Datum: 02.12.2024
Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr
Sitzungsende: 20:37 Uhr

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Linda Müller

anwesende Mitglieder

• Linda Müller (Referatsleitung)
• Robert Schneider (stellvertretende Referatsleitung)
• Anna Abe (Mitglied Referat Finanzen "Wareneingangskontrolle"; Anny)
• Katharina Kiene (Mitglied Referat Finanzen; Kathi)
• Stephan Rankl (Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung; James)

weitere Anwesende

• Josephin Korth (StuRa-Mitglied)
• Oliver-Michael Fischer (olligathor@)
• Paul Riegel (vat@)
• Magdalena Rother
• Mathis Blümel

Abwesende

TOP 1. Bestellung von Mitgliedern

Der StuRa möge beschließen

• Josephin Korth

als Mitglied des Referates Finanzen zu bestellen

Referatsleitung: Zustimmung!

Linda: Josephin Korth, du hast Interesse am Referat Finanzen, das freut uns sehr. Magst du kurz was zu dir sagen? Für was du dich interessierst usw.?
Josephin: Ich war bei der letzten Sitzung mit dabei und interessiere mich für Rechnungswesen etc. 

ITOP 1. Stand aktuelle Aufgaben des Referates Finanzen

Linda: Ich möchte zu Beginn gerne wieder die aktuellen Aufgaben auflisten und was zu tun ist:

Übersicht Aufgaben/Projekte - Entwurf auf eigener Seite (Linda) angefangen
Linda: Ja, bin krank geworden und noch nicht fertig. Geb mir Mühe.

Selgros - Robert sollte bei Selgros wegen neuer Mitgliedskarten anrufen
Linda: Wie sieht es hier aus Robert, konntest du mit Selgros sprechen?
Linda: Habe mit Robert gesprochen, er hat sich nicht weiter darum gekümmert. Er hat gerade keine Zeit. Anny hatte angeboten, Selgros zu kontaktieren, daher würde ich das Anny übertragen.

Haushaltsplan 2025 - Entwurf 
Linda: Der Entwurf wird in der Sitzung des Ausschusses Finanzielles am 29.11. besprochen.
Wird im Plenum am 03.12. behandelt.
Das ist wirklich sehr spät und muss nächstes Jahr früher erledigt werden. Ja, es gab Gründe für die Verspätung (Krankheit, Einarbeitung, allgemeiner Zeitmangel), trotzdem ist das alles andere als optimal. Laut der FO muss der Entwurf ein Monat vor Ende des Haushaltsjahres abgestimmt und der HTW vorgelegt werden. Wegen 3-4 Tagen kann man sich streiten, aber eigentlich sind wir zu spät.
aktueller Stand: Die geplanten Personalkosten sind sehr (sehr!) hoch und treiben dadurch natürlich den Beitrag nach oben. Ich will den morgen im Plenum besprechen und dann sehen wir weiter. Die Personalkosten würden etwa 186.000 € betragen, bei 70% Besetzung.

Zeichnungsberechtigung - Termin mit Sparkasse steht?
Linda: James, haben wir einen Termin? Ich war ja krank, kann also sein, dass du noch keinen ausgemacht hast.
James: Nein haben wir nicht.
Linda: Dann erledigen wir das, wenn ich wieder gesund bin und Hannes aus seinem Urlaub wieder da ist.

zentrale Getränkeverwaltung - Konzept steht und wurde vorgestellt
Linda: Ich habe das Konzept noch einmal extra in einer Sitzung von Kultur vorgestellt und klargestellt, was zu tun ist bzw. was anders gehandhabt wird. Es muss noch die Preisliste erstellt werden (Mittelverwendung bzw. Mathis; für HFS schon fertig). 
vat@: Wo steht das auf der Website? Ich kenne dazu nur einen Entwurf in "irgendeinem" Pad.
Mathis: Bei EKS warte ich noch auf eine Rechnung, die liegt bisher nicht vor. 
vat@: Verbesserungsvorschläge würde ich gerne am aktuellen Stand machen. Meiner Meinung nach sollte es alle verderblichen Lebensmittel betreffen.
Konzept: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/sitzungen/2024-2025/2-at/Entwurf%20Konzept
Linda: Der aktuelle Stand ist das, was in dem Konzept (Link da oben) zu lesen ist. Wir können sehr gern nochmal ein AT machen.
vat@: Angebot dass Mathis und ich da Fragen/Unklarheiten ausarbeiten und dann in einem AT darüber reden könnten. 
Mathis: Für mich ist gerade nur unklar, was mit Restbeständen zu tun ist.
Linda: Es wäre sinnvoll auch James da mit reinzuholen. 
Mathis: Wenn wir Getränke kaufen, wie handhaben wir die übrig gebliebenen Posten? Auch auf die Buchhaltung bezogen.
James: Aktuelles Beispiel: ASHH - hat zu viele Getränke gebucht und alles, inkl. dem was als Restbestand übrig bleiben wird, auch auf deren Posten gebucht. 
Linda: Anderes Beispiel, die ESE, wie wird es da gehandhabt?
Mathis: Bei der ESE haben wir die Restbestände für die LuIse und das Skattunier verbraucht. Wie machen wir es da? 
vat@: Egal, wir erstellen einen Entwurf und sprechen anschließend darüber.
Kathi: was ist denn jetzt mit den für die ESE passiert? 
James: genau wie bei der ASHH, das wurde auf die ESE gebucht und keiner weiß, was mit den Restbeständen passiert ist.
Linda: Wäre ein AT dann jetzt nicht sinnvoller? Also dann machen wir jetzt noch ein AT speziell für das Thema. 
vat@: Mathis und ich schauen uns das Konzept an, machen uns Notizen und bei der kommenden Sitzung Finanzen vorstellen. 

Termin mit dem Rektorat - Jahresabschluss und BO
Linda: Am 04.12. haben wir einen Termin beim Rektorat, es geht u. a. um den Jahresabschluss und um die BO. 
Ich hoffe, dass der Bericht für 21 da ist und uns da übergeben wird. 
olligathor@: Ist die Beitragsordnung fertig geworden am Wochenende Paul? 
vat@: Nein ist es nicht. Ich hoffe, dass ich das irgendwie nebenbei hinkriege. Aber das viel relevantere Thema ist der Jahresabschluss. 2021 ist fertig und liegt vor?
Linda: ja, und ich hoffe, dass die uns den Bericht dann übergeben.

Jahresabschluss 22 - Unterlagen
Linda: Ich hatte Frau Schneider (Mitarbeiterin Eureos, das Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die für die Hochschule zur Vorbereitung der Innenrevision tätig ist) vorgewarnt, dass es eine kleine Verzögerung gibt, da ich krank geworden bin. Inzwischen sollte aber das meiste da sein. Die Texte für den Abschluss wollten wir (James und Linda) noch schreiben.
Linda: James, sind die restlichen Dokumente da?
James: Nein, es ist noch nicht alles da, verschiedene Kontoauszüge fehlen noch.
Linda: Die Dokumente, die wir haben, laden wir erstmal hoch, da kann Frau Schneider schonmal mit dem prüfen anfangen.
James: Das was wirklich wichtig ist und was wir erstmal machen müssen ist den Jahresabschlussbericht zu schreiben. 
James: Samstag, digital Termin zum Schreiben des Jahresabschlussberichtes. 
olligathor@: Für die KontO! würde ich auf die Links auf der Website verweisen und nicht die alle extra alle Versionen hochladen.
Linda: Nächstes mal machen wir das mit Link. 
Oliver-Michael: Das können wir dieses Jahr schon machen. 
James: was meinst du genau mit den Links? 
olligathor@: Auf der Website findet man die verschiedene Versionen verweisen und sagen hier findet Sie die verschiedene Stände. 
James: Das was ich vermeiden möchte ist, denen unsere Zugangsdaten zur Nextcloud zu geben? 
vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/in/konto/
vat@: Soll der Haushaltsplan-Verantwortlicher (damals war das Hannes) entscheiden. 

vat@: Wie sieht es eigentlich mit dem Jahresabschluss 2023?
James: Da muss noch der Bericht von Linda fertig geschrieben werden.
vat@: Ich frage da im Sinne der Stelle Assistenz Haushaltsplan, wenn du da Stunden von Magdalena nutzen möchtest, feel free. 
Magda: Kann ich gerne machen.
Linda: Maurice hatte da schonmal für ein Haushaltsjahr was geschrieben.
James: Maurice hatte die Texet für 21 geschrieben, das war ein Corona-Jahr, da müssen wir für 22 und 23 mind. ein drittel mehr schreiben. 
Paul: Das heißt 22 und 23 waren jahre von Hannes, da müssten wir ihn Fragen, die zu schreiben und sich mit Magda in Verbindung zu setzen. 
Linda: Ja da war es Hannes siehe:

• ((Haushalt  D2023) durch Wahl 22/23-03-002) Hannes Günther
• ((Haushalt 2022) durch Wahl 2021-12-06) Hannes Günther

Paul: Linda mach mal Dinge und wenn du Hannes einbeziehen möchtest mach das und Magda steht dir als helfende Hand an der Seite. 

How to's aktualisieren
Linda: Robert und Mathis haben sich ja vor kurzem zusammengesetzt und etwas ausgearbeitet. Wie sieht es da aus? 
aktueller Stand: Mathis (Zuständigkeit Mittelverwendung) und Paul (Weisung Zuständigkeit Mittelverwendung; Weisung Zuständigkeit Finanzprüfung; Weisung Zuständigkeit Assistenz Haushaltsplan) kümmern sich darum, da das mit Robert gerade nicht machbar ist.
vat@: Wir haben hart kein Bock :) Wir müssten jetzt anfangen das Rad neu zu erfinden. Wenn wir jetzt von how to's reden, dann vor allem erst einmal die Stellen. Beispiel Buchhaltung.
Linda: How to Buchhaltung müssen wir später mal machen. 
Paul: Ja, wir kümmern uns jetzt erst einmal um How to Restbestände und wir machen das alles nach besten (Ge)Wissen. Robert sollten wir da entlasten. 
Linda: Der ist diesen Monat erst ein Mal out of order. 
vat@: Das macht meinen Plan zur Einarbeitung ein bisschen kaputt. MV und FP wird neu erfunden, die Termine der AT's stehen auf der Website, gerne bitte dazu kommen. Ich hasse mein Leben. 

Einarbeitung der Angestellten
Linda: Ich würde nur gerne mal offiziell einen aktuellen Stand dokumentieren, wie weit die Einarbeitung von Magdalena und Mathis ist. Magdalena hat beim Haushaltsplan bei verschiedenen Sitzungen mitgewirkt. Ich hatte geplant, mich mit ihr demnächst nochmal einen Termin auszumachen (Fragen, Dokumentation/How To, Excel mit Budgets etc.)
Paul: Es hatte sich schon einmal die Gelgenheit ergeben, dass Magdalena sich die Finanzordnung anschauen durfte und der Termin zur Fragenbesprechung steht schon für Mittwoch fest. 
Bei Mathis war der Ansatz, das er mit Robert zusammen Sachen macht, aber das ist bisher nicht passiert. Es gibt Termine, wo ich mich mit Mathis zusammensetze und das Ganze angehe.

Geschäftsbereich Inneres - 1. Sitzung
Linda: Nur zur Erinnerung, wir haben inzwischen einen Termin. Die Sitzung findet am 12.12. um 18 Uhr in der A105/A106 statt. Es treffen sich also die Referate Personal, Verwaltung und Finanzen.
olligathor@: Danke für die Erinnerung. Habt ihr Themen vom Referat Finanzen die zur dort Sitzung mitnehmen wollt? 
Linda: Thema aktuell fällt mir nur das mit dem Lager ein, dass eventuell nicht genug Platz da ist. Oliver, hatten wir nicht schonmal darüber gesprochen?
Oliver-Michael: Verwaltung muss sich da noch ransetzen und Themen überlegen.
vat@: Simples Beispiel: How To Beschaffung Büromaterial. Oder Beschaffungsaufgaben, die nicht über das Referat Finanzen laufen (z. B. Kaffee etc.). Anderes Beispiel wäre die Mitgliederverwaltung?? Nur damit man nicht sagen könnte, dass die Themen fehlen würden. 

Rücksendung von Reagenzglashalterungen
olligathor@: Würde sich darum kümmert? Oder behalten wir die jetzt, weil die Frist vorbei ist, weil dann würden sich lager@ kümmern, das die Sachen aufgeräumt werden. 
Linda: Ich habe in der Küche welche gefunden also es wurde nicht aufgeräumt und es fehlen auch die Füße. Ich habe die jetzt in das Postfach Kultur gelegt. 
vat@: Warum wollen wir die denn überhaupt zurück schicken? Hat bei der Bestellung etwas nicht gepasst oder warum soll der Aufwand gemacht werden. 
Linda: Toffl meinte Kultur braucht dringend 300 Reagenzgläser inkl. Reagenzglashälter. Dann haben wir die bestellt, und dann meinte Katha, nein die Halterungen brauchen wir nicht. Die waren nie weg, Christoph wusste das nur nicht und wir haben jetzt die Frist zur Rücksendung verpasst. 
lager@: Ich räume das auf und mache auch Meldung an das Referat Kultur wo die Sachen liegen. 

ITOP 2. Kommunikationswege im Referat Finanzen

Linda: Robert hat - zurecht - angemerkt, dass es aktuell ein bisschen schwierig bei der Kommunikation ist. Liegt eventuell auch einfach daran, dass wir inzwischen mehr geworden sind. Das sollten wir generell verbessern.
Möglichkeiten:

• Wir schreiben sofort eine Info in die Gruppe, sobald irgendetwas abgesprochen wurde (wäre ja sowieso sinnvoll). Da besteht aber die Gefahr, dass irgendwas untergeht oder man es im Wust der Nachrichten nicht mehr findet. Außerdem ist es am Ende auch nicht offiziell dokumentiert.
• Wir halten die Absprachen irgendwo außerhalb von Chats fest. Vorteil: alles ist gleich offiziell dokumentiert und jeder kann nachschauen, wie der Stand ist. Aber: ich hab gerade nicht wirklich eine sinnvolle Idee, in welcher Form das umgesetzt werden soll.

Wie sehen das die Anderen? Vorschläge?
olligathor@: Um welche Absprachen geht es hier bzw. was genau meint man hier kann man das ein konkreten Beispiel fest machen? 
Linda: Geht da um verschiedene Absprachen. 
Kathi: Ich finde ein geordnetes Pad sinnvoller, weil das in verschiedenen Gruppen untergehen könnte. 
vat@: Mach du erst einmal. Ich finde es nur schön wie ihr darüber redet. 
olligathor@:Ich finde es schon mal schwierig zwei Gruppen zu haben. Und ein Sytemli Pad finde ich so naja. Die Idee gibt es halt oft. Aber leider hat die Praxis gezeigt das es irgendwann nicht mehr aktiv gepflegt wird. Daher bin ich persönlich halt ein Fan vom Ticketsystem. Dort kann man das Ticket auch kommentieren und wird dann per E-Mail informiert. Ich bin mir bewusst das viele das Ticket System nicht mögen. 
Das Ticketsystem findet hier: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/ko/aufgabenverwaltung/aus
Linda: ich weiß nicht ob es sinnvoll ist, das über Absprachen, nicht Aufgaben, sondern Absprachen zu nutzen. 
olligathor@: Natürlich meinte ich das für Aufgaben. 
vat@: Nach der Sitzung ist vor der Sitzung. Über das Pad der nächsten Sitzung, die Termine sind ja bekannt und man muss sowieso eins anlegen. Die Referatsleitung legt einfach bei der Sitzung, dann schon das Pad für die nächste Sitzung an. Und in dem Pad kann dann unter Berichte/Themen jeder seine Fragen/Anmerkungen/Absprachen vor der Sitzung dort anbringen. 

ITOP 3. Klärung Thema Finanzierung 

Linda: Bei dem Thema gab es in der letzten Zeit Fragen und die hätte ich gerne geklärt:

• Finanzierung Pflicht oder freiwillig?

• Paul hat angebracht, dass wir die Referate nicht zwingen können, uns eine Finanzierung vorzulegen (steht nicht in der KontO drin). Für mich wäre es aber sinnvoll, wenn das Referat Finanzen sich die Finanzierung von Veranstaltungen etc. generell vor den Sitzungen anschauen kann. Im RK oder Plenum kam oft genug die Frage auf, ob das Referat Finanzen sich das Thema angesehen bzw. geprüft hat. Es geht ja nicht darum, dass wir die Menschis hier gängeln wollen, aber ich denke das Thema sollte vor den Sitzungen geklärt sein.

Linda@: Ich hätte gerne vor den Sitzungen das Thema Finanzierung geklärt, also dass gesagt werden kann "das passt". Bei einem Skatturnier finde ich diese riesige Tabelle persönlich ein bisschen too much, aber wo setzen wir dann die Grenze? 
vat@: Aus meiner Sicht ist eine Finanzierung laut Finanzordnung verpflichtend, wenn man sich nicht sicher ist wie man damit umgeht hat man sich an das Referat Finanzen oder an die zuständiges Bereich zu zu wenden. Mittelverwendung soll das so schnell wie möglich prüfen. Es ist Angestellten aber nicht zumutbar, wenn die Finanzierung eine halbe Stunde vor der Sitzung vorgelegt wird.
olligathor@: Soll das Präsidium sobald wir die Finanzierung erhalten von der Antragstellerin nochmal dem Referat Finanzen schreiben das die Finanzierung vorliegt und man sich die bitte nochmal anschauen sollte. In einer perfekten Welt wäre das schön, wenn die Antragstellerin das immer vorher mit dem Referat Finanzen klären würde bevor man einen Antrag einreicht mit der Finanzierung . Aber das sehe ich aktuell als nicht realistisch an. 
Kathi: Aber dann könnte die Antragstellerin doch die Finanzierung an das Referat Finanzen schicken per E-Mail. 
olligathor@: Ja, das wäre schön. Aber leider scheitert es öfters dran. Wenn du das hinkriegst, das die Antragstellerinnen das vorher an das Referat Finanzen kontaktieren. 
Linda: Eigentlich funktioniert das zur Zeit relativ gut, da ich im Präsidium sitze. Dadurch muss ich allen hinterherrenne. Das eigentlich Problem ist, dass wir es nicht rechtzeitig schaffen die Finanzierung zu prüfen. Die meisten von Kultur schicken uns vorher die Finanzierung außer es ist wirklich kurzfristig aber das passiert selten.
olligathor@: Also es scheitert zur zeit eher am Referat Finanzen
Linda: Ja
Paul: Ein Vorschlag: vor jedem Antrag an das RK muss jemand aus dem Referat Finanzen die Finanzierung anschauen und abstempeln. Das kann zum Beispiel durch einen Zusatz "Wurde durch das Referat Finanzen geprüft." passieren.

• fixe Vorlage verwenden?

• Auch hier, steht nicht in der KontO drin, also können wir die Leute nicht dazu "zwingen". 
• Ich hatte dazu mal mit Kultur etc. gesprochen, keiner hatte etwas dagegen, eine spezielle Vorlage zu verwenden. Aber zum Beispiel bei den SAF/SEP wird immer eine spezielle Excel-Tabelle verwendet, nicht "unsere Vorlage", da sagt ja auch keiner was. 
• Ich persönlich finde es schöner, wenn die Finanzierung immer gleich aussieht. Dann weiß man immer gleich, wo was steht und wie die Auflistung gemeint ist. Allerdings finde ich auch, dass besonders bei kleinen Veranstaltungen die bisherige Vorlage einfach zu umfangreich ist. Bei einem Skatturnier brauchen wir so eine große Tabelle nicht. Wie steht Mittelverwendung bzw. Finanzprüfung dazu? 

vat@: Um das konkret zu machen eigentlich es ist total egal welche Maßstabe das Referat Finanzen an den Tag legt. Aber wenn wir das reinschreiben wollen dann würde ich das auch eher in die Finanzordnung rein schreiben und nicht in die KontO. Wenn es Anspruch von finanzen@ ist, dann muss die Zuständigkeit Mittelverwendung das in die passende Form bringen.
olligathor@: Was heißt denn unsere Vorlage? Kann man diese vielleicht hier verlinken? Weil ich weiß nicht welche das sein sollte. 
Vorlage: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/qm/erstis/ese/2024/orga/kostenkalk/view
olligathor@: Da würde ich Paul widersprechen, da zum Beispiel bei Paypal Gebühren kann ich nicht nachvollziehen wie sich diese zusammensetzen. 
vat@: Paypal ist da super ein Beispiel eine Antragstellerin soll sich damit nicht auseinandersetzen müssen wie sich diese zusammensetzen. Da soll um es für die Antragstellerin möglichst einfach zu halten sollte die Antragstellerin einfach an den Bereich Mittelverwendung schreiben. Wie zum Beispiel ungefähr so viele Ticket wollen wir verkaufen z.B. Online für eine SAF  zum Preis XY und dann schaut die Zuständigkeit Mittelverwendung nach wie viel Paypal Kosten es dann wären und ergänzt es dann im Antrag. Man kann ja einfach warten, bis die Vorlage in einer finalen Version vorliegt.
olligathor@: Wollen wir einen ITOP für die 7. Sitzung Referatskollegium 2024/2025 einreichen und sagen erstmal nutzt euren Antrag und schreibt dort rein was sind eure Einnahmen und Ausgaben rein und wenn Paypal Gebühren anfallen sollten, dann schreibt dem Bereich Mittelverwendung und sagt wir wollen Online XY Ticket verkaufen zum Preis ZY bitte rechnet aus wie viel PayPal Gebühren anfallen und ergänzt das im Antrag bei der Finanzierung. 
vat@: Erst einmal müssen Mathis und ich uns zusammen setzen, denn die Finanzierung der ESE als Vorlage zu nutzen lässt das Referat lächerlich wirken. Die geplanten Einnahmen und Ausgaben sind das wichtige, wie und in welcher Form das stattfindet ist im großen ganzen "egal". 
Linda: Bis jetzt hat Robert sowas akzeptiert und wenn es ganz schlimm war auf eine Vorlage verwiesen und darum gebeten die Finanzierung noch einmal in die richtige Form zu bringen. 
vat@: Das ist ja doof. Arbeitsverweigerung... 
Linda: Ich weiß nicht ob es daran liegt, ob es ein How to Einarbeitung fehlt aber bis jetzt weiß ich nicht ob das wirklich der Job von Finanzen ist. 
vat@: Entweder man sagt schickt euch die schönste Tabellenkalkulation oder man sagt verpflichtende Vorlage mit immer dem selben Schema. Dass es dann in das Schema eingetragen wird, ist Aufgabe der Mittelverwendung.
Kathi: ich finde es doof so eine halb-halb-Entscheidung zu treffen, weil früher oder später werden wir genau diese Diskussion noch einmal klären. 
olligathor@: Ich stimme erstmal Kathi zu, sehe es aber in Betrachtung der Zeit aktuell nicht als realistisch an, dass die betreffenden Leute Kapazitäten haben, um sich damit auch noch auseinander zu setzen. 
Naja, ich würde es dennoch jetzt schon so handhaben wie Paul vorgeschlagen hat es möglichst einfach zu halten und aktuell nicht diese unfertige Vorlage genutzt wird, weil alles andere ist Käse und man weiß aktuell nicht wie es laufen soll. Das Referat Finanzen noch selbst klären muss mit der Weisung für diversen Stellen sollte nicht zum Problem für andere gemacht werden. 
Linda: Wir akzeptieren alle Finanzierungen und wir gehen es an dieses Schema/Vorlage zu bauen, sobald wir alle mal zeit haben. 

• Wie werden Restbestände eingetragen - mit oder ohne Preis?

• Ich weiß, hier haben wir bisher gesagt, dass wir diese Posten immer mit Preis angeben. Ich glaube, dass haben wir bisher so gemacht, damit die Kosten richtig abgebildet werden und weil dann auch buchhalterisch die Kosten der richtigen Veranstaltung zugeordnet werden (gab es noch mehr Gründe?).
• Es kam durch den Antrag des Nikolaus-Volleyballturnieres das Thema auf, dass übrig gebliebener Glühwein aus dem Vorjahr (buchhalterisch abgeschlossen) verwendet wurde.

Maurice: Also dazu ganz kurz: Ich habe immer alle angewiesen Restbestände mit 0,00€ einzutragen. Die Kosten entstehen ja nicht bei der Veranstaltung, wenn z.B. ein Kasten Mate schon vier Wochen vorher für eine andere Veranstaltung gekauft wurde. Insofern können die Kosten ja auch nicht sinnvoll (buchhalterisch) der Veranstaltung zugeordnet werden, weil die ja schon bei der anderen gebucht worden sein sollten. Sinn der Sache war, dass wenn der Bereich Finanzprüfung sich eine Finanzierung anschaut nicht nachfragen muss, warum beispielsweise in der Finanzierung für eine 60 Personen Veranstaltung nur ein Kasten Mate eingeplant ist, die Planerinnen aber von Restbeständen wissen.

olligathor@: Wäre da nicht ein James hier wichtig?  
Kathi: Aber ist die 0 Euro wirklich das Problem, sondern eher die Sicherstellung, dass die Lagerbestände zur Feier noch vorhanden sind. 
James: 0 Euro reinzuschreien ist ganz großer Quatsch. Man muss zur Sicherheit immer das Geld einplanen, was es kosten könnte. Was wichtig ist, ist am Ende die Abrechnung der Feier. 
Linda: Ich bin dafür, dass der Preis eingetragen wird. 
vat@: Aber noch einmal abschließend: Was (und wo) ist da an "Anweisungen" von maurice da? (Ich mag das gern "töten"!)
Linda: Ich bin der Meinung das es nur mündliche Absprachen waren und nicht niedergeschrieben ist. Eventuell war es vielleicht mal per E-Mail. 
vat@: Dann würde ich sagen wenn 0€ in der Finanzierung dann steht ist es falsch.
Linda: Ja. 
Linda: Noch weitere Fragen? 
Nein.

ITOP 4. Handhabung Wechselgeldkassen für den Vorverkauf von Jingle Beats

Linda: Ich habe am Freitag im StuRa eine Geschichte gehört. Die Jingle-Beats-Menschen haben die Vorverkaufskasse 1. offen einfach in einem Raum stehen gelassen und 2. wurde ein Foto von dem Standort in die Kulturgruppe geschickt. Ich habe mit Emily darüber gesprochen, dass das nicht richtig war. 
olligathor@: Das geht erstmal gar nicht und sollte auch klar angesprochen werden. Viele vom Referat Kultur haben auch einen extra Schlüssel für den Grünen Stahlschrank in der A007, das Sie genau dort zum Beispiel die Kasse einsperren können. 
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/how-to/how-to-vorverkauf?searchterm=how+to+vorverkauf
Linda: Der eigentliche Grund, weshalb ich das hier angesprochen habe ist, dass der Vorschlag kam, dass wir vom Referat Finanzen an den Tagen, wo es nötig ist, jemanden vor Ort haben 
vat@: Ich hätte noch etwas größeres zu sagen: Es ist nett von Kultur gemeint, dass die How to irgendwas Kasse schreiben, aber das ist Aufgabe des Referats Finanzen. 
Linda: Ja, das war von Emily auch nur ein Vorschlag, über den ich drüber schauen werde. 
vat@: Ich möchte noch anmerken, dass das How To dazu bei Finanzen liegen sollte.
olligathor@: Würde diesmal die Kasse Rechtzeitig beantragt? Und hat es auch mit der Abholung der Wechselgeldkasse geklappt?
Linda: Ja, wurde rechtzeitig beantragt.

ITOP 5. Haushaltsplan 2025 Entwurf 

olligathor@: Linda hat mit Lisa Kästner (Leitung des Referates Personal, im nahfolgenden "11" genannt) gesprochen und sie würde sehr gerne beim aktuellen Stellenkonzept bleiben. Aktuell sind im Haushaltsplan 145.000 € vorgesehen wir brauchen aber 186000 €.
Das Problem dabei ist, das wir aktuell das Geld im Haushaltsplan nicht haben und auch kaum noch nennenswerte Summe hin und her schieben können. Das würde bedeuten das wir den Semesterbeitrag um 5,00€ pro Studentin erhöhen müssten. 
olligathor@: Meiner Meinung nach ist eine Erhöhung vom Semesterbeitrag von 5,00 € ein richtiges Brett. Ich tue mich schwer um ehrlich zu sein dafür zustimmen. Dann würde ich lieber sagen wir schaffen weniger im StuRa und streichen Stellen, weil wir die einfach nicht bezahlen können, weil kein Geld vorhanden. +1
11: Kleine Info, weil ich mit Tino geredet hab. Tino meinte, dass wir den Anstieg des Semesterbeitrags so nicht machen können. Ich setze mich noch einmal mit ihm hin aber er hat jetzt noch eine Sitzung. Danach reden wir nochmal und dann würde ich dich, Linda, anrufen.
Linda: Alles was sich über 500€ im Haushaltsplan verändert muss übrigens nochmal durch den Ausschuss Finanzielles.
11: Ok, könntest du mir den mal schicken, so wie der jetzt ist. 
vat: Liegt diese Erhöhung daran, dass meine Stunden jetzt angehoben wurden. 
11: Ja auch, aber wo wir Kürzen müssen wir dann schauen. Insgesamt geben wir zu viel Geld für Angestellte aus. Ob wir bei den lang- oder mittelfristigen Angestellten kürzen müssen wir schauen. 
Linda: Ein Teil liegt auch daran, dass die Stundensätzen von den langfristigen Angestellten steigen und dass wir eine halbe Stelle bei den langfristigen Angestellten einplanen. Außerdem verändert sich auch der Prozentsatz der Besetzung der Stellen. 
vat@: Ich bin sehr schockiert darüber, dass nicht bedacht wurde, dass 
Linda: Eigentlich hatte ich das alles hinbekommen aber dann gab es noch eine Lohnerhöhung für James und vat@. 
vat@: Aber das war doch auch vorgesehen und geplant oder?
Linda: Ja, das was es nach oben getrieben habe ist die zusätzliche Stelle der Einarbeitung und die Lohnerhöhung der lang und mittelfristigen Stellen. 
James: der TVL ist seit ende November und die Erhöhungen der ?? Stellen sind seit Dez 23 auch klar und die neue halbe Stelle wurde jetzt auch beschlossen. Da muss man jetzt schauen, dass man nicht in ein Defizit kommt. 
Linda: Meinst du 
James: Ja ich meine die langfristigen Stellen. 
Linda: die sind jetzt noch nicht im 2. Nachtrag von 2024 noch nicht drin. 
vat@: Das was du noch nicht gewohnt bist ist das Linda nicht dran gedacht hat, dass sich die TVL Stellen nicht durch die langfristigen Erhöhung betroffen waren.
Linda: Ja, das wusste ich nicht. Aber für 2024 ist genug Geld für die Stellen da. Ca. 30.000 Euro. 
vat@: Im Bezug auf MVL Stellen ja für TVL nicht
Linda: Das ist doch aber das selbe Blatt? 
vat@: Da wird aber zwischen MVL und TVL unterschieden. 

olligathor@: Kurzer Spoiler die Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2024 wird noch einen Antrag für die 9. Sitzung Plenum 2024/2025 einreichen mit dem 2. Nachtragshaushalt 2024 ein. Bei der 8. Sitzung Plenum 2024/2025 wird der Antrag 1. Nachtragshaushalt 2024 beraten. 

ITOP 6. Veranstaltungsabrechnungen 2024 Stand

James: 
Aktueller Stand was an Veranstaltungsabrechnungen vorhanden ist:
23/24-13-07 Skattunier SoSe 2024 (fehlerhaft)
23/24-14-01 Maifeier SoSe 2024
23/24-15-02 FakFest I/M SoSe 204
23/24-15-03 FakFest Bau SoSe 2024
23/24-15-04 FakFest WiWi SoSe 2024
24/25-02-05 SEP WiSe 2024/2025
24/25-04-15 Bierpong WiSe 2024/2025
24/25-06-13 LuISe WiSe 2024/2025 (fehlerhaft)
24/25-04-01 Mietrechtsvortrag 2024

James: Wo sind die restlichen Veranstaltungsabrechnungen aus dem Jahr 2024?
olligathor@: Welche Stelle ist denn eigentlich dafür genau verantwortlich .
James: Dafür ist der Bereich Finanzprüfung bzw. die Zuständigkeit Finanzprüfung. Daher frage ich mich was ein halbes Jahr bzw. drei Viertel Jahr die Stelle gemacht hat, weil auch nach der Prüfung in der Cloud nichts vorhanden ist. 
James@: Mac hat den Wunsch das die ganzen Veranstaltungsabrechnungen gerne im Dezember abrechnen wollen, sodass Sie es nicht in der Prüfungszeit machen muss. Wenn die Zuständigkeit Finanzprüfung nicht macht, dann werde ich mich Mac im Dezember hinsetzen und die Veranstaltungen abrechnen obwohl dafür eigentlich eine Person bezahlt wird. 
Linda: Liegt es an fehlenden Belgen oder das man die Veranstaltungsabrechnungen gar nicht angefangen worden sind. 
vat@: Wir sind uns sicherlich grundsätzlich einig, dass die gerade noch in der Einarbeitung befindliche Zuständigkeit Finanzprüfung 2024/2025, die aktuelle maßgeblich in der Einarbeitung zur Zuständigkeit Assistenz Haushaltsplan 2024/2025 eingearbeitet wird, nicht diese Aufarbeitung machen kann.
vat@: Um es auf anderer Ebene zu sagen: James arbeitet jetzt auf was die Zuständigkeit Finanzprüfung 2023/2024 bisher nicht erledigte. Richtig?
James: Schön ist das nicht aber jemand muss es tun, ich lade Mathis (Zuständigkeit Mittelverwendung 2024/2025) und Magdalena (Zuständigkeit Finanzprüfung 2024/2025) ein, sich daneben zu setzen und zuzusehen. Bei Kultur sind die Abrechnungen nicht so tragisch, weil ich mir die Belege aus der Buchhaltung ziehen kann. Aber bei anderen Referaten, da weiß ich nicht, was noch offen ist. Da habe ich teilweise noch nicht einmal die Belege gesehen.
olligathor@: Das sehe ich tatsächlich anders die Zuständigkeit Finanzprüfung sollte auch wenn James das übernimmt bei möglichst vielen Veranstaltungsabrechnungen dabei sein sollte. Das sollte auch als Arbeitszeit vermerkt werden, weil ich bin der Meinung das gilt auch als Einarbeitungszeit. 
vat@: Ums klar zu machen: Ja, die Zuständigkeit Finanzprüfung 2024/2025 und die Zuständigkeit Mittelverwendung 2024/2025 sollen zur praktischen Einarbeitung beim Treffen dabei sein, wenn das zeitlich für die beiden machbar ist.
vat@: Wir nutzen mal die Chance und schauen nach beim Mail-Verteiler ob das Referat Finanzen bei finanzprüfung@ und mittelverwendung@ auf den Verteiler steht. 
olligathor@: Bei Mittelverwendung steht das Referat Finanzen mit drauf und sie bekommen auch die E-Mails.
vat@: Ich checke mal Finanzprüfung. (Ergebnis: Finanzen steht mit drauf.)
vat@: Was ist die Strategie jetzt? Soll James jetzt Dinge tun? Ich wüsste gar nicht, wer James helfen kann.


nächste Sitzung: 06.01.2025