Sitzungsbeginn: 15:32
Protokollerstellung
Alle Anwesenden
Redeleitung
Maurice
Anwesende
Abwesende
Begrüßung
Maurice: Herzlich Willkommen an Robert als neues interessiertes Gesicht. Magst du dich kurz vorstellen und sagen, was dich zu uns bewegt hat?
Robert: Ich bin Robert, was der StuRa vorgestellt hat, hat mich interessiert.
Berichte
TOP 1 Bestellungen Mitglieder
Der StuRa möge beschließen
als Mitglied des Referates Finanzen zu bestellen
Referatsleitung: Zustimmung!
TOP 2 Bestellung Bereichsleitungen
Leitung Bereich Mittelverwendung
Bisher (Legislatur 2022/2023) war Hannes kommissarisch Leitung Bereich Mittelverwendung.
Hannes bietet an diese Funktion weiter zu übernehmen.
Der StuRa möge beschließen, ob Hannes Günther Leitung Bereich Mittelverwendung 2023/2024 sein soll.
Referatsleitung: Zustimmung!
Leitung Bereich Finanzprüfung
Bisher (Legislatur 2022/2023) war Hannes kommissarisch Leitung Bereich Finanzprüfung.
Hannes bietet an diese Funktion weiter zu übernehmen.
Der StuRa möge beschließen, ob Hannes Günther Leitung Bereich Finanzprüfung 2023/2024 sein soll.
Referatsleitung: Zustimmung!
TOP 3 Bestellung Mitglieder Bereiche
Der StuRa möge beschließen
als Mitglied des Bereiches Buchhaltung zu bestellen
Referatsleitung: Zustimmung!
ITOP 1 Aufgabenverwaltung Finanzen
Maurice: Ich möchte, dass in Zukunft die Aufgabenverwaltung Redmine im Referat Finanzen benutzt wird.
Vorteile:
- Alle behalten einen Überblick, was zu tun ist
- Aufgaben können dort zugewiesen werden
- Wir dokumentieren, was, wann und wie getan wird/wurde
Betrifft vornehmlich die "allgemeine" Arbeit innerhalb des Referats, nicht die Sachbearbeitung.
Bitte nicht unnötig voll spammen mit jeder Kleinigkeit.
ITOP 2 Haushaltsplan 2024
Maurice: 2022 wurde abschließend aktualisiert und von Fulli und Maurice kontrolliert. 2023 wird am Samstag 28.10.2023, 10.00Uhr auf den aktuellen Stand gebracht. Vorher müssen die Referate bzgl. HHP 2024 angeschrieben werden.
Maurice: Linda soll als Favoritin um die Haushaltsplanverantwortlichkeit "ins Rennen gehen" / kandidieren. Macht bei Aktualisierung am Samstag mit, schickt vorab bereits die Anfragen an weitere Referate.
ITOP 3 strategische Aufgaben der nächsten Monate
Maurice: Überarbeitung FO --> Bitte alle "Neuen" mal die FO lesen und Unklarheiten, Auffälligkeiten, Anmerkungen sammeln
James: Ausschuss Finanzielles -> Prüfung / Aktualisierung der FO hinsichtlich Hochschulfreiheitsgesetz
ITOP 4 Anfrage Schließfächer von Tom
Tom: Hallo wegen der SchließfachVO hätte ich da folgende Sachen zu wissen wollen (Der Einfachheit halber mit einem augenschmerzenden Farbcode versehen, damit man es schneller findet). Wenn ihr darüber reden könntet und mir die Ergebnisse mitteilen würdet, wäre das für meine Begründung um die SchließfachVO zu stützen ganz gut.
Kurzabriss SchließfachVO: In Pillnitz kann man beim StuRa ein Schließfach erfragen, dass gegen Kaution nutzbar ist. Das ist während Corona "eingeschlafen" soll jetzt aber wiedebelebt werden. Da Finanzen da nicht unwichtig drinnenhängt, ist mir da eine klare Kommunikation nicht ungern zugegen.
Verfahren, 3. Punkt: Würde sich das Referat Finanzen dahingehend annehmen, und die Bestätigung des Zahlungseingangs sowohl bei der Person, die das Schließfach haben möchte, als auch bei der Betreung der Schließfächer zu melden?
Maurice: Zahlungseingang bestätigen wir, aber nur an Schließfachbetreuung, nicht an Mieter:in. Besser bilaterale Korrespondenz mit Mietenden.
Maurice: Passt an sich, braucht aber keinen Bezug zum Semesterticket herstellen.
"Die Rückzahlung der Kaution durch den StuRa erfolgt nach Antrag"
Kaution, 4. Punkt: Da der StuRa Geld bekommt, dass wir aber nicht "benutzen" können, da wir dass Idealerweise in voller gänze wieder zurückgeben würden. Wie ist das aber im Haushaltsplan verewigt und zu handhaben, wie man da bei Schadensfällen agiert.
Maurice: Zu buchen auf Konto 1734 "Erhaltene Kautionen" findet sich genauso im HHP wieder.
Nutzungsregeln, 3. Punkt bzw. Haftung, 2. Punkt: Wie ist es mit Fällen, bei denen wir exact die schuldige Person ausfindigt gemacht haben, die Schäden in Höhe von mehr als Kaution verursacht hat, wie handhaben wir das mit der Rechnungstellung und dem Einfordern des Veruraschten Schadens?
Maurice: Klären wir im Gespräch. Schloßart?
ITOP 5 Anfrage HDF von Tom
Tom: Beim HopfenDankFest wurden Brötchen gekauft (in der Kostenkalkulation getan). Der Bäcker (Wippler) hat aber intern Murks gemacht und musste improvisieren. Daher gab es keine Rechnung vom Tag der Veranstaltung, sondern es sollte eine Rechnung per Brief in das Postfach des FAK LaUCh in Pillnitz erfolgen. Da lief es aber auch dumm, und es wurde eine Rechnungs-Mail an die Fakultät LUC geschickt. Die Fakultät hat jetzt eben jene Rechnung schon bezahlt, da die (aus Gründen; keine Ahnung welche) dringend war.
Das alles habe ich erst heute (18.10.2023) erfahren, da ich heute mit Frau Mücke geredet habe, was die Sache mit den Marken (anderes Thema) angeht.
Kommen wir nun aber zum Casus Knacksus: Da wir der Fakultät immer noch eine Rechnung schicken müssen (die erst nach der finalen Kostenkalkulation passiert), kann man den Betrag, den die Fakultät da für uns schon bezahlt hat von abziehen? Stand jetzt sind Schuldet uns die Fakultät 208 Euronen. Der Betrag für die Brötchen ist mir nicht bekannt, da ich die Rechnung erst morgen bekomme. Wird aber (höchstwahrscheinlich) unter 208 Euro liegen, und könnte daher "kompensiert" werden.
Oder wäre das besser, dass man beides getrennt macht, damit man weiß, was getan wurde?
Tom: Nachtrag. Brötchen waren insgesamt 52 Euro als Rechnungsbetrag.
Maurice: Spricht mit Hannes -> Was wurde bereits besprochen? Wann / Wie Veranstaltungsabrechnung?
Rückbuchung Vorschusskasse in Hauptkasse
ITOP 6 Antrag Boxi
Ich bitte zudem das Referat Finanzen bzw den zuständigen Bereich, hierzu
Stellung zu nehmen, insbesondere auf den Haushaltsplanposten.
ITOP 7 Anfrage Tino Umwidmung Kosten HHP
Tino: Liebes Referat Finanzen,
wenn ich das richtig sehe, sind für die bundesweite Vertretung (z.B. fzs - vgl Detailblatt 2 Zeile 10) 3500€ vorgesehen. Ich bin mir gerade unsicher, ob da dieses Jahr noch etwas abgeht oder ob das nur deswegen im Haushaltsplan enthalten ist, falls wir dem fzs wieder beigetreten wären.
Meine Frage ist: Wenn das Geld voraussichtlich nicht ausgegeben wird, kann es dann sinnvoll umgewidmet werden zum Beispiel für einen Programmakkreditierungsworkshop? Die Kosten dafür belaufen sich auf ca. 1500€.
Wenn dem so wäre, würde ich mich nämlich dafür einsetzen, dass ein Workshop ausgerichtet wird und Plätze für die HTW Studierenden vorgesehen werden.
Ich würde mich auch um einen Kurzabriss des Ablaufes der Umwidmung freuen ;)
ITOP 8 Erneute Anfrage Kaution Bereich Service
Liebes Referat Finanzen,
der Bereich Service würde gerne für den Verleih die Kaution auf gewisse
Gegenstände wieder einführen. Das war meines Wissens schon mal Thema bei
euch in der Sitzung. Ich möchte euch trotzdem bitten das Ganze nochmal
zu überdenken. Eine Kaution bringt zwar mehr Aufwand mit sich, aber wir
halten dies für einen guten Weg auch beim Verleih an Externe die
Rückgabe unserer Gegenstände sicherzustellen.
Maurice formuliert Antwort an Bereich / Referat aus.
Z Weiteres
Z.I "Problematik" sogenannter "Nachbeschlüsse"
vat@
Es erscheint problematisch, dass - wenn sich herausstellt, dass die finanzielle Höhe eines Betrages (X) eines Beschlusses nicht ausreicht - ein weiterer Beschluss zu einem weiteren Betrag (Y) gefasst wird. Stattdessen müsste ein Beschluss über den tatsächlichen Betrag (Z) - also X + Y - gefasst werden und der Beschluss über den Betrag X damit ersetzt werden. Oder?
Das Präsidium ist sicherlicher gern dazu bereit eine entsprechende Verfahrensweise zu übernehmen, denn damit wird auch Unübersichtlichkeit bei der Verwaltung von Beschlüssen vermieden.
Maurice: Präsidium ansprechen.
Z.II stimmberechtigtes Mitglied im Ausschuss Finanzielles
vat@
Aktuell gibt es da (Mitglied im Ausschuss Finanzielles) kein stimmberechtigtes Mitglied. Keine Ahnung, ob und wie da abgestimmt werden kann.
Paul: Wählbar sind auch beratende Mitglieder (Ref.-Leitung Finanzen, HHP-Verantwortliche). Mitgliederzahl ist theoretisch unbegrenzt.
Kommende (I)TOPs
ITOP Abrechnung und Beantragung von Reisekosten
Welches Formular soll verwendet werden? Wo wurde kommuniziert das es nun separate Reisekosten Anträge bei Mittelverwendung oder Finanzprüfung gibt? Wer hat diesen "nicht kommunizierte" herbeigeführt.
SItzungsende: 17:06
Kommende SItzung: 07.11.2023
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