How to ÖA

Informationen und Anleitungen für Aktive zum Umgang mit Öffentlichkeitsarbeit im StuRa

How to...

… Öffentlichkeitsarbeit

Diese Anleitung soll Aktiven den Umgang mit der Öffentlichkeitsarbeit des StuRa HTW Dresden  näher bringen, die Umsetzung erleichtern und Hilfestellung geben. Generell gilt: Das Referat Öffentlichkeitsarbeit des StuRa (im Folgenden als ÖA bezeichnet) dient als Anlaufstelle bei Fragen und Anliegen. Dennoch soll diese Broschüre im Vorfeld gelesen und die Informationen berücksichtigt werden.

Als Erstes soll die, eventuell im Raum stehende Frage: „Was habe ich als Mitglied im Referat, Ausschuss, Bereich XY denn mit ÖA zu tun“ geklärt werden.
Der StuRa und all seine Veranstaltungen lebt von der Öffentlichkeitsarbeit und einer aktiven Außenwirkung. Eine Veranstaltung kann großartig organisiert und geplant sein, wenn die Gäste ausbleiben, ist Enttäuschung vorprogrammiert.
Um dies zu vermeiden hat der StuRa verschiedene Möglichkeiten Studierende und externe Besucher*innen zu erreichen, welche das sind und was jeweils zu beachten ist wird nun erläutert:

Plakate, Flyer/Handzettel

Um Veranstaltungen zu bewerben bieten sich Plakate und Flyer natürlich an. Folgendes ist für die Erstellung dieser unbedingt einzuhalten:

  • Name der Veranstaltungen
  • Ort der Veranstaltung (Raumnummer, ggf. genaue Adresse)
  • Datum und Beginn (eventuell Ende) der Veranstaltung
  • Eintrittspreise (ggf. Vergünstigungen ausweisen)
  • Vorverkaufsdaten (sofern vorhanden)
  • StuRa – Logo
  • Name von mitwirkenden Künstler*innen
  • Logo von Kooperationspartner*innen und ggf. Sponsor*innen
  • www.stura.htw-dresden.de

Zusätzlich können weitere Informationen wie E-Mail Adressen und Telefonnummern für Rückfragen, das Programm oder Auszüge aus diesem, oder ähnliches abgedruckt werden.


Nicht auf die Druckerzeugnisse dürfen:

  • Rechtschreib-, Tipp-, oder Grammatikfehler (!)
  • Generisches Maskulinum!
  • Falsche Daten
  • Bilder ohne die benötigten Rechte
  • Zu viel Input
  • Falsche, veraltete oder ohne Zustimmung abgewandelte Logos

Wo dürfen Plakate innerhalb der HTW aufgehangen werden?

  • Im Schaukasten vor der Z123
  • an den Plakatwänden vor der Z107
  • an den Plakatwänden vor dem Audimax

Plakate sollten rechtzeitig in Druck gegeben und aufgehangen werden.

StuRa – Monitor
Der Monitor im Foyer der HTW Dresden kann zur Veranstaltungsankündigung verwendet werden.
Für den Monitor eignen sich folgende Formate:

  1. Bild mit Laufschrift (.jpeg, .png, ... ) 1920x960 px 72ppi + eine Laufschrift unten oder oben mit max. 35 Zeichen (z.B. eine URI, ugs. "Link")
  2. Ein Bild (.jpeg, .png, ... ) 1920x1080 px 72ppi

Sendet das Bild im angegebenen Format bitte an monitor@stura.htw-dresden.de
Der Monitor wird jeden Freitagabend aktualisiert, Informationen sollen im Regelfall bis Donnerstag, 16.00 Uhr eingehen.


Homepage des StuRa

Veranstaltungen, die der StuRa (mit-)organisiert sollten immer auf der Homepage des StuRa als Termin veröffentlicht werden. Die Termine sind im passenden Bereich im Reiter „Termine“ anzulegen und „zur Veröffentlichung“ einzureichen. Hier kann ebenfalls ein Bild, z.B. das Plakat veröffentlicht werden. Bei Fragen zur Homepage sollten die Schulungsunterlagen gelesen werden. Bei Problemen und detailierteren Fragen kann ÖA gerne unterstützen. Termine sollten so bald beschlossen oder bekannt auf der Homepage veröffentlicht werden.

Es bietet sich ebenfalls an für Veranstaltungen und größere Aktionen Nachrichten für die Homepage zu verfassen. Hierbei kann ÖA euch gerne unterstützen, dafür sendet bitte die relevanten Daten per E-Mail an

pr@stura.htw-dresden.de


Presseverteiler
Die Nachrichten können ebenfalls über den Presseverteiler an lokale und überregionale Zeitschriften gesendet werden.
Sprecht diesbezüglich bitte ebenfalls ÖA an und übernehmt das nur nach Absprache mit ÖA in Eigenregie.
Nachrichten für Homepage und Presseverteiler bedürfen mindestens einer Woche Vorlauf. Rechtzeitige Informationen an ÖA sind notwendig.
Generell sollten derartige Informationen so bald wie möglich an ÖA kommuniziert werden.


Facebook
Der StuRa betreibt einen Facebook Account. Dieser ist zwangsläufig für alle Veranstaltungen und Postings zu nutzen. Es dürfen keine Veranstaltungen des StuRa über private Konten veröffentlicht werden!

Bitte sendet auch hier eine E-Mail mit den relevanten Daten und ggf. dem Bild an facebook@stura.htw-dresden.de
Postings können kurzfristig verfasst werden, Richtwert sollte ein Tag Vorlauf sein.
Veranstaltungen sollten drei Wochen im Voraus angekündigt und auch in Facebook veröffentlicht werden.


Mailverteiler / Newsletter
Der StuRa kann alle Studierenden via E-Mail erreichen. Da Informationen gebündelt versendet werden sollen, wird es (vorerst) einmal pro Monat einen Newsletter des StuRa geben.
Versand am 15. jeden Monats.
Es können sowohl kommende Veranstaltungen als auch Rückblicke und allgemeine Infotops eingereicht und versendet werden.
Folgende Infos müssen bis zum 13. des Monats per E-Mail an oea@stura.htw-dresden.de gesendet werden.

  • Was? (genaue Veranstaltungsbezeichnung)
  • Wann?
  • Wo? (Raumbezeichnung oder genaue Adresse)
  • Wer? (Veranstaltende, ggf. Kooperationen)
  • Eintritt (Bitte auch eventuelle VVK Preise oder Studipreise angeben)
  • Sonstige Informationen



Generell gilt:
Damit eine positive Außenwirkung und funktionierende Öffentlichkeitsarbeit gewährleistet werden kann, ist es relevant, dass alle Informationen rechtzeitig (!) beim Referat Öffentlichkeitsarbeit eingereicht werden. Interne Kommunikation und guter Informationsfluss sind das A und Ö der Arbeit des Referates und des StuRa im Allgemeinen.
Das Referat Öffentlichkeitsarbeit erreicht ihr per E-Mail an
oea@stura.htw-dresden.de
und im Raum A108 im StuRa Andreas-Schubert-Bau.

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