1. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2012

1. Sitzung des Referates studentische Selbstverwaltung & Organisation 2012

Wann	15.02.2012 von 18:00 bis 20:00
Wo	Z124
Name	Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation
Kontakttelefon	00493514623249
Teilnehmer	Referatsleitung, Bereichsleitungen, Mitglieder und alle die sonst noch Lust haben
Termin übernehmen	vCal iCal

Redeleitung

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Protokollführung

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Tagesordnung

TOP	Gegenstand
1	Benennung der stellvertretende Referatsleitung
2	Benennungen der einzelnen Bereichsleitungen
3	Unterschriftenregelung zur Vertretung des Referates z.B. Gehalt / Stunden unserer Angestellten
4	zu erledigende Dinge / Jahresplanung?! kurzfristig mittelfristig langfristig
5	Mail-Verteiler
6	Beschaffungen Büromaterial Server für die KSS
7	außerordentliche Sitzung des StuRa?! Bereich Sitzungsleitung
8	Tätigkeitsbeschreibungen der Referatsleitung
9	Dokumentation für neue Mitglieder zu erledigende Dinge (Aufwand des StuRa) Einarbeitung eines neuen Mitgliedes(aller Mitglieder innerhalb der studentischen Organe oder Vertretungen) Einarbeitung eines neuen Mitgliedes des StuRa
10	Identifizierung, Dokumentation und Beschreibung der Prozesse Beispiel Mitgliederverwaltung
11	Nutzung von sfirm durch Finanzer - klären - angebracht von Martin

Protokoll

Beginn: 17:15

Anwesende: Elisa, Denny, Anja, Christian, Clemens, Matthias

TOP 1 Referatsleitung

Die Sprecherinnen und Sprecher übernehmen die Referatsleitung

Martin erklärt sich bereit die stellvertretende zu übernehmen.

Alle drei Sprecher stimmen dem zu.

Martin wird als stellvertretende Referatsleitung ernannt.

TOP 2 Bereichsleitungen

TOP 3 Reglung zu Unterschriften

Unterschriftenregelung für Finanzielles: Refertsleitung und stellv. Referatsleitung

Unterschriftenregelung Arbeitszeitnachweis der Angestellten: Jedes Mitglied des StuRa soll zur Zeichnung berechtigt sein.

TOP 4 zu erledigende Dinge

Definition

kurzfristig == unverzüglich bis 1/4 Jahr

mittelfristig == 1/4 Jahr bis 1/2 Jahr

langfristig == 1/2 Jahr bis 1 Jahr

kurzfristig

Briefpapier/Kugelschreiber

mittelfristig

Vom Bereich Schulungen sollte es Schulungen geben: z.B.: Hochschulpolitik, entsprechend der Ergebnisse des KoSe

z.b. in Gremienblockzeit alternativ Infoveranstaltung
passt wenn umstrukturiert (z.B. Referatskollegium) wurde.

Vom Bereich Wahlen sollte Wahlwerbung (für FakRat, Senat) betrieben werden. Evtl könnte es eine Kampagne "nicHTWähler?" geben.

soll ÖA machen

langfristig

TOP 12 Überstunden der Angestellten

Überstunden der Angestellten: von 20h auf 25h erhöhen, befristet auf ein Jahr

anstelle einer 2.Stelle. Ist im Haushaltsplan eingeplant.

--> Empfehlen und vom StuRa zu beschließen Antrag stellen

Alternative und oder Ergänzung:

Wenn 2. Stelle, dann evtl SHK Stelle oder Minijob.

SHK soll themenbezogen und befristet sein.

--> können Empfehlung geben aber nicht entscheiden

TOP 5 Mail-Adressen und -Verteiler

Bereich Administration Rechentechnik braucht eine Liste mit allen Mail-Adressen der Mitglieder des StuRa.

im wiki: e-mail / mail-Adresse

TOP 6 Verwaltungskosten

Büromaterial: Soll evtl. in die Vereinbarung mit der HTW rein

Lagerverwaltung: mit Mindestbestand

Server-KSS Beschaffung und Betreuung - Admin hilfe durch Clemens

Prüfen: Telefonanbieter besorgen für voip z.B. sipgate !

TOP 7 außerordentliche Sitzungen

TOP Referatskollegium soll zur Sondersitzung an dem die Ordnungen behandelt werden aufgenommen werden?!

TOP 8 Tätigkeitsbeschreibungen und Ausschreibungen

macht Steph + Ausschreibung aller Referate (ÖA)

TOP 9 Prozessbeschreibung

Prozessbeschreibung für schnelle Einarbeitung neuer Mitglieder

TOP 10

siehe TOP 9

Mitgliederverwaltung erstellt Michael Iwanow daraus wird Anwesenheitsliste erstellt,

und Mitglieder in die Mailliste aufgenommen

Stichwort Mitgliederdatenbank

TOP 11

sfirm Handlungsablauf erstellen -> macht Matthias

TOP 13 Datensicherung/Datenaktualisierung

Überarbeitung / Aktualisierung Formulare

alte Löschen!

Datenbanken

Fundsachen
Mitglieder
Anträge

Datenbackup?! sfirm - Matthias

TOP 14

Inventarliste erstellen und aktualisieren - in Vorlesungsfreie Zeit 2. Woche

Arbeitsgruppe: 05. - 09.03. aus jedem Referat sollte mindestens einer da sein

doodle dazu erstellen!

TOP 15

Jobangebote --> sollen an den Carreer Service weitergeleitet werden

TOP 16

Belege 2010/2011 durchschauen und kontrollieren

TOP 17

Kopierkosten StuRa - Kasse für Privatkopien - Solikasse

TOP 18

Finanzanträge sollen bei Frau Rossberg mit angabe der Kostenstelle

(Referat) angegeben werden,

datum

Antrag Beschluss mit verweiß auf die Sitzung oder in Kopie mit Unterschrift

dann wenn Protokoll noch nicht verabschiedet,

TOP 19 Öffnungszeit des StuRa

am Mittwoch geschlossen -> am Aushang ändern

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