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Zuständigkeit Beschlussverwaltung

Ausschreibung der Stelle als studentische:r Angestellte:r für die Zuständigkeit der Beschlussverwaltung

 

Zur Sicherstellung der Erfüllung unserer Aufgaben gemäß dem Hochschulgesetz für unsere Teilkörperschaft öffentlichen Rechts sollen grundständige Aufgaben von Student:innen über eine Anstellung erledigt werden. Dabei soll es sich grundsätzlich um den Bereich der Verwaltung handeln, wobei durch die Anstellungen die mehr als 100 ehrenamtlichen studentischen Mitglieder zur studentischen Interessenvertretung unterstützt werden sollen.
Auch wenn es sich nicht um eine "klassische" Stelle einer wissenschaftlichen Hilfskraft (ohne Hochschulabschluss) handelt, da hier kein wissenschaftliches Arbeiten stattfindet, soll die Stelle ähnlich betrachtet werden wie die einer studentischen Hilfskraft an unserer HTW Dresden.

 

Dein Arbeitsumfeld

 

Als dein StuRa sind wir keine normal "kategorisierbare" Arbeitsstelle, was sich schon daran erkennen lässt, dass die Stellen im StuRa über den Semesterbeitrag finanziert werden und du deine eigene Anstellung mit finanzierst.
Nahezu alle anderen Aktiven hier sind "Unprofessionelle" beziehungsweise deine Kommiliton:innen, die neben dem Studium - in oft al­t­ru­is­tischem Charakter - Verantwortung durch die Übernahme von Funktionen zeigen.
Daher bewegen wir uns im Spannungsfeld von chaotisch jugendlicher politischer Interessenvertretung bis hin zur drögen und schmerzhaften Bürokratie einer Selbstverwaltung im öffentlichen Sektor.

Das vergleichsweise besonders legere Arbeitsumfeld bietet viel Raum zur Ausgestaltung des Arbeitsplatzes, beispielsweise bei den Arbeitszeiten. Durch die überwiegend Ehrenamtlichen wird beim StuRa üblicher Weise bis in den Abend gearbeitet, auch da frühestens am Nachmittag größere reguläre Sitzungen abgehalten werden können. Gerade auch im Bezug auf Studienleistungen, wird auf Sitzungen während des Prüfungsabschnittes verzichtet. Daher ist auch für dich eine flexible Arbeitszeiteinteilung möglich.

Darüber hinaus soll durch angestellte Student:innen beim StuRa das bewältigt werden, was an zu erledigenden Aufgaben als wichtig und dringlich erscheint, aber durch die anderen ehrenamtlichen Aktiven gerade nicht geleistet werden kann. Auch wollen wir so die Möglichkeit bieten, dass sich nicht nur finanziell gut situierte Student:innen im StuRa der Aufgabenbewältigung widmen können.

 

studentische:r Angestellte:r für Verwaltungsaufgaben

Zuständigkeit

Beschlussverwaltung

Präsidium

Umfang

monatlich 10 Stunden (1/16 Vollzeit)

Zweck

Die Selbstverwaltung der Studentinnenschaft führt - neben einer Vielzahl von Sitzungen der verschiedenen Referate und anderen Teilen des StuRa - wichtige Sitzungen durch, zu denen sich der StuRa eine Meinung bildet und Entscheidungen getroffen werden.
Der StuRa hat sich zur Organisation der grundsätzlichen Sitzungen - insbesondere für die gewählten Vertreter:innen - ein Präsidium geschaffen. Es soll für eine solide Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen der Komitees sorgen und die notwendige Dokumentation sicherstellen.
Zur Darstellung und Nachweisführung über in Sitzungen getroffene Entscheidungen sollen alle Beschlüsse bereitgestellt und möglichst konserviert abgelegt werden. Das unübersichtliche und langwierige Erstellen von Protokollen zum Auffinden von Beschlüssen wird so auch wesentlich entschärft.

Aufgaben

Verwaltung aller Beschlüsse für deren spätere Nachweisführung

  • Verwaltung von Beschlüssen nach dem Sachstand beim Ablauf für Beschlüsse
  • unverzügliches und organisiertes Eintragen der Behandlung und der Beschlussfassung, samt dem Zusammenführen möglicher beschlossener Änderungsanträge, bis zur Unterschriftsreife
  • Ausfertigung (als Vorbereitung der Unterzeichnung), samt folgender Ablage, aller Beschlüsse
  • Führen von Korrespondenz (insbesondere gegenüber den Antragstellenden und bestimmten betroffenen verantwortlichen Stellen innerhalb des StuRa) rund um die Verfahren zu Anträgen und Beschlüssen nach den Vorgaben des Präsidiums, wie etwa
    • die Bekanntgabe von Abstimmungsergebnissen,
    • die Aufforderung zur Anerkennung gewisser Verpflichtungen, insbesondere für neue Mitglieder, sodass sie mitwirken können

Ausfertigung von besonderen Dokumenten, die über die Antrags- und Beschlussverwaltung hinausgehen, wie beispielsweise Ordnungen

  • Betreuung der Inhalte zur Bekanntgabe von Ordnungen und ähnlichen und dazugehörigen Dokumenten, insbesondere das kontinuierliche Einpflegen von Anpassungen und Bereitstellung möglicher vorheriger Fassungen
  • notwendige Anpassung wegen erfolgter inhaltlicher Änderung und auch allgemeine Verbesserung der Formblätter (Formulare) beim StuRa
  • mögliches Unterbreiten von Vorschlägen zur Verbesserung bei Verwaltung von Dokumenten, die einen Textsatz erfordern, etwa hinsichtlich der Verwaltung von früheren Versionen

Anforderungen

muss
  • Wille zur sorgfältigen Arbeitsweise
  • Vermögen für eine strukturierte (prozessorientierte) Arbeitsweise
  • Bereitschaft zur unverzüglichen (alsbaldigen) Ausarbeitung von Beschlüssen nach regelmäßigen Sitzungen der Komitees (mindestens eine Sitzung außerhalb des Prüfungsabschnittes), insbesondere Sitzungen des Plenum und Sitzungen des Referatskollegiums
  • Fähigkeit zum präzisen Arbeiten beim Erstellen und Zusammenführen von strukturierten und gegliederten Texten
  • Bereitschaft auch nach dem Prinzip WYSIWYM (What You See Is What You Mean) beziehungsweise damit auch WYGIWYM (What You Get Is What You Mean) zu arbeiten
soll
  • Bereitschaft zur seltenen sofortigen Erarbeitung für die Vorbereitung der Ausfertigung von Beschlüssen
  • Kenntnisse zur Benutzung der Website
  • Zuverlässigkeit
  • Fähigkeit zum präzisen und sorgfältigen Arbeiten
  • Bereitschaft zur Anwesenheit zu den Sitzungen, die üblicher Weise frühestens nachmittags stattfinden
  • Kenntnisse zu den Auszeichnungssprachen zum Textsatz mit HTML und LaTeX
  • akribisches Prüfen von Zusammenhängen, wie Referenzen
  • gute Deutschkenntnisse
kann
  • Kennen der Prozesse (samt verwendeter Werkzeuge) zur Erstellung und Verwaltung von Anträgen und Beschlüssen im StuRa
  • Erfahrungen aus der Mitwirkung in der Selbstverwaltung, insbesondere in der Student:innenschaft oder in der Hochschule
  • Bereitschaft sich mit Auszeichnungssprachen, insbesondere HTML, auseinander zu setzen
  • Kennen der VwV Normerlass
  • Erfahrung zum Erstellen von generierten Formularen, insbesondere mit LaTeX
  • Mitglied Präsidium
  • Mitglied Kanzlei
  • Mitglied Bereich Webservices
  • Mitglied Ausschuss Strukturelles
  • Mitglied Bereich Dokumentation

Zuordnung

Präsidium

 

Arbeitsbedingungen

 

Bewusst lehnen wir uns an den Arbeitsbedingungen an unserer HTW Dresden an, wobei - auch wenn wir keine Tätigkeiten in der Wissenschaft anbieten, sondern in der Verwaltung - wir alle als sogenannte studentische Hilfskraft (wissenschaftliche Hilfskraft ohne Abschluss) vergüten. Unabhängig von unserem Anspruch als studentische Interessenvertretung richtet sich danach auch der Modus zur Ermittlung von zu vergütenden Arbeitsstunden, Urlaub und ähnlichem. Bei Verbesserungen oder Verschlechterungen der Arbeitsbedingungen an unserer HTW Dresden werden wir dem entsprechen wollen.

Grundsätzlich ist das Referat Personal bei allen Angestellten für Weisungen vorgesetzt. Fachlich vorgesetzt sollen immer diejenigen sein, die für die Funktion im Amt sind, denen die Stelle zugeordnet ist. Alle sollten auch Student:innen sein, wie du und ich.

Der StuRa erwartet, dass nachweislich die Arbeitszeiten vermerkt und vorgelegt werden. Arbeitsergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Auch die Dokumente zur Einarbeitung für die Stelle sollen zur Übergabe an Nachfolgende stets durch die Angestellten verbessert werden.

 

Bewerbung

 

Deine Bewerbung - in Form einer kurzen Vorstellung und Motivation - richtest du bitte per Mail von deinem Mail-Konto bei der Hochschule an

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