Datum: 06.01.2025
Sitzungsbeginn: 16:07 Uhr
Sitzungsende: 17:13 Uhr

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Linda Müller

anwesende Mitglieder und Angestellte

• Linda Müller (Referatsleitung, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2024 und 2025)
• Katharina Kiene (Stellvertretende Referatsleitung; Kathi)
• Robert Schneider (Bereichsleitung Finanzprüfung, Mittelverwendung)
• Anna Abe (Mitglied Referat Finanzen "Wareneingangskontrolle"; Anny)
• Josephin Korth (Mitglied Referat Finanzen; Josi)
• Stephan Rankl (Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung; James)
• Mathis Blümel (Angestellter Mittelverwendung)
• Magdalena Rother (Angestellte Assistenz Verantwortlichkeit Haushaltsplan und Finanzprüfung)

weitere Anwesende

• Oliver-Michael Fischer (olligathor@)
• Paul Riegel (vat@) ab 16:45 Uhr anwesend

0. Berichte und Absprachen im Dezember

• Absage Jingle Beats
  • Kultur kam auf Referatsleitung Finanzen zu und teilte mit, dass bisher nur sehr wenige Tickets verkauft wurden und die Veranstaltung abgesagt wird. 
  • Was tun mit den verkauften Tickets? Absprache zwischen Sachbearbeitung Finanzen und Referatsleitung Finanzen: Entweder werden die Tickets für eine andere Veranstaltung genutzt oder die Studenten müssen einen Antrag stellen --> Kultur hat Variante 1 gewählt und per WhatsApp bekannt gegeben
  • Was sind bisher für Kosten entstanden? Nur PayPal-Gebühren beim Kauf der Karten, keine Kosten für Location etc.
    
    Frage:
    Wollte unser ehemaliges Mitglied Emily Scheil nicht den Leuten noch direkt schreiben wegen den Tickets, weil das anscheinend nicht alle mitbekommen haben. Ist dies bereits geschehen ?
    Linda: Guter Einwand. Da muss Referat Kultur gefragt werden, ob das inzwischen passiert ist, mir ist leider nichts dazu bekannt. 
    Linda: Ich habe die angehende Referatsleitung Kultur (Christopher) vor der Sitzung darauf angesprochen. Emily hatte das noch nicht gemacht, er kümmert sich.

TOP 1. Bestellung stellvertretende Referatsleitung

Der StuRa möge beschließen 

• Katharina Kiene

als stellvertretende Referatsleitung zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung.

Linda: Kathi ist jemand, der wirklich Interesse und Motivation zeigt und auch viele (kluge) Fragen stellt. Ich halte Sie für bestens geeignet die Stellvertretung und irgendwann sogar die Referatsleitung zu übernehmen.
olligathor@: Bitte dann gleich die Unterschriftenprobe ausfüllen lassen.
vat@: Was muss sonst noch gemacht werden?
Linda: Ich würde gerne Kathi als 3. Zeichnungsberechtigte haben. Das heißt, sie würde Robert ablösen und wir müssen heute noch einen Antrag fürs nächste Plenum stellen. 

TOP 2. Bestellung Mitglieder

Der StuRa möge beschließen 

• Mathis Blümel

als Mitglied des Referates Finanzen zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung.

ITOP I. Stand aktuelle Aufgaben des Referates Finanzen

Linda: Ich möchte zu Beginn gerne wieder die aktuellen Aufgaben auflisten und was zu tun ist:

Übersicht Aufgaben/Projekte - Entwurf auf eigener Seite (Linda) angefangen
Linda: Shame on me, bin noch nicht fertig (Jahresabschluss, HaPla usw.) ... Mach das aber diese Woche fertig.

Selgros
Linda: Ich habe bei Selgros angerufen. Die Damen am Telefon haben gesagt, dass es nicht möglich ist, eine Karte auf den StuRa auszustellen. Die müssen immer personengebunden sein. 
Gründe:

• bei mehreren Einkäufern muss genau nachverfolgbar sein, wer welchen Einkauf getätigt hat (weil es mehrere Bezahlmöglichkeiten gibt)
• wenn eine Karte verloren geht, könnten sonst fremde Personen damit einkaufen gehen

Sie stellen auf jeden Fall keine allgemeinen Karten aus. Wir können aber einfach per Schreiben mitteilen, wenn jemand ausgetreten ist. Dann wird die Person aus dem Register gelöscht. Oder wenn eine neue Karte benötigt wird, kann die Person mit einem Schreiben vom StuRa bei Selgros auftauchen und sich vor Ort eine neue Karte ausstellen lassen.
Kathi: Metro stellt auch keine Kundenkarten an den StuRa aus, sondern Personen- oder Vereinsgebunden. 
Linda: Vielleicht könnte man dann die Karte inkl. Berechtigung beim Referat Finanzen mit Unterschrift des Präsidiums abholen und dann damit einkaufen gehen.

Zeichnungsberechtigung - Termin mit Sparkasse vereinbaren
Linda: Kathi muss dazu erst noch im Plenum gewählt werden, gleich danach würde ich gerne zur Sparkasse gehen und das erledigen. James, kannst du dann bitte dort anrufen und einen Termin vereinbaren?
Sehe ich das richtig, dass Robert nicht extra zurücktreten muss?

Jahresabschlüsse

- Jahresabschluss 21 - Rechnung und Prüfbericht
Linda: Den Prüfbericht haben wir vom Kanzler noch nicht erhalten, dafür hat eureos aber die Rechnung an den Kanzler gesendet (und an uns in cc). 

- Jahresabschluss 22 - Unterlagen
Linda: Den Jahresabschlussbericht haben James und ich geschrieben. Maurice hat ein paar Sachen angemerkt, die wir überarbeitet haben, ansonsten kamen keine Mails dazu rein. Im nächsten Plenum wird der dann veröffentlicht und wir stellen den JA-Bericht dem Wirtschaftsprüfer vorab zur Verfügung (mit entsprechendem Hinweis, dass der noch nicht durchs Plenum gegangen ist). 
Ansonsten haben wir die meisten Unterlagen bereit und laden sie in die entsprechende Cloud von eureos. 

- Jahresabschluss 23 - Jahresabschlussbericht
Linda: Die nächste Prüfung kommt bestimmt, den Bericht will ich demnächst auch abhaken können. Im März setzen James, Kathi und ich uns ran und erledigen das.
Ich hab noch keine Infos bekommen, wer den 23er prüfen wird.

zentrale Getränkeverwaltung - wie ist der Stand?

Ausschnitt aus 5. Sitzung Referat Finanzen vom 02.12.2024:
Mathis: Wenn wir Getränke kaufen, wie handhaben wir die übrig gebliebenen Posten? Auch auf die Buchhaltung bezogen.
James: Aktuelles Beispiel: ASHH - hat zu viele Getränke gebucht und alles, inkl. dem was als Restbestand übrig bleiben wird, auch auf deren Posten gebucht. 
Linda: Anderes Beispiel, die ESE, wie wird es da gehandhabt?
Mathis: Bei der ESE haben wir die Restbestände für die LuIse und das Skattunier verbraucht. Wie machen wir es da? 
vat@: Egal, wir erstellen einen Entwurf und sprechen anschließend darüber.
Kathi: was ist denn jetzt mit den für die ESE passiert? 
James: genau wie bei der ASHH, das wurde auf die ESE gebucht und keiner weiß, was mit den Restbeständen passiert ist.
Linda: Wäre ein AT dann jetzt nicht sinnvoller? Also dann machen wir jetzt noch ein AT speziell für das Thema. 
vat@: Mathis und ich schauen uns das Konzept an, machen uns Notizen und bei der kommenden Sitzung Finanzen vorstellen. 

Linda: Konntet ihr euch das schon anschauen?
Mathis: Noch nicht, machen wir noch. Wäre cool, wenn James dann dabei ist.

Rechenschaftsbericht - bitte schreibt eure Stunden auf
Linda: Der Ausschuss Personelles möchte, dass wir in Zukunft detaillierter aufschreiben, wer wieviel gemacht hat. Bitte sendet mir eure Stunden bis zum 12.01. zu, dann stell ich den Bericht zusammen. 

ITOP II. Umsatzsteuer-ID für den StuRa

- wird nicht öffentlich behandelt -

ITOP III. Bezahlung per PayPal möglich?

vat@

mittelverwendung@ (matmel@ als Zuständigkeit Mittelverwendung): Für das How to Mittelverwendung stellte sich die Frage, ob der StuRa per PayPal bezahlen kann.
vat@ (als Weisung Zuständigkeit Mittelverwendung): Was wäre bei einer Bestellung der Ablauf, insbesondere auch für die Zuständigkeit Mittelverwendung?
vat@ (als Weisung Zuständigkeit Mittelverwendung): Im Übrigen muss das nicht sofort geklärt werden. Eine Klärung wäre nur nett, da wir uns vermutlich - mindestens für die Arbeit der Zuständigkeit Mittelverwendung - Aufwand ersparen können.
Linda: Wir hatten das Thema in der Vergangenheit schon ab und zu mal kurz angeschnitten, aktuell ist es nicht möglich, per PayPal zu bezahlen. Wir können auch kein Geld, welches wir per PayPal erhalten haben, auf demselben Weg zurückzahlen (es muss in solchen Fällen immer ein Antrag gestellt werden). Stand heute kann nur eingezahlt werden. Hatte aber bis heute noch nicht die Zeit, mich damit tiefer auseinanderzusetzen.

ITOP IV. Schaffung und Durchsetzung vom Grundsatz "Alle Bestellungen erfolgen durch das Referat Finanzen!"

vat@ (assi@)

vat@ (assi@) : Ich habe "am Rande" mitbekommen wie das mit dem Druck von Plakaten & Co läuft. (Es ging da um die Zuordnung (von Rechnungen) zu Beschlüssen).
vat@ (assi@) : Für 2025 soll klar kommuniziert werden: Alle Bestellungen (Einkäufe) sind durch das Referat Finanzen auszulösen. (In Absprache - die im Übrigen textlich festzuhalten wäre, etwa bei einer Sitzung vom Bereich Mittelverwendung, in der Aufgabenverwaltung, als Mail oder sonstwie - mit dem Referat Finanzen können auch andere Stelle im StuRa zum Einkauf beauftragt werden.)
Linda: Ich hatte schonmal mit der ehemaligen Referatsleitung Kultur (Emily Scheil) ein ähnliches Gespräch zu diesem Thema und wollte mich sowieso mit der Firma, die die Plakate druckt, auseinandersetzen. Damit zukünftig die Plakate auf den Rechnungen entsprechend ausgewiesen werden. Ich werde morgen im RK noch einmal darauf hinweisen, dass alle Bestellungen generell immer über Finanzen laufen sollen. 
Wir können auch Plakate gerne übernehmen, wenn uns die Plakate bis 2 Wochen vor Veranstaltung zugesendet wurden. Laut ÖA passiert da sehr viel kurzfristig, das würde ich gerne vermeiden.
Kathi: Nach der Prüfungsphase nochmal anschauen und Leitfaden/how to/meinungsbild etc. ausarbeiten/schreiben

ITOP V. Verwaltung will Geldkassetten ohne Schlüssel entsorgen

verwaltung@ (olligathor@)

olligathor@: Wir von Verwaltung haben die die A004 aufgeräumt und in dem blauen Regal was mittlerweile in der A005 steht waren einige Kassen drauf gestanden die ohne Schlüssel sind nach längerer Zeit bei der Sie in der A108 im Regal und oben drauf standen hat sich Verwaltung@ dafür entschieden diese zu entsorgen, weil Sie ohne Schlüssel nutzlos sind und wollten sich noch die Bestätigt vom Referat Finanzen abholen. 
Solltet Ihr weiteren Bedarf an Geldkassetten haben, dann meldet das gerne an verwaltung@ dann wird der Beschluss gefasst und an Mittelverwendung eine E-Mail geschrieben wegen Bestellung. 
Linda: Also ganz grundsätzlich ist das natürlich nicht schön, dass wir (intakte) Kassetten wegwerfen, nur weil der Schlüssel verramscht wurde. Aber haben wir eine Verwendung für Kassetten ohne Schlüssel? Aufheben macht keinen Sinn, wenn wir die eh nicht mehr benutzen. Das nimmt dann wieder nur Platz weg. Es gibt natürlich eine große Kiste mit sehr vielen Schlüsseln drin, die aus irgendwelchen Gründen übrig geblieben sind. Wir haben aber keine Zeit zu prüfen, ob davon welche in die Kassetten passen (wer will, kann sich das gerne antun).
Eine Bitte für die Zukunft hätte ich. Es ist wirklich toll, dass sich jemand darum kümmert. Aber ich glaube dass das Ganze  entspannter laufen würde, wenn wir im Vorfeld darüber sprechen und das danach erst in die Tat umsetzen.
olligathor@: Viele der Kassen stammen aus FSR Zeiten, das heißt auch in dieser Zeit sind vielleicht schon die Schlüssel verloren gegangen. 
Linda: Ich gehe mal nicht davon aus, dass wir die Schlüssel noch finden. Wäre dafür, dass wir die Kassetten dann entsorgen (schade).
Magda würde sich bereit erklären mal durch die Kisten durchzuschauen und Schlüssel zu Kassetten zuzuordnen, bevor irgendwas weggeworfen wird.

ITOP VI. Anfragen vom Referat Sport zum Beachplatz

Linda: Die Referatsleitung Sport (Hannes Günther) ist auf mich zugekommen und hat zwei Anfragen zum Beachplatz gestellt:

1. Gebühren für externe Benutzer 
Es stand die Frage im Raum, ob für externe Gruppen eine Gebühr (5€) erhoben werden darf/soll. 2024 gab es 200 Buchungen von Externen, also könnte man Einnahmen von 1.000 € erzielen.
Pro: Man könnte damit die Betreibung des Beachplatzes finanzieren.
Con: Im schlimmsten Fall rutschen wir in die Umsatzsteuer
Wenn das umgesetzt wird, müsste man außerdem eine Gebührenordnung erstellen. 
Linda: wir müssen und werden uns mal in Ruhe zusammensetzen, recherchieren und es muss dann durch Plenum gehen. Rechtsberatung dazu ziehen wäre eine weitere Idee. Ich schicke heute eine email an Hannes, dass er das erst einmal durchs Plenum und/oder Ausschuss finanzielles gehen sollte. Wir werden erst Ende Februar/Anfang März eine Aussage dazu tätigen. 

2. Sponsoringvertrag
Referat Sport möchte ein drittes Feld für den Beachplatz schaffen. Finanziert werden soll das aber über Sponsoring. Die Referatsleitung Sport möchte nun wissen, was in die Verträge rein soll.
Das finde ich tatsächlich schwierig. Es ist grundsätzlich kein Problem, einen Vertrag aufzusetzen. Aber vorher sollte das ganze Thema zumindest einmal dem Plenum zur Abstimmung übergeben werden, oder? Über Sponsoring haben wir schon immer hart diskutiert. Außerdem ist das Thema laut James in Zusammenhang mit StuRä bzw. einer Teilkörperschaft öffentlichen Rechts nicht so simpel. 

Allgemein hätte ich gerne mehr Zeit zum recherchieren, jetzt im Januar bis Mitte Februar hat wahrscheinlich keiner Zeit, sich damit zu befassen. Dann muss beides ins Plenum. Ich habe schonmal recherchiert und schätze, dass wir frühestens Ende März wirklich aussagekräftig sein werden...

W. Weiteres

W.I. zu hoher Kassenbestand?

vat@ (assi@ (finanzpruefung@))

vat@: Kann es sein, dass wir gerade eine Kassenbestand höher als 2.5 k€ haben? (§ 12 Abs. 3 FO)
vat@: Wenn ich das richtig mitbkommen haben, dann wurde "das (mögliche) Problem" 2024-12-19 behoben.
Linda: Ja, hatten wir (leider). James und ich haben inzwischen die Kassenzählung erledigt und den Großteil aus der Kasse auf das Bankkonto eingezahlt.
Linda: Mit James besprechen, aber Kassenbestand vielleicht 3x im Jahr machen, damit das nicht so viel Geld wird, mit dem man dann rum rennt.

W.II. formulierungsfoo FO

vat@ (assi@ (finanzpruefung@))

§ 16 Abs. 5 Satz 2
Das geht doch besser.
Spoiler: Magda findet dazu vielleicht (hoffentlich) in der sächsischen Reisekostenverordnung (oder ähnlichen Normen)
Magda: jetzt steht da: "Die Benutzung gemieteter Kraftfahrzeuge erfolgt bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz auf eigenes Risiko."
Mein Vorschlag: Die Benutzung gemieteter Kraftfahrzeuge erfolgt auf eigenes Risiko. Im Schadensfall haftet bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verkehrswidrigkeiten der Fahrer des Mietwagens nach §18 StVG.
Linda: Wenn Magda eine bessere Formulierung findet, immer her damit :) Ich schicke das mal an den Ausschuss Finanzielles.

W.III. Antworten auf E-Mails die man dem Referat Finanzen schickt

olligathor@:

olligathor@: Würde mich sehr freuen, wenn man E-Mails ans das Referat Finanzen schreibt auch in Zukunft zeitnah eine Antwort bekommt. Leider habe ich die Erfahrung machen müssen, das ich mehrere E-Mail zu verschieden Anliegen an das Referat Finanzen geschrieben habe und dabei leider nie eine Antwort erhalten habe. Was sehr schade ist und mich daran hindert an diesen Stellen weiter zu arbeiten zu können, weil mir die Antwort vom Referat Finanzen fehlt.
Linda: Ich habe mit den verantwortlichen Personen gesprochen, E-Mails sind einfach untergegangen. Wir haben jetzt abgesprochen, dass ich den Überblick behalte und melde, sobald eine E-Mail eingegangen ist und wer sich drum kümmern soll.
An der Stelle möchte ich aber auch mal anbringen, dass ich höllisch aufpassen muss, damit mir selbst nichts untergeht. Am 06.01. um ca. 12 Uhr habe ich mal gezählt, wie viele Spam-Mails bei mir reingekommen sind seit dem 01.01. und es waren ganze 213 Stück. Ich gebe mir Mühe, nichts zu übersehen.
Linda: Praktisch geht es um eine einzelne Mail. Zur Beantwortung habe ich heute mit olligathor@ persönlich gesprochen. Wir passen stärker auf, tut mir leid.

Die restlichen Themen konnten aus zeitlichen Gründen nicht mehr behandelt werden und werden somit auf die 07. Sitzung des Referates Finanzen verschoben.

W.IV. "How to" (Grundlage) Lastschrift

vat@

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/angestellte/personalgespraeche/2025/personalgespraech-verwaltung-angestellte-2025-i
Abschnitt Lastschrift
Linda: Laut §15 Abs. 4 FO darf Lastschrift in Ausnahmefällen durchgeführt werden, mit Genehmigung der Referatsleitung Finanzen. Ich dachte aber, dass zumindest für Krankenkassen Lastschrift eingerichtet ist?

W.V. Antrag Abschaffung der Notwendigkeit zur Zeichnung von 2 Personen bei Zahlungen mit dem Bankkonto

vat@

vat@: Gibt es dazu bereits eine Aufgabe?
Linda: Das sehe ich jetzt zum ersten Mal, kannst du mich darüber bitte aufklären?

W.VI. Umsetzung der einheitlichen Berechtigung zur Zeichnung beim Bankkonto beim Girokonto

vat@

vat@: Ich sah zufällig bei der Oberfläche von SFirm, dass da noch nach "A-Zeichnungsberechtigung" und "B-Zeichnungsberechtigung" unterschieden wird.
Linda: Das liegt (wahrscheinlich) daran, dass wir noch nicht bei der Sparkasse waren und die neuen Zeichnungsberechtigten haben eintragen lassen. Den Termin mit allen Zeichnungsberechtigten (aktuellen und ehemaligen) wollten wir schon letztes Jahr vereinbaren. Sobald Kathi als Zeichnungsberechtigte gewählt wurde, müssen wir einen Termin vereinbaren und das eintragen lassen.

W.VII. How to (Installation und) Aktualisierung SFirm

vat@

vat@: Ist uns bekannt wie wir "normal" (offiziell) SFirm installieren sollen? Ich kam darauf, da ich gern (mit james@) den Prozess zur Aktualisierung dokumentieren wollte und das nicht so richtig klar war, ob das so richtig ist wie wir das machen.
vat@: Vielleicht wäre es das Einfachste zur Ermittlung, wenn wir erst einmal entspannt bei der Sparkasse (oder bei der Firma von SFirm) anrufen.
vat@: Mein aktuelles Verständnis: sfirm aktualisiert sich "automagisch". https://hilfe.sfirm.de/hc/de/articles/4469716555665-Downloads-f%C3%BCr-SFirm#h_01HA77AWWAMSQDKFQHJZPWPPGG Voraussetzung dafür ist der Vermerk der Lizenz, die gültig sein muss. (Mir ist noch nicht ganz klar wie das geprüft werden kann.) Darauf kam ich, als ich beim Versuch der Aktualisierung für "Patches und Featurepacks" eine Fehlermeldung erhielt, dass der Server nicht erreichbar ist.
vat@: Was der aktuelle Stand der Software sein sollte, lässt sich über die Website in Erfahrung bringen. https://www.sfirm.de/sfirm/neu-in-sfirm Da waren wir nämlich eine Version hinterher.

vat@: BTW: Bräuchten wir SFirm, wenn wir "normal" (also ohne die Notwendigkeit zur Zeichnung von Personen) Überweisung machen könnten?

Linda: Puh mit SFirm habe ich mich bis jetzt nicht wirklich auseinander gesetzt. Wenn ich das so lese ist es am Besten, wenn wir erstmal versuchen, einen Support anzurufen, vielleicht sind diese Fragen dann schon gelöst.

Z. Zonstiges

Z.I. kathi@ als (gewählte) Zeichnungsberechtigung?

vat@
Linda: Siehe Top 1 und ITOP 1 :)

nächste Sitzung: 03.03.2025
eventuell wird es eine kleine Sitzung nach den Prüfungen geben - wird noch bekanntgegeben