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Protokoll 4. Sitzung Referat Finanzen 2023/2024

Protokoll der 4. Sitzung des Referates Finanzen in der Legislatur 2023/2024 (2023-10-05)

 

Formalia

Termin

2023-10-05T18:00 ~19:00
A108

Anwesende
Abwesende

 

 

Begrüßung

 

vat@: Dank für die Einladung (per Mail) innerhalb vom StuRa. Ich hätte das vermutlich nicht gemacht, sondern nur alle Mitglieder und (bekanntlich) Interessierten direkt eingeladen.

vat@: Besonders möchte ich Linda begrüßen. Wir sollten uns kurz persönlich einmal vorstellen. Auch Linda soll sich bitte kurz vorstellen und kurz beschreiben wie sie zum Referat Finanzen kam.

 

Alle stellen sich vor.

 

vat@: Lucas wollte noch (mal) vorbeikommen. (Er hat noch einen Laptop, den er gleich abgeben möchte.)

 

Berichte

 

vat@: @mittelverwendung@: Es gab ja die Sitzung 2023-10-02. Sie wurde als "1. Sitzung Bereich Mittelverwendung 2022/2023" bezeichnet. Aber seit 2023-09-01 ist die Legislatur 2023/2024. Richtig? Ich habe den Titel zu "1. Sitzung Bereich Mittelverwendung 2023/2024" geändert und entsprechend abgelegt.  https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/mittelverwendung/sitzungen/2023-2024/1/

dirk@: ja richtig, mein fail, sorry und danke.

 

 

offene Aufgaben

dirk@

 

  • Turnus und Termin für Sitzungen des Referats Finanzen festlegen
  • 14-tägiger Turnus zu Sitzungen vom Referat
  • dienstags vor dem Referatskollegium, spätestens 17:00, aber ab 15:30 könnte es losgehen
  • Also 15:30 dienstags (ungerade Woche, also RK-Woche).
  • Lilly wird dazu noch angefragt.

 

  • dirk: Reisekostenantrag: Ich bin an einem abgespeckten Entwurf von der sächschischen Ding dran: Ziel ist es vorallem als Kontrollinstanz vor der Ausgabe von Mitteln einen überblick zu erhalten und ggf. nachzusteuern falls Planung verbesserungspotenzial offenbart + ggf. sinnvolles Formular für die Abrechnung

 

  • vat@: Es gibt eine Vielzahl von weiteren Aufaben. Ich frage mich, ob das gerade so zweckmäßig ist sie hier alle wiederzugeben.
  • vat@: Ich glaube es wäre gut, wenn wir uns alle bemühen die Aufgaben gleich in der Aufgabenverwaltung einzutragen. Manche neuen Aktiven können das vielleicht noch nicht. Gern bin ich auch bereit, dass ich Aufgaben, die an das Referat - etwa per Mail an finanzen@ oder so - oder mich direkt herangetragen werden, eintrage. Gerade für die eine mögliche Amtsübergabe wäre es praktisch die Vielzahl von Aufgaben bestmöglich vermerkt zu haben.

 

  • Buchhaltung ist bis einschließlich 2023-08 fertig. Bei PayPal fehlen noch Belege. (Sammelbelege müssen noch erstellt werden.) Aber das ist noch nicht durch Fulli korrigiert. Auch der Abschluss 2022 ist es noch nicht.
  • September? Soll bis 2023-10-12 bitte fertig sein.
  • Fullforce mag gern eine Übergabe an Linda zu Buchhaltung machen. Maurice ist auch dabei.
  • 2023-10-13T18:00 -24:00!

 

Haushaltsplan 2024

  • Im Dezember muss der Plan beschlossen sein. Im November ist eigentlich die Erstellung zu spät, da ja der Ausschuss Finanzielles darüber beraten muss.
  • Den Haushaltsplan 2022 abschließen! Bis 2023-10-14. In der Sitzung gleich Mails an die Leitungen der Referate für den  Haushaltsplan 2024 schicken, sodass in der nachfolgenden Woche eine Erstellung von 2024 erfolgen kann. Für eine gute Datenlage wäre ein bestmöglich fortgeschrittene Periode 2023 gut.
  • Die Aktualisierung von Haushaltsplan 2023 und die Erstellung vom Haushaltsplan 2024 soll zusammen mit Linda, Lilly und Maurice in KW 42 erfolgen.
  • 2023-11-10 muss der Entwurf spätestens stehen.
  • Wesentlich ist der Posten von Personal, also von Stellen. Dazu sollten die Daten (tatsächliche Ausgaben und damit Auslastung) einfach bereitzustellen sein.

 

 

Plan für die nächsten Monate

dirk@

 

dirk@: Vorschlag:

  • Maurice übernimmt die Leitung (vom Referat) und arbeitet sich mit Hilfe von Fullforce ein.
  • Es erfolgt eine Übergabe von Haushaltsplan 2024 an motivierten Menschen mit support von dirk@.
  • Es erfolgt eine Einarbeitung in Bereiche von dirk@ (Bereich Mittelverwendung und Bereich Finanzprüfung) für interessierte Menschen.
  • Die Finanzordnung soll überarbeitet werden. (lol)
  • Die Verantwortlichkeiten gegenüber dem Referat studentische Selbstverwaltung & Organisaiton, dem Präsidium und so weiter sollen geklärt und aufschreiben werden.

 

vat@: Tut das Not, dass wir das heute direkt behandeln? Unter der Annahme, dass Maurice die Leitung übernimmt, könnte das gemacht werden, wenn er "das Ruder in der Hand" hat.

dirk@: nein, next.

 

 

Pretix testen



dirk@: 10 Tickets for FREE zu verkaufsstart online

vat@: Coole Idee!

vat@: (Aus meiner Sicht ist bei der geringen Anzahl von Worten nicht ganz klar worum es geht.) Der StuRa hat einen Dienst Eintrittsverwaltung https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/eintrittsverwaltung/ , also einen Service fürs Internet, um sich eigentlich online Karten für Veranstaltung vom StuRa buchen zu können. Wir verwenden für den Dienst die Software pretix. Bisher lief das auch "ganz normal". Aber der Dienst wurde nun auch zur ESE für die Anmeldung für verschiede Angebote zu Veranstaltungen genutzt werden. Dabei gab es vermutlich gleichzeitig etwa 1.000 Zugriffe. Das überstieg offensichtlich die Leistungsfähigkeit. Der Bereich Administration Rechentechnik hat nach Stellschrauben gesucht, um massivere Belastungen bewältigen zu können und welche gefunden. Um einen realistischen Test durchführen zu können braucht es wieder massive Last. Um eine solche Belastung zu erzeugen soll es ein "run" auf den Dienst geben. Und um dieses Last herbeizuführen gab es die Idee, dass eine gezielte Aktion gestartet wird (etwa ein Sonderangebot), wo viele Auf den Dienst zugreifen wollen.

 

dirk@: an vat@ läuft das mit den Admins?

vat@: nope, beim nächsten mal vielleicht, also dann saf wise (wise 2023/)2024.


 

Zuständigkeiten von Bereichsleitungen

 

dirk@: Mir ist aufgefallen, das vat@ Mails beantwortet /Ding prüft die in meine Bereiche fallen. Ich fände es schön wenn es da vorher eine Absprache gibt, dass die Leitung sowas in bestimmten Fällen für nötig hält.
Als Urlaubs/Krankheitsvertretung ist das ohne Absprache fine, sonst wäre das schon wichtig für mich.

vat@: Über Wochen (gar wenigen Monaten) ist nichts bei den Bereichen (Bereich Mittelverwendung und Bereich Finanzprüfung), die du leitest, passiert. Darüber haben wir auch leidlich gesprochen. (Von der Einarbeitung von einer Angestellten als Zuständigkeit Mittelverwendung und Zuständigkeit Finanzprüfung, die sich auch auf die Bereiche beziehen, mal ganz zu schweigen.) Um den Betrieb (vom StuRa) aufrecht zu erhalten habe ich "hinreißen" lassen [auch im Dienste für Fullforce] mich dem "Tagesgeschäft" anzunehmen, dass Anträge und Beschlüsse vorankommen. Vieles dazu habe ich auch bestmöglich (nachvollziehbar) verbreitet.

vat@: Jetzt bist du "plötzlich" wieder da. (Bereits in den letzten Tagen, wo ich dich sah und du (nachvollziehbarer Weise) anderes machtest, aber eben keine Zeit hattest, dass wir mal über die Belange vom Referat Finanzen reden, habe ich ein bewusstes "Zurückübergeben" angestrebt.) Meine Anmerkungen zu Anträgen konntest du - wie eigentlich immer - mitlesen. Anstatt sie aufzugreifen und (mindestens mit mir) zu besprechen arbeitest du dort rein. Gar machst du noch den Vorwurf (deiner "Irritation") auf, dass sich da schon wer gekümmert hat. Im konkreten Fall (Durchführung Semestereröffnungsparty WiSe 2023/2024) geht es um eine Veranstaltung, die "standesgemäß" mit massiver Dringlichkeit versehen ist (Antrag 2023-09-30, Behandlung 2023-10-03, Durchführung 2023-10-24). Ich nehme mich unverzüglich (2023-10-01) einer ersten Begutachtung und Bewertung an, die ich verbreite, um der Aufforderung für ein Treffen zur Absprache mit der Antragstellerin gerecht werden zu können (und für eine solide Behandlung des Antrages zu sorgen). Du triffst dich aus dem nichts (ohne Beratung innerhalb vom Referat, obwohl das telefonisch oder sonstwie möglich gewesen wäre) mit der Antragstellerin. Gar schreibst du noch eine "irritierte" Mail, dass du Absprachen erwarten würdest.

vat@: Geht es noch? Um es in aller Deutlichkeit zu sagen: Wer sich so innerhalb des Referates verhält, ist ungeeignet für die Leitung von Bereichen. In Anbetracht, dass absehbar bald (ab 2023-10-18) es eine neue Leitung des Referates geben könnte, mag ich jetzt nicht in Aktionismus verfallen.

vat@: Hannes, bitte bis zum Amtsbeginn einer nachfolgenden Leitung alle "Aktionen" (insbesondere zur Aussagen aus dem Referat Finanzen heraus) bitte absprechen, entweder mit Fullforce oder mir. Fullforce hat bekanntlich kaum Zeit, weswegen du dich bitte zwangläufig bitte mit mir abstimmen musst. Wenn du sagst, dass du wieder vollumfänglich dich um die Bereiche kümmerst, dann wäre das auch anders vorstellbar, aber sollte besprochen (und aufgeschrieben sein), obwohl es sich eigentlich um eine Selbstverständlichkeit handeln sollte.

vat@: Und noch als Randbemerkung: Es ist problematisch, wenn - wer auch immer sich mit der der Begutachtung von geplanten Einnahmen und Ausgaben von Anträgen auseinangesetzt hat - kein Mensch für das Referat Finanzen (mit Kenntnis zu den Absprachen) bei der Sitzung zugegen ist. Alternativ ist aus meiner Sicht nur eine textliche "Stellungnahme" zweckmäßig. (Ja, das kann auch der Verweis auf eine Behandlung bei einer bestimmten Sitzung sein.)

 

dirk@: prakmatische Lösung für die nächsten 2 Wochen? Alle sachen in den nächsten 2 Wochen abzusprechen bin ich nicht bereit.

vat@: Pragmatische Lösung: Ich trete als stellvertretende Leitung zurück. Ich tue mir das nicht an.

 

fullforce@: Davon ausgehend, dass Maurice ohnehin zur kommenden Sitzung (vom Plenum) als Leitung vom Referat kandidiert, würde ich ihn als stellvertretende Leitung bestellen.

rosenbaum@: Ja, das würde ich übernehmen.

 

stellvertretende Leitung

 

Bisher (Legislatur 2023/2024) war Paul kommissarisch Stellvertretung Leitung Referat Finanzen.
Paul tritt vom Amt als kommissarisch Stellvertretung Leitung Referat Finanzen mit der Begründung zurück, dass es mit Maurice eine Alternative gibt, die im Referat als geeignet erscheint.

 

Der StuRa möge beschließen, ob Maurice Rosenbaum (kommissarisch) Stellvertretung Leitung Referat Finanzen 2023/2024 sein soll.
Leitung: Zustimmung!

 

 

Stand Buchhaltung?

 

als hapla@ hab ich dieses Jahr noch keine mail gesehen, dass die Buchhaltung soweit fertig und kontrolliert ist, hab ich das einfach verpeilt?

siehe oben

 

Stand Aktualisierung Haushaltplan (2023)

 

vat@: Das hängt! Bitte angehen. Bitte nicht - auch wenn es den vereinfachen würde - auf die Buchhaltung warten.

siehe oben (KW 42)

 

 

Stand Einarbeitung Zuständigkeit Mittelverwendung und Stand Einarbeitung Zuständigkeit Finanzprüfung

 

vat@: Der StuRa hat bekanntlicher Weise seit 2023-09 eine neue Angestellte, die Stellen Zuständigkeit Mittelverwendung und Zuständigkeit Finanzprüfung besetzt.

 

vat@: Ich ging (gehe) dazu wie folgt vor: Mittelverwendung first, Finanzprüfung second.

vat@: Ich bin auf die Unterstützung (Beratung und Erklärung) vom Bereich Mittelverwendeung und vom Bereich Finanzprüfung angewiesen. Auch wenn ich glaube, dass ich das bestmöglich erkläre, würde ich mich gern absichern, dass das Erklärte "alles ihre Richtigkeit" hat.

vat@: "Zwangsläufig" (außer wer anderes bietet sich dazu an) würde ich das besten Wissens und Gewissens weiter machen. Für die Angestellte, die keine Erfahrung für die Arbeit im StuRa mitbrachte, ist die Einarbeitung eine Herausforderung. Ich bemühe mich das mit ihr zu bewältigen.

 

dirk@: Wann wurde die Entscheidung getroffen da jemanden für einzustellen, obwohl ich davon mehrmals abgeraten habe. Habt ihr als Leitung vom Referat gesagt die Besetzung brauchen wir unbedingt?

 

dirk@: Wer macht was mit der Person jetzt konkret?

fullforce@: Es geht um das Befähigen das daily business durchzuführen und dann soll das selber gemacht werden. Bereiche umzustrukturieren und soweiter?

 

 

Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Mittelverwendung

 

Bisher (Legislatur 2023/2024) war Paul kommissarisch Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Mittelverwendung.
Paul tritt vom der Funktion als Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Mittelverwendung mit der Begründung zurück, dass die Leitung Bereich Mittelverwendung nun doch bereit ist die Funktion als Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Mittelverwendung zu übernehmen und die Stelle klar dem Bereich Mittelverwendung zugeordnet erscheint.

 

Der StuRa möge beschließen, ob Hannes Günther (kommissarisch) Weisungsberechtigung Zuständigkeit Mittelverwendung 2023/2024 sein soll.
Leitung: Zustimmung!

 

dirk@: Bitte Mal aufschreiben was mit der Angestellten schon an Einarbeitung durchgeführt wurde.

vat@: Da habe ich mich bemüht die Inhalte gleich bei den Terminen zu vermerken. Konkret:

 

dirk@: Und die anstehe Einarbeitung Mail sollte aber bitte auch unabhängig von dem Fachlichen gemacht werden.

vat@: Jo! (Wird gemacht, als Einarbeitung Mail Angestellte 2023-10.)

 

 

Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Finanzprüfung

 

Bisher (Legislatur 2023/2024) war Paul kommissarisch Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Finanzprüfung.
Paul tritt vom der Funktion als Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Finanzprüfung mit der Begründung zurück, dass die Leitung Bereich Finanzprüfung nun doch bereit ist die Funktion als Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Finanzprüfung zu übernehmen und die Stelle klar dem Bereich Finanzprüfung zugeordnet erscheint.

 

Der StuRa möge beschließen, ob Hannes Günther (kommissarisch) Weisungsberechtigung Zuständigkeit Mittelverwendung 2023/2024 sein soll.
Leitung: Zustimmung!

 

 

Anforderungen (vom Referat Finanzen) zur SchließfachVO

 

Tom:

Hallo wegen der SchließfachVO hätte ich da folgende Sachen zu wissen wollen (Der Einfachheit halber mit einem augenschmerzenden Farbcode versehen, damit man es schneller findet). Wenn ihr darüber reden könntet und mir die Ergebnisse mitteilen würdet, wäre das für meine Begründung um die SchließfachVO zu stützen ganz gut.
Kurzabriss SchließfachVO: In Pillnitz kann man beim StuRa ein Schließfach erfragen, dass gegen Kaution nutzbar ist. Das ist während Corona "eingeschlafen" soll jetzt aber wiedebelebt werden. Da Finanzen da nicht unwichtig drinnenhängt, ist mir da eine klare Kommunikation nicht ungern zugegen.
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/schliessfachvo/schliessfachverordnung-der-studentinnenschaft-vom-12-dezember-2021/begruendung-schliessfachverordnung-der-studentinnenschaft

Verfahren, 3. Punkt: Würde sich das Referat Finanzen dahingehend annehmen, und die Bestätigung des Zahlungseingangs sowohl bei der Person, die das Schließfach haben möchte, als auch bei der Betreung der Schließfächer zu melden?

Kaution, 3. Punkt: Geht ihr damit dacord, dass dies so abläuft wie in der (vorläufigen VO; https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/schliessfachvo/schliessfachverordnung-der-studentinnenschaft-vom-12-dezember-2021/schliessfachverordnung-der-studentinnenschaft) "beschlossen" ist. Wenn nein, hätte ich da gerne eine alternative die auch "praktikabel" ist.

Kaution, 4. Punkt: Da der StuRa Geld bekommt, dass wir aber nicht "benutzen" können, da wir dass Idealerweise in voller gänze wieder zurückgeben würden. Wie ist das aber im Haushaltsplan verewigt und zu handhaben, wie man da bei Schadensfällen agiert. 

Nutzungsregeln, 3. Punkt bzw. Haftung, 2. Punkt: Wie ist es mit Fällen, bei denen wir exact die schuldige Person ausfindigt gemacht haben, die Schäden in Höhe von mehr als Kaution verursacht hat, wie handhaben wir das mit der Rechnungstellung und dem Einfordern des Veruraschten Schadens?

 

fullforce@: Das soll jetzt (heute hier) nicht behandelt werden. Das kann nach der Wahl von Maurice als neue Leitung durch Maurice angegangen (und bearbeitet) werden.

 

 

finanzielle Belange beim Verleih vom StuRa

vat@

 

vat@: Ich habe da mal was von verwaltung@ (zu service@) mitgebracht. :-D

vat@: Aus meiner Sicht muss das nicht gleich heute abschließend befasst (entschieden) werden, aber bis zu kommenden Sitzung sollten wir uns dazu Gedanken gemacht haben.

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/service/verleih/ https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/service/verleih/gegenstaende https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/service/verleih/howto

 

fullforce@: ES SOLL KEINE KAUTION GEBEN (also auch von Externen)!

 

Höhe der Kaution

 

vat@: Haben wir einen systematisch Grundlage zur Bemessung der Höhe der kaution bei Gegenständen, die wir (als StuRa) verleihen?

fullforce@: KEINE!

Verwahrung der Kaution

 

vat@: Hat das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation eine Kasse für die Verwahrung der Kaution?

vat@: Was ist bei dem Erhalt und der Rückgabe von Kaution zu beachten?
service@: bitte möglichst zügig klären, sodass der Verleih starten kann. Es kam die Idee auf eine mögliche Kassette im Safe in der A007 ("Kino-Safe") zu lagern. Verwaltung findet die Idee gut.

fullforce@: ES GIBT NICHTS ZU VERWAHREN.

 

 

Formalia

 

Die kommende kommende Sitzung findet 2023-10-24T15:30 statt.

 

 

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