage

("Vorlage" meint hier wirklich eine schöne Corporate-Design-Vorlage in Canva, wo monatlich nur die Informationen ergänzt werden müssten mit ggf. minimale Anpassungen.)

Jojo: Ich empfinde es als durchaus sinnvoll, dass wir auf Instagram auch einzelne Posts machen können, wenn wir es sinnvoll erachten.
Clara: Die Idee, den Nachrichten-Input auf WhatsApp zu verringern und zu bündeln, finde ich gut, da man oft mitbekommt, dass viele das eher nervt und sie die Nachrichten selten lesen. Da würde das neue Konzept vielleicht besser funktionieren. Einzelne Posts auf Insta würde ich weiter machen, v.a. da man bei Monatsübersichten dann ja doch auch schnell mal wieder Events vergisst und wenn man die nochmal über Insta bewirbt, wäre das schon gut. Außerdem gibt es ja noch so Sachen wie Wahlen, die müssen ja auch weiter gepostet werden. Also kurz um: das Konzept können wir gerne ausprobieren.

Jojo: Ich möchte es heute entscheiden, da ich Kultur schnellmöglich informieren möchte. Neue Referatsleitung bedeutet auch Chance auf Besserung und mögliche Anpassbarkeit des Konzepts. Denn Kultur müsste dann immer spätestens zur Newsletter-Deadline (ca. eine Woche vor Monatsende) alle Veranstaltungen mitteilen. Natürlich auch alle anderen Referate, die Bewerbung benötigen. (Kultur habe ich nur als Beispiel genommen, da die von Veranstaltungen leben.)
Anny: Ja, finde ich gut. 
Clara: Jap, ich finde auch, das klingt nach einem guten Plan.

Vorschlag für ein Pad:  https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/monatsplan/pad
Anny: Gute Idee! Ich mag das Konzept. 
Clara: Ich auch.

X. Weiteres

X.I  Plakate DGB-Jugend

Anny (im Auftrag für Max, der etwas für Soziales möchte): Ich würde es schön finden, wenn wir 3 Plakate (1x A3, 2x A4) und einen Insta-Post als "Werbung für die DGB-Jugend" machen. Die DGB-Jugend unterstützt den StuRa. Ich habe mich bereits an ein Design gesetzt mit Canva Pro, aber komme nicht ganz voran. Ein Entwurf ist da, aber da fehlt noch was. Außerdem antworten sie mir nicht auf die Anfrage der Fotos.
Jojo: Am Sonntag haben wir auf jeden Fall das Thema Design-Entwurf abgehakt. Ich fänd ein Bild von der DGB-Jugend viel attraktiver als ein Bild von Unsplash. Die Werbung ist auch möglich. Wird aber erst im Oktober/November was.

X.I.I Wollen wir Dinge zu Ende bringen? 

Anny: Ich würde gerne die Pinnwände endlich zu Ende bringen und verschönern. Das sieht gerade mega traurig aus. Stu Jr. braucht auch mal ein Shirt... 
Jojo: Ja, beides schöne Projekte. Das Shirt wollte Tina nähen. Das Geld ist beschlossen. 
Anny: @Tina könntest du das mal machen? Wenn nicht, kann man ja mal im StuRa fragen, ob da jemand Möglichkeiten hat?
Jojo: Für Die Pinnwände müsste man sich einfach mal hinsetzen. Ich wäre dabei, aber kann es nicht initial planen, wann wie was. Sagte ich bereits in der letzten Sitzung.
Anny: Das wäre doch eigentlich... ein schönes Projekt für Clara? Das war ja damals dein erstes Arbeitstreffen... 
Clara: Also wenn ich irgendwann mal noch Zeit für irgendwas habe, dann vielleicht.

X.III. Ergebnisse (Erfolge) vom Referat und dem StuRa 2023/2024

vat@: Es sollte sichtbar gemacht werden was der StuRa 2023/2024 "geleistet" hat.
vat@: Einerseits kann das auf das Referat (Öffentlichkeitsarbeit) bezogen sein.
vat@: Andererseits wäre auch nice, wenn das für den gesamten StuRa aufgezeigt werden könnte.
Anny: Wie genau meinst du das jetzt? Anny ist verwirrt. 
Jojo: Also halt wie eine Jahreszusammenfassung, nur halt von der Legislatur.
Anny: Achso. Der zweite Satz war verwirrend. 
Jojo: Ja, wenn wir den außer Acht lassen, ist es ein schönes Projekt. Fühlt sich hier jemand berufen?
Anny: Ich würde es Ende des Jahres machen.
Jojo: Also bleiben wir beim aktuellen Plan.

Z. Nächste Sitzung

Nächste ÖA-Sitzung:  xx. xx.xx.24 - xx Uhr  -->  1. oder 2. Oktoberwoche

Sitzungsende: 17.28 Uhr