1. Sitzung Referat Finanzen 2025/2026

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/sitzungen/2025-2026/1

Datum: 30.09.2025
Beginn: 14:13 Uhr
Ende: 15:30 Uhr

Anwesende
Katharina Kiene 
Alea Klöden 
Linda Müller 
James Rankl 
Paul Riegel

Personalia

Top 1. Bestellung Mitglieder Referat Finanzen

Der StuRa möge beschließen, dass

• Alea Klöden
• Linda Müller

Mitglieder im Referat Finanzen werden 
Referatsleitung: Zustimmung!

Top 2. Bestellung der stellvertretenden Referatsleitung

Der StuRa möge beschließen, dass 

• Alea Klöden 

stellvertretende Referatsleitung des Referates Finanzen wird.
Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 3. Bestellungen Bereichsleitungen 

TOP 3.1 Bestellung Bereichsleitung Mittelverwendung

Der StuRa möge beschließen

• Katharina Kiene

als Bereichsleitung Mittelverwendung des Referates Finanzen 2025/2026 zu bestellen
Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 3.2 Bestellung Bereichsleitung Finanzprüfung

Der StuRa möge beschließen

• Katharina Kiene

als Bereichsleitung Finanzprüfung des Referates Finanzen 2025/2026 zu bestellen
Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 3.3 Bestellung Bereichsleitung Förderverein

Der StuRa möge beschließen

• Johann Boxberger

als Bereichsleitung Förderverein des Referates Finanzen 2025/2026 zu bestellen.
Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 3.4 Bereichsleitung Buchhaltung

Der StuRa möge beschließen

• Linda Müller

als Bereichsleitung Buchhaltung des Referates Finanzen 2025/2026 zu bestellen
Referatsleitung: Zustimmung!

Wichtig

Tino: Bitte Prioritäten in den tausend Themen setzen :) 
Wie ist der Stand des Jahresabschluss? Prozentual gesehen bzw. bis wann kann damit gerechnet werden, dass es endlich durch ist? Wenn mich nicht alles täuscht geht es noch um 2022, wie sieht es mit 2023 aus?
Linda: 22 ist jetzt eigentlich alles beantwortet.
James: dann schreiben wir den Status noch mit unten hin und müssen das dann Zentral wo man es nachschauen kann hinterlegen.

ITOP 1. Veröffentlichung Haushaltsordnung der Studentinnenschaft 2025

vat@

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/fin/ho/2025/haushaltsordnung-der-studentinnenschaft-vom-3-juni-2025
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/fin/ho/
olligathor@: Wir veröffentlichen das und dann müssen wir das ja noch dem Rektor vorlegen. Was genau müssen wir da noch machen? Wahrscheinlich ein Schreiben aufsetzen oder?

vat@: Fragen?

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ordnungen/ordnungen ; https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/struk/kenntnisnahme-ordnungen ; …
Linda: wurde die wirklich am 29.07. vorgelegt?

ITOP 2. (Antrag) 1. Nachtrag Haushalt 2025

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/fin/ho/2025/haushaltsordnung-der-studentinnenschaft-vom-29-juli-2025/feststellung-1-nachtrag-haushalt-2025
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/fin/ho/2025/haushaltsordnung-der-studentinnenschaft-vom-29-juli-2025

vat@: Sitzung fin@?!?
Kathi: erfolgreiche Prokrastination, es tut uns leid aber vielen lieben dank.

ITOP 3. Verbesserung der Vorlage Antrag (mit Verwendung von finanziellen Mitteln)

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/abv/antraege/vorlage-antrag-sache

ITOP 4. Vorlage Quittung für den Kittelverkauf

olligathor@: Wir von Verwaltung@ inbesondere von service@ brauchen immer noch die Mustervorlage von der Quittung die das Referat Finanzen haben möchte, denn Peter wird spätestens bei der ESE Kittel verkaufen und da wird sehr viel Spenden Quittungen austellen müssen und die dann später abheften müssen und dazu bräuchten wir die Quittung Vorlage, wie sich das Referat Finanzen die vor stellt.
Kathi: ich habe ein Bild von der Quittung an verwaltung@ geschickt. Ich hoffe, das passt so. 
olligathor@: Danke :)

ITOP 5. Aktualisierung How to Paypal Konto

olligathor@: Man müsste mal Dringend die Aktualisierung vornehmen vom How to Paypal Konto, weil wie es aktuell läuft ist hier ganz sicher nicht eingetragen. Auch das mit Bezahlung wollte man eigentlich bei der Hochschule anfragen ob das gehen würde bzw. warum nicht.
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/konto/paypal/how-to/how-to-konto-paypal
Dazu gibt es witzigerweise auch ein uraltes Ticket dazu...
https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1410

Das muss bitte ordentlich geregelt werden und von mir aus Weißt als Leitung Referat Finanzen, das James hin das er das im Sinne seiner Stelle machen soll. Nur um mal ein Beispiel zu nennen wer das übernehmen könnte.
James darf sich kümmern, dass der StuRa ein Gesamtgeschäftskonto hat oder Herr Rankl dort hinterlegt ist. 

ITOP 6. Änderung in der Finanzordnung zum Thema Reisekosten

olligathor@: Ich werde ziemlich bald einen Antrag einreichen zu Änderung der Reisekosten in der Finanzordnung, enn Übernachtungkosten mit 40€ Pro Person pro Nacht ist mittlerweile einfach zu wenig. Denn zum vergleich steht in der sächsichen Reisekostenverodnung 80€ pro Person pro Nacht drin. Ob wir direkt auf 80 € gehen sollten bin ich mir unsicher, das sollten wir nochmal in einer Sitzung vom Ausschuss Finanzielles besprechen.
Linda: so viele Mehrkosten wird das nicht verursachen und für 40€ wird das zur heutigen Zeit schwer, was zu finden. Wir hatten in einigen Anträgen da schonmal Diskussionen geführt. Antrag schreiben und zum Ausschuss Finanzielles.

ITOP 7. Klärung der Verhältnisse zu Lastschrift

olligathor@: Die FO regelt, dass nur in Ausnahmefällen (und selbstverständlich mit Zustimmung vom Referat Finanzen) Lastschrift zur Anwendung kommen kann.

Aber es gibt eine Vielzahl von "Mandaten".

Aktuell gibt es keine gesammelte Übersicht welche Mandate das sind. Ich verweise hier auf das Ticket von Paul, welches erstellt hatte. Diese Aufgabe könnte meiner Meinung nach auch gut der Sachbearbeitung Finanzen und Assitenz der Verwaltung gegeben werden, weil Sie durch die Buchhaltung da aktuell meiner Meinung nach den besten Überblick hat. Wo das vermerkt werden soll, das soll die Leitung vom Referat Finanzen meiner Meinung nach entscheiden. 

https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/2272
Kathi: wir würden das auf der Cloud hochladen, sobald wir das angehen. 

ITOP 8. Entroßbergung bei Thema Selgros abgeschlossen?

olligathor@: Ist das Thema mittlerweile abgeschlossen? Und wenn ja wo findet man die neue Selgros Karte? 
https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1748
Das Ticket würde seit 6 Monaten nicht mehr angerührt. 
James: Ist noch nicht angegengen wurden.
vat@: Aufgrund von Gesichtsausdruck und Namen würde ich da Herr Rankl vorschlagen.

ITOP 9. Zeichnungsberechtigung bei Sparkasse ändern durch neue Leitung Referat Finanzen

olligathor@: Bitte das Thema hier schnell angehen, weil die Sparkasse Arbeitsmühle nur sehr langsam arbeitet und sich sonst das Thema wieder ewig zieht. 
Kathi: Wir werden wahrscheinlich einen neuen Antrag für Alea stellen
Linda und Alea müssen dafür gewählt werden. 

ITOP 10. neues Konto als Kundin StuRa bei REWE (Stefan Lamke oHG)

olligathor@: Würde da mitterlweile schon mehr herausgefunden, ob wir nun Kunde dort sind und ein Konto haben oder nicht
https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1688
Kathi findet es heraus. 

ITOP 11. Vorlage Unterschriftenprobe aktualisieren

olligathor@: Es wäre echt mal wichtig das Formulat der Unterschriftenprobe zu aktualisieren, weil das aktuelle Formular an manchen Stellen super sinnlos ist.

ITOP 12. Wer holt in Zukunft beim Referat Finanzen die Unterschriftenproben ein?

olligathor@: Für mich gehört die Aufgabe einholen von Unterschriftenproben meiner Meinung nach zum Referat Finanzen daher meine Frage wer holt die in Zukunft ein und wo wird vermerkt ob eine da ist?

ITOP 13. Wo steht der Stand der Jahresabschlüsse?

olligathor@: Könnte bitte irgendwo vermerkt werden, was der Stand der Jahresabschlüsse ist? Meiner Meinung nach wäre es am einfachsten im Ticketsystem, weil die nachfolgenden Personen es am leichtesten nachvollziehen können. Auf der Website verschwinden Sachen nämlich ganz schnell, wenn man nicht weiß, wo was abgelegt worden ist. Wenn man dann sucht, sucht man sich einen Wolf. 

Aktueller Stand:

2021: ist komplett abgegeben, Bericht der Wirtschaftsprüfung und Innenrevision liegt uns noch nicht vor. 

2022: ist alles beantwortet gegenüber der Wirtschftsprüfung. Bericht der Wirtschaftsprüfung liegt noch nicht vor.

2023: ist noch in bearbeitung. Bericht muss geschrieben werden.

2024: wurde noch nicht angefangen. 

vat@: Da es aktuell keine Übersicht gab und ich das "zwangsläufig" erarbeiten musste (um einen Überblick zu haben): https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/hapla/haushaltsplaene/how-to/how-to-entlastung-verantwortlichkeit-haushaltsplan

Jahresabschluss E-Mail von Eureos

Sehr geehrte Damen und Herren,
 
vergeblich wird seit November des letzten Jahres (2024) versucht, die Prüfung des StuRa der HTW Dresden abzuschließen.
Wenn Herr Rosenbaum wie auch Frau Müller nicht mehr meine Ansprechpartner sind, so nennen Sie mir bitte einen weiteren/neuen Ansprechpartner um die Prüfung endlich beenden zu können.
 
Bitte teilen Sie mir darüber hinaus den Umsetzungsstand aus den Feststellungen der Vorjahre mit:
 
Bearbeitungsstand der Feststellungen aus Vorjahren 

• Bücherverzeichnis bei Kauf von Literatur 
  • ist in Arbeit
• Erlass einer Kassenordnung oder vergleichbaren Regelungsdokumentes zum Umgang mit Bargeldkassen 
  • Anfrage an StuRa TUD erfolgt mit Bitte um Zusendung des aktuellen Dokumentes 
• Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Beachvolleyballplätze 
  • Erstellung der regelnden Dokumente (Betriebs- und Nutzungskonzept, Nutzungsregeln, Beachplatzverordnung) ist in Arbeit mit Unterstützung durch Frau Thiele
  • in Rahmen dessen wird voraussichtlich auch Prüfung erfolgen
• Ticket- und (zukünftiger) Webshop bei Hochschule zur Prüfung vorlegen 
  • warten, ob Inhalt der Auflagen des Bescheides der Innenrevision wird
• Corona-Nothilfe-Fonds 
  • Abwicklung ist in Arbeit, Beschluss zur Auflösung erfolgt in Kürze
  • fehlende Dokumente konnten auch nach mehrfacher Nachforschung nicht im Original beschafft werden
• Belehrung zu Datenschutz auf Formularen ergänzen 
  • ist in Arbeit

olligathor@: Wenn die uns schon oft angeschrieben haben, dann sollten wir denn zumindest auch mal antworten. 
Kathi: Stimmt. Haben wir.

ITOP 14. Finanzierung drittes Feld Beachplatz?

olligathor@; Gibt es dazu irgendwie einen neuen Stand? Wie genau das jetzt laufen soll bzw. was die nächsten Schritte sind? 
Linda: letzter Stand = entweder die zahlen uns Geld im voraus und dürfen dann so und so lange bespielen oder sponsoringvertrag, zweiteres ist nicht gut und dann wurde es liegen gelassden
Linda: wir fragen bei Sport noch einmal nach

ITOP 15. Handreichung Kassen wo niederschreiben?

olligathor@: Aktuell ist mir nur bekannt das diese Handreichung Kassen Handhabung nirgends drinnen steht außer in einem Pad und as ist doof. Daher die Frage wo soll das nieder geschrieben werden? 

https://pad.systemli.org/p/Handreichung_Kassen-keep
Als Anlage bei How to Verwaltung Kassen, inkl. Formular Ausgabe von Kassen 

ITOP 16. zentrale Getränkeverwaltung

olligathor@: Können wir uns da nochmal Treffen, weil es gab ja doch noch einige Fragen dazu und mir ist immer noch klar was das Problem ist das wir Getränke nicht für eine andere Veranstaltung nutzen können, die wir schon zum Beispiel für die Fakultätsfeste angeschafft hatten. 
olligathor@: Müssen wir das dann zählen und umbuchen auf die nächste Veranstaltung oder was muss da getan werden? 
Hier nochmal der Entwurf von dem Konzept von damals. 
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/sitzungen/2024-2025/2-at/entwurf-konzept

ITOP 17. Abrechnung Fakultätsfeste 2025

olligathor@: Wie ist hier eigentlich der aktuelle Stand?

James:

Bau: Abrechnung abgeschlossen, Reste noch nicht verwertet,
noch nicht abgelaufen, keine würste mehr, mit Personal reden, bei Rekru-Antrag fragen ob das verwertet werden kann,
Liste: 

ET: Abrechnung noch offen, eine Rechnung (Beleg) von Metro liegt seit Wochen bei Finanzen. Keiner weis was damit passieren soll.
Kathi: ich frag mal bei Robert/Josef nach wer die Person mit Firma ist und dann frag ich den ob er sein Geld sehen möchte.

IM: Abrechnung abgeschlossen,

Maifeier: Abrechung abgeschlossen,

Maschbau: Abrechung abgeschlossen,

WiWi: Abrechung abgeschlossen

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/inventar/lager/bestand

ITOP 18. Aufstellung Haushalt 2026

von vat@ (assi@)

vat@: Wann geht es da wie los?
vat@: Es gibt ja einen Entwurf für einen Termin https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/hapla/sitzungen/2026/erstellung-hapla-2026 .
vat@: Im Übrigen sollte aus meiner Sicht dazu übergeganegen werden, dass die Termine zu dem Haushalt einfach auch in dem jeweiligen Haushalt abgelegt werden.  https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/hapla/haushaltsplaene/haushalt-2026/erstellung
vat@: Ich glaube die Begrifflichkeit Aufstellung oder die Begrifflichkeit Erarbeitung erscheint mir passender, als die Begrifflichkeit Erstellung. (Ich habe fast den Eindruck, dass da irgendwie aus den beiden möglichen (besseren) Begriffen ein Begriff zusammengeworfen wurde. Das ist auch schon länger so, denke ich. Aber es könnte ja für 2026 besonders richtig gemacht werden.)
Linda: wir haben heute angefangen, den HaPla vorzubereiten, bis Montag sollten die Voranschläge bei uns sein (da frage ich noch mal nach), den Nachtrag fangen wir an, sobald James uns das Go gibt

ITOP 19. Kontoinhaber Sparkasse StuRa Konto

james@: aktuell ist Hannes noch Kontoinhaber. Das müssen wir dringend ändern!
Wir haben aktuell ein Vereinskonto, weil das bei Überweisungen und Kontoführungsgebühren billiger für uns ist. Wie müssen mal nachfragen, ob das ein gewählter Vorstand sein muss oder ob das auch jemand anderes sein kann. James darf mal anrufen und nachfragen. Danach falls jemand außerhalb des Vorstandes sein darf, darf sich Kathi dann kümmern.

W. Weiteres

W.I Nutzung vom Ticket System

olligathor@: Können wir nicht einfach das Ticketsystem nutzen, weil da kann dann jeder den Status der aktuellen Aufgaben sehen und man muss sich nicht das zusammen suchen auf der Website durch verschiedene Protokolle. Ich weiß das ist nervig aber glaube das wäre Nachhaltig gesehen am besten.  
olligathor@: Im Sinne von Angestellten zum Beispiel nutzt es die Zuständigkeit Mittelverwendung eh schon und das befinde ich als sehr gut.

W.II. VAT hat Getränke "entsorgt"

vat@: fyi: